編號

版本B/0

LOGO文件控制程序頁數0/8

狀態

分發號

文件控制程序

編制：_________________

審核：

批準：_________________

xxxx?xx?xx發布xxxx?xx?xx賣/

北京XXXX科技有限公司

文件控制程序

1、目的

為了對公司質量管理體系文件的編制、審核、批準、發放、歸檔、作廢和更改的全過程進行有

效控制，特制定本程序。

2、適用范圍

適用于與質量管理體系有關的文件控制。

3、職責

3.1總經理負責批準質量手冊、質量方針和質量目標。

3.2分管質量體系負責人負責審核質量手冊，批準程序文件。

3.3質量部經理負責編寫質量手冊和本部門相關文件。

3.4各部門負責本部門相關文件的編制、審核、使用和保管。

3.5質量部負責制作對現有體系文件的分發與回收，負責與質量管理體系有關的文件的收集、

整理，交綜合管理部歸檔。

4、工作程序

4.1質量體系文件的編碼系統

a.質量手冊

公司名稱代號-SC-發布年號-版本，手冊中各章節以章節號區分。

例如：XXXX-SC-XXXX,A/0,表示北京XXXX科技有限公司XXXX年發布質量手冊，初始版本為A

/0,修改后A/1.2.3……以此類推。

b.程序文件

公司名稱代號-CX-標準條款號-版本，文件中各章節以章節號區分。

例如:XXXX-CX-01,A/0,表示2016年發布的A/0版程序文件，修改后A/1.2.3……以此類

推，標準條款01以發布后的01號文件為準。

c.管理制度

公司名稱代號-ZD-序號-版本。

例如:XXXX-ZD-01,A/0,表示北京XXXX科技有限公司第01號控制文件，初始版本為A/0版，

修改后A/1.2.3……以此類推，標準條款01以發布后的01號文件為準。。

d.質量記錄

公司名稱代號-幾-標準條款號-記錄序號。

例如：XXXX-JL-7.5-01,表示標準7.5條款的第01記錄。

崗位和部門代碼

代碼部門名稱代碼部門名稱

GL管理層CW財務部

FG分管質量體系負責人JS技術部

ZH綜合管理部ZL質量部

4.2.1質量手冊

由分管質量體系負責人及相關管理人員進行編制，分管負責人審核，總經理批準

4.2.2程序文件

由各部門組織了解質量管理并熟悉此項工作的人員編制，管理者代表審核，總經理批準。

4.2.3管理制度

由熟悉本部門負責人或熟悉本工作的員工編制，分管領導審核，總經理批準。

4.3質量文件的發布與實施

4.3.1質量手冊、程序文件在完成編制、審批程序后，由最高管理者召開中層干部會議發布，各部

門組織實施。

4.3.2第三層文件一旦完成編制、審核和批準后，即為有效文件，分發后實施。

4.4質量體系文件的組成

質量文件的組成由封頁、修改頁、目次頁、正文和附錄組成。

4.4.1封頁

封頁由企業縮略語、文件編號、版本、頁數、文件名稱、文件的編制、審核和批準、分發號、

發布與實施、企業名稱和日期組成。

a）版本號用大寫英文字母表示，如A/0、A/1……B/0、B/1……；

b）頁數由首頁編起，用m/n表示，分子m表示某頁的頁次，分母n表示文件的總頁數，如1/

10、2/10、3/10...10/10o

4.4.2修改頁

修改頁由修改版本、日期、章節、頁數、修改原因、修改范圍和審批人組成。

4.5文件的編寫規定

4.5.1質量體系文件的內容包括（但不限于）：

a）目的：說明程序控制的活動及目的；

b）適用范圍：涉及的產品、部門及活動；

c）職責：規定負責的部門或人員責任和權限，及相應部門的責任和權限；

