浙江省社會組織檔案管理制度參考文本（試行）第一條為加強本單位的檔案管理工作，確保檔案管理規(guī)范性及合規(guī)性，有效地保護和利用檔案資源，充分發(fā)揮社會組織登記檔案的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《社會組織登記檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)和政策規(guī)定，結(jié)合工作實際，制定本制度。第二條本制度所稱檔案是指本單位在登記、變更、注銷以及運營、社會服務(wù)等活動中形成，具有憑證和查考價值的各種形式和載體的文件材料。第三條本單位檔案管理工作嚴(yán)格遵循國家有關(guān)法律法規(guī)，依據(jù)檔案管理有關(guān)原則規(guī)定，設(shè)立專門檔案保管區(qū)域，實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整與安全。第四條本單位檔案管理工作實行（法定代表人/理事長/會長/秘書長）責(zé)任制。本單位秘書處（辦公室）負責(zé)檔案管理工作，秘書處（辦公室）應(yīng)指定專人承擔(dān)檔案管理崗位職責(zé)，負責(zé)檔案接收、整理、歸檔、保管，提供利用、統(tǒng)計、編研、移交、銷毀、安全、借閱登記等檔案管理工作。第五條本單位秘書處（辦公室）應(yīng)逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學(xué)手段，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。全體員工要積極配合檔案管理人員的工作，及時、完整收集所負責(zé)工作中的檔案整理及移送工作。第六條檔案管理崗位的主要職責(zé)是：（一）制定檔案管理制度草案和實施辦法草案，并負責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查執(zhí)行情況；（二）負責(zé)各類檔案、文件資料的接收、整理、分類、保管、利用、統(tǒng)計、鑒定和移交；（三）負責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各部門/崗位日常文件整理工作，統(tǒng)籌完成文件材料的立卷、歸檔及必要的檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)；（四）做好檔案信息工作的整體信息化建設(shè)；（五）嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，不斷完善檔案管理辦法，改善檔案保管條件；（六）定期檢查檔案保管狀況，確保檔案的安全與完整。第七條檔案整理以年度為單位。每年12月底，由本單位各部門提出檔案整理清單，報部門負責(zé)人審批后，由各部門負責(zé)檔案整理的人員負責(zé)整理，于下一年1月31日之前移交秘書處（辦公室）。第八條檔案工作列入組織各部門的年度工作計劃，明確檔案管理人員的崗位職責(zé)，并保持檔案管理人員的相對穩(wěn)定。第九條歸檔范圍根據(jù)工作需要，歸檔的文件材料包括但不僅限于（可根據(jù)單位類型明確須歸納檔案的內(nèi)容）：（一）人力資源管理，包括人力資源管理制度、組織沿革、組織負責(zé)人信息、會員名冊及信息、理事會名冊、監(jiān)事（會）名冊、勞動合同、離職證明、崗位交接清單、人事任免文件、員工名冊及統(tǒng)計等資料；（二）行政管理，包括內(nèi)部管理規(guī)章制度，工作計劃、工作總結(jié)、項目報告等文件資料以及大事記、年報、通訊稿、宣傳冊、年度工作報告、重要溝通記錄（如電話、郵件等）、印章使用、證書使用等信息資料；（三）資助管理，包括各類資助管理制度、資助方信息、資助項目文檔、資助項目評估報告、資助統(tǒng)計分析等資料；（四）捐贈管理，包括捐贈管理制度、捐贈方信息、捐贈項目評估報告、捐贈統(tǒng)計分析等資料；（五）合同管理，包括組織與合作單位或個人簽訂的關(guān)于捐贈、合作、委托、承辦等事項的協(xié)議書、合同書等；（六）往來文件，包括組織與外部單位形成的各種往來文書，外單位重要來文，組織制發(fā)的辦字、函字、報字、復(fù)字類等文書及通知公告等；（七）外事活動，包括外事管理制度，境外合作方信息，組織與國外團體或個人在交流、合作、訪問等活動中形成的材料；（八）研究培訓(xùn)，包括研究報告、研討會論文、評估報告、培訓(xùn)材料等；（九）宣傳活動，包括各類宣傳、大型活動的策劃方案、總結(jié)評估報告、講話發(fā)言稿、新聞稿以及在活動中形成或采集到的媒體報道剪輯、圖片、建議改為“音像”；理由是“音像”為錄音錄像的簡稱。