縣級機關會議費管理制度第一章總則

縣級機關會議費管理制度旨在規范縣級機關會議的組織與管理，提高會議效率，確保會議質量，合理控制會議費用，依據國家相關法律法規及財務管理規定，特制定本制度。

一、適用范圍

本制度適用于縣級機關召開的各類工作會議、業務培訓會、座談會等，包括但不限于以下類型：

1.縣級機關內部會議；

2.縣級機關與下級單位、相關部門的協調會議；

3.縣級機關組織的各類培訓、研討、座談會等。

二、會議目的

1.傳達貫徹上級精神，研究部署工作；

2.分析問題，溝通交流，協調解決工作中的矛盾和問題；

3.提高工作人員的業務能力和素質；

4.其他有必要召開會議的事項。

三、會議組織與管理

1.會議的組織與管理由縣級機關相關職能部門負責；

2.會議組織部門應當明確會議主題、議程、參會人員、時間地點等，并提前通知參會人員；

3.會議組織部門應當根據會議性質和內容，合理確定參會人員范圍，嚴格控制會議規模；

4.會議組織部門應當加強對會議的統籌協調，避免重復、多頭召開會議。

四、會議費用管理

1.會議費用包括會場租賃、設備租賃、資料印刷、交通住宿、餐飲等；

2.會議組織部門應當根據會議預算，合理控制會議費用，嚴禁鋪張浪費；

3.會議費用報銷應當嚴格執行國家及地方財政部門的相關規定，確保合規、合理；

4.會議組織部門應當加強對會議費用的審查和監督，防止虛報、冒領、截留、挪用等現象。

五、本制度的解釋權歸縣級機關財務管理部門。

六、本制度自發布之日起實施。如有未盡事宜，可根據實際情況予以調整。原有相關規定與本制度不符的，以本制度為準。

第二章會議流程

會議流程是確保會議順利進行的關鍵環節，以下詳細闡述會議的組織流程：

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標：明確會議的主要議題、目的和預期成果，確保會議內容緊密圍繞縣級機關的中心工作。

2.擬定會議方案：制定會議議程、參會人員名單、會議時間、地點等，并根據會議性質選擇合適的會議形式。

3.報批程序：會議方案需報請縣級機關領導審批，根據領導批示進行相應調整。

4.發放會議通知：在會議召開前，及時向參會人員發送會議通知，明確會議主題、議程、時間、地點等信息。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應在指定時間、地點簽到，確保會議出席情況的真實性。