d）工作程序：各項質量活動所規定的途徑；

e）質量記錄：本文件所涉及的相關質量記錄。

4.5.2編寫要求

a）文件編寫應符合GB1.1—2002標準要求；

b）各層文件應環環相扣，互相引證；

c）文件之間應相互協調，不能互相矛盾，過程與活動之間接口必須協調；

d）符合公司實際情況，文字簡練，可操作性強。

4.6質量體系文件的分發與歸檔

4.6.1質量體系文件的分發由公司綜合部負責。

4.6.2當編寫好的質量體系文件經審批后，編制人員根據公司各部門所需文件的情況，以書面形式

提出分發需求交公司綜合部。

4.6.3公司綜合部按照分發需求拷貝文件并在每份文件上填寫“分發號”，

4.6.4公司分發號如下：

分發單位（人）分發號分發單位（人）分發號

總經理................01分管質量體系負責人............02

技術部................03質量部.................04

綜合部................05財務部.................06

4.6.5公司綜合部在分發號處加蓋印章，印章分為；

a）受控：公司使用的文件和資料（質量手冊、程序、作業文件等）加蓋紅色“受控”印章，

報認證中心的質量手冊、程序文件也應加蓋紅色“受控”印章；

b）非受控：提供用戶的質量手冊為非受控不加蓋印章。

4.6.6公司綜合部按需求進行分發。

4.6.7公司綜合部在分發文件時，領取文件的人員應在《文件發放記錄》上簽名。

4.6.8當文件換版時，公司綜合部應回收過期文件，并在《文件發放記錄》中回收欄目中簽字，只

有交回相同分發號的過期文件后方能分發新文件。

4.6.9回收的過期文件，公司綜合部應加蓋紅色“作廢”印章，統一保管。

4.6.10作為法律或積累知識的需要，對要保留的文件即文件母本上加蓋紅色“存檔”印章，與新版

文件一同歸檔保存。

4.6.11加蓋紅色“存檔”印章的文件，為便于再次復印的需要，允許將“存檔”印章加蓋在文件背

面。

4.7文件的更改

文件的更改分為三種方式：手寫更改、換頁更改和換版更改。

4.7.1適用范圍

4.7.1.1手寫更改適用“程序文件”、“作業文件”和圖樣。

4.7.1.2換頁更改適用于質量手冊。

4.7.1.3換版更改適用于所有的質量體系文件。

4.7.2文件更改程序

4.7.2.1文件更改申請部門或人員應填寫《文件更改記錄》報文件編制部門。

4.7.2.2文件編制部門或人對文件更改進行審查，并在《文件更改記錄》中簽署意見。

4.7.2.3文件原審核和原批準人接到《文件更改記錄》后進行評審并填寫意見。

4.7.2.4文件編制人員將批準后的《文件更改記錄》匯總更改內容。

4.7.2.5文件編制的審批人員對匯總的更改內容進行再次審批。

4.7.3手寫更改程序

4.7.3.1公司綜合部收到經批準的《文件更改記錄》后，首先對存檔母太和供借閱用的文件進行手

寫更改。然后依據原分發記錄對該文件持有人手中的文件進行手寫更改。

4.7.3.2手寫更改時，首先將需更改的內容用鋼筆劃上雙橫線“二”后，在更改處上方填寫更改內

容，在其右下方簽名并寫上日期，并在“文件修改頁”上登記。

4.7.3.3所有文件更改完后，綜合部應將《文件更改記錄》附在存檔的母本上一起存檔。

4.7.4換頁更改

4.7.4.1按4.7.2.K4.7.2.2、4.7.2.3進行文件更改申請。

4.7.4.2文件編制人員接到批準后的《文件更改記錄》后，對文件內容進行更改，并在版本A/0后

