會議保障人員管理制度第一章總則

第一條目的與依據

本制度旨在規范會議保障人員的組織、管理、職責及行為，以提高會議效率，確保會議質量，實現公司決策的科學化、規范化。本制度依據《中華人民共和國公司法》、《中華人民共和國行政監察法》以及公司相關規章制度制定。

第二條適用范圍

本制度適用于公司內部所有層級會議的保障人員，包括但不限于董事會、管理層會議、部門例會等。

第三條會議保障人員定義

會議保障人員是指為會議的順利進行提供必要服務和支持的各類人員，包括會議組織者、秘書、記錄人、服務人員等。

第四條基本原則

（一）統一領導，分工負責。會議保障工作應在會議組織者的統一領導下進行，各保障人員按照分工承擔相應責任。

（二）規范操作，高效服務。保障人員應嚴格按照本制度及工作流程操作，確保會議高效、有序進行。

（三）保守秘密，嚴守紀律。保障人員應嚴格遵守保密制度和會議紀律，不得泄露會議內容和討論情況。

第五條職責分配

（一）會議組織者負責制定會議計劃、確定會議議程、邀請參會人員、安排會議保障工作。

（二）會議秘書負責協助會議組織者進行會議籌備，確保會議資料齊全，指導記錄人完成會議記錄。

（三）會議記錄人負責準確記錄會議內容、整理會議紀要，并在會議結束后及時提交。

（四）服務人員負責會議室布置、設備檢查、會議期間的服務及會后場地清理等工作。

第六條培訓與發展

公司應定期對會議保障人員進行業務培訓，提升其專業技能和服務水平，同時為其職業發展提供通道和機會。

第七條監督與考核

會議保障人員的工作應接受公司相關部門的監督與考核，對表現優秀的人員給予表彰，對違反規定的人員進行相應處罰。

本制度的后續章節將詳細闡述會議流程、會議紀要的跟蹤落實、會議室管理規定等內容，以確保會議保障工作的順利進行。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議組織者根據公司工作計劃及實際需要，確定會議主題、時間、地點和參會人員。

2.會議組織者制定會議議程，明確會議討論的重點、解決的問題及預期目標。

3.會議秘書協助會議組織者進行會議籌備，包括通知參會人員、準備會議資料、預定會議室等。

4.會議保障人員提前檢查會議室設備設施，確保會議期間正常使用。

二、會議召開

1.會議開始前，服務人員負責簽到、發放會議資料，并引導參會人員入場。

2.會議組織者宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員。

3.會議按照既定議程進行，各議題負責人對相關內容進行報告、討論。

4.會議期間，會議記錄人負責準確記錄會議內容，特別是會議決策、意見和建議。

三、會議決策

1.會議組織者根據討論情況，組織參會人員進行決策。

2.決策過程要求充分發揚民主，尊重不同意見，確保決策的科學性、合理性。

3.會議決策結果應明確、具體，具備可操作性。

4.會議記錄人將決策結果詳細記錄，以便會后形成會議紀要。

四、會議總結

1.會議組織者在會議結束時進行簡要總結，強調會議決策的執行和落實。

2.會議組織者指定相關人員負責會議紀要的整理和分發。

3.會議組織者對參會人員表示感謝，并鼓勵大家積極參與公司各項工作。

五、會議結束

1.會議結束后，服務人員負責整理會議室，確保場地干凈整潔。

2.會議記錄人在規定時間內完成會議紀要的整理，提交給會議組織者審核。

3.會議組織者對會議紀要進行審核，確保內容準確無誤，并將會議紀要分發給相關人員。

本章詳細闡述了會議流程的五個階段，旨在確保會議的順利進行，提高會議效率。后續章節將繼續介紹會議紀要的跟蹤落實、會議室管理規定等內容。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的整理與分發

1.會議記錄人根據會議內容和決策結果，整理會議紀要，確保紀要內容準確、完整。

2.會議紀要應包括會議主題、時間、地點、參會人員、主要議題、討論情況、決策結果等關鍵信息。

3.會議紀要整理完成后，提交給會議組織者進行審核。

4.會議組織者對會議紀要進行認真審核，確保無誤后，分發給相關人員，包括但不限于參會人員、執行部門及相關領導。

二、會議紀要的執行與跟蹤

1.各執行部門應根據會議紀要中的決策內容，制定具體的實施方案和工作計劃。

2.會議組織者或指定專人負責跟蹤會議決策的執行情況，定期了解進展，確保決策落實到位。

3.對于執行過程中遇到的問題和困難，應及時向會議組織者匯報，尋求解決方案。

4.會議組織者可根據實際情況，調整執行計劃，確保會議決策的有效實施。

三、會議紀要的反饋與評估

1.執行部門在完成會議決策相關任務后，應及時向會議組織者反饋執行結果。

2.會議組織者組織相關人員對會議決策的執行效果進行評估，總結經驗教訓，為今后類似會議提供參考。

3.對于執行效果良好的決策，應予以表彰和獎勵；對于執行不力的情況，應分析原因，制定改進措施。

四、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要經過審核、分發后，應由專人負責歸檔，以便日后查閱。

2.歸檔時應確保會議紀要的完整性和保密性，嚴格按照公司檔案管理規定進行操作。

3.需要查閱會議紀要的人員，應向負責歸檔的人員提出申請，并遵循公司保密制度相關規定。

本章主要介紹了會議紀要的整理、跟蹤、反饋、歸檔等環節，旨在確保會議決策的有效落實。后續章節將繼續闡述會議室管理規定等內容。

第四章會議室管理規定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，由會議組織者或秘書提前向行政部門或會議室管理人員提交預訂申請。

2.預訂申請應包括會議時間、預計參會人數、所需設備等詳細信息。

3.行政部門或會議室管理人員根據預訂申請，合理安排會議室，確保會議需求得到滿足。

4.若會議室資源緊張，應優先保障公司重要會議和緊急會議的需求。

二、會議室布置與設備管理

1.會議室布置應根據會議類型和參會人數進行，確保舒適、實用的會議環境。

2.會議保障人員負責檢查會議室設備，包括音響、投影儀、白板等，確保設備正常運行。

3.會議期間，如有設備故障，應及時聯系技術人員進行維修，以免影響會議進程。

4.會議結束后，服務人員負責整理會議室設備，關閉電源，確保會議室整潔、安全。

三、會議室使用規范

1.參會人員應遵守會議室使用規范，保持安靜，不隨意離開座位，不在會議室進食。

2.會議期間，禁止在會議室吸煙、飲酒，遵守公司消防安全規定。

3.會議組織者應確保會議按時開始、結束，避免影響其他會議的進行。

4.參會人員應愛護會議室設施，如有損壞，需照價賠償。

四、會議室清潔與維護

1.會議結束后，服務人員應及時清理會議室，保持場地干凈整潔。

2.定期對會議室進行保潔，包括地面、墻面、家具等，確保會議室環境衛生。

3.會議室管理人員應定期檢查會議室設施，發現問題及時報修，確保會議室長期處于良好狀態。

本章對會議室管理規定進行了詳細闡述，旨在為會議提供良好的環境和服務。后續章節將繼續介紹附則等內容。

第五章附則

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