文件的編號(hào)和格式管理辦法目的實(shí)現(xiàn)公司行文的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。責(zé)任部門管理處辦公室文件的編號(hào)以公司名義制發(fā)的文件統(tǒng)一由辦公室編號(hào)發(fā)文。發(fā)文編號(hào)按文件類別不同由：**（公文種類）字[年份]序號(hào)組成；分別為：**（管）字[年份]序號(hào)**（請(qǐng)）字[年份]序號(hào)**（報(bào)）字[年份]序號(hào)**（辦）字[年份]序號(hào)**（函）字[年份]序號(hào)**（會(huì)）字[年份]序號(hào)文號(hào)說明1、“管”字：管理處內(nèi)各類崗位職責(zé)、操作規(guī)程、各類制度、管理辦法等管理性文件。2、“請(qǐng)”字：即“請(qǐng)示”文件，是向上級(jí)請(qǐng)示解決困難，答復(fù)問題，批準(zhǔn)事項(xiàng)的公文。請(qǐng)示公文應(yīng)一文一事，不得一文數(shù)事或一文多頭送呈。為避免多頭請(qǐng)示可用“抄報(bào)”（對(duì)上級(jí)）和“抄送”（對(duì)平級(jí)）形式解決。3、“報(bào)”字：即“報(bào)告”文，是匯報(bào)工作，反映情況，提出建議，答復(fù)問題的公文（工作總結(jié)、計(jì)劃等也屬此類）。“報(bào)告”中不應(yīng)夾帶請(qǐng)示批示的事項(xiàng)。4、“辦”字：管理處內(nèi)部的各類工作布置，事件處理，獎(jiǎng)懲決定，人事安排等。5、“函”字：管理處向樓內(nèi)客戶、行政主管部門及外單位的行文。6、“會(huì)”字：管理處內(nèi)部的會(huì)議紀(jì)要。序號(hào)說明序號(hào)在文件正式成文后由辦公室配發(fā)。序號(hào)以不同的文種分類編排。當(dāng)年份變動(dòng)后，序號(hào)重頭開始不連續(xù)。文件格式各類文件由：文頭部分、行文（正文）部分、文尾部分三部分組成，一般包括：版頭（即發(fā)文機(jī)關(guān)）、發(fā)文序號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文日期、印章、抄送（報(bào)）機(jī)關(guān)等部分。文頭部分分隔線以上各項(xiàng)均為文頭部分，文頭部分約占公文A4紙的1/5篇幅。版頭：“上海***物業(yè)管理處”。字體為1號(hào)黑書加粗。（當(dāng)向外行文如政府主管部門、外協(xié)作單位等版頭用“上海銘弘經(jīng)濟(jì)發(fā)展有限公司”）發(fā)文字號(hào)：位于版頭下方居中位置，字體為5號(hào)宋體。分隔線的線型為直線，粗細(xì)為0.5磅。如屬管理性文件（即（管）字類）則：在首頁版頭分隔線上（與發(fā)文字號(hào)掛平）左邊頂格上行為：“版本號(hào)X”，下行為：“修改碼Y”。右邊末尾為“共X頁”。字體與發(fā)文字號(hào)相同5號(hào)宋體。（見附見《公文格式（一）》）在后續(xù)頁張中版頭分隔線居整版的1/8篇幅，左邊頂格分兩行，上行為“上海***物管處”，下行為“發(fā)文字號(hào)”。字體為5號(hào)宋體。中間居中為“文件標(biāo)題”，字體為三號(hào)黑體加粗（如標(biāo)題一行不夠?qū)憚t合理分拆為二行）。右邊末尾分二行，上行為“版本號(hào)：X，修改碼：Y”，下行為“共X頁第Y頁”，字體為5號(hào)宋體。行文部分標(biāo)題：標(biāo)題中除書名號(hào)外一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。字體為小二號(hào)黑體加粗，與分隔線間距一行。主送機(jī)關(guān)：應(yīng)頂格寫，與標(biāo)題分隔一行。正文部分：無論每段開頭是否有序碼都要空兩格，回行頂格。落款（發(fā)文機(jī)關(guān)）和日期一般在正文后第五行，靠右打印。文件如有附件，須緊跟正文，位于正文和落款之間。文尾部分：即抄送機(jī)關(guān)。正文、附件，文尾部分均用四號(hào)宋體。行文注意事項(xiàng)層次序數(shù)：第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。公文中的數(shù)字：一般序數(shù)、量數(shù)應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。公文用印：必須加蓋公章、用印須騎年壓月。文件發(fā)布后，如需改版，則應(yīng)對(duì)“版本號(hào)”進(jìn)行調(diào)整，如需修改（對(duì)各別條款略作修正），則應(yīng)對(duì)“修改碼”進(jìn)行調(diào)整。“版本號(hào)”次序?yàn)椋篈、B、C……Z；“修改號(hào)”次序?yàn)椋?、1、2……9。頁碼1/4XX生物工程有限公司頒發(fā)部門：質(zhì)量管理部標(biāo)題：文件編號(hào)、版本號(hào)編制程序頒發(fā)日期：年月日編號(hào)及修訂號(hào)：SMP-WJ01-02生效日期：年月日編寫人：審核人：批準(zhǔn)人：編寫日期：年月日審核日期：年月日批準(zhǔn)日期：年月日分發(fā)部門：公司各部門標(biāo)準(zhǔn)管理程序1目的制訂文件的系統(tǒng)編號(hào)、版本號(hào)，以便于識(shí)別、控制及追蹤。2適用范圍適用于本公司內(nèi)所有文件。3職責(zé)公司文件起草、修訂負(fù)責(zé)文件的編號(hào)、版本號(hào)。4程序內(nèi)容4.1文件的編號(hào)格式：文件類別+分類代號(hào)+文件序號(hào)4.1.1文件類別按文件性質(zhì)分為三類，用英文縮寫表示。即： 標(biāo)準(zhǔn)管理程序： SMP 標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程： SOP 專用技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)： QS4.1.2分類代號(hào)分類代號(hào)的組成，文件分類名稱的前兩個(gè)字的漢語拼音第一個(gè)字母大寫+用2位數(shù)字代表的細(xì)分類別的順序號(hào)。