第4頁共4頁2024年辦公室檔案管理制度為了增強醫院辦公室檔案管理的科學性，確保檔案內容的系統性和完整性，特結合當前實際情況，制定本管理制度。一、立卷與歸檔（聘請縣級相關部門專職人員）1.各部門需高度重視日常文件的收集與整理工作，將其作為部門的重要職責之一，并嚴格執行。2.辦公室負責統一整理、立卷及歸檔各類文件材料。在此過程中，辦公室需對各部門的文件立卷工作進行必要的監督與指導，并妥善接收并歸檔應歸檔的文件案卷。3.立卷歸檔的文件范圍包括但不限于：工作活動中產生的、已辦理完畢且具有查考利用價值的各類文件（如收文、發文、內部文件、會議文件、文件匯編、簿冊、圖表、出版物原稿及磁盤等）。4.立卷時應遵循文件的自然形成規律，保持文件間的歷史聯系，并根據文件的保存價值進行區分，以便于檔案的保管與利用。5.立卷方法：按年度：將文件按其形成或針對的年度進行分類。按級別：根據文件的重要性，將其分為公文和一般文件。按問題：將文件按其內容所反映的問題進行分類。按保管期限：根據文件的不同保存價值，將其分為永久、長期（____年至____年）和短期（____年以下）三種期限進行歸檔。6.文件組合原則：法規性文件（如制度、辦法、條例、規定等）一般按單一問題組合，相關請示與批復、轉發件與原件應組合在一起。會議文件應單獨組合。統計、報表、名冊等表格文件應組合在一起。工作計劃、總結等文件可按部門或社團名稱組合。特殊性文件材料根據具體情況進行組合。7.檔案袋內文件的排列需根據文件性質進行有序排列，確保文件的系統性與完整性。8.文件歸檔份數根據文件的重要性和使用頻率確定，一般為____份，重要及常用文件可歸檔____份或____份。無保存價值的重復文件需辦理銷毀手續。9.歸檔時間：各部門應在活動結束后一周內，將應立卷歸檔的文件整理完畢并移交給辦公室。10.歸檔文件案卷需滿足以下要求：文件齊全完整；案卷內包含文件目錄、編件號、頁號及案卷封面，且填寫規范、字跡清晰；檔案袋名稱應準確反映卷內文件內容與成分。11.案卷文件需一式兩份保存，一份為紙質文檔，另一份為電子文檔并存儲于辦公室。二、檔案的管理與利用12.辦公室需按照校研究生會關于檔案管理的規定，對各類檔案進行分類整理、保管，并編制檢索目錄，以便檔案的借閱利用與統計。13.經鑒定失去保存價值的檔案，需經分管領導批準后，按程序進行銷毀。14.辦公室在檔案管理中應貫徹“以防為主，防治結合”的原則，定期檢查防護設施與檔案保管狀況，對破損檔案進行修補或復制，確保檔案的安全與完整。15.檔案利用需按規定辦理審批手續與登記表，用完后應及時歸還。16.借用檔案人員需愛護檔案，保證檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉借。歸還時，辦公室人員需仔細檢查檔案狀況，發現問題及時報告處理。17.辦公室工作人員應熱情接待檔案利用人員，認真負責地提供檔案服務，并填寫好查閱檔案登記表。18.平時需注意收集、整理文件材料，保持其來源、時間、內容等方面的聯系。如有上級漏發文件，應及時請求補發或取得復印件存檔。19.嚴格遵守保密規定，確保文件、材料的安全。2024年辦公室檔案管理制度（二）為增強辦公室檔案管理的科學性，確保檔案資料的體系化及完整性，特結合當前實際情況，制定本規章制度。一、立卷與歸檔1.文件收集與整理條款一：各科室需在日常工作中，嚴謹細致地完成文件的收集與整理工作。此項任務為各科室職責所在，務必予以重視并認真執行。2.整理立卷與歸檔職責條款二：辦公室承擔各類文件材料的整理立卷與歸檔工作，并負責對各科室的文件立卷過程進行監督和指導。同時，辦公室負責接收并歸檔各科室應歸檔的文件案卷。3.立卷方法條款三：文件的分類遵循分年度、分級別、分問題、分保管期限的原則進行立卷。分年度：按文件形成或針對的年度進行劃分。分級別：依據文件的重要性，區分為公文與一般文件。分問題：按文件內容所反映的問題進行分類。分期限：依據文件的保存價值，將其歸入不同的保管期限類別。4.文件組合條款四：文件組合應遵循以下基本方法：法規性文件（如制度、辦法、條例、規定等）通常按單一問題組合，同一問題的請示與批復、轉發件與原件應合并處理。會議文件應獨立組合。統計、報表、名冊等表格文件應集中組合。工作計劃、總結等文件，可按科室或社團名稱進行組合。特殊性文件材料，視具體情況靈活組合。5.檔案袋內文件排列條款五：檔案袋內文件的排列需根據文件性質及內容，遵循一定的邏輯順序。例如，章程、批文應置于計劃、總結之前；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中的結論性材料先于依據性材料。其他文件則按重要程度或形成時間進行排序。6.文件歸檔份數條款六：文件歸檔份數一般為一份，對于重要或常用文件，可適當增加至兩份或三份。7.歸檔文件案卷要求條款七：科室移交歸檔的文件案卷需滿足以下條件：文件齊全、完整。