工程檔案管理制度第一章總則第一條為了規范公司工程檔案管理，特制訂本制度。第二條本制度適用于公司職能部門及各業務部門工程檔案管理。第三條本制度最終解釋權歸技術安全部，技術安全部負責本制度的修訂完善。第二章工程檔案管理機構的設置及基本要求第四條工程檔案劃分及管理部門（一）工程檔案是指本公司在從事工程項目實施過程中形成的對公司有保留價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。（二）公司設立的工程檔案室，由技術安全部負責檔案資料歸檔的規范操作和檔案室的日常管理工作，并設置檔案室管理員。（三）工程檔案根據其重要性和保密程度，應按標準規范進行分類，有規范統一的檔案編號和標簽，并建立電子與紙張分類目錄。第五條各部門資料管理（一）公司各職能部門及業務部門必須設專（兼）職的資料管理員，制訂明確的資料管理員崗位職責，規范部門工程檔案管理，實行部門工程檔案與公司工程檔案歸口管理。（二）各部門根據部門資料性質結合公司工程檔案管理辦法，實行統一的標準分類管理。（三）工程檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規定執行。第三章檔案分類第六條檔案質量（一）工程檔案脊背及封面統一按技術安全部規定格式打印粘貼（詳見附件），封面題名應能準確反映出卷內文件材料的內容。（二）工程檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復寫紙。破損的檔案文件要進行修復處理。（三）工程檔案必須遵循文件材料形成的規律和特點，保持文件材料之間的聯系，區分不同的價值，便于保管和利用。（四）檔案盒統一用4公分或5公分的牛皮檔案盒，盒內必須附《卷內目錄》。（五）所有工程資料必須裝盒歸檔存放，圖紙類檔案必須折疊成A4幅面存放于檔案盒內，不得散放。第七條分類檔案各級分類應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并要一定范疇，不能籠統含糊（如:工程準備階段文件、監理文件、施工文件等）。第八條檔案編號（一）統一編號，主合同號+部門首字母+檔案類別+三位數序號（例如：102-J-竣001，表示第102號主合同，技術安全部，竣工資料，流水號001號）（二）工程檔案分類確定后，用數字編號依次排列，以便查閱。（三）工程檔案分類和編號一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先申請，經領導同意，擬定新舊工程檔案分類編號對照表，以免混淆。第四章工程檔案日常管理各職能部門及業務部門工程檔案，原則上由本部門自行存放管理，檔案柜鑰匙需在綜合部留存一套備用。借閱、銷毀、移交必須有相關人員的簽字手續。第九條借閱（一）借閱手續:1.各部門經辦人員因業務需要借閱工程檔案時，經辦人必須在借閱登記表上簽字。2.檔案員應在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。3.檔案歸還時，經檔案員核查無異后，檔案立即歸檔，填寫歸還日期，取消借閱記錄。（二）借閱人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經批準不得復印檔案。（三）借閱人確因工作原因需要復印文件，需借閱人向借閱部門負責人請示，經借閱部門負責人批準后方可復印。（四）借閱人應于規定期限內歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應變更借閱登記，不得私自授受。第十條銷毀（一）每年保管期限已滿的工程檔案由檔案員編制紙質和電子的《檔案銷毀清冊》，報公司負責人審核批準，并指定其監銷人后方可進行銷毀。《檔案銷毀清冊》需注明:銷毀檔案目錄、公司負責人意見、檔案管理人簽字、監銷人簽字、銷毀時間。（二）銷前，按照清冊清點；銷后，在清冊上簽名，并將監銷情況報告公司負責人。《檔案銷毀清冊》需永久保管。（三）保管期限已滿但事項仍未完結的，須待事項完結時才能銷毀，否則不能銷毀檔案。第十一條移交需要進行移交的工程檔案，需由移交方編制《移交清單》，報部門負責人審核批準并指定其監交人后，方可進行移交。《移交清單》需注明：移交檔案目錄、部門負責人意見、移交方簽字、監交人簽字、接收方簽字、移交時間、移交原因。《移交清單》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管，同時應將《移交清單》word電子版移交給接收方存檔。移交完成后由檔案員編制《工程檔案移交（接收）登記簿》，移交人、接收人簽字。第十二條保密（一）工程檔案室的任務是集中統一管理公司已形成的全部工程文件資料檔案，維護工程檔案的完整和安全，主動做好工程檔案的提供利用工作。任何無關人員未經許可不得入內。（二）檔案員應忠于職守，遵守紀律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務的思想，主動，準確，迅速地