行政工作手冊（全）

XX有限公司

行

政

工

作

手

冊

二0-------年八月

目錄

第一章總則

第二章行政部組織架構

第三章行政部崗位職責

第一節行政經理崗位職責

第二節行政主管崗位職責

第三節店面主管崗位職責

第四節行政專員崗位職責

第五節行政前臺文員崗位職

第六節駕駛員崗位職責

第七節保潔員崗位職責

第八節保安人員崗位職責

第四章行政辦公日常規范治理制度

第一節辦公行為規范治理制

第二節辦公環境衛生治理規

定

第三節工作牌（服）治理規定

第四節關于實行“出門證”

的規定

第五章辦公用品的管控

第一節辦公設施及辦公用品申購與領用

第二節辦公設施的使用與治理

第六章會議制度

第一節早會流程制度

第二節視頻會

第三節職員大會

第七章公文治理制度

第八章檔案治理制度

第九章印章、介紹信治理制度

第一節印章刻制、變更和廢

止

第二節印章的使用

第三節印章的保管、監印

第十章差旅報銷標準及規定

第十一章車貼報銷及車場治理制度

第一節車貼報銷規定

第二節車場治理制度

第十二章保密制度與競業限制

第十三章安全治理制度

第十四章職員職務行為準則

第十五章公司行政獎懲暫行治理條例

第一節公司十獎十罰條例

第二節違紀處罰條款

第十六章附則

第一章總則

本手冊規定了行政部職員的工作指導理念、日常工作、工作要求、

工作步驟，是行政部每位職員必須遵守的行為準則。行政部人員須熟悉公

司各項規章制度，監督、督促公司各項規章制度的執行情形，收集公司職

員的意見、建議整理形成書面材料定期上報。

第二章行政部組織架構

第三章行政部崗位職責

第一節行政經理崗位職責

1、負責公司行政治理規章制度的制定，監督、執行、匯編、修訂公司

各項治理規章制度，定期或不定期組織對各部門制度的執行情形進行檢查,

保證公司治理規章制度的切實可行；

2、負責協助總經理進行各部門月工作打算執行情形的督促與情形反

饋；

3、執行公司領導下達的各項行政指令，組織和諧部門的工作，負責承

上啟下，同時和諧下屬職員之間的工作關系，促進部門工作效率提升；

4、參加公司高層治理人員召集的各種會議，并對會議決議的執行情形

進行核查；

5、負責組織治理公司文件、檔案、印章等治理

6、組織各類公司級會議，重點組織好公司每月職員大會；

7、牽頭或組織實施各項公司級非營銷類活動；

8、負責后勤事務的設置與治理，包括職員食堂、宿舍的日常治理，設

備、設施的購置、愛護。

9、制定公司辦公費用的打算，操縱辦公費用的使用；

10、負責公司公共關系的維系和促進，接待公司重要來賓；并協助公

司其他職能部門開發與愛護政府及其他有關單位的和諧聯系工作；

11、辦公設施、行政車輛及辦公固定資產的治理工作，日雜用品的采

購、審批和治理；

12、負責開具企業對外行政證明，負責公司行政證照申力、、年審、和

諧公司外聯關系；

13、負責公司日常福利、節日福利的發放；

14、配合公司領導組織、和諧各部門共同辦理的綜合性工作，并負責

監督檢查；

15、完成公司領導交辦的其他工作；

第二節行政主管崗位職責

1、負責治理公司各種證照、印章等重要資料（公司公章、法人章和合

同專用章的具體保管、把關和操縱，做好蓋章的審批和登記工作）；

2、負責公司有關證照（營業執照、機構代碼、ISP證）辦理以及年審、

年檢；

3、負責打算安排、收集、整理和上報各部門周、月、季、半年和全年

的工作總結和打算書。

4、負責績效治理，按照已確定好的各類行政工作目標和指標，做好月、

季、半年、全年各部門和崗位的工作目標任務完成情形的統計及組織考核

工作；

5、負責收集各部門須傳遞給總經理的報告、信息，及時傳達總經理的

指不；

7、負責公司辦公用固定資產及低耗品的登記、治理，每月對辦公固定

資產進行盤點，提交盤點報告；

8、負責辦公區日常秩序治理，規范職員辦公行為；

9、負責職員的考勤監督工作，發覺專門，及時報告部門經理，提出處

理建議；

10、參與領導安排的各項督查、督辦工作，及時將信息反饋給公司領

導；

11、負責對前臺或保衛人員日常工作的安排及績效考核工作，要緊情

況及時向部門經理匯報。

12、參與部門重大事項的調查研究，為領導提供決策依據；

13、負責公司文秘信息保密工作，等送領導批閱；

14、撰寫或審核有關文件資料、行政事務合同，按照工作需要編制行

政治理制度并報公司審批和監督執行；

15、完成公司領導交辦的其他工作；

第三節店面主管崗位職責

1、定期召開店面周例會，找出咨詢題并落實解決；

2、兼任數據專員，負責新開業績各項統計，銷售團隊獎懲等后勤工作;

3、負責營業廳店長和店員的培訓工作；

4、負責和呼叫中心等其他部門的和諧工作；

5、負責市場部和各營業廳后勤人事工作；

6、負責對店面所有后勤工作的指導、監督與幫扶工作；

7、檢查營業廳內物品的整潔及店面宣傳品的擺放；

8、負責公司最新發文的宣貫、監督、執行；

9、負責制訂營業廳周打算，并監督執行；

10、做好上傳下達，溝通和諧工作；

11、認真做好公司領導交辦的其它工作任務。

第四節行政專員崗位職責

1、完成辦公室日常工作（打印、復印、傳真、考勤、收發文件、辦公

室物品統計以及治理等工作）；

2、協助做好各項會議的服務工作，包括日常會議、總監會、周例會、

視頻會、職員大會等會議流程安排、會議紀要及事后跟蹤；對會議室的使

用情形負責。當會議時刻發生沖突時，應第一安排公司會議，再安排部門

會議，并及時與其部門領導進行溝通。

3、負責公司辦公環境、消防安全和辦公安全工作的治理，定期進行消

防安全檢查和消防安全知識培訓、宣傳；

4、組織做好公司內部防火、防盜等安全治理和防范工作；

5、負責公司辦公用品及設施的采購、定制、保管及愛護工作；

6、負責清潔衛生安排工作，按制度要求治理使用公司車輛和辦公電話;