等材料；（十）財務(wù)管理，包括財務(wù)管理制度、會計政策、年度審計報告、財務(wù)統(tǒng)計分析、財務(wù)報表等資料；（十一）資產(chǎn)管理，包括資產(chǎn)管理制度、資產(chǎn)清單、資產(chǎn)評估報告、資產(chǎn)統(tǒng)計分析等材料；（十二）會議管理，包括黨組織會議、會員（代表）大會、理事會會議、監(jiān)事會會議、秘書長辦公會議、各部門工作會議及專項會議材料；（十三）其他檔案：上述未列出的其他重要材料。第十條檔案編號方法（此部分內(nèi)容應(yīng)根據(jù)組織實際工作情況編制科學(xué)、完整、相對固定的分類方案。同級類目的分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)保持一致，避免項內(nèi)文件重復(fù)和交叉的情況出現(xiàn)）第十一條檔案接收檔案接收應(yīng)在日（根據(jù)組織實際情況明確好檔案接收時間）內(nèi)完成，歸檔文件資料原則上須為原件，有特殊情況保存復(fù)印件，歸檔的文件應(yīng)齊全完整。第十二條檔案借閱本單位檔案原則上只能現(xiàn)場察看，不得外借，特殊情況必須借閱的，需填寫《借閱審批單》，明確借閱時間，經(jīng)秘書長/理事長/會長/法定代表人（根據(jù)組織實際情況填寫）審批同意。借閱檔案者須妥善保管，不得任意轉(zhuǎn)借、復(fù)印、損污文件，歸還時保證檔案完整無損。外借的檔案，因借閱人保管不慎丟失時，借閱人需及時向秘書處（辦公室）報告并負責(zé)追查。不按上述要求執(zhí)行給本單位帶來負面影響或損失的，本單位將保留進一步追究責(zé)任的權(quán)利。第十三條本單位相關(guān)人員有下列行為之一，按情節(jié)輕重，予以警告、通報批評、解除勞動合同的處分。若構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：（一）損毀、丟失或擅自銷毀本單位檔案；（二）未經(jīng)批準(zhǔn)，擅自向外界提供、抄摘本單位檔案；（三）涂改、偽造檔案；（四）未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者；（五）未按手續(xù)借閱、外帶者或越級查閱者。第十四條除會計檔案及人事檔案外，本單位一般檔案保存期限為30年，期滿后可銷毀。經(jīng)確定需銷毀的檔案，由秘書處（辦公室）編制銷毀清冊，經(jīng)本單位理事會批準(zhǔn)后方可銷毀。第十五條檔案保管實行紙質(zhì)文件與電子文件同步歸檔，即紙質(zhì)原文件歸檔時，應(yīng)同時歸檔其對應(yīng)的電子文件（含掃描件），電子文件命名和目錄格式應(yīng)規(guī)范，以便查考和電子檢索，以對應(yīng)的紙質(zhì)文件分類歸檔模式設(shè)置文件夾及子文件。第十六條檔案保管區(qū)域應(yīng)按規(guī)定具備防火、防盜、防潮、防蟲、防塵等功能，配備必要的設(shè)備、裝具，符合安全防護要求。第十七條檔案管理人員編制必要的檢索工具、編輯有關(guān)檔案文件匯編和參考資料，檔案存放位置標(biāo)識清楚，便于查找。第十八條檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常檢查檔案保管情況，及時修復(fù)破損、變質(zhì)檔案，電子文件以不可擦寫的電子介質(zhì)存儲，應(yīng)有備份，分開保管，并注明相應(yīng)的紙質(zhì)檔案檔號，定期對電子文件的技術(shù)環(huán)境和