孚盟軟件FumaCRM8郵件部分員工使用手冊 二零一三年十月目錄17075引言 321354郵件部分 315681【基礎篇】 3271341、郵箱綁定設置： 3108622、企業郵局郵件怎樣導入到系統里面 5176213、怎樣設置新建郵件模板、回復郵件模板 64970郵件日常處理操作指導 8316151、待處理使用 8542、查看新郵件 8209603、怎樣經過郵件建立用戶檔案 9146954、怎樣回復用戶郵件 11147055、關鍵郵件怎樣設定跟蹤 1128900【技巧篇】 1220875功效一：怎樣使用郵件規則功效 1220868功效二：怎樣對郵件進行分類 131793功效三：怎樣對關鍵及同類郵件管理 1313503功效四：怎樣關重視點用戶 1413718功效五：怎樣利用分發功效替換轉發 1530416功效六：怎樣做開發信推廣 17引言很感謝您使用本企業軟件，期望這套系統能夠給您工作帶來便利性，同時也期望這套系統能夠很好幫助您管理好郵件和用戶資料。在使用這套系統之前，我期望您能夠摒棄之前使用網頁、OUTLOOK、FOXMAIL習慣，因為這套系統將帶給您不一樣思緒去管理。如在收件箱下面依據用戶名稱建文件夾等，這不是最有效方法，在教程里我會選擇讓你們放棄這種管理思緒，當然我也會推薦部分管理思緒給到您。我制作這個教程，結合了大量用戶使用經驗，接下來教程分為基礎篇和技巧篇，期望孚盟軟件能夠助您一臂之力。郵件部分【基礎篇】在使用郵件部分之前，您需要確定以下三個步驟（簡稱“頭三步”）是否已經完成了。1、郵箱是否綁定到系統里面了，而且已經驗證能夠正常收件和發件了；2、之前郵件是否導入到系統里面了；3、個人模板是否已經在系統設置好了。范本截圖見下：1、郵箱綁定設置：操作步驟：模塊-系統設置-郵件-郵件賬戶設置點開“郵件賬戶設置”，點擊左上角“”，能夠看到以下界面，在首頁里填寫好郵箱賬號、密碼（郵箱密碼，假如網頁上有改動話，這里也要變動，不然會收發不了郵件）、顯示名稱（對外您稱呼）、賬戶類型（員工選擇個人）、擁有些人（該郵箱屬于誰負責擁有些人就是她），設置好后以下圖范本：3）設置郵箱POP（收件服務）、SMTP(發件服務)，不一樣企業郵局有不一樣，如163是和，QQ是和,具體問貴司企業郵局供給商，設置范本以下：設置好后，測試設置是否成功，分測試收件和發件，收件測試：點開郵件界面，點擊“收取”倒三角，選擇要測試賬號，假如只有1個賬號話，直接點擊“收取”即可，假如收取得了郵件話，那么表示成功了。發件就不截圖了，點到發件界面，發送一個郵件即可。假如設置全部能夠話，那么恭喜您郵件賬號設置成功。2、企業郵局郵件怎樣導入到系統里面郵件導入分為：已發件箱和收件箱郵件已發件箱導入1）打開企業郵箱，在已發送界面，查看總共多少頁，每一頁全部需要逐頁導出。2）第一頁全選，點擊，下載到桌面上，在桌面上新建一個文件夾，將導出壓縮文件拖到新建文件夾里面，在文件夾里解壓。3）回到系統郵件界面，右鍵已發件箱，彈出郵件導入界面，兩種方法選擇，選好后，再點擊開始導入4）在企業郵箱里面選擇第二頁，再反復抄作以上步驟，以這類推，即可將全部已發送郵件全部導入到軟件。收件箱導入1）假如全部在網頁上話，直接綁定好郵件下載就能夠了。2）假如有些在FOXMAIL或OUTLOOK話，根據上面操作方法操作即可。3、怎樣設置新建郵件模板、回復郵件模板3.1新建郵件模板1）點擊到郵件界面，點擊寫信旁邊“倒三角”，點擊模板管理，圖：2）右鍵新建郵件模塊，彈出，填寫名稱后點擊確定3）填寫好正文內容點擊“保持”即可，范本截圖以下：4）假如要設置默認署名話，以后發郵件自動帶過去話，新建界面下方選擇默認新建模板，點擊“保留”即可，范本截圖以下：3.2回復郵件模板回復郵件模板和新建郵件模板類似，在回復郵件模板右鍵新建即可，不一樣點在于回復時選擇是否帶入原郵件內容、原郵件附件等，在模板內容設置好后，點擊上方“插入宏”—“和原郵件相關項”—引用相關選擇即可，具體范本截圖以下：“以上三步做完以后，那么恭喜您，能夠正式使用孚盟軟件了。