7、對辦公樓用水用電及飲用水的治理；電器、空調、電扇、電腦設備

治理；辦公樓修理愛護；

8、配合做好公司行政報銷工作；

9、策劃組織公司職員各種活動；

10、負責監督職員考勤執行及公司全職員考勤匯總及治理；

11、以熱情、文明、禮貌的態度，按公司制度、標準做好接待工作；

12、協助行政主管進行日常事務處理，擬定日常各種文件；

13、做好公司電信卡和移動卡的治理工作；

14、完成公司領導安排的其它臨時工作；

第五節行政前臺文員崗位職責

負責來訪客戶及嘉賓的接待工作，包括為客戶引座、遞上茶水，咨詢

客戶來訪意圖，對客戶

來訪進行登記。接待顧客時要主動、禮貌、熱情、迅速，并作到微

笑服務，來訪者離開后，須趕忙整理接待室；

負責接聽轉接電話，接收傳真，詢咨詢和記錄有關信息；正確處理客

人的留言、電傳等咨詢題。

負責公司快件及傳真收發及傳遞，登記并收發往來郵件、信件、報刊

等；

作好班前預備，認真檢查電腦、電話、傳真機等設備工作是否正常，

對電腦密碼、通訊錄要

妥善保管，熟記各部門辦公電話，公司領導電話號碼，無專門情形不

得外泄；

4、妥善接待客人的投訴，緊密注意公司前臺的情形，如有專門及時聯

系對應部門進行處理，當不能解決，及時請示上級主管；

5、負責對職員外出的管控，職員在上班時刻如外出，需要在《職員外

出登記表》上進行登記；

6、預訂工作，要緊針對公司領導票務的預訂和商務用餐及住宿預訂；

7、負責對外來快遞和其它物品的收、發、轉，及時通知有關人員到前

臺領取；

8、治理辦公用，對公司人員申請領用辦公用品進行登記、發放；

9、及時下達領導的各類通知，包括口頭或電話通知；

10、負責做好本崗位的清潔衛生，做好清潔保養工作，隨時保持大堂和接

待室環境衛生的潔凈和

整潔；

11、協助各部門組織公司活動等事宜；

12、協助各部門打印有關信息；

13、協助部門領導完成辦公日常事務；

第六節公司駕駛員崗位職責

1、公司司機必須遵守《中華人民共和國道路交通治理條例》及有關交

通安全治理的規章規則，遵守公司職員治理手冊，安全駕車。同時遵守本

公司其他有關的規章制度。

2、司機應愛惜公司車輛，平常要注意車輛的保養，經常檢查車輛的要

緊機件，確保車輛正常行駛。

3、司機應每天抽適當時刻擦洗自己所開車輛，以保持車輛的清潔（包括

車內、車外和引擎的清潔）。

4、出車前，要例行檢查車輛的水、電、油及其他性能是否正常，發覺

不正常時，要趕忙加補或調整。出車回來，要檢查存油量，發覺存油不足

一格時，應趕忙加油，不得出車時才臨時去加油。

5、司機發覺所駕車輛有故障時要趕忙檢修。可不能檢修的，應趕忙報

告車隊長，并提出具體的修理意見（包括修理項目和大致需要的經費等）。未

經批準，不許私自將車輛送廠修理，違者費用不予報銷。

6、出車在外或出車歸來停放車輛，一定要注意選取停放地點和位置，

不能在不準停車的路段或危險地段停車。司機離開車輛時，要鎖好保險鎖,

防止車輛被盜。不準私自用車。

7、司機對自己所開車輛的各種證件的有效性應經常檢查，出車時一定

保證證件齊全。

8、晚間司機要注意休息，不準開疲勞車，不準酒后駕車。

9、司機酒后駕車或私自用車造成的一切違章或交通事故后果均由司機

本人承擔，并給予行政處罰。

10、司機駕車一定要遵守交通規則，文明開車，不準危險駕車（包括高

速、追尾、爭道、賽車等）。行車途中如發生交通事故，能適用快速處理的,

應采納快速處理方式解決；如必須現場處理，應當趕忙報警待處，不得逃

離現場。如因違反交通規則而發生事故的，司機應承擔全部后果和責任。

11、司機因違章或證件不全被罰款及違章造成事故的，由當事司機承

擔責任和后果。

12、車內不準吸煙。本公司職員在車內吸煙時，應當即有禮貌地禁止;

公司外的客人在車內吸煙時，可婉轉告知本公司陪同人，但不能直截了當

禁止。

13、司機對乘車人要熱情、禮貌，講話應文明。車內客人談話時，除

非客人主動搭話，不準隨便插嘴。

14、公司用車時，要準時出車，不得誤點。出車后，按要求作好行車

記錄，詳細記錄行車時刻、里程、起始地、乘坐人姓名、事由等，次日將

行車記錄交治理人員審核。

15、上班時刻內司機未被派出車的，應隨時在司機室等候出車。不準

隨便亂竄其他辦公室。有要事確需離開司機室時，要告知治理人員去向和

所需時刻，經批準后方可離開；出車外出回來，應趕忙到治理人員處報到。

16、司機對治理人員的工作安排，應無條件服從，不準借故拖延或拒

不出車。對工作安排有意見的，事后可向上級領導反映。

17、司機出車執行任務，遇專門情形不能按時返回的，應及時設法通

知治理人員，并講明緣故。

18、任何時候，司機必須隨身攜帶手機，對公司領導或治理人員的呼

叫，應趕忙應答。情形專門確實不能應答的，事后一定要講明緣故。

19、司機未經領導批準，不得將自己保管的車輛隨便交給其他人駕駛;

