會議人員統一管理制度第一章總則

為確保會議的高效、有序進行，提高會議質量，加強會議人員的管理，特制定本制度。會議人員統一管理制度適用于公司各級別會議，旨在明確會議相關人員職責，規范會議行為，保障會議決策的科學性和執行力。

一、適用范圍

本制度適用于公司董事會、總經理辦公會、部門例會等各級別會議，涉及會議組織、參會人員、會議服務等各個方面。

二、基本原則

1.會議應遵循民主集中制原則，充分發揮集體智慧，確保決策的科學性、合理性和公正性。

2.會議應注重實效，減少形式主義，嚴格控制會議時間、規模和頻次。

3.會議組織應嚴謹、規范，確保會議資料、設施齊全，為參會人員提供良好會議環境。

4.會議相關人員應嚴格遵守會議紀律，保持良好的會議風氣。

三、會議人員分類

1.會議主持人：負責主持會議，引導討論，確保會議目標的實現。

2.會議記錄人：負責記錄會議內容，整理會議紀要，跟蹤落實會議決議。

3.參會人員：積極參與會議討論，提出意見和建議，對會議決議負責。

4.會務人員：負責會議組織、服務、保障等工作，確保會議順利進行。

四、會議人員職責

1.會議主持人職責：

（1）提前準備會議議題，明確會議目標；

（2）組織參會人員按時參加會議；

（3）引導會議討論，確保會議內容緊扣主題；

（4）總結會議成果，對會議決議負責。

2.會議記錄人職責：

（1）記錄會議內容，確保會議紀要真實、完整；

（2）整理會議紀要，及時分發至相關人員；

（3）跟蹤落實會議決議，反饋執行情況；

（4）負責會議資料的歸檔工作。

3.參會人員職責：

（1）按時參加會議，積極參與討論；

（2）提出建設性意見和建議；

（3）對會議決議負責，并認真執行；

（4）遵守會議紀律，保持會議秩序。

4.會務人員職責：

（1）負責會議場地、設施的準備和布置；

（2）協助會議主持人組織參會人員；

（3）提供會議服務，確保會議順利進行；

（4）會后及時整理會場，做好會議保障工作。

五、會議紀律

1.會議相關人員應按時參加會議，不得遲到、早退。

2.會議期間，應關閉手機或將其調至靜音狀態，不得隨意接打電話。

3.會議相關人員應遵守會議秩序，尊重他人發言，不得隨意打斷。

4.會議內容涉及公司機密，相關人員應嚴格遵守保密規定。

5.會議決議應及時傳達至相關人員，確保貫徹執行。

六、其他規定

1.本制度解釋權歸公司董事會。

2.本制度自發布之日起實施。

3.如有與本制度相抵觸的規定，以本制度為準。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，明確會議各環節的要求，本章將詳細闡述會議流程的各個環節。

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標：會議主持人根據工作需要，明確會議主題，設定會議目標，確保會議內容具有針對性和實用性。

