公司信息與文件管理制度1.前言本規章制度旨在規范和管理公司的信息與文件，確保公司內部信息的保密性、完整性和可用性，提高信息流轉效率，加強文件管理和保管，以支持公司的日常運營和戰略發展。2.信息分類與保密等級2.1信息分類依據敏感程度和商業價值，公司將信息分為三個等級：機密、內部和一般。具體分類如下：機密信息：包含公司戰略、財務數據、專利信息、策略計劃、商業機密等對公司利益具有緊要保護價值的信息。內部信息：包含人事檔案、內部考核數據、市場營銷計劃、合作伙伴信息等對公司運營具有肯定保護價值的信息。一般信息：包含公開信息、商業合同、員工手冊等對公司運營不具有緊要保護價值的信息。2.2保密等級依據信息分類，對應設定以下保密等級：機密等級：標識為“機密”的文件或信息，必需限制訪問和傳播范圍，僅限授權人員查看和處理。內部等級：標識為“內部”的文件或信息，僅限公司內部員工查看和處理。一般等級：標識為“一般”的文件或信息，沒有特殊限制，可以適度傳播和使用。3.公司信息管理措施3.1信息安全掌控為確保公司信息安全，采取以下措施：強化員工安全意識培訓，確保員工妥當保管信息，防止泄露和誤用。建立賬戶權限管理制度，每個員工的訪問權限需經過授權和審批，并依據工作需要進行分類。配備防火墻、安全監控系統等技術設備，監測和防備未經授權的訪問和攻擊行為。建立定期備份和容災計劃，確保信息可恢復和連續可用。3.2信息共享與傳遞為促進信息流轉和共享，以提高工作效率，采取以下措施：鼓舞使用公司內部通信平臺進行信息溝通和共享，確保信息的準確性和及時性。建立信息交接制度，對于員工離職或調崗，必需進行信息交接并記錄備案。禁止使用個人郵箱、社交媒體等不安全的渠道傳遞機密或敏感信息。對于涉及合作伙伴的信息共享，必需簽署保密協議，并遵從合規要求。3.3信息銷毀與歸檔為保證信息的完整性和安全性，采取以下措施：嚴格掌控文件和信息的打印和復印，合理使用紙質料子，鼓舞電子化辦公。建立信息歸檔制度，依照保密等級和處理周期，對文件和信息進行分類存儲和管理。定期對過期、廢棄或不再需要的文件和信息進行銷毀，確保徹底除去信息泄露風險。對于涉及法律訴訟或調查的信息，必需依法保存，并在規定時間內進行備份和存檔。4.文件管理和保管措施4.1文件分類與標識依據文件的用途和保密等級，進行以下分類和標識：公司級文件：包含公司章程、董事會決議、合同、協議等緊要文件，采用文件編號、密級標識和分類標簽進行標識和管理。部門級文件：包含部門計劃、項目報告、會議記錄等，采用部門編號和文件分類進行標識和管理。個人文件：包含個人備忘錄、工作日志等，采用個人編號和自述內容進行標識和管理。4.2文件存儲和歸檔為保證文件的安全和便捷訪問，采取以下措施：訂立文件存儲和歸檔方案，確保文件的存儲環境符合保密要求，避開濕氣、灰塵、溫度過高等損害文件。設立統一的文件庫房和歸檔區域，對文件進行規范的分類、編號和存放。訂立文件借閱制度，對借閱者進行身份驗證和記錄，保證文件的安全性和追溯性。對于機密文件，采取更高級別的安全措施，如加密存儲或指定專人保管。4.3文件審批和更改掌控為確保文件的準確性和合規性，采取以下措施：建立文件審批流程，明確文件的起草、審核和批準責任人和流程。對于緊要文件的更改，必需依照規定的流程和權限進行掌控和記錄，避開非授權人員的更改。建立文件版本掌控機制，確保不同版本的文件可以被識別和使用。5.監督與違規處理5.1監督機制為確保規章制度的執行和有效性，采取以下監督措施：設立信息與文件管理部門，負責監督和執行公司的信息與文件管理制度。建立巡查和審核制度，定期對信息與文件管理情況進行檢查和評估，發現問題及時矯正。推行員工舉報機制，鼓舞員工樂觀舉報違規行為，保障舉報人合法權益。5.2違規處理對于違反本規章制度的行為，將采取以下處理措施：違規人員將被進行相應的警告、紀律處分或停止勞動合同等處理措施。如涉及法律糾紛或犯罪行為，將依法移交司法機關處理。6.結束語公司信息與文件管理制度的訂立和執行是公司高效運作和可連續發展的基石，全部員工都應嚴格