在使用本企業郵件系統之前，您需要做好以下多個改變：改變之前在收件箱下面建立很多文件夾，然后根據文件夾給用戶分類；改變之前內部同事郵件外來或老板/經理轉發郵件給業務同事，轉發是很繁瑣，用內部分發來替換；郵件和用戶關系管理無縫鏈接圖示：郵件日常處理操作指導1、待處理使用天天打開系統，先到“待處理”查看今天收到新詢盤和昨天未回復詢盤，待處理意思指沒有回復郵件，只要是未回復郵件全部會永久性到這里。用途：有效幫助您整理新詢盤，清楚知道哪些是還沒有回復，尤其是一天下來詢盤量多員工，很直觀，有序完成對應詢盤。圖：2、查看新郵件新郵件分為老用戶發過來新郵件和新用戶發過來詢盤郵件，通常推薦查看方法：先看老用戶，再看新用戶（因人而議），假如是老用戶話，要查看之前郵件往來歷史和附件歷史話，能夠查看右邊聯絡人、往來郵件、往來附件，。假如是顯示陌生郵件話，需要實施步驟圖第二步建立用戶檔案。以下圖：3、怎樣經過郵件建立用戶檔案用途：新來郵件建立好了用戶檔案以后，后期只要該用戶建檔郵箱發過來郵件，自動會分配到該用戶下面，能夠方便經過外來郵件查看全部歷史往來。分為三種情況：對新用戶新聯絡人建檔、老用戶新聯絡人建檔、老用戶老聯絡人建檔。1）新用戶新聯絡人建檔分為兩種情況，一個是B2B發過來詢盤，如阿里巴巴、中國制造，環球資源，這類詢盤郵件正文會有該用戶信息，軟件會自動抓取該郵件正文信息，跳轉到快速錄入用戶界面，填寫好對應信息如用戶起源、階段等即可完成用戶檔案建立，平均計時5-10S。第二種是用戶郵箱直接發過來郵件，點擊郵件右邊倒三角，選擇“添加用戶”或“添加到供給商”，跳轉到快速錄入用戶界面，操作和第一個一樣。范本以下圖：2）老用戶新聯絡人建檔，B2B平臺和用戶自己郵箱直接發過來操作和1）相同，只是在快速用戶錄入界面不一樣，點擊“用戶主檔”—“選擇用戶/聯絡人”，圖：，會彈出選擇老用戶界面，選擇好老用戶保留即可。3)老用戶老聯絡人建檔，類似于我們手機通訊錄用戶更換手機號一樣，B2B平臺和用戶自己郵箱直接發過來操作和1）相同，只是在快速用戶錄入界面不一樣，點擊“用戶主檔”—“選擇用戶/聯絡人”，圖：，會彈出選擇老用戶界面，選擇好老用戶和該老用戶聯絡人保留即可。4、怎樣回復用戶郵件分為回復和全部回復，回復應用于該郵件發件人是用戶、收件人是自己，回復時只顯示單一收件人。全部回復應用于該郵件發件人是用戶、收件人有多人，回復郵件需要回復多人，圖：（全部回復）5、關鍵郵件怎樣設定跟蹤針對關鍵郵件，如報價、合相同假如用戶不立即回復需要系統提醒郵件，能夠在回郵件界面—跟蹤—設定跟蹤日期，到時假如用戶要求時間內用戶沒有回復話，軟件會自動提醒您該用戶沒有回復郵件，提醒您立即跟進。全部跟蹤統計可經過SPEEDTAIK查看。如范本下圖：推薦應用：該功效我通常全部發出去報價和協議全部要做提醒，這么一周下來能夠很清楚知道用戶跟進情況，有些用戶沒有回郵件不過在電話或SKYPE有溝通也就很清楚了。【技巧篇】功效一：怎樣使用郵件規則功效相同點：郵件規則功效相信您不會陌生，在使用OUTLOOK和FOXMAIL有使用過，就是在收件箱下面建立一個文件夾，后期全部該郵箱郵件會自動到這個文件夾里面不一樣點：因為之前使用一個用戶建文件夾這種模式完全被本企業郵件建立用戶檔案靈活替換了，這里講是怎樣最大化使用該功效。操作：首先在郵件界面-收件箱-設置多個文件夾（這里提議將阿里巴巴、中國制造等B2B郵箱建立到下面即可），效果圖如：，然后點擊模塊-系統設置-郵件規則設置-左上角新建，會出現以下界面：（這里以阿里巴巴郵箱匯總為例）標注：規則名稱：可自由填寫，便于自己記憶。參數：點擊右邊...—新建條件選擇發件人地址或收件人地址，因為阿里巴巴關鍵統計收到，如上圖選擇發件人地址—等于，確定即可。假如是要將某一個用戶全部郵件匯總話（不推薦使用），需要選擇發件人地址—包含（通常相同域名全部郵件匯總，后面郵箱回填如@等域名）或等于（具體某一個郵箱，如），操作完成后，點擊新建關系-選擇而且（兩個條件符合后才能夠實施）/或（某一個條件符合后就能夠實施），其它操作如上一步。