如公司領導批準同意將車交給其他駕駛員駕駛，當事司機應負責檢查借車

人是否具有合法的駕駛資格（包括駕照有效期、車型及駕照真實性）；嚴禁

將車輛交給無證人員駕駛或練習開車；任何人不得利用公司車輛學開車。

20、司機全年安全行車，未出交通事故的，給予獎勵；

21、由綜管部門每年負責對司機進行考核，將考核等級作為下一年調

整崗位工資的依據之一。關于工作勤奮、遵守制度、表現突出的，可視具

體情形給予嘉獎、記功、晉級等獎勵；對工作怠慢、違反制度、發生事故

者，視具體情節給予警告、記過、降級直至除名處理；

22、費用報銷：司機所有因公費用（停車費、過路費、加油、修理等

等）必須以正式有效憑證作為報銷憑證，由駕駛員整理粘貼報銷憑證后交

治理人員審核簽字，再交總經理簽字，方可報銷。原則上一周報銷一次。

每月末匯報當月報銷情形；

注:本規定即日起執行，未盡部分將會適時予以補充，往常該方面規定

同時廢止。

第七節保潔員崗位職責

1、做好責任區域內衛生清潔。做到地面、墻面、走廊、電梯、樓梯、

門、窗、欄桿、扶手、煙缸、空調器口、導示牌、花盆花卉等各種部位無

灰塵。

2、愛護并正確使用清潔工具，設備，節約用水及物品。發覺設備損壞、

丟失、斷電、斷水等阻礙正常工作的情形，應及時報告，不得延誤。

做好衛生間的清潔工作，補充洗手液，定期噴空氣清新劑，保證衛生

間潔凈無異味。

報修責任區域的水電設備、燈具、門、窗、電器開關、消防器材等。

生活垃圾日產日清，垃圾清運不得沿途拋灑，保持垃圾臺清潔，垃圾

應及時裝箱不得拖延。

在公共區域不要堆放雜物。發覺有私自隨意堆放的建筑垃圾，或阻礙

環境衛生的行為，要及時向主管領導報告。

及時完成治理部門或領導交辦的其它工作。

第八節保安人員崗位職責

大門當值的工作態度直截了當體現了保安的形象，因此必須服從治理,

禮貌嚴格的要求自己；

保安室禁止閑雜人員進入；上班期間禁止睡覺，做與工作無關的事。

凡公司職員進出大門時必須佩帶工作證，否則違規登記；

遇總經理須起立以示敬禮；遇董事長須敬禮。

不得穿拖鞋，穿背心，短褲進出大門；

自行車，電動車，摩托車進出大門必須下車，為了全體職員安全，不

得直截了當騎人或騎出。

外來送貨，提貨車輛必須在《車輛出入記錄表》上準確的填寫進出時

刻、車牌號碼、單位名稱、來訪事因等；

外訪人員須填寫《會客單》，包括來訪者姓名、拜望對象、來訪目的等。

如被訪為辦公室人員時，需及時電話通知；如遇貴賓及重要客人來訪

時，必須由當值人員帶到辦公室；

接待來訪人員

1、遇到有訪客來時，保安應趕忙上前，禮貌詢咨詢：“先生（小姐）

您好，請咨詢您找一位？”、“有預約嗎”？“請稍等，我幫你電話聯系”！

明白找誰，并確認是預約之后，請來訪者稍等，趕忙幫其聯系被訪者（總

經理客戶直截了當咨詢是否預約，預約好的直截了當進入，無需登記。沒

有預約的不進行聯系，請對方自行聯系），征得同意后，填寫《會客單》讓

其自己過去，如果來訪者要找被訪者的沒有出來接，保安人員應該用規范

的手勢指引如何去，或者帶來訪者去。如果來訪者要找的人的辦公室門即

使是開著的，也要先敲門，獲得許可后再請來訪者進入。

2、如果來訪者明白找誰，但沒有預約，保安要打電話詢咨詢，告訴有

關同事或領導，XXX單位的XXX來找XXX,不明白是不是方便接待。

出于對來訪者的禮貌和方便拒絕時的得體處理，即使是要找的同事或者領

導親自接聽，都能夠當作是其他人接的電話，再詢咨詢。如被訪者同意接

待時請來訪者登記并帶來訪者到被訪者辦公室，如被訪者不在或無人代接

待時，一直訪者講聲：抱歉！您找的人聯系不到，苦惱您預約好再來，好

嗎？再見！

接待檢查組

若遇前來指導、檢查、參觀的社會各界人士來公司檢查指導工作的，

應趕忙起立站至門外

指引車輛停放后（無需車輛登記）。

其他注意事項：

a、接待、詢咨詢時態度一定要禮貌、微笑，多使用“您好”“感謝”！

b、公司檢查指導人員離開公司時，要跨立。

c、公司領導特定交待XXX單位的XXX來訪、是XXX車號，就無

需上前詢咨詢，直截了當放行，并跨立迎接。

d、其他社會閑雜、推銷人員一律不得進入公司。

e、做好交接工作，本班與下一班交接時，要將本班工作情形詳細交待

給下一班，以便下一班開展工作。

職員上下班打卡、人員車輛必須監督。出入公司下車。

公司門口有重大事故或外人擾亂等，趕忙做好防范，并趕忙報告綜管

部負責人，有需要的通知派出所。

協助公司行政處理公司內部打架斗毆重大事件。

第四章行政辦公日常規范治理制度

第一節辦公行為規范治理制度

職業操守

1、勤于職守，認真踏實，盡心盡責，主動主動地做好本職工作；

2、勇于開拓，主動進取，增強責任感、事業心；

3、精誠團結，分工合作，對工作中顯現的咨詢題不回避，不推諉、

不相互指責，勇于承擔過失與責任，主動主動地協商解決；

4、服從指揮與安排，不推辭，不挑不選，不無故拖延，不管份內、份

外工作應主動、熱誠、高速、高效完成；

5、本著“客戶至上、服務第一”的差不多原則，認真對待客戶反映的

咨詢題，并設法及時解決，不推、不拒、不拖延、不當之處應耐心講明；

6、虛心好學，力求上進，努力鉆研，一絲不茍，持續提升業務水平及

工作能力，提升處明白得決咨詢題的能力，優質高效地完成各項工作任務;

7、清正廉潔，不以權謀私，不以工作之便同意贈送、回扣，不做任何

損害公司利益和公司形象的情況；

二、儀態外表

1、衣著整潔、大方，男性不敞懷、赤膊，女性只是于暴露和濃裝艷抹;

