ERP系統電子文件歸檔和電子檔案管理規范本文件規定了企業資源計劃(以下簡稱ERP)系統(包括采購、物料、生產計劃、質量、銷售、設備、項目管理等子系統)的電子文件收集、整理、歸檔和電子檔案保管、存儲、統計、利用、鑒定與處置等要求。本文件適用于ERP系統電子文件白檔和電子檔案管理工作。2規范性引用文件下列文件中的內容通過文中的規范性引用而構成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。GB/T29194電子文件管理系統通用功能要求39784電子檔案管理系統通用功能要求13檔號編制規則38檔案級可錄類光盤CD-R,DVD-R,DVD+R技術要求和應用規范DA/T70文書類電子檔案檢測一般要求DA/T74電子檔案存儲用可錄類藍光光盤(BD-R)技術要求和應用規范DA/T75檔案數據硬磁盤離線存儲管理規范3術語和定義下列術語和定義適用于本文件。對企業物流、資金流、信息流進行全面一體化管理的管理信息系統。ERP系統(3.1)形成、傳輸和存儲的各種數字格式信息記錄。具有憑證、參考和保存價值并歸檔保存的ERP系統電子文件(3.2)4.1使用ERP系統的單位應建立和完善ERP系統電子文件的收集、整理、白檔和電子檔案保管、存儲、統計、利用、鑒定、處置等管理制度，采取可靠的技術和措施，確保ERP系統電子檔案來源可靠、程序規范、要素合規。4.2應將ERP系統電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入檔案、業務、信息化、保密等相關部門和人員崗位職責，明確分工、相互協作4.3ERP系統、電子檔案管理信息系統及其運行網絡的安全防范，應符合國家網絡安全等級保護有關的要求。4.4符合國家有關規定形成(或接收)并按照本文件管理的ERP系統電子文件，可僅以電子形式歸檔5.1檔案部門5.1.1會同業務部門確定ERP系統電子文件的歸檔范圍和電子檔案保管期限。5.1,2參與ERP系統建設，提出ERP系統電子文件歸檔功能、歸檔方式、歸檔格式、歸檔時間和“四性”(真實性、完整性、可用性、安全性)檢測等要求5.1.3負責ERP系統電子檔案的保管、存儲、統計、利用、鑒定與處置，并對ERP系統電子文件歸檔工作進行指導和監督。5.2業務部門5.2,1協助檔案部門確定ERP系統電子文件的歸檔范圍與電子檔案保管期限。5.2.2負責ERP系統電子文件收集、整理、移交歸檔工作。5.2.3配合檔案部門開展ERP系統電子檔案整定工作。5.3信息化部門5.3.1負責將ERP系統電子文件歸檔功能建設和電子檔案管理信息系統建設列人企業信息化規劃，并組織實施。5.3.2負責為ERP系統電子文件歸檔功能和電子檔案管理信息系統提供開發、運行維護等技術支持。5.4保密部門負責ERP系統電子文件歸檔和電子指案管理過程中相關保密工作的監督與檢查。6.1收集范圍6.1.1根據企業實際情況確定ERP系統電子文件歸檔范圍(見附錄A),并按歸檔范圍進行收集。6.1.2ERP系統電子文件及其組件應齊全、完整，內容信息與其形成時保持一致6.1.3以專有格式存儲的電子文件不能轉換為通用格式時，應同時收集專用軟件，技術資料、操作手冊等。6.2元數據收集6.2.1ERP系統電子文件收集時應完整捕獲元數據，元數據項的設置見DA/T46.企業可根據情況自行擴展元數據。6.2.2元數據的捕獲方式和捕獲節點應在ERP系統和電子檔案管理信息系統設計與開發過程中進行規劃和實現。6.3收集時間業務單據和報表辦結后1個月內完成收集，其他電子文件收集時間不應晚于次年6月30日。6.4歸檔格式6.4.1ERP系統電子文件應形成相應獨立格式的電子文件進行歸檔。6.4.2ERP系統歸檔電子文件的格式應具備開放、不郵定軟硬件、顯示一致性、可轉換、易于利用性，以通用格式收集、歸檔或轉換成通用格式歸檔，歸檔格式要求如下a)結構化數據可轉換為符合歸檔要求的版式文件，或以XML、XIL.S、DBF等格式的文件歸檔，為方便解析和統計，以版式文件歸檔時可同步歸檔XML,文件；b)二維圖樣文件以原始格式和ODF/A或PDF/A格式同時歸檔，三維數模文件以原始格式和STEP及輕量化可視化格式同時歸檔。6.5收集方式ERP系統生成歸檔信息包，通過接口自動收集，接口方案見附錄B.6.6.1接收時應對歸檔信息包進行“四性“檢測，檢測內容和方案按照DA/T70相關規定執行。