明確會議管理制度第一章總則

為確保會議的效率與效果，明確會議管理制度，規范會議的組織與實施，加強會議紀要的跟蹤落實，特制定以下會議管理制度。

一、目的與原則

本制度旨在建立高效、有序的會議管理體系，提高決策效率，加強部門間的溝通與協作。會議應遵循以下原則：

1.實事求是，注重實效；

2.精簡高效，節約資源；

3.預定議程，充分準備；

4.尊重發言，平等交流。

二、適用范圍

本制度適用于公司內部各類會議，包括但不限于：董事會、總經理辦公會、部門例會、專題協調會等。

三、會議類型

1.定期會議：按照規定的時間、周期召開的會議，如部門例會、總經理辦公會等；

2.臨時會議：根據工作需要臨時召集的會議，如專題協調會、緊急會議等。

四、會議組織與管理

1.會議的組織與實施由會議主持人負責；

2.會議主持人應提前確定會議主題、議程、參會人員等；

3.參會人員應按時參加，如有特殊情況，需提前向會議主持人請假；

4.會議主持人負責維護會議秩序，確保會議按時開始、結束。

五、會議紀律

1.參會人員應保持手機靜音或振動，如有緊急事項，需離開會場，應向會議主持人說明；

2.會議期間，參會人員應保持安靜，尊重發言者，不隨意打斷他人發言；

3.會議內容涉及公司機密，參會人員需嚴格保密，不得泄露給無關人員。

六、本制度的解釋權與修改權歸公司董事會所有。

后續章節內容待補充。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據公司業務需求，明確會議主題，確保會議目的清晰；

2.制定會議議程：列出會議討論的重點內容，明確每項議程的時間安排；

3.確定參會人員：根據會議主題及議程，邀請相關人員參會；

4.通知與提醒：提前通過郵件、電話等方式通知參會人員，并提醒會議時間、地點、議程等；

5.準備會議材料：收集與會議主題相關的資料，提前分發給參會人員，以便于會前預習。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應在會議開始前簽到，確認參會人員到場情況；

2.會議主持人開場：介紹會議主題、議程、參會人員等，明確會議目的；

3.按議程進行討論：主持人引導參會人員按照議程逐項進行討論，確保會議內容全面覆蓋；

4.會議記錄：指定專人負責記錄會議內容，包括主要觀點、決策結果等；

5.會議期間，如有需要，可邀請外部專家或相關部門人員進行解答或補充。

三、會議決策

1.針對討論事項，參會人員充分發表意見，提出建議；

2.會議主持人匯總各方意見，形成決策方案；

3.對決策方案進行表決，如需投票，按照公司相關規定進行；

4.會議主持人宣布決策結果，明確責任人和完成時間。

四、會議總結

1.會議主持人對本次會議的討論成果、決策結果進行總結；

2.強調會議紀要的跟蹤落實，確保決策事項得以執行；

3.對參會人員表示感謝，鼓勵大家積極參與下次會議。

五、會議結束

1.會議主持人宣布會議結束，提醒參會人員注意會議紀要的跟進；

2.會后及時整理會議紀要，分發給參會人員；

3.對會議中涉及的公司機密事項，參會人員需嚴格保密。

本章內容旨在規范會議流程，提高會議效率，確保會議成果得以落實。后續章節內容待補充。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與分發

1.會議結束后，會議記錄人應在24小時內完成會議紀要的初稿，確保內容準確、完整；

2.會議紀要應包括會議主題、時間、地點、參會人員、主要討論內容、決策結果及責任人和完成時間等；

3.會議紀要初稿完成后，需提交給會議主持人審核；

4.會議主持人審核通過后，將會議紀要分發給所有參會人員及相關部門。

二、會議紀要的審批與發布

1.會議紀要需經參會人員及相關領導審批，確保紀要內容的正確性；

2.審批通過后的會議紀要，應以公司名義正式發布；

3.發布會議紀要時，可采用郵件、公司內部通訊平臺等多種形式，確保相關人員及時獲取。

三、會議決策的跟蹤與落實

1.各責任部門根據會議紀要中的決策事項，制定詳細的執行計劃，明確時間節點；

2.會議室設立跟蹤表，記錄每項決策的執行進度，定期更新；

3.會議主持人或指定專人負責對決策事項的執行情況進行定期檢查，確保按計劃推進；

4.如在執行過程中遇到問題，應及時上報，必要時召開臨時會議進行協調解決。

四、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要正式發布后，應按照公司檔案管理規定進行歸檔；

2.公司內部人員如需查閱會議紀要，可向會議記錄人或相關部門提出申請，經批準后予以提供；

3.會議紀要的查閱需遵循公司保密規定，確保信息安全。

五、會議紀要的反饋與改進

1.鼓勵參會人員對會議紀要的編制、發布、執行等環節提出意見和建議；

2.根據反饋意見，及時調整會議紀要的格式和內容，提高會議紀要的質量；

3.定期對會議紀要的執行情況進行總結，分析存在的問題，不斷優化會議管理制度。

本章內容旨在強化會議紀要的跟蹤落實，確保會議決策得以有效執行，提高公司運營效率。后續章節內容待補充。

第四章會議室管理規定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，由各部門負責提前向行政部或指定管理部門提交會議室申請；

2.申請內容包括會議主題、時間、預計參會人數、所需設備等；

3.行政部或指定管理部門根據申請內容，合理安排會議室，并在會議前做好準備工作。

二、會議室使用規范

1.會議室內應保持整潔，禁止吸煙、進食；

2.會議室內設備使用應遵循操作規程，不得私自拆卸或損壞；

3.會議期間，參會人員應遵守會議紀律，保持安靜，尊重發言者；

4.會議室使用完畢，使用部門應負責清理場地，確保設備完好，關好門窗。

三、會議室設備管理

1.定期檢查會議室設備，確保設備正常運行；

2.如發現設備故障，及時報修，并通知行政部或指定管理部門；

3.對于貴重設備，應建立使用登記制度，明確使用責任；

4.會議前，檢查所需設備是否齊全，如有缺失，提前補充。

四、會議室安全管理

1.會議室應定期進行安全檢查，確保消防設施、疏散通道等安全設施完好；

2.會議期間，禁止攜帶易燃、易爆等危險物品進入會議室；

3.如遇緊急情況，按照公司應急預案進行疏散；

4.會議室鑰匙由行政部或指定管理部門負責管理，嚴禁私配鑰匙。

五、會議室服務與支持

1.行政部或指定管理部門負責為會議提供必要的服務與支持，如茶水、投影設備等；

2.會議期間，如有特殊需求，可提前向行政部或指定管理部門提出；

3.行政部或指定管理部門應不斷提高服務質量，為會議的順利進行提供保障。

本章內容旨在規范會議室的管理，提高會議室使用效率，為各類會議提供良好的環境。后續章節內容待補充。

第五章附則

一、本制度的解釋權歸公司董事會所有，修訂和廢止亦同。

二、本制度自發布之日起生效，公司原有相關制度與本制度沖突的部分，以本制度為準。

三、各部門可根據本制度制定實施細則，報公司董事會