2、軀體、面部、手部清潔，頭發整潔；

3、待人熱情、友好、真誠；待客精神飽滿，不卑不亢，無不禮貌行為；

嚴禁講臟話，忌語；

三、文明用語

1、盡量使用一般話交談，注意使用禮貌用語；

2、接答電話盡量使用一般話，語調友善，堅持使用“你好”、“感謝”、

“再見”等起始禮貌用語；

3、辦公室交談注意音量操縱，不阻礙他人，語言文明，不講粗話；

四、辦公行為規范

1、上班時刻保持良好的精神狀態，精力充沛，精神飽滿、樂觀進取。

保持良好坐姿、行姿，切勿高聲呼叫；

2、遵守紀律，不遲到，不早退，不擅離職守；

3、上班，打卡后做好各自負責的環境衛生，盡快進入工作狀態；

4、下班：整理各自的辦公桌面，檢查電源、門窗后離開；

5、任何人不承諾代打卡；因公不能打卡者，由部門負責人或總經理簽

字；

6、自覺嚴格遵守公司各項規章制度，努力工作;

7、出入領導公室，主動敲門示意，進出房間隨手關門；

8、同事之間溝通咨詢題時，應本著“換位摸索、解決咨詢題”的原貝L

語言應禮貌，委婉；

9、辦公室應保持安靜，禁止高聲喧嘩、打鬧、打游戲、網絡談天、下

載電影、游戲及做與工作無關的事；

10、工作時刻對待領導、同事、來訪者等應熱情、有禮貌。保持良好

的工作情緒，禁止將私人情緒帶入工作當中去；

11、辦公桌上應素雅、整齊、清潔，各類文件存放應注意保密，不得

隨意擺放，桌面和室內辦公設備擺放整齊，保持外表潔凈。會議桌、沙發、

茶幾上不承諾存放雜志和報紙；辦公室內不承諾長期存放與工作無關的私

人物品。辦公座椅不能隨意擺放，離座后要將座椅擺放在桌前；

12、保持辦公室清潔，不隨地吐痰，亂丟紙屑、雜物，不在桌椅和墻

上刻畫、涂寫、隨意張帖；

13、愛護辦公室的辦公設備和設施，不得隨意搬動、拆卸。若有損壞、

丟失、污染，應予賠償并按違規處理；

14、辦公時刻嚴禁私人會客，專門情形可到接待區，接待時刻不超過1

0分鐘；

16、禁止在辦公時刻做私事或從事與公司經營無關的業務活動；

17、未經綜合治理部同意，禁止私自調換工作位置或文件柜等辦公家

具、辦公設備；

18、工作時刻內，非工作需要無關人員不得無故在前臺逗留；

19、職員應自覺愛護辦公場所清潔衛生，禁止在辦公區域內吸煙，違

反者罰款10元。嚴禁堆放雜物、隨意丟棄廢棄物、嚴禁隨地吐痰，保持地

面、辦公用品、辦公設備等清潔整齊；

20、每位職員應愛護公司的財產，如有損壞，照價修理或賠償。公司

發放的辦公用品，職員須妥善保管，如有遺失，自行負責；

五、接待工作規范

熱情接待每一位客人，不以貌取人，不不可一世，與客人約見要

準時，如另有客人來訪需等待時，應主動端茶遞水。

1、外來訪客統一由接待人員接待，接待時應熱情、友好、真誠，具有

良好的精神風貌；

2、查明訪客來訪目的后，盡快通知有關人員。未經有關人員同意，應

勸阻訪客不得進入辦公區域；

六、接聽電話行為規范

1、電話禮儀

A、聲音要求自然、愉悅、口齒清晰、富有表現力；

B、聽到鈴聲趕忙接聽電話，鈴聲最多不能響過三遍；

2、電話禮儀用語：

A、向對方咨詢好：

早晨好！'下午好！'您好！

B、主動報公司名稱：

C、自我介紹：

我是義XX

D、表示情愿為對方效勞：

愿為您效勞！請咨詢我有什么能夠幫到你的嗎？有何貴干！

你有什么事？你想要什么？

F、經常使用：

請、煩請、您能否等結構句子；

G、做好電話記錄。

H、生疏人或新客戶來電，要咨詢明對方公司名稱、姓名：

請咨詢尊姓大名？請咨詢先生、小姐貴姓？請咨詢貴公司名稱是什

么？

I、詢咨詢對方來意：

XX先生現在正忙，有什么事需要我幫忙嗎？

J、請不人稍等候應講：請稍侯！

K、對方打錯電話應禮貌相待：

對不起先生、小姐：您打錯了！

L、終止通話一定要講：感謝！再見！

第二節辦公環境衛生治理規定

為了建立公司辦公環境衛生治理制度，明確衛生清潔工作和愛護

工作的責任和標準，使公司辦公的環境衛生保持優美舒服、整潔有序，特

制定本規定：

一、衛生治理責任劃分

1、公司辦公環境衛生由綜管部及監管部負責監管，要緊是負責對公司

辦公的環境衛生進行日常清潔和定期保潔工作，制定衛生清潔標準，指導

公司各部門衛生責任區的衛生愛護工作，并定期組織檢查、考核和評比工

作；

2、公司各部門自覺負責愛護本部門辦公區域范疇內環境衛生的整潔；

3、公司職員以個人辦公區域劃分衛生責任區，按本規定有關衛生愛護

要求負責個人辦公區域范疇內環境衛生的日常愛護工作；

4、公司總經理辦公區域衛生由綜管部負責；

二、衛生清潔要求

保持地面、墻面、門窗、燈具、辦公家具、辦公設備、辦公器具

日常清潔整齊，無灰塵，無損壞、無蛛網、無煙頭、無紙屑、無雜物、墻

壁內外無亂寫亂畫亂貼。

職員個人辦公區域環境衛生愛護要求：職員應注意保持所在工作區域

衛生環境的整潔、有序和完好無損，具體要求為：

1）愛護公司財產，辦公家具、辦公設備使用時不承諾亂寫亂劃；

2）辦公桌面各種資料、工具、文件、配件等均應放置整齊美觀；

3）參加會議（洽談）終止后，自覺清理好雜物，放置好自已的座位，

復原會議（洽談室）的潔凈；

4）下班時，應整理潔凈辦公桌上所用物品，座椅置于桌下，所有廢棄

物品必須投放于清潔袋中；

2、各部門辦公區域環境衛生愛護要求：各部門負責愛護本部門辦公區

域范疇內環境衛生的整潔、有序和完好無損，具體要求為：

1）負責按公司規定教育和加大本部門人員愛護環境衛生的思想意識和

行為規范；

2）負責本部門共用辦公家具、辦公設備安全衛生使用；

3）本部門共用的各種書籍、資料、工具、文件、配件等均應放置整齊

美觀，不隨意堆放品；

4）本部門組織會議（洽談）后，清理好遺留的雜物，放置好桌椅,

復原會議（洽談室）的潔凈有序；

5）公司組織（非部門組織）的會議（洽談）后，綜管部'后勤應負責清

理遺留的雜物，放置好桌椅，進行清潔，復原會議（洽談室）的潔凈有序;

