電視電話會議管理制度第一章總則

一、目的與原則

為了提高電視電話會議效率，確保會議的嚴肅性、規范性和效果性，制定本管理制度。電視電話會議應遵循高效、節儉、務實、有序的原則。

二、適用范圍

本管理制度適用于公司內部舉辦的各類電視電話會議，包括但不限于經營分析會、項目協調會、培訓會等。

三、會議類別

1.定期會議：按照公司規定的時間、周期舉辦的會議；

2.臨時會議：因工作需要臨時召開的會議；

3.緊急會議：針對突發事件或緊急工作召開的會議。

四、會議組織

1.會議的召開應由會議發起人提前向會議主持人提出申請，明確會議主題、議程、參會人員等；

2.會議主持人負責組織、安排會議，確保會議的順利進行；

3.各參會部門應按時參加電視電話會議，確因特殊情況不能參加的，需提前向會議主持人請假。

五、保密規定

1.會議內容涉及公司內部信息、商業秘密等，參會人員應嚴格遵守保密規定；

2.會議紀要、資料等應妥善保管，不得隨意泄露；

3.違反保密規定造成的損失和影響，由當事人承擔相應責任。

六、會議紀律

1.會議期間，各參會人員應保持會場安靜，關閉手機或調至靜音狀態；

2.會議發言應簡潔明了，不發表與會議主題無關的言論；

3.會議期間，不得隨意離場，確需離開的，應向會議主持人請假。

本管理制度自發布之日起實施，如有未盡事宜，由公司會議管理部門負責解釋。各部門應認真貫徹執行，共同維護電視電話會議的秩序和效果。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議發起人應根據工作需要，提前向會議主持人提出會議申請，填寫會議申請表，明確會議主題、目的、議程、擬邀請參會人員、預計時長等內容；

2.會議主持人審批會議申請，確認會議議程和參會人員，并在會議召開前至少3個工作日通知各參會部門；

3.會議籌備組應根據會議議程和參會人員名單，提前做好會議資料準備、會場布置、設備調試等工作。

二、會議通知

1.會議主持人或會議籌備組應以書面形式（如郵件、短信等）向參會人員發送會議通知，內容包括會議主題、時間、地點、議程、參會人員等；

2.會議通知應確保在會議召開前至少3個工作日發送，以便參會人員做好時間安排。

三、會議召開

1.會議主持人應按照會議議程主持會議，確保會議有序進行；

2.會議期間，各參會人員應按照會議議程發言，嚴格控制發言時間，避免偏離主題；

3.會議主持人可針對會議議題進行討論、提問，引導參會人員深入交流，形成共識。

四、會議記錄

1.會議應指定專人負責記錄會議內容，包括會議主題、參會人員、主要發言、討論結果等；

2.會議記錄應真實、完整、準確，并在會議結束后及時整理成會議紀要；

3.會議紀要由會議主持人審核，并在會議結束后1個工作日內發送給各參會人員。

五、會議總結與反饋

1.會議主持人應根據會議紀要，對會議成果進行總結，明確責任人和完成時限；

2.各參會部門應根據會議決議，及時反饋工作進展和問題，確保會議決策的落實；

3.會議主持人應對會議決策的執行情況進行跟蹤、督促，確保會議目標的實現。

六、會議評估

1.會議結束后，會議籌備組應組織對會議效果進行評估，收集參會人員的意見和建議；

2.根據評估結果，會議籌備組應不斷優化會議流程、提高會議效果，為后續會議提供改進方向。

本章內容旨在規范會議流程，提高會議效率，確保會議目標的實現。各參會人員應認真履行職責，共同維護會議的嚴肅性和規范性。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的整理與發布

1.會議結束后，會議記錄人應立即根據會議內容整理會議紀要，確保紀要內容詳實、準確、清晰；

2.會議紀要應包括會議主題、時間、地點、參會人員、主要議題、討論結果、決策事項、責任人和完成時限等；

3.會議主持人應在會議結束后1個工作日內完成會議紀要的審核，并通過公司內部通信系統或郵件等形式向所有參會人員及相關部門發布。

二、會議決策的執行與監督

1.各參會部門應認真閱讀會議紀要，明確本部門的任務和責任，按照決策事項的要求及時開展工作；

2.責任人應定期向會議主持人或指定負責人匯報工作進展，確保會議決策的落實；

3.會議主持人或指定負責人應對會議決策的執行情況進行跟蹤監督，及時協調解決執行過程中出現的問題。

三、會議紀要的跟蹤與評估

1.會議籌備組應建立會議紀要跟蹤機制，定期對會議決策的執行情況進行檢查和評估；

2.對于未按期完成的任務，應分析原因，提出整改措施，并督促相關部門盡快完成；

3.會議籌備組應定期向公司領導層報告會議紀要的跟蹤落實情況，以便領導層及時了解工作動態和決策執行情況。

四、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要整理完畢后，應按照公司檔案管理規定進行歸檔，便于日后查閱；

2.各參會人員如有需要查閱會議紀要，可向會議籌備組提出申請，經審批后予以提供；

3.會議紀要的歸檔和查閱應嚴格遵守公司保密規定，確保信息安全。

本章內容旨在強化會議紀要的跟蹤落實，確保會議決策得以有效執行，提高公司工作效率。各相關部門和人員應認真履行職責，共同推進會議決策的落實。

第四章會議室管理規定

一、會議室預訂

1.會議室使用前，需通過公司內部預訂系統進行預訂，填寫預訂申請表，明確會議時間、參會人數、所需設備等；

2.預訂成功后，預訂人需在會議前與會議室管理員確認預訂信息，確保會議室按時提供；

3.如需取消或變更會議室預訂，預訂人應提前通知會議室管理員，以免造成資源浪費。

二、會議室使用

1.會議期間，參會人員應愛護會議室設施，遵守會議室使用規定；

2.會議室使用期間，不得在室內吸煙、進食，保持室內整潔；

3.會議結束后，預訂人應確保會議室恢復原狀，關閉電源、投影儀等設備，并將垃圾帶走。

三、會議室設備管理

1.會議室管理員負責定期檢查和維護會議室設備，確保設備正常運行；

2.如會議過程中出現設備故障，預訂人應及時聯系會議室管理員或技術人員進行維修；

3.會議結束后，預訂人應確保設備使用后歸還至原位，如有損壞，需及時報告并承擔相應責任。

四、會議室安全與保密

1.會議室應設置在易于管理、相對封閉的區域，確保會議安全；

2.會議室管理員應定期對會議室進行安全檢查，排除安全隱患；

3.會議室內外應張貼保密標識，提醒參會人員注意保密，防止會議內容泄露。

五、會議室服務

1.會議室管理員應提供專業的會議服務，包括但不限于會場布置、設備調試、會議引導等；

2.針對重要會議，會議室管理員可根據需求提供額外的服務，如茶水、資料發放等；

3.會議室管理員應收集參會人員的意見和建議，不斷優化會議室服務，提升會議體驗。

本章內容旨在規范會議室的管理和使用，為各類會議提供良好的環境和服務。各部門和人員應嚴格遵守會議室管理規定，共同維護會議室的正常秩序。

第五章附則

一、本管理制度自發布之日起實施，如有未盡事