2.擬定會議議程：會議主持人應根據會議主題和目標，制定會議議程，包括會議議題、討論時間、參會人員等。

3.通知參會人員：會務人員負責將會議時間、地點、議程等信息通知參會人員，確保相關人員按時參加。

4.準備會議材料：會議主持人及相關部門應提前準備會議所需材料，包括會議議程、背景資料、相關報告等。

5.會議場地和設施準備：會務人員負責預訂會議場地，檢查并布置會議設施，確保會議環境舒適、設施齊全。

二、會議召開

1.會議簽到：會務人員在會議開始前進行簽到，確保參會人員到齊。

2.會議主持人開場：會議主持人介紹會議主題、目標和議程，對參會人員提出要求，宣布會議正式開始。

3.會議議題討論：按照會議議程，逐項進行議題討論。會議主持人引導參會人員充分發表意見，確保討論充分、深入。

4.會議決策：在充分討論的基礎上，會議主持人組織參會人員進行表決，形成會議決議。

5.會議總結：會議主持人對會議成果進行總結，強調會議決議的重要性，明確責任人和完成時間。

三、會議紀要

1.會議記錄：會議記錄人應詳細記錄會議內容，包括議題討論、決策結果等。

2.整理會議紀要：會議結束后，會議記錄人應及時整理會議紀要，確保內容準確、完整。

3.分發會議紀要：會議紀要整理完成后，由會議記錄人分發給參會人員，以便相關人員了解會議內容。

4.會議紀要歸檔：會議紀要應按照規定進行歸檔，以備查閱。

四、會議后續工作

1.跟蹤落實：會議決議的責任人應按照要求，及時反饋執行情況，確保會議決議得到有效落實。

2.問題協調：在會議決議執行過程中，如遇到問題，會議主持人應及時協調解決，確保工作順利進行。

3.效果評估：會議結束后，應對會議效果進行評估，總結經驗教訓，為下一次會議提供借鑒。

第三章會議紀要的跟蹤落實

會議紀要是會議內容的集中體現，是會議決策的重要依據。為確保會議決策的有效執行，本章將重點闡述會議紀要的跟蹤落實工作。

一、會議紀要的整理與分發

1.會議紀要整理：會議記錄人應在會議結束后24小時內完成會議紀要的整理，確保紀要內容準確、完整。

2.會議紀要審批：會議紀要整理完成后，需提交給會議主持人審批。會議主持人應對紀要內容進行審核，確保無誤。

3.分發會議紀要：審批通過后，會議紀要應在48小時內分發給所有參會人員及相關人員，以便了解會議內容和決議。

二、會議紀要的閱讀與反饋

1.閱讀會議紀要：參會人員應在收到會議紀要后48小時內進行閱讀，確保了解會議內容和決議。

2.反饋執行情況：會議決議的責任人應在會議紀要分發后的三個工作日內，向會議記錄人反饋會議決議的執行情況。

3.問題和建議：在執行過程中，如遇到問題或對會議決議有異議，相關人員應及時向會議主持人反饋，以便協調解決。

三、會議決議的跟蹤落實

1.設立跟蹤落實機制：建立會議決議跟蹤落實制度，明確責任人、完成時限和驗收標準。

2.定期檢查：會議主持人應定期檢查會議決議的執行情況，確保工作按計劃推進。

3.采取措施：對未按期完成的會議決議，應分析原因，采取措施，確保決議得到落實。

四、會議紀要的歸檔與管理

1.歸檔：會議紀要應按照公司檔案管理規定進行歸檔，以備查閱。

2.管理與保密：會議紀要涉及公司機密，相關人員應嚴格遵守保密規定，確保信息安全。

五、會議紀要的總結與改進

1.總結經驗：通過對會議紀要的跟蹤落實，總結會議組織、決策執行等方面的經驗，不斷提高會議質量。

2.改進措施：針對會議紀要跟蹤落實過程中發現的問題，制定相應的改進措施，完善會議管理制度。

第四章會議室管理規定

會議室是公司進行會議活動的重要場所，為保障會議的順利進行，提高會議室使用效率，本章將詳細闡述會議室的管理規定。

一、會議室預訂

1.預訂流程：各部門需使用會議室時，應提前向會務人員提交會議室預訂申請，明確會議時間、參會人數等信息。

2.審批權限：會務人員負責審核會議室預訂申請，根據會議室使用情況及申請部門的需求，進行審批。

3.優先級原則：在會議室資源緊張時，應優先保障公司級別高、影響范圍廣的會議需求。

二、會議室布置與設施

1.布置要求：會務人員應根據會議類型和參會人數，提前布置會議室，確保座位充足、布局合理。

2.設施檢查：會議前，會務人員應檢查會議室設施，包括音響、投影儀、空調等，確保設施正常運行。

3.會議用品準備：會務人員需提前準備會議所需用品，如筆記本、簽字筆、水杯等。

三、會議室使用規范

1.準時使用：預訂會議室的部門應按時使用會議室，不得提前占用或延遲歸還。

2.保持整潔：會議期間，參會人員應保持會議室整潔，不得亂丟垃圾，禁止在會議室吸煙。

3.設施愛護：使用會議室時，參會人員應愛護會議室設施，如遇故障，應及時告知會務人員。

四、會議室安全管理

1.保密要求：會議室涉及公司機密，會務人員應做好保密工作，禁止無關人員進入。

2.火源管理：會議室禁止使用明火，嚴禁私拉亂接電源線，確保消防安全。

3.突發事件處理：會務人員應掌握會議室安全設施的使用方法，如遇突發事件，及時采取相應措施。

五、會議室維護與保養

1.定期檢查：會務人員應定期檢查會議室設施，發現問題及時報修，確保會議室正常使用。

2.保養計劃：制定會議室設施保養計劃，定期進行清潔、維護，延長設施使用壽命。

3.更新改造：根據會議室使用需求，適時進行設施更新和改造，提升會議室品質。

六、會議室使用反饋

1.使用評價：會務人員應收集會議室使用過程中的意見和建議，不斷提高會議室管理水平。

2.改進措施：針對反饋意見，制定相應的改進措施，持續優化會議室管理。

第五章附則

為確保會議管理制度的有效實施，