三、衛生掃除時刻安排

1、每周一至周五公共區域由綜管部負責安排日常清潔愛護；

2、每周一至周五上班后個人區域衛生愛護自行負責；

四、衛生治理工作要求和有關獎懲規定

1、綜管部負責衛生治理工作，應按本規定要求負責公司范疇內的所有

環境衛生清潔愛護的指導和檢查工作，并有責任和權益要求公司各部門、

各職員遵循本規定的執行；

2、綜管部對不符合公司衛生要求的，按每周運算，每周五大掃除，由

綜管部和監管給予檢查，對不合格的給予處罰；

第三節工作牌（服）治理規定

一、工作牌的掛帶規定

1、上班期間，公司所有職員必須掛帶“三牌”（工牌，微笑牌、穿戴

工裝）；

2、公司所有職員“三牌”統一由人力資源部發放；

二、工作牌（服）的治理規定

1、職職員牌丟失或損壞必須及時到人力資源補辦；

2、公司職員上班期間必須按規定自覺穿著工作服、佩戴工作牌、微笑

工牌，自覺愛護公司形象和個人形象；

3、若顯現有意損壞的或有損公司形象者，公司將進行嚴肅處理；

第四節關于實行“出門證”的規定

為愛護公司的正常秩序，愛護公司的財物安全，現決定對公司物

資出門，實行“出門證”制度。請各部門職員自覺遵守，配合我們做好公

司財產安排防范工作。

1、出門證由綜管部負責保管。如有部門物資需運出公司，請到綜管部

填寫出門證，經批準后方可承諾出門；

2、前臺門衛治理人員對出門物資和數量按出門證進行查驗，核實后，

收回“出門證”承諾出門；3、收回的出門證每周五統一交到由綜管部保管

以備查；

4、出門證使用時刻為當天：8：30-17：30,隔日作廢（專門情形除

外）；

5、在執行“出門證”制度中所產生的其它咨詢題，由綜管部負責講明處理;

格式如下：

XX有限公司

出門證編號：_______

所屬單位及

姓名時亥IJ

部門

出門物資名稱

以及數量

有關部門綜管部

經理簽字領導簽字

第五章辦公用品的管控

第一節辦公設施及辦公用品申購與領用

1、辦公設施及辦公用品由公司公司綜管部統一規劃、統一安排采供部

采購、統一治理，建立健全辦公設施及辦公用品臺帳；

2、分公司所需辦公用品由綜管部收集各部門辦公用品大致用量，統一

編制辦公用品購買打算，并負責辦公用品的備貨和領用，其中辦公用品分

為常用辦公用品及辦公易耗品（常用辦公用品需各部門提交實際需求量，

綜管部再統一申購，到貨后發放使用部門，辦公易耗品可提早備貨，按照

各部門需求發放）。

辦公易耗品包括：

借支單大泡沫膠

領款單B5硬殼筆記本

物品申購單B5軟抄

獎懲單32K軟抄

請假條大便簽紙

客戶優待單小便簽紙

報銷單小垃圾袋

差旅報銷單大垃圾袋

原始憑證粘貼單膠圈（橡皮筋）

辦公用品領用單口取紙

A4打印紙復寫紙

A3打印紙信封

打印機補充墨水榮譽證書套件

白板筆紙杯

白板筆墨水洗潔精

白板刷肥皂

常用辦公用品包括:

墨盒(HP816)

HP補充墨水

訂書機

取釘器

三欄文件欄

方形文件框

剪刀

垃圾桶

清潔球

拖布

抹布

掃把

簸箕

洗潔精

肥皂

3、部門領用打印紙由綜管部限量發放。在使用辦公用品時本著高效、

節約的原則（盡可能使用再生紙張）；

4、公司辦公設施的修理由綜管部統一進行定點修理；

第二節辦公設施的使用與治理

1、職職員作所必須電話、傳真及電腦設備由綜管部按照崗位工作實際

需要統一配備，如部門新增崗位所需以上物品，申購單由需求部門負責人

及綜管部負責人簽字同意才能進行下一步流程。

2、公司電話是為了方便業務聯系而安裝，不得隨意撥打私人電話和長

途電話及收費信息臺電話，不得利用電話進行談天，公司內部聯系一律使

用內線內機，若部門確實需要開通長途電話，由部門申請，經部門負責人

審核報總經理審批后方可開通，部門長途電話最好憑密碼使用。

3、各部門必須堅持節約原則，嚴格操縱電話費用，若發覺職員利用公

司電話撥打私人長途或電話談天及收費信息臺電話，將給予書面警告并處

罰。

4、每月公司電話費用由綜管部審核后進行結算，部門費用將進行公布,

各部門經理（主管）應嚴格操縱部門電話費用總額。

5、公司辦公電腦由綜管部統一治理，落實到專人使用。

6、傳真機由公司指定專人負責，公司禁止任何人傳真與公司無關的文

件、資料。

7、復印機由綜管部統一治理，公司禁止任何人復印與公司無關的文件。

第六章會議制度

第一節早會流程制度

為了進一步提升公司的整體形象，鼓舞職員士氣，規范早會組織

流程，特對早會的流程制度加以明確：早會流程：

1、8點30分開始整隊集合，報數（以排、列為單位），跨立。由主持

人咨詢好，“艾普優秀的合作伙伴們，大伙兒早上好”；

職員齊聲響亮的回答：“好，專門好，專門好”（同時伴有拍手：一、

—?■一一?一二）.