接收郵件時有四個選項：啟用（打勾表示實施）、標識為（和郵件標簽功效一起使用，標識該用戶郵件屬性，如關鍵等）、接收時自動回復（設定好模板，會自動回復郵件給用戶）、接收時提醒我（打勾表示系統會提醒收到該類新郵件）；郵件歸并后有三個選項：啟用（同上）、標識為（同上）、轉移到文件夾（選擇具體轉移收件箱下文件夾，如剛才收件箱建立“阿里巴巴”文件夾）；發送郵件后有五個選項：啟用、標識為、轉移到文件夾（前面三個和前面意思一樣）、自動請求回執（會自動發送回執給到用戶）、回復跟蹤（可自定義設置天數，類似于發郵件/回復郵件界面跟蹤功效）。功效二：怎樣對郵件進行分類相同點：通常如FOXMAIL、OUTLOOK、網頁分類，能夠根據日期、發件人、專題分類。不一樣點：1）不能多層分類，如根據日期、郵箱來分類；2、分類種類不夠靈活操作：打開郵件主界面，郵件專題/相關用戶橫杠，會顯示四個選項：全局排序（單一排序，通常見比較多按日期、賬號、相關用戶等）、分組方法（和全局排序類似）、顯示分組欄（能夠設置多層分類，如根據日期、賬號同時分類）、列設置（篩選需要顯示在郵件界面字段，優化顯示界面，同時能夠前后排序）關鍵講解顯示分組欄：單擊點開“顯示分組欄”，會出現，將需要分類字段拖上去即可，如根據日期、賬號分類，也自由拖動輪換次序，設置好后單擊橫杠，關閉分組欄，上面就會顯示，圖：功效三：怎樣對關鍵及同類郵件管理相同點：FOXMAIL、企業郵局全部有針對關鍵郵件設標簽功效不一樣點：1）分為固定和非固定兩種格式，即能夠手動填寫關鍵注釋，便于后期查看；2）愈加便捷查詢，便于按月、按用戶統計對應郵件；3）應用夸大化，在寫新郵件時候一樣能夠使用。操作：關鍵及同類郵件管理軟件提供兩種方法：打開郵件主界面，1、看到郵件預覽下方，可設置分組，如詢盤郵件、用戶投訴郵件、報價郵件等，假如有時候郵件正文比較多或標題比較長，不便于記憶也能夠手動錄入關鍵信息到注釋，便于后期查閱；2、標簽管理，點擊右上角“系統設置”-標簽管理，修改好對應標簽標題即可，范本以下：，預覽某一封郵件時需要做標簽話，右鍵會彈出選項，選擇自定義設定—對應選項，范本以下：，后期需要查詢時候，經過萬能模糊查詢功效操作，范本以下：功效四：怎樣關重視點用戶相同點：FOXMAIL/OUTLOOK全部是采取一個用戶建立一個文件夾方法來匯總，將全部郵件統一到一起。不一樣點：建立文件夾模式比較固定，不靈活，無法快速定位到用戶，查詢起來不方便。孚盟軟件采取是郵件和用戶快速建檔，詳見上面“郵件和用戶快速建檔”。然后針對近期要合作或關鍵用戶采取“添加關注”，關注用戶會全部匯總到關注用戶里面。操作：對于建好檔用戶，假如近期要合作或關鍵話，在郵件主界面右邊點擊“添加關注”即可，后期直接到“關注用戶”查看。范本以下：功效五：怎樣利用分發功效替換轉發相同點：全部是將郵件給到對應同事不一樣點：1）同事之間轉發郵件，無法立即提醒該人員立即關注，另外需要到收件箱里面查閱，沒有專門轉發郵件匯總，查找比較麻煩；2）針對B2B平臺詢盤郵件，轉發后會改變發件人，造成一定影響。3）主賬號郵件自動分發給對應同事，節省大量傳統分發時間。操作：分發分為主動分發和內部分發，（1）主動分發，主動分發關鍵應用于主賬號如admin、sales賬號，系統自動分發給對應同事，先在郵件賬戶管理設定公共賬號，具體操作見“郵箱綁定設置”，點開主動分發設置，一共有九條分發規則，分別是1）按聯絡人分配權限分發郵件（應用于用戶假如發郵件到主賬號話，軟件會自動將該封郵件轉移給對應人員，比較常見），2）將此郵箱全部郵件轉發給接收人（應用于將某一個郵箱郵件一次性轉移給相關同事），3）按郵件內容關鍵字（應用于同類郵件分發給相關人員，如內容如包含到quatation、USA），4）按郵件專題關鍵字（同上類似，應用于同類專題郵件分發給相關人員），5）按發件人關鍵字轉發給收件人（應用于同一后綴郵件分發，如后綴是feedback，全部分發給相關人員），6）按收件人關鍵字轉發給收件人（應用不多，和2）類似），7）新用戶郵件按工作效率隨機分發（應用于企業詢盤量比較大，老板或經理沒有時間分發，能夠根據業務同事工作效率來分發，老用戶多分發一點），8）按發件人關鍵字隨機分發（應用不多，關鍵針對單一用戶，一些企業一個大用戶能夠這么來操作，同7）類似），9）按發件人發送地域（應用于根據區域來分發郵件，關鍵針對企業根據區域來跟進用戶來使用），范本以下：1）2）3）4）5）