6.6.2檢測不合格的歸檔信息包應拒收，并向ERP系統發送拒收原因，業務部門核實修正后重新推送。6.6.3對通過檢測的歸檔信息包進行解析，將元數據、電子文件、各類關聯關系按照約定規則寫入電子檔案管理信息系統。7.1.1應遵循文件材料形成規律進行組件，參照如下規則：a)憑證及附件組成一件b)采購詢價單、報價單組成一件：c需審核的業務單據與審核單組成一件；c)設備檢(維)修相關業務單據按次組件；D固定資產卡片按固定資產編號組件，同一編號的固定資產卡片組成一件g)項目范圍的定義文件和變更文件組成一件。7.1.2件內文件一般按照業務單據在前、關聯單據在后的順序排列。憑證在前，附件在后；采購詢價單在前，報價單在后；審核單在前，需審核的業務單據在后；合同在前，附件在后；項目范圍的定義文件在前，變更文件在后：關聯多種業務單據的，按照業務流程先后排序。7.1.3文件題名可按"責任者+文件編號(或日期)+業務子系統十業務單據(或報表)名稱"的規則自動編制(見示例)。7.2保管期限劃分7.2.1ERP系統電子文件歸檔時應劃定保管期限，保管期限分為水久和定期，定期一般為30年和10年，具體見附錄A7.2,2電子文件名稱與附錄A不一致或未列出的，參照相關門類檔案管理規定劃分保管期限。7.3.1分類規則ERP系統電子文件可獨立形成ERP系統電子檔案類集中管理，也可根據其內容歸入相應檔案門7.3.2集中管理7.3.2.1分類方法電子文件可按業務子系統、文件類型、年度等實施多級分類。以制造業為例，參照如下規則。a)按業務子系統分類，即按照產生ERP系統電子文件的業務子系統分類(見表1)。表1按業務子系統分類的電子文件分類示例b)按年度分類，即按照ERP系統電子文件的形成年度分類。c)按文件類型分類，即按照ERP系統電子文件反映的文件類型分類(見表2)。表2按文件類型分類的息子文件分類示例7.3.2.2分類方案集中管理可按照以下方法進行分類：a)業務子系統(或文件類型)一年度分類法：升級、更新導致ERP系統電子檔案不可讀取的風險，應對ERP系統電子檔案進行遷移。9.5ERP系統電子檔案遷移前應進行遷移可行性評估，包括目標載體、系統、格式的可持續性、安全性、經濟性評估，并保證遷移過程中ERP系統電子檔案真實、完整，過程可控，防止遷移過程中ERP系統電子檔案信息丟失或被非法算改。10統計與利用應按照全國檔案事業統計調查制度及本單位實際需要，對ERP系統電子檔案進行統計。10.2.1檔案部門應會同業務部門制定詳細的電子檔案利用權限規定，利用權限應在電子檔案管理信息系統中實現。超權限利用時應進行審批，并保證利用過程中電子檔案不被非法篡改10.2.2電子檔案可根據授權通過電子檔案管理信息系統在線或離線提供利用，并通過日志或其他方式記錄利用過程，記錄信息包括利用者、利用方式、利用目的、檔號、文件題名、利用時間等。10.2.3可實現具有ERP系統數據特點的業務單據鏈式檢索方式，具體方式如下a)采購業務鏈檢索；訂購合同→驗收抵庫單→業務報支單→付款申請單→記賬憑證(應付):b)銷售業務鏈檢索，銷售訂單→發貨通知單→裝車作業單→質保書→質量鑒定書→異議處理通知單→異議協議書→銷賬→結算單→記賬憑證(應收)。10.2.4應實現符合ERP系統電子檔案特點的組合檢索，參照如下方式。a)設備分層檢索：公司一廠礦一生產線—區域一設備；b)工程項目檢索：公司一立項年度一項目類型一項目一項目投資控制分解結構；c)報表檢索：對歸檔的ERP報表，按照不同業務子系統劃分成工程系統報表、物料系統報表、原料系統報表、質量系統報表、生產系統報表、銷售系統報表、設備系統報表等，分別查詢檢索。10.2.5檢索結果呈現應包括必要的元數據、電子檔案全文和關聯關系。11鑒定與處置11.1應根據業務規則組織開展到期電子檔案鑒定工作。11.2對經鑒定后確無保存價值的電子檔案進行銷毀，銷毀時應先登記、編制清冊，并按有關規定履行審批手續后，再將電子檔案進行物理刪除，物理剛除時應由業務部門、檔案部門共同監督，銷毀清單及記錄打印存檔。11.3經鑒定，仍雷纏續保存的ERP系統電子檔案，應重新劃定保管期限，繼續保存。12系統建設12.1ERP系統應與電子檔案管理信息系統相銜接，具有電子文件歸檔接口，接口功能見附錄B。