-、---/9

2、點名抽查各部門人員。被點到人員需大聲回答“到“，要求聲音嚓

3、由主持人起頭，朗誦“艾普四字經”；

4、由主持人帶頭，齊聲唱歌“團結確實是力量”（要唱出氣概、豪邁、

嚓亮）；

5、由值班總監宣貫公司重要發文和宣布重要事宜；

6、由主持人做總結性發言，最后重新整隊；

7、終止主持人高呼“晨會終止”；

職員齊聲響亮的回答：”共同制造，一起分享，我們努力為客戶制造更

高的價值”；

8、主持人宣布：“解散”（同時伴有拍手：一），大伙兒迅速離開原位

解散；

注意事項：

1、所有在職的總監以上干部（除值班總監、隊列指揮人和一名行政監

管）外，必須全部入列，站到隊伍最后一排；

2、列隊之中要保持高度嚴肅性、紀律性；

3、早會制度的流程由集團本部集團辦統一制定；

4、各分子公司早會必須安排所在公司1名總監級干部值班；

第二節視頻會

為了保持各項、各種會議的嚴肅性，實效性，進一步加大簡化各種會

議的流程，完善會議的制度化，嚴密組織，杜絕會議的繁瑣，為了合理安

排和利用會議室，提升會議的質量，體現會議的嚴肅性，整頓會風，從而

真正發揮會議的效能，特制定會議室紀律治理規定：

1、進入會議室必須著裝整潔，必須穿工裝、帶微笑牌和工牌。違反此項規

定的，將每項處罰30

元；

2、在會議室自覺講一般話，禁止喧嘩、講笑、打鬧，講粗話、臟話；

3、各部門在使用會議室的過程中，必須愛護公物，保持會議室的整潔,

用完后所有設備放置原位。不得擅自開關電器設備，視頻系統調試由專職

會務專員負責，以免損壞；

4、會議室內所使用設備、工具、辦公用品未征得會務專員的同意，任

何人不得拿出會議室或作

為他用；

5、會議室禁止吸煙，違者罰款50元,與會人員要講究公共衛生，當天時段

使用完畢后，由會務

專員檢查合格后，方可離開；

6、與會人員需準時參加會議，不得無故遲到或離會，有事必須在會前

向此次會議的組織者請假，未經同意不得由他人代替參加會議。遲到者每

人每次一律處罰50元；

8、會議期間，與會人員要集中精力開會，不得隨意走動，不得辦理與

會議無關的事項。手機一律調為靜音或震動狀態，違反此項規定處罰當事人

50元/次；

9、未經得同意參會的人員不得隨意進入會議室；

10、與會人員不得與會議無關的人員談論會議內容，除會上領導要求

將某項會議內容宣貫；

11、在會議召開期間，不能隨意動用各項設備，原則上不能移動話筒。

集團本部和各省分子公司要設專職會務專員和視頻會議技術員，明確使用

安全責任書，發覺咨詢題后要由會務專員及時通知技術責任人進行處理；

12、會務專員應在視頻會議開始前20分鐘調試好視頻系統，并負責組

織會議紀律及有關服務，違反以上原則給予50元/次處罰。

13、各分子公司會議室使用能夠參照此項須知；

14、每次會議內容必須有專人記錄會議紀要；格式如下：

XX

文件

XX公司XX會會議紀要

第三節職員大會流程

大會預備時期：

1、PPT制作職員大會流程，和各職能部門的溝通邀請參與進來（要緊

是與銷售、收費、愛護部、監督治理部、人力資源部等）；

2、獎狀、獎金的預備（核實正確性、獲獎人員提早安排或通知-一能夠

通過行政群通知等方式讓獲獎人員提早做預備）；

3、會場的布置及安排（試音、投影（投影布）、空調等設施、室內的

光線、人員進出安排、噴繪、幅3—5條、相機、插板、榮譽證書、頒獎名

單以及頒獎順序、獎金等）

4、主持人串詞、音樂

5、口號：要求預備10條口號，要有2個帶頭口號人一一具有正面的、

挑戰性的；

時間：地點：

參會人員：

到場情形：

會議主題：

會議內容（各部門事務陳述、領導點評）：

內容要求：

1、所有字體要用統一字體（建議用：仿宋_GB2312字體為小四號）。

2、建議段落為1.5倍行距，若有些為了排版好看，能夠將段落放大或縮小。

3、每項會議大議題空格兩個字體的距離，小項議題必須離大議題空格兩個字體的距離。

4、每項會議內容必須落實到責任人或管靠獎懲。

5、會議內容必須有主題、有思想。

（副）總經理意見：

1、此次會議用時：**小時**分。

2、其他要求事項。

大會開始時期：

點名：

入場之前人員的安排（集合整隊、清點人數）；

每個分子公司或板塊分不匯報應到、實到、留守人員情形（匯報部門

的順序從PPT上指引顯示）；

咨詢好：

由主持人咨詢好，“各位艾普優秀的合作伙伴們，大伙兒早上好”；

職員齊聲響亮的回答：“好，專門好，專門好”（同時伴有拍手：一、

—?—■一二）.

