正版軟件采購資產管理制度第一章總則為加強公司正版軟件的采購、管理和使用，確保公司合規性和信息安全，依據國家相關法規及行業標準，特制定本制度。公司使用正版軟件不僅是法律責任，還是保護知識產權、提升工作效率和保障信息安全的重要措施。第二章目標1.確保公司所有軟件均為合法授權的正版軟件。2.規范軟件采購流程，避免因軟件采購不當導致的法律風險。3.維護公司信息安全，保障數據的完整性和保密性。4.提升員工對正版軟件使用的認知和重視程度。第三章適用范圍本制度適用于公司所有部門在軟件采購、管理、使用過程中的相關活動。包括但不限于：1.新軟件采購2.軟件續費及升級3.軟件資產的管理與維護4.軟件使用的監督與評估第四章管理規范第1節責任分工1.信息技術部：負責軟件采購的具體實施及日常管理，確保軟件的合法性及有效性。2.財務部：負責軟件采購的資金預算及支付，確保資金使用的合規性。3.人力資源部：負責員工培訓，提高員工對正版軟件的認知和使用規范。4.各部門主管：負責本部門軟件需求的提出及使用情況的監督。第2節軟件采購流程1.需求分析各部門根據實際工作需求，提出軟件采購申請，填寫《軟件采購申請表》，并附上需求說明。2.預算審核財務部依據申請表審核預算，并與信息技術部溝通，確認采購預算的合理性。3.市場調研信息技術部進行市場調研，選擇合適的軟件供應商，確保其具備合法的軟件授權。4.招標及合同簽署依據公司相關規定進行招標，選擇最優供應商，簽署《軟件采購合同》。合同中應明確軟件使用范圍、授權方式及售后服務條款。5.軟件驗收軟件到貨后，信息技術部負責進行驗收，確保軟件符合采購要求，并在《軟件驗收表》上簽字確認。第3節軟件管理與維護1.軟件資產登記所有采購的軟件應進行資產登記，建立《軟件資產管理臺賬》，記錄軟件名稱、版本、授權數量、采購日期等信息。2.定期審查每半年進行一次軟件使用情況的審查，確保軟件在合法授權下使用，及時發現并處理未授權軟件。3.安全更新信息技術部應定期檢查軟件的更新情況，必要時進行軟件的升級與維護，確保軟件的安全性和穩定性。第五章軟件使用規范第1節使用權限1.所有員工在使用公司軟件時，應遵循授權范圍，禁止將軟件轉讓、借用或復制給未經授權的人員。2.員工在工作中如需使用新軟件，應提前向部門主管申請，并履行軟件采購流程。第2節培訓與支持1.人力資源部定期組織軟件使用培訓，提高員工的使用技能及對正版軟件的認知。2.信息技術部設立技術支持渠道，解答員工在使用軟件中遇到的問題。第六章監督機制第1節監督與反饋1.各部門應定期向信息技術部反饋軟件使用情況及存在的問題。2.信息技術部應對反饋進行匯總，并形成報告，定期向管理層匯報。第2節違規處理1.對于未按照規定使用軟件的員工，信息技術部應進行調查，視情節輕重給予警告或處分。2.如發現采購過程中存在違規行為，相關責任人需承擔相應的法律責任及經濟損失。第七章附則本制度由信息技術部負責解釋，自頒布之日起實施。根據實際情況，制度內容可進行適時修訂。第八章未來修訂流程1.每年定期評估本制度的有效性和適用性，必要時進行修訂。2.修訂建議可由各部門提出，信息技術部負責收集并進行分析，形成修訂草案。3.修訂草案應經過管理層審核