ICS01.140.20CCSA14江蘇省地方標準DB32/T4837—2024政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔規(guī)范Specificationforelectronicdocumentsinglesetfilingofgovernmentservicewholecourseonlineprocessing2024-09-12發(fā)布 2024-10-12實施江蘇省市場監(jiān)督管理局 發(fā) 布中國標準出版社 出 版DB32/T4837—2024目 次前言 Ⅲ范圍 1規(guī)范性引用文件 1術(shù)語和定義 1總體要求 1歸檔流程 2歸檔要求 3電子檔案單套管理要求 5附錄資料）政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔范圍和檔案保管期限表 6參考文獻 7ⅠDB32/T4837—2024前 言本文件按照GB/T1.1—202標準化工作導(dǎo)則 第1部分標準化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)的規(guī)起草。請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機構(gòu)不承擔識別專利的責(zé)任。本文件由江蘇省數(shù)據(jù)局提出并組織實施。本文件由江蘇省政務(wù)服務(wù)標準化技術(shù)委員會歸口。蘇州市政務(wù)服務(wù)管理辦公室園區(qū)一站式服務(wù)中心、蘇州工業(yè)園區(qū)檔案管理中心、蘇州市質(zhì)量和標準化院。本文件主要起草人：杜豐、蔡學(xué)文、徐曉鳴、陸絢宇、顧振偉、程江、金波、吉祥、王磊、王丹妮、薛旸。ⅢDB32/T4837—2024政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔規(guī)范范圍本文件規(guī)定了政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔的總體要求、歸檔流程、歸檔要求和電子檔案單套管理要求。本文件適用于對政務(wù)服務(wù)全流程在線辦理過程中的電子文件單套歸檔工作。規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文包括所有的修改單適用于本文件。GB/T18894—2016 電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范GB/T42727—2023 政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔規(guī)范DA/T13 檔號編制規(guī)則DA/T48 基于XML的電子文件封裝規(guī)范DA/T92—2022 電子檔案單套管理一般要求DA/T93 電子檔案移交接收操作規(guī)程術(shù)語和定義GB/T42727—2023和DA/T92—2022界定的以及下列術(shù)語和定義適用于本文件。3.1政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦 governmentservicewholecourseonlineprocessing依托政府及其職能部門已建的政務(wù)服務(wù)平臺，為受理審批部門提供在線受理、網(wǎng)上審批、網(wǎng)上出件，并完成電子材料單套歸檔的政務(wù)服務(wù)全流程在線辦理模式。3.2電子文件單套歸檔 electronicdocumentsinglesetfiling僅以電子形式將具有憑證、查考和保存價值且辦理完畢、經(jīng)系統(tǒng)整理的電子文件及元數(shù)據(jù)管理權(quán)限向檔案部門提交的過程。3.3統(tǒng)一身份認證 uniqueidentifyauthentication用戶通過使用同一套認證憑證，可訪問所有政務(wù)服務(wù)平臺上與該用戶身份對應(yīng)的授權(quán)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的過程。[GB/T39047—20203.2]1DB32/T4837—2024總體要求政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔應(yīng)遵循來源可靠密電子文件的單套歸檔應(yīng)遵守國家保密規(guī)定。政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦不產(chǎn)生紙質(zhì)文件。電子文件的形成、單套歸檔和電子檔案管理均應(yīng)通過安全可信的系統(tǒng)或電子設(shè)備實現(xiàn)。滿足政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔要求的信息化系統(tǒng)DA/T92—2022中第7章的相關(guān)要求。應(yīng)建立政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔工作機制各級政務(wù)服務(wù)主管部門和檔案主管部門負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔和各級政務(wù)服務(wù)主管部門依托符合國家相關(guān)規(guī)定、可互認互通的事項管理、身份認證、電子簽名各級政務(wù)服務(wù)機構(gòu)承擔本級政務(wù)服務(wù)電子檔案管理的主體責(zé)任，制定本單位政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔工作的各項制度規(guī)定和責(zé)任分工。統(tǒng)籌優(yōu)化升級政務(wù)服務(wù)相關(guān)信息化系統(tǒng)，嵌入電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理功能，規(guī)范政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件的形成、辦各級檔案主管部門負責(zé)管轄本級政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔工作的監(jiān)督檢查機制建設(shè)、歸檔電子文件數(shù)據(jù)標準等進行針對性指導(dǎo)，審核政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔范圍和檔案保管期限；各級國家綜合檔案館應(yīng)明確政務(wù)服務(wù)電子檔案移交進館要求，配備滿足電子檔案長期保存及安全管理需要的信息化基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)，保障政務(wù)服務(wù)電子檔案規(guī)范接收、長久保存和共享利用。政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔宜采用在線實時歸檔方式。不具備在線歸檔條件的離線歸檔方式，歸檔時間最遲不應(yīng)超過辦理完畢后的第二年6月底。各級政務(wù)服務(wù)主管部門和檔案主管部門可參照DA/T92—2022中第10章的要求，聯(lián)合制定電子檔案單套管理可行性評估指標，組織電子檔案單套歸檔可行性評估。通過可行性評估的，可開展電子檔案單套管理。