-、---/9

三、合唱我們走在大路上：

四、全體齊聲朗誦“四字經”（歌詞、四字經做到PPT里放投影儀）

獎懲頒布（業績獎勵、處罰為主，要求圖文并茂，加以講明）；

職員大會頒獎儀式；（主持人注意頒發獎勵名次的順序，需要提升主持

素養，

建議有2名主持人，男女各一）

發言感想，由職能部門進行舉薦1-2名發言，注意提早對文章的審核；

臨時事項：

1、由監察辦對重點事宜樹立典型做匯報；

九、領導總結性發言；

十、合唱《相信自己》一一附上背景音樂

多少次揮汗如雨；傷痛曾填滿經歷

只因為始終相信；去拼搏才能勝利

總是在鼓舞自己；要成功就得努力

熱血在賽場沸騰；巨人在東方升起

相信自己，你將贏得勝利制造奇跡

相信自己，妄圖在你手中這是你的天地

相信自己，你將超越極限超越自己

相信自己，當這一切過去我們將是第

職員大會終止：（齊呼：共同制造，一起分享，我們努力為客戶制造更

高的價值）

注意事項：

1、會前確保會議發言稿、主持人稿的預備及檢查核實。

2、頒獎環節，要求圖文并茂，加以講明，同時最好是男、女主持在此

環節中搭配；

3、會議時刻、地點、邀請嘉賓、出席公司領導需提

早通知確認；

4、會前對首響、話筒、相機配備并試成效、主席臺及領導席卡；

5、參會人員提早10分鐘入場，工衣、工牌、微笑佩戴著裝整潔齊入

場，監督治理配合主持人

保持會場次序；注意入場、退場的順序及人員安全。

6、大會開始后不得喧嘩，將手機關閉，保持會場安靜；

7、大會時刻安排要合適，主持人要隨機應變，保證各個環節緊促，順

暢進行，應視情而定，事

先對各環節時刻預算。

第七章公文治理制度

一：公司內部OA發文統一采納通告、公告、通知三種文書形式。

1、通告是指公司需要告知各部門、全體職員（或絕大部分職員）應知

曉的情況或應共同遵守的有關規定及各種獎勵、處罰事宜。

2、公告是指公司宣布重大事項等使用的一種文書形式。

3、通知是公司對各部門通知事項的一種書面文書形式。

二：通告、公告、通知三種公文由領導統一審核后編號發放。其它部

門需要通告、公布、通知發放的文書由分管總監批準，通過集團常務副總

裁批準后由集團辦統一編號發文。

三：公司OA發文統一采納標準文書格式。

四：由集團辦儲存發文文件資料應及整理歸檔。

為規范各公司發文制度及格式，加大公文治理制度，經集團研究

決定，特對公司所有發文進行規范，公司各部門發文由綜合治理部統一公

布和儲存，未經總經理及執行董事審核的所有文件均為無效。

I、發文標題為：艾普集團XX公司XXXX文件，字體要求黑體小二號

加粗。

2、發文中圖文顏色：未做專門講明公文中圖文的顏色均為黑色。

3、文件編碼統一為AP-（CD、WH、CQ、CS、KM、ZZ）[2010]第0

0XX號,編碼、發文日期、審核、批準由綜合治理部編寫。

4、編寫人、負責人由撰寫部門填寫。

5、正文內容字體要求小三號仿宋GB—2312字體。（注：若發文的內容

篇幅較多，可使用較小一些的字體）

注：格式如下

XX公司XXXX（字體要求小二號黑體加粗）

發文日期：2010年n月4日

文件編號：-XX[2010]第00218號

（字體為黑體小四加粗）

XX公司各部門、分公司及下屬各營業廳：

（中間間隔一行）

正文字體要求小三號仿宋GB—2312字體。

（注：若發文的內容篇幅較多，可使用較小一些的字體）

第八章檔案治理制度

目的：確保公司檔案的編制與修訂；

范疇：各項公司治理制度、行政發文、行政收文、公司證照、專業資

料、外來文件、案例分析、活動總結、項目策劃書、其它檔案。

公司檔案的編制與修訂

1、歸檔：公司檔案經審定或接收后，由治理員填寫《文件歸檔登記表》。

2、發文：所有由綜管部發出的文件要以公司統一的發文格式。

3、借閱：各類公司檔案的查閱、借閱需經總監以上領導批準，在借閱

時需填寫《文件借閱登記表》。

4、歸還：所有檔案原則上只能在檔案室查閱，專門情形須經總裁批準,

并在三天內歸還，治理員應及時登記，及時歸檔。

5、愛護：檔案治理員每季應全面檢查各類在用文件有效性、完整性、

發覺咨詢題及時處理。

6、標識：所有檔案應分類歸檔，在封面上分不標明A：行政制度B：

內部文件C：外來文件；D：其它檔案，所有分類歸案內部均按統一文件編

號依次往后編。

7、使用：原則上各類文件一律不外借，也不承諾復印，專門情形需由

部門經理以上申請，總監以上領導批準，并履行登記手續。

8、文件銷毀：作廢文件由治理員在文件右上角標明“作廢”，填寫《作

廢文件銷毀清單》，經集團辦主任審核，總裁批準后每半年銷毀一次，并填

寫《作廢文件銷毀清單》；需要保留的作廢文件，由治理員在文件右上角標

明“作廢暫留二

第九章印章、介紹信治理制度

第一節印章的刻制、變更和廢止

1、各分子公司印章的刻制、變更和廢止必須填寫《印章申請表》經部

門經理、分管領導、綜管部經理批準后，由綜管部負責制作。

2、印章刻制好后，由綜管部門負責人辦理有關交接手續。廢止的印章

屬在公安機關備案的，須交還公安機關；若需銷毀的，須有二人以上簽署

銷毀見證記錄并存檔。

3、若同樣的業務專用章刻制多枚，須編刻序號。

各分子公司公章、合同專用章和財務專用章為紅色。艾普集團各分子

公司各部門印章及各類業務專用章分為紅色、藍色，除專門需要外，一樣

用紅色。

第二節印章的使用

、

四、印章使用要求

1、印章保管員要熟知各種印章的使用范疇、批準權限，做到正確用印。

2、印章保管員在用印前，必須按照簽批權限規定，查看用印簽批結果,

簽批手續完備的文件方可用印。用印后應及時在《印章使用登記薄》上進

行登記。同時要求用印部門經辦人在《印章使用登記薄》上簽字。關于超

越簽批權限或未經簽批的文件，印章保管員應當拒絕用印，并及時向上級

報告。

3、簽批人要正確使用簽批權限，不得超越簽批權限。

五、章應在被授權持有、保管的部門內使用，一樣不得攜帶外出。若

專門情形需將印章帶出，應事先填寫《印章使用簽批單》，載明事項，經綜

管部經理批準后由兩人以上共同攜帶使用。

六、印章使用實行事前審批制度。印章使用的簽批權限如下：

第十章差旅報銷標準及規定

為了出差人員更好地完成出差任務、加大出差人員的治理、提升

出差工作效率，有效操縱出差費用、出差本著業務需要、厲行節約、費用

包干、超標自負的原則執行，按照公司情形，特制訂本制度：

1、集團及各分子公司經理級人員出差，必須報分管總監審批，并報集

團辦公室備案。

2、集團及各分子公司總監人員出差，必須報集團總裁審批，并報集團

辦公室備案。

3、未經許可，任何人員不得擅自離開所屬分公司，不得擅自安排出差,

否則將處罰1000元/次。

4、出差人員必須填寫《出差申請單》，在所屬行政綜管部留檔，集團

辦公室備案，否則處罰100元/次。

5、異地查察、學習、交流人員出差后，必須在一周內向集團辦提交《出

差報告》，否則處罰200元/次。

6、集團組織召開的大型會議（戰略研討會、春節聯歡會等），不在出

差之列。

按照路途長短及出差人員級不按以下標準選擇相應的交通工具實報實

銷。

1、總監及以上職級人員因公出差乘坐飛機、火車、客運班車等費用一

律實報實銷；

2、經理級職員出差路途在500公里以上原則上乘坐火車臥鋪，如乘坐

飛機經濟艙，需總裁級特批；經理級職員出差路途在500公里以下能夠選

擇乘坐火車臥鋪。

3、經理級以下的職員出差路途在500公里以上能夠選擇乘坐火車臥鋪;