劃掉0,加“1、2、3……”，如A/1,本頁再次修改時此頁版本為A/2……，并在修改頁上作記錄。

4.7.4.3文件編制人員將修改好的換頁、修改頁和更改單交公司綜合部。

4.7.4.4綜合部收到換頁和修改頁后按原文件分發記錄及制文件頁數。

4.7.4.5綜合部先將存檔文件進行換頁。

4.7.4.6綜合部對該文件持有人手中文件進行換頁。

4.7.4.7綜合部按4.7.3.3進行歸檔和登記。

4.7.5換版更改

當發生下列情況時，質量體系文件應進行換版更改。

a）當組織機構發生變化時；

b）管理評審作出質量體系文件重大修改意見時；

c）當文件適用性差時；

d）當文件手寫更改處數大于5次以上時。

4.8文件的更換和補發

4.8.1質量體系文件的持有者應愛護文件，若有破損及時向公司綜合部提出更換。

4.8.2持有文件者在調離本崗位時，應交出文件，辦理手續。

4.8.3質量體系文件是公司保密文件，使用人員應妥善保管，不允許復制、外借和轉讓。

4.8.4使用人若發現丟失文件應及時報告公司綜合部，寫出書面申請后進行補發。

4.9借閱和銷毀

4.9.1借閱

4.9.1.1借閱人應填寫《文件借閱登記表》并簽名。

4.9.1.2當借閱人退還文件時，公司綜合部檢查文件無損后在登記表上簽名。

4.9.1.3當借閱人未按時退還時，公司綜合部應催借閱人退還文件。

4.9.1.4當借閱人要使用公司的涉密資料時，必須先填寫《文件借閱申請表》，經總經理批準，并填

寫《文件借閱登記表》后方可查閱或借用；

4.9.2銷毀

4.9.2.1公司綜合部將要銷毀的作廢文件填寫在《文件記錄銷毀登記表》上，由管代批準。

4.9.2.2公司綜合部將經批準的銷毀文件集中，在公司綜合部經理陪同下進行銷毀。

4.10對電子媒體形成文件的控制

4..0.1以非書面化文件形式（如貯存在計算機軟盤、光盤等）發放質量體系文件時，要按文件控制

要求將其列入《受控文件清單》，辦理發放、回收登記手續。

4.10.2針對非書面化文件更改后不會留下任何痕跡的特點，設置開機口令（密碼），以保證非授權

人員不得進入文件，或只能閱讀而不能進行任何更改、刪除；對非書面化文件的更改做好標識。

4.10.3對于作廢的非書面化文件，應在辦理相關手續后及時刪除；如果將作廢文件作為資料保存，

應標有“作廢”的字樣；在計算機中應建立作廢文件夾；在軟盤上應標注“作

廢”字樣，交公司綜合部保管。

4.11外來文件的控制

4.11.1外來文件包括：

a）國家及上級機關頒發的有關法令、法規（軍標、國標、行標）、政策等文件；

b）可直接引用或執行的行業規范、規則、技術標準等；

c）顧客提供的標準、圖紙、圖樣等。

d）顧客提供的標準、圖紙、圖樣由技術部保管。

4.11.2綜合部負責收集國家上級機關分屬的有關法令法令、法規（軍標、國標、行標）、行政等文

件的收集和標識；技術部負責行業規范、規則、技術標準等的收集和識別、顧客提供的標準、圖紙、

圖樣等的收集和有效性識別。綜合部負責根據各部門識別的有效外來文件編制《外來文件清單》。

4.11.3外來文件的分發控制：

對于國家及上級機關頒發的法令、法規、政策等文件及直接引用或執行的行業規范、規則、

技術標準等外來文件，由綜合部按本程序4.6”質量管理體系文件的分發”規定進行分發控制。

對于顧客提供的標準、圖紙、圖樣等外來文件，由技術部與顧客進行交接，接收后進行核查,

當發現不清楚或不適用時，應及時向顧客反饋，在確認顧客技術文件有效且適宜后，詳細記錄接收時

間.

顧客提供的原圖，若顧客要求不得復印使用，則可直接使用原圖或轉換為公司的工藝文件下發

使用，但應注意保護原