歸檔流程政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔流程見圖分為以下三個階段：文件單套歸檔范圍和檔案保管期限表樣式見附錄，在源頭配置政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦事項申預(yù)歸檔階段：政務(wù)服務(wù)機構(gòu)業(yè)務(wù)部門“業(yè)務(wù)部門對政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦事項辦理過程中擬歸檔的電子文件組件及元數(shù)據(jù)進行收集后提交歸檔；正式歸檔階段：政務(wù)服務(wù)機構(gòu)檔案部門“檔案部門對接收到的歸檔信息包進行接收2DB32/T4837—2024圖1 政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔流程歸檔要求事項配置階段政務(wù)服務(wù)機構(gòu)應(yīng)梳理能實現(xiàn)全程網(wǎng)辦的政務(wù)服務(wù)事項，編制政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦事項清單。在同級檔案主管部門的指導(dǎo)下，應(yīng)根據(jù)事項清單，篩查出全程網(wǎng)辦的政務(wù)服務(wù)過程中有歸檔價值期限表并提交同級檔案主管部門審核和備案。應(yīng)根據(jù)事項清單和“政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔范圍和檔案保管期限表頭配置政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦事項的辦理材料及樣表等預(yù)歸檔階段事項辦理在申報端，依托上級或本級的一體化政務(wù)服務(wù)平臺、條線業(yè)務(wù)系統(tǒng)等網(wǎng)上服務(wù)入口，使用統(tǒng)一身份認3DB32/T4837—2024簽章文件收集事項辦結(jié)后，應(yīng)根據(jù)提前配置的歸檔范圍，實時自動采集相關(guān)的政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件組件及元數(shù)據(jù)，并符合以下規(guī)定：GB/T42727—20238章的規(guī)定；以數(shù)據(jù)共享形式從外部調(diào)用的電子證照及其元數(shù)據(jù)應(yīng)一并采集；采集的電子文件組件存儲格式應(yīng)符合GB/T42727—20239章的規(guī)定。應(yīng)保證電子文件內(nèi)容數(shù)據(jù)與元數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)。應(yīng)對不符合歸檔格式要求的電子文件進行格式轉(zhuǎn)換。應(yīng)保證電子文件在不同操作系統(tǒng)平臺間遷移與共享，且邏輯格式和內(nèi)容信息保持一致。整理應(yīng)以件為單位將收集的政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件組件及其元數(shù)據(jù)按GB/T42727—2023中第7則生成電子文件號對歸檔文件夾進行命名。應(yīng)實現(xiàn)歸檔電子文件的歸類清點應(yīng)對歸檔文件夾中的政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件組件及元數(shù)據(jù)的完整性、規(guī)范性等自動清點和技術(shù)檢測，標記清點檢測結(jié)果。歸檔的政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件門類、保管期限、件數(shù)應(yīng)與歸檔信息包中的歸檔材料信息相匹配，元數(shù)據(jù)應(yīng)符合GB/T42727—2023中第8章的規(guī)定。經(jīng)清點，政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件組件及其元數(shù)據(jù)有缺失的應(yīng)予以補充并重新整理。形成歸檔信息包應(yīng)對電子文件內(nèi)的電子簽名簽章進行固化處理，固化處理時應(yīng)保留原電子簽名簽章的外觀和相關(guān)屬性信息。將清點合格的政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件組件及元數(shù)據(jù)以歸檔文件夾為單位DA/T48的相關(guān)要求進行封裝，形成歸檔信息包。生成驗證信息單獨保存，并與歸檔信息包建立關(guān)聯(lián)。應(yīng)記錄經(jīng)辦人的操作行為，形成檔案全流程日志。歸檔檢測在提交歸檔前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)通過專業(yè)檢測工具或系統(tǒng)集成的檢測功能，對歸檔信息包進行真實整理。注：宜參照DA/T70—2018中4.1和5.1的相關(guān)要求進行。應(yīng)記錄歸檔檢測的過程信息4DB32/T4837—2024數(shù)據(jù)交換GB/T42727—202310章的規(guī)定生成政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件數(shù)據(jù)交換目錄作為系統(tǒng)間交換憑據(jù)，保證數(shù)據(jù)交換前后的一致性。正式歸檔階段接收檢測符合要求的歸檔信息包應(yīng)退回重新整理，并注明退回原因。注：宜參照DA/T70—2018中4.2和5.2的相關(guān)要求進行。應(yīng)記錄政務(wù)服務(wù)電子檔案接收檢測的過程信息登記編目應(yīng)將歸檔信息包按照GB/T18894的要求導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)預(yù)歸檔庫進行登記制檔號，生成電子文件歸檔交接文據(jù)歸檔登記表、歸檔目錄等。檔號應(yīng)按DA/T13問題代碼等要素組成。解析歸檔信息包中的基本信息元數(shù)據(jù)，自動生成歸檔目錄。入庫應(yīng)將政務(wù)服務(wù)電子檔案導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)正式庫，由檔案部門進行電子檔案單套管理。電子檔案長期保存時應(yīng)定期對電子檔案進行真實性、完整性、可用性和安全性檢測。注：宜參照DA/T70—2018中4.3和5.3的相關(guān)要求進行。電子檔案單套管理要求檔案部門應(yīng)按照GB/T18894—2016中第9章和第10章的要求，開展電子檔案的存儲、備份、利電子檔案的單套管理應(yīng)符合DA/T92—2022中第9章規(guī)定的安全管理要求。屬于進館范圍的電子檔案DA/T93的相關(guān)要求向同級國家綜合檔案館移交電子檔案并附具開放利用意見。同級國家綜合檔案館接收時，應(yīng)對電子檔案進行真實性、完整性、可用性和安全性檢測，辦理電子檔案移交接收手續(xù)。5DB32/T4837—2024附 錄 A資料性）政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔范圍和檔案保管期限表政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔范圍和檔案保管期限表樣式見表A.1。表A.1 政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔范圍和檔案保管期限表樣式單位政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔范圍和檔案保管期限（ 年 ）事項名稱業(yè)務(wù)名稱材料分類歸檔范圍保管期限檔案利用權(quán)限是否進館檔案開放控制屬性備注注1：材料分類根據(jù)政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦事項的不同，包括申請材料、審批過程材料和審核結(jié)果材料等。注2：歸檔范圍指各政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦事項擬歸檔的相關(guān)材料。6DB32/T