經理級以下的職員出差路途在500公里以下能夠選擇乘坐火車硬座或汽車。

原則：所有乘坐飛機的出差人員，一律由指定的專人統一購票，本人

不得報銷飛機票

公司職員因公到外地或省內都市出差，應分不按照不同地區和職員職

位級不報銷住宿費：

1、異地分子公司出差標準

集團職員（除經理級和經理級以上職員）至異地分、子公司

所在地出差，無專門緣故原則上一律入住公司所在地租入的房屋；專門情

形下，確因業務需要等緣故須入住酒店，必須提早報經集團副總裁或集團

總裁簽字批準同意。

2、各級都市以及異地出差須入住酒店的住宿費標準

目特級都市一級都市二級都市

職員級住宿標準住宿標準住宿標準

經理級以上（包括經

理級、總監級及以180150120

上）

主管級150120100

一樣職員級12010080

注：A、特級都市，如上海、北京、廣州和深圳等；（同下）

B、一級都市，如各省省會都市和沿海發達的地級市：（同下）

C、二級都市，如各省地級市（同下）

（1）、集團所有職員出差前填寫的《出差申請單》第二聯，此單作

為報銷依據。

（2）、凡同一時刻前往同一地點出差的職員須同住一個酒店；同性不

兩人須入住一個標準間，報銷時只能報銷一間（在出差住宿標準內）住宿

費用。

1、集團所有職員（除集團總裁、副總裁）出差期間包含至異地分

子公司出差期間的市內交通費用（含公交、出租等）和生活費用等實行費

用包干制度，超支自負；

項目

特級都市一級都市二級都市

職員級不

總監級及以上（不含集團副

100100100

總裁以上人員）

經理級807050

主管級705040

一樣職員級504030

3、出差餐費補助，如途中時刻超過半天的，按全天運算補貼，途

中時刻未超過半天的，不運算當天補貼。

1、原則上每處異地只聚餐一次；如超過一次或超過標準，需出差職員

所屬集團總監或分子公司總經理批準，超過1000元報集團副總裁批準。

2、凡出差期間發生招待費的（業務招待費用、聚餐費用），招待

業務發生當天一律不再進行餐費補助；

3、按出差人員不同職級其報銷標準、人均消費標準見下表:

目

報銷標準/每地人均消費標準

職員級不

總監級及以上（不含集團副總

50080

裁以上人員）

經理級30050

主管級20040

一樣職員級

4、如超過報銷次數或標準，則必須事先報集團副總裁以上級審批，并

注明“特批”字樣，否則不予報銷；

5、報銷時附上：聚餐時刻，人員姓名、人數，人均消費（不得超過規

定標準）

6、同部門人員出差只能按照本部門最高職級的人員標準報銷，不得重

復報銷；

7、集團人員下分子公司調研，（1）嚴禁分子公司請客，由集團人員出

聚餐費用；（2）所有支出不得在分子公司報銷；

8、異地分公司之間查察、學習、交流人員，原則上按照此原則執行（由

出差方出聚餐費用），專門情形由出差地公司總經理特批同時參照費用標準

執行；

六、其他費用：

1、出差期間發生招待客戶的業務招待費，按《業務費用報銷制度》報

銷。

2、發生其他費用，按出差人所屬公司的費用報銷制度報銷；

七、費用報銷

1、出差人員返回工作崗位后，須在五個工作日內報銷或銷賬，超過5

個工作日未報銷或銷賬的將給予當事人50元/天的處罰后方可報銷；

2、所有的單據必須真實、合理、有效且有清晰明晰簽章。

3、所有出差人員均不得在異地分公司報銷費用。

4、報銷時需在報銷單后面附出差地（需與出差旅費報銷單一致）、

出差起止時刻、補助標準，作為報銷費用的原始依據之一。

5、銷賬時限的界定：出差返回工作崗位前一天確定為業務發生終止的

時刻；

6、所有單據報銷必須寫明所屬部門，報銷人姓名必須正楷書寫。

7、報銷單大小寫數字要頂格寫（即靠緊所在格的最左邊書寫），且大

小寫金額一致。

8、報銷流程按報銷程序不變

注：1、本規定針對集團及各分子公司均有效；

2、所有報銷嚴格按照本規定標準執行，若專門情形超標，需上報集團

副總裁及以上人員“特批”；

3、本制度聚攏了原有差旅費治理制度以及補充講明，自公布之日起以

本制度作為執行標準。出差申請單格式如下：

第十一章車貼報銷及車場治理制度

第一節車貼報銷規定

集團在核準各分子公司車貼申請時，只能做形式審查，不利于對

車輛、人員和費用的合理安排與治理，按照李嘉總裁“人權上收，事權下

放”的指導方針，經集團研究決定將公司車貼申請報銷治理方法做如下調

整：

各分子公司的車貼申請、報銷治理由各分子公司自行負責，不再報經

集團審批。

二、各分子公司的車貼報銷總額應按年度向集團上報預算，并附月度

分解打算；以集團審批的額度為該年度報銷總額的上限，一年一報，一年

一審。若未到一年時刻，報銷總額確需調整的，須經總裁特批。

各分子公司應將年度預算（全月度打算）于1月20日前報集團審批，

經集團審批后報集團

財務和各分子公司財務備案。并應于1月31日前將報銷車貼的人

員、車輛、具體報銷額度報集團備案。

四、各分子公司需因公派車的，按照請車單位與派車單位相一致的原

則派車（如成都公司要求派車的，由車班從成都公司報銷車貼的車輛中安

排）。集團車班安排報銷車貼車輛出車的，各部門應服從安排，專門情形確

實無法派出的，應予講明。凡不服從安排的，每次由集團和所在分子公司

當月或下月報銷總額下調500—1000元。若請車單位系情形緊急且確實本

單位車輛都已派出的，