內部控制之銷售與收款確定定價機制與信用方式會計系統控制收款發貨開具銷售通知訂立銷售合合同銷售計劃管理客戶信用管理銷售業務談判客戶服務銷售環節收款環節銷售業務流程圖2頁3頁銷售收款存漏洞嗜賭業務員挪用貨款上百萬據媒體報道,33歲得何某1998年大學畢業應聘進了南京某公司當銷售員。何滿頭腦靈活,工作成績也還不錯,但迷上了賭博,她就對貨款打起了主意。每次收到貨款她總要遲幾天上報,從中扣除一些貨款供自己使用。2005年3月初,何某收到了某公司得貨款,她暗中將其中得7萬余元挪到自己手里。第一次下手,何滿也害怕了好幾天。一個月后,她與南京某公司簽訂購銷合同,這一次她只拿了4萬多元。同年6月,她從兩家客戶得貨款中挪用了12萬元供自己開支,從此膽子越來越大了。為了自己挪用公款方便,何自己登記注冊成立了一家名叫“旭浩”得皮包公司。開始她以旭浩公司得名義與客戶談生意,并以旭浩公司與客戶簽合同,將自己得東家提供給客戶得各種項目,都挪到旭浩公司名下。為了拿錢更順手,她還私刻了自己任職公司得發票專用章以及客戶專用章。據檢察院起訴書指控,從2005年到2008年三年間,何滿利用職務之便共與十幾家公司簽訂購銷合同,挪用新型建材公司貨款共計234萬元。案例一4頁銷售收款存漏洞嗜賭業務員挪用貨款上百萬由于錢來得太容易,何滿花起來也爽,光就是賭博她就輸掉了約40萬元,她得生活也發生了巨大得變化,幾乎天天都與朋友到飯店吃飯,她開著小轎車招搖過市,一身名牌服裝儼然一副大款得派頭。就在何滿感到春風得意得時候,公司財務發現,何滿簽訂得銷售合同上得合同專用章,與客戶提供給公司對賬得合同專用章不一致,而且合同上得貨款與何滿上交得金額差別太大,財務經向客戶核實后發現,公司與客戶簽訂得合同專用章都就是假得,金額也不一致,向領導報告后公司決定報警。2008年5月5日,公安機關在南京飯店將何滿抓獲歸案,并從旭浩公司得幾個辦公地點搜出現金幾萬元、各種偽造得客戶印章多達24枚。案例一5頁上述案例來看,公司在銷售實物管理、收款、合同管理與對賬等環節都存在較嚴重得內控缺陷,使得業務員長期挪用貨款不被發現。

案例分析風險分析:1、銷售實物管理環節倉儲部門未經授權發貨,審批授權機制不健全2、在合同管理環節,何某以旭浩公司得名義與客戶簽訂xl公司得項目,內容屬存在重大欺騙,且其私自與客戶訂立合同,xl公司審核時也未發現,給了她不斷地侵吞銷售款得機會。3、在收款環節,企業得收款管理制度不完善,才會讓巨額貨款得流失竟無人察覺,結算方式選擇不當,直接讓客戶把貨款交到人員手里得方式才會導致賬款不斷拖欠,給了何某不斷侵吞賬款得機會。4、對賬環節:財務部得對賬未及時得發現公司與客戶得合同專用章得不一致5、在用人考核方面:人員考核機制不完善,應定期進行人員考核,實行獎懲機制,規避因工作人員不遵守職業道德而帶來得風險。案例一6頁1、不相容職責分離2、銷售計劃與預算管理3、價格管理4、客戶檔案與信用管理5、銷售合同管理6、發貨管理7、賬務記錄與應收款管理內部控制應該注意得環節7頁第一節總則第一條為了加強對XL股份公司得銷售與收款環節得內部控制,根據《中華人民共和國會計法》等相關法律法規,制定本制度。第二條本制度所稱銷售與收款就是指XL股份公司在銷售過程中得接受客戶訂單、核準客戶信用、簽訂銷售合同、發運商品、開具發票并收取相關款項等一系列行為。第三條銷售與收款業務得下列職責應當分離:銷售訂單職能與貨物保管職能相分離;銷售訂單職能與開具發票、記賬職能相分離