12.2電子檔案管理信息系統功能應符合GB/T29194、GB/T39784的相關規定，并具有接口功能，接口功能見附錄B。(資料性)ERP系統電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限表本附錄列出ERP系統電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表，表A,1是采購管理子系統電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限表，表A.2是物料管理子系統電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限表，表A.3是生產計劃管理子系統電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限表，表A.4是設備管理子系統電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限表，表A.5是質量管理子系統電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限表，表A.6是銷售管理子系統電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限表，A.7是項目管理子系統電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限表，A.8是主數據電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限表，供企業制定ERP系統電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限表時參考。表A,1采購管理子系統電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限表123456789表A.2物料管理子系統電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限表123456789表A.3生產計劃管理子系統電子文件歸檔范圍與1234567893表A,4設備管理子系統電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限表123456789表A.5質量管理子系統電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限表1234質保書(重要)5質保書(一般)67異議處理通知單(重要)8異議處理通知單(一般)9異議協議書(重要)異議協議書(一般)表A,6銷售管理子系統電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期123456789表A.7項目管理子系統電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限表123456789表A.7項目管理子系統電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限表(續)表A.8主數據電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限表123456789內控審批流信息后臺后臺服務層B.2.1ERP系統接口功能n)歸檔前將待歸檔ERP系統電子文件及其元數據按推薦格式封裝成歸檔信息包b)能夠嵌入分類方案和組卷方案，業務部門人員可根據電子文件內容選擇生成類號和檔號c將歸檔信息包傳輸至指定位置(或者調用對方接口),傳輸過程中歸檔信息包信息不丟失、不被D能夠將升版、作廢等電子文件更改信息傳遞至電子檔案管理信息系統，確保ERP系統電子文件與電子檔案管理信息系統電子檔案狀態保持一致；h)白檔接口具備通過定制作業等方式，實現按照傳輸標準、頻次、時間自動完成傳輸動作的電子檔案管理信息系統接口功能如下：a)接收ERP系統傳遞來的數據包(或者從指定位置提取數據),并正確解析；反饋檢測結果及不