每個案卷需填寫完整的案卷文件目錄、編件號、頁號及案卷封面，使用中性筆或鋼筆書寫，字跡需工整、清晰。檔案袋名稱應準確反映卷內文件內容，文字簡練通順，結構完整。二、檔案的管理與利用8.檔案管理條款八：辦公室需按照檔案管理規范，對存放的各類檔案進行分類整理、分類保管，并編制檢索目錄，以便于檔案的借閱利用及統計工作。9.檔案銷毀條款九：經鑒定確認失去保存價值的檔案，需經分管領導批準后，方可按程序進行銷毀。10.檔案保護條款十：辦公室應堅持“以防為主，防治結合”的原則，定期檢查防護設施及檔案保管狀況。對于破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，需制定計劃進行修補或復制，以確保檔案的安全與完整。11.檔案利用條款十一：利用檔案需按規定辦理審批手續并填寫相關登記表。檔案用完后應及時歸還。12.檔案借用規范條款十二：借用檔案人員需愛護檔案，確保檔案的安全與保密。嚴禁擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉借檔案。13.保密工作條款十三：應強化文件、材料的保密工作，確保信息安全。14.檔案檢查與清點條款十四：每半年需對檔案進行全面檢查與清點，及時發現問題并妥善處理。2024年辦公室檔案管理制度（三）一、檔案登記與統計1.需及時對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管、利用、銷毀以及檔案工作人員、機構、經費、庫房、設備等情況進行詳細登記。每年需對各方面進行全面統計，并編制年度報表。2.嚴格執行國家和系統內規定的統計計量單位和報表格式，確保數字準確無誤，字跡清晰工整，嚴禁潦草和涂改，以實現檔案統計工作的標準化。3.檔案工作人員應增強檔案統計工作的責任感和使命感，建立并遵循科學的檔案統計工作制度。二、檔案庫房管理1.檔案庫房門窗應堅固可靠，使用后需及時關閉并上鎖。庫房鑰匙應專門保管，不得隨身攜帶。2.非庫房工作人員不得擅自進入庫房，因工作需要進入時，必須有庫房工作人員陪同。3.庫房應配備完善的“六防”設施（防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防強光），嚴禁在庫房內吸煙或存放易燃物品及其他與檔案無關的物品。4.庫房內檔案櫥具應排列整齊合理，保持室內清潔衛生，需定期進行打掃和擦拭。5.做好室內外溫濕度的記錄工作，并適時進行除濕、降溫等處理。三、文書立卷歸檔1.實行由文書部門或業務部門立卷歸檔的制度，這是提高案卷質量的重要措施。文書立卷歸檔工作是文書處理的重要環節，其質量直接影響案卷質量，因此文書人員必須認真執行。2.本校黨、政、工、團等各職能科室均為立卷單位，需承擔相應的立卷責任。3.各立卷單位應指定專人負責本科室的立卷工作，并納入部門工作范圍。科室領導需加強對立卷工作的領導。4.凡本校在工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，均應由立卷單位進行整理、立卷。各級領導人和承辦人員辦理完畢的文件材料應及時交有關部門整理立卷，嚴禁私自保存應立卷的文件材料。立卷人員需及時整理文件材料，防止散失。如遇文件材料短缺或承辦手續不完備等情況，應及時補辦，確保文件材料的準確、完整。5.各部門立卷歸檔的文件材料以本部門形成的為主，同時包括與本部門工作有直接關系的上下級來文。本校黨委和行政形成的文件及上級來文分別由校長辦公室立卷。6.文書立卷歸檔的具體要求包括：立卷前需統一核對本部門一年內形成的文件材料，確保歸檔材料齊全、完整。保持文件材料之間的內在聯系，區分保存價值，分類整理立卷。按年度分開文件，不同年度的文件不得混立。年度工作計劃和本年度總結應放在本年度文件內，長遠規劃放在所針對的開頭一年；連續幾年的工作總結放在所針對的最后一年；跨年度的文件歸于結束的年代。按級別分開立卷，但上級對本校的批復、批轉文件和本校對下級的批復、批轉文件應在本校卷內，本校文件材料在前，上下級文件材料在后；其余按上下級文件分開立卷。按內容分開立卷，將一個問題、一項工作、一次會議、一個案件所形成的文件材料作為有聯系的整體立卷。按永久、長期、短期三種保管期限分開立卷。卷內文件需按一定規律排列，保持文件之間的聯系，使卷內文件系統化地反映問題。排列完畢的文件材料需拆去金屬訂物，在右上角用鉛筆編寫頁號；正反兩面都有文字或圖表的文件材料需兩面都編頁號，反面編在左上角，并填寫好卷內目錄。案卷標題需簡明確切，正確反映卷內文件主要內容。各立卷單位負責草擬案卷標題并劃定保管期限，由綜合檔案室統一填寫。各立卷單位需按各類檔案的具體要求于每月月底向綜合檔案室移交檔案。文書檔案需在下一年的規定時間前移交完畢并履行移交手續。7.綜合檔案室負責督促、檢查和業務指導各部門做好文書立卷工