企業文檔與記錄管理制度1.前言為了規范企業文檔與記錄的管理，保證信息的準確性、完整性和機密性，提高文檔的可訪問性和全都性，便于企業內部各部門之間的協作和信息共享，促進企業的正常運營和發展，特訂立本制度。2.適用范圍本制度適用于我公司全部部門、團隊和員工。3.文檔與記錄的定義3.1文檔：指全部紙質或電子形式的文字、圖表、表格、圖片等信息載體，用于存儲、傳遞和處理信息的實體。3.2記錄：指以書面或電子形式記錄下的與企業業務相關的信息，可以是會議記錄、日志、報告、合同、規范等。4.文檔與記錄的分類與管理責任4.1依據用途和形式，將文檔與記錄分為以下幾類：4.1.1內部文檔：供企業內部使用的文檔與記錄，包含部門工作計劃、報告、會議紀要等。4.1.2外部文檔：供企業與外部機構、客戶、合作伙伴使用的文檔與記錄，如合同、協議、報價單等。4.1.3機密文檔：包含敏感信息，需要嚴格保密的文檔與記錄，如商業機密、專利信息等。4.1.4公共文檔：對內對外公開的文檔與記錄，如企業宣傳資料、網站內容等。4.2各部門主管負責本部門文檔與記錄的管理和維護，確保文檔與記錄的準確、完整及時和安全。5.文檔與記錄的編寫與審批5.1文檔與記錄的編寫應遵從以下原則：5.1.1準確性：確保文檔與記錄的內容真實、準確、無誤。5.1.2完整性：文檔與記錄應包含全部必需信息，不得遺漏緊要內容。5.1.3全都性：文檔與記錄的格式、用詞和風格應保持全都，遵從企業規范和標準。5.1.4易讀性：文檔與記錄應使用清楚簡潔的語言，結構合理，方便閱讀和理解。5.2文檔與記錄的審批流程：5.2.1編寫人將文檔與記錄交由部門主管審批。5.2.2部門主管對文檔與記錄進行審查，核對準確性、完整性和合規性。5.2.3部門主管如需修改看法，向編寫人提出。5.2.4編寫人依據部門主管的修改看法進行修改，并重新提交審批。5.2.5部門主管審批通過后，文檔與記錄正式生效。6.文檔與記錄的存儲與歸檔6.1文檔與記錄的存儲應采取以下措施：6.1.1紙質文檔應妥當保管，存放在指定的柜子或文件夾中，標明文檔名稱、編寫日期和責任人。6.1.2電子文檔應存儲在公司指定的服務器或云存儲系統中，同時進行備份，確保文件的安全性和可靠性。6.1.3各部門應建立統一的文檔命名和目錄結構，方便查找和管理。6.2歸檔規定如下：6.2.1超出肯定時限或不再使用的文檔與記錄應進行歸檔處理。6.2.2歸檔的文檔與記錄應進行分類整理，并標注歸檔日期和保管責任人。6.2.3歸檔文檔與記錄的保管期限應依據法律法規和企業規定確定。7.文檔與記錄的訪問與使用7.1訪問權限：7.1.1內部文檔與記錄的訪問權限應依據員工的崗位職能確定，確保信息的安全和機密性。7.1.2外部文檔與記錄的訪問權限應依據合作關系和需要確定，確保信息的合法使用和保密性。7.1.3機密文檔與記錄的訪問權限應嚴格掌控，僅限于授權人員使用，并簽署保密協議。7.2使用規定：7.2.1使用文檔與記錄時應遵守法律法規和企業規定，不得違法使用、竄改、泄露或傳播。7.2.2使用文檔與記錄時應盡量避開打印和制作冗余副本，提倡電子化和在線共享，降低資源消耗和環境負擔。8.文檔與記錄的修訂與廢除8.1對于需要修訂的文檔與記錄，應依照以下流程進行：8.1.1編寫人或相關責任人提出修訂申請，明確修訂的內容和原因。8.1.2部門主管進行審查和決策，確定是否進行修訂。8.1.3對于經修訂后的文檔與記錄，應及時進行更新并重新審批。8.2對于廢除的文檔與記錄，應按以下流程進行：8.2.1訂立人或相關責任人提出廢除申請，明確廢除的理由和依據。8.2.2部門主管進行審查和決策，確定是否廢除。8.2.3廢除的文檔與記錄應進行標識，并從存儲系統中移除。9.文檔與記錄的定期審查與評估9.1各部門應定期對文檔與記錄進行審查和評估，確保其有效性和適用性。9.2審查和評估的內容包含：9.2.1文檔與記錄的準確性和完整性是否滿足實際需要。9.2.2文檔與記錄的訪問權限是否合理、安全。9.2.3文檔與記錄的使用情況和效果如何。10.違規處理對于違反本制度的行為，將依據公司相關規定進行相應處理，包含但不限于口頭警告、書面警告、工作紀律處分等，嚴重者將追究法律責任。11.其他11.1對于本制度中未規定的事項，應依據實際情況進行遵守和處理。11.2本制度的解