4.1.3文件序號(hào)用兩位數(shù)字表示。4.2文件版本號(hào)格式4.2.4文件版本號(hào)代表文件的變更情況，以便對(duì)文件的任何變更進(jìn)行記錄追蹤，用一個(gè)字母“B”加兩位數(shù)字表示。例如：B00—表示該程序?yàn)樾缕鸩莸某绦颉01—表示該程序?yàn)榈谝淮涡抻喓蟮陌姹尽02—表示該程序?yàn)榈诙涡抻喓蟮陌姹尽Ｎ募姹咎?hào)：B00頁碼：2/4以此類推。4.3各類文件分類名稱、文件分類代號(hào)、細(xì)分的順序號(hào)4.3.1標(biāo)準(zhǔn)管理程序(SMP)序號(hào)文件分類名稱文件分類代號(hào)備注1機(jī)構(gòu)與人員JGRY01～0401：崗位職責(zé)02：人員培訓(xùn)03：人員健康04：人員聘用2廠房、設(shè)施、設(shè)備管理SB013物料管理WL014衛(wèi)生管理WS015驗(yàn)證管理YZ016文件管理WJ017生產(chǎn)管理SC018質(zhì)量管理ZL01～0201：實(shí)驗(yàn)室管理02：質(zhì)量保證9銷售管理XS0110用戶投訴與不良反應(yīng)管理TB11自檢ZJ4.3.2技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(QS)類別序號(hào)文件分類名稱文件分類代號(hào)備注1工藝規(guī)程GY012原料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)YL013輔料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)FL014成品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)CP015工藝用水質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)GYYS6包裝材料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)BZ017驗(yàn)證文件YZ01-0501公用系統(tǒng)設(shè)備驗(yàn)證文件02關(guān)鍵設(shè)備驗(yàn)證文件03關(guān)鍵設(shè)備清潔驗(yàn)證04生產(chǎn)工藝驗(yàn)證文件05檢驗(yàn)方法的驗(yàn)證文件版本號(hào)：B00頁碼：3/44.3.3標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程（SOP）。序號(hào)文件分類名稱文件分類代號(hào)備注1設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程SB01～0401公用設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程02提取設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程03生產(chǎn)監(jiān)控儀器標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程04實(shí)驗(yàn)檢驗(yàn)儀器標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程2衛(wèi)生管理WS01-0301人員、物料、器具等衛(wèi)生管理制度02公用系統(tǒng)設(shè)備及廠房設(shè)施清潔程序03前處理、提取車間設(shè)備清潔程序3生產(chǎn)崗位操作規(guī)程GX0101提取車間4質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程ZL01-0701原料標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程02輔料檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程03包裝材料檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程04成品檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程05工藝用水檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程06質(zhì)量檢驗(yàn)方法標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程07取樣標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程4.3.4舉例SMP-ZL02-16：此文件編號(hào)代表標(biāo)準(zhǔn)管理程序中質(zhì)量管理第二類16號(hào)新頒布文件。SOP-SC01-03：此文件編號(hào)代表標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程中生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程第一類03號(hào)新頒布文件。4.4記錄的編號(hào)格式：R+文件分類代號(hào)+表格序號(hào)4.4.1分類代號(hào)分類代號(hào)的組成，表格分類名稱的前兩個(gè)字的漢語拼音第一個(gè)字母大寫。4.4.2記錄的序號(hào)用兩位數(shù)字表示。4.4.3記錄的版本號(hào)同4.2.4項(xiàng)。4.4.4各類記錄表格分類代號(hào)、細(xì)分的順序號(hào)：文件版本號(hào)：B00頁碼：4/4序號(hào)R分類代號(hào)表格序號(hào)備注1人員RY01~2廠房、設(shè)施、設(shè)備管理類SB01~3物料管理類WL01~4衛(wèi)生管理類WS01~5驗(yàn)證管理類YZ01~6生產(chǎn)管理類SC01~7文件管理類WJ01~8質(zhì)量管理類QA01~9QC01~10銷售管理類XS01~11用戶投訴與不良反應(yīng)管理類TB01~4.4.4舉例R-WL-01：此表格編號(hào)代表物料管理類序號(hào)為01的記錄表格。4.5批生產(chǎn)記錄的編號(hào)格式