2.會議開幕：主持人宣布會議開始，并介紹會議主題、議程等相關事項。

3.會議議程執行：按照既定議程，組織各項議題的討論、報告、發言等環節，確保會議內容的完整性。

4.會議記錄：指定專人負責會議記錄，詳細記錄會議內容、參會人員發言、決策結果等。

三、會議討論與決策

1.充分討論：鼓勵參會人員積極發言，充分表達觀點，對議題進行深入討論。

2.決策表決：根據會議性質和議題，采取投票、舉手等方式進行決策表決，確保決策的民主性和合法性。

3.形成會議紀要：整理會議討論、決策結果，形成會議紀要，明確責任人和完成時限。

四、會議總結與反饋

1.會議總結：主持人對會議討論、決策情況進行總結，強調會議成果和下一步工作要求。

2.會議紀要發放：將會議紀要發送給參會人員，以便了解會議內容和決策結果。

3.會議反饋：鼓勵參會人員對會議效果、組織管理等提出意見和建議，不斷優化會議組織流程。

五、會議資料的整理與歸檔

1.會議組織部門應將會議資料、紀要等文件整理歸檔，以便查閱和追溯。

2.對會議決策的執行情況進行跟蹤，確保會議決策的落實。

第三章會議紀要的跟蹤落實

會議紀要是會議決策和成果的重要體現，對會議紀要的跟蹤落實是確保會議成效的關鍵環節。以下對會議紀要的跟蹤落實進行詳細闡述：

一、會議紀要的制定與審批

1.會議結束后，會議記錄人應及時整理會議內容，形成會議紀要，準確反映會議討論、決策情況。

2.會議紀要應明確列出會議決策事項、責任部門、責任人、完成時限等，確保決策執行有據可依。

3.會議紀要經主持人審核后，報請縣級機關領導審批，確保會議紀要的權威性。

二、會議紀要的發放與傳閱

1.審批通過的會議紀要應以書面形式發放給參會人員，確保相關人員了解會議內容和決策事項。

2.會議紀要應傳閱至相關部門和人員，以便于各部門按照會議決策開展工作。

三、會議決策的跟蹤與督促

1.會議組織部門應設立專門的跟蹤督促機制，對會議決策的執行情況進行定期檢查、督促。

2.對未按期完成的會議決策事項，應分析原因，制定整改措施，并督促相關部門和人員加快落實。

3.定期向縣級機關領導報告會議決策落實情況，及時反饋問題和困難，爭取領導的支持和指導。

四、會議決策的評估與反饋

1.會議決策執行過程中，應定期對執行情況進行評估，了解決策實施效果，為改進工作提供依據。

2.對會議決策實施過程中的問題和不足，應及時反饋給相關部門和人員，推動問題解決，確保會議決策落實到位。

五、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要應按照檔案管理規定進行歸檔，確保資料齊全、便于查閱。

2.會議紀要的查閱應根據相關規定進行，保護信息安全，防止泄露會議秘密。

六、會議紀要的公開與透明

1.對于涉及公共利益、群眾利益的會議決策，應按照信息公開的要求，及時向社會公開，接受社會監督。

2.會議紀要的公開應確保內容準確、全面，有利于提高會議決策的透明度和公信力。

第四章會議室管理規定

會議室是縣級機關召開會議的重要場所，為保障會議的順利進行，特制定以下會議室管理規定：

一、會議室預訂與使用

1.會議室預訂：各部門需提前向會議組織部門提交會議室預訂申請，明確會議時間、參會人數等信息。

2.會議室分配：會議組織部門根據會議室實際情況和預訂需求，合理分配會議室資源。

3.會議室使用：會議室使用部門應按照預訂時間、人數使用會議室，不得隨意變更或占用他人預訂的會議室。

二、會議室設備管理

1.會議室設備配置：會議組織部門應確保會議室設備齊全、功能正常，包括音響、投影儀、話筒等。

2.設備使用培訓：會議組織部門應對會議室設備操作進行培訓，確保使用人員能夠熟練操作。

3.設備維護保養：定期對會議室設備進行維護保養，確保設備處于良好狀態，降低故障率。

三、會議室環境與秩序

1.保持整潔：會議室使用部門應保持會議室環境整潔，會議結束后及時清理垃圾，恢復桌椅原狀。

2.靜音管理：會議期間，參會人員應將手機等通訊設備調至靜音狀態，保持會議室秩序。

3.會議保密：涉及保密內容的會議，應按照相關規定采取保密措施，防止信息泄露。

四、會議室安全與消防

1.會議室安全：會議組織部門應定期檢查會議室的安全設施，確保消防通道暢通，消防設備齊全。

2.火源管理：會議室內嚴禁吸煙，嚴禁使用明火，防止火災事故的發生。

3.應急演練：定期組織會議室內突發事件應急演練，提高參會人員的應急處理能力。

五、會議室費用管理

1.會議室使用費用：會議室使用部門應根據實際使用情況，合理計算并承擔會議室使用費用。

2.費用報銷：會議室使用部門應按照財務規定，規范報銷會議室使用過程中產生的相關費用。

六、會議室管理制度的監督與考核

1.定期對會議室管理制度的執行情況進行監督檢查，發現問題及時整改。

2.對會議室管理不善、違反規定的部門和個人，進行通報批評，情節嚴重的，依法依規追究責任。

3.鼓勵各部門和個人積極提出會議室管理的優化建議