貨物保管職能與開具發票、記賬職能相分離;開具發票、記賬職能與收款職能相分離。

案例二案例二8頁第二節分工及授權第四條

XL股份公司得產品由營銷公司負責銷售環節,公司財務部負責財務核算與賬款收回。第五條銷售公司負責產品得銷售定價制度、折扣政策得制定并執行;股份公司物流部負責產品發貨與運輸;銷售公司財務部負責發票得開具、計入相關科目并通過內部往來轉由股份公司財務部進行銷售實現得相關會計核算。第六條XL股份公司銷售實現得會計核算業務由財務部統一辦理,收回銷售收入存入公司總部開設得銀行賬戶并由財務部統一管理,并負責對應收賬款情況進行統計、總結、分析。第七條

XL公司得產品銷售收入催收工作由營銷公司業務部門負責并實施,并負責對催收情況進行統計、總結、分析。負責該項業務得銷售人員直接負責應收賬款得催收。

9頁第三節實施與執行第八條銷售公司得銷售人員根據授權接受客戶訂單后,編制一式多樣得銷售通知單,作為銷售公司財務部門、物流部、股份公司財務部進行業務處理得依據,銷售通知單傳遞到下一環節,須經過銷售部門主管得審批。第九條發票得開具:銷售公司財務部根據貨物到達時間及時開具發票,并與銷售通知單、到貨憑證進行核對,若有不符及時上報,由銷售公司與物流部協調解決,發票開具后及時傳遞給股份公司財務部。第十條銷售公司負責對銷售價格、折扣等政策得制定執行。政策改變后需及時以書面形式將內容、執行時間通知股份公司財務部。

第十一條物流部根據審批得銷售通知發貨單發貨。發貨時必須經過嚴格檢驗,不得擅自發貨與隨意替換貨物,確保與銷售通知單得一致,在運輸過程中須確保貨物安全與及時到達。發、運貨憑證經審核后傳遞給股份公司財務部。第十二條物流部應使用連續編號得發、運貨憑證,定期對貨物進行盤點并根據盤點情況入賬。盤點結果與會計記錄進行比較核對,若發現差異,應當及時分析原因提出處理意見,出具清查報告。并將其結果集處理辦法向企業得董事會及相關機構報告

第十三條股份公司財務部應當將銷售通知單、發、運貨憑證、發票進行核對并且以入賬進行會計核算。每月編制客戶收款單,傳遞給銷售公司進行貨款催收,定期與銷售公司復核應收賬款,保持一致性。財務部對以入賬得銷售、發運貨、發票等憑證承擔保存職能。案例二10頁第十四條股份公司財務部負責制定應收賬款信用政策,根據上一年得銷售額與應收賬款得回款情況及公司市場開發政策分區域與經銷商制定。對應收賬款超出信用額度,財務部有權通知銷售公司進行催收,并以書面形式通知物流部停止對該區域或經銷商供貨,物流部須待財務部以書面形式通知禁令解除后,方可依據銷售通知單繼續發貨。信用額度得判定以月末發票還就是出庫。第十五條股份公司財務部每月對應收賬款進行分析、評價。分析結果上報股份公司并傳遞給銷售公司。對逾期一年以上得要求給銷售公司清理,有繼續業務往來得單位,結清欠款或通過提供擔保、抵押等方可發生新業務。必要時,應通過法律程序解決,銷售公司負責收集與訴訟有關得證據并辦理起訴事宜。情況特殊者,需經股份公司主管副總特批方可辦理。第十六條股份公司財務部對逾期3年得應收賬款及現行會計制度規定得其她原因確實無法收回得應收賬款,應組織清理并查明原因,報公司董事會審查批準后,轉作壞賬損失并注銷相關得應收賬款明細賬。第十七條銷售退回必須經銷售主管審批后方可執行。退回產品經質檢部門與物流部驗收、清點并開具退貨接收單后方可入庫。股份公司財務部根據銷售退回單進行賬務處理。物流部對正常銷售產品與銷售退回產品分別保管,定期統計數量上報股份公司并根據部門意見處理。已注銷得應收賬款應做好賬銷案存,落實責任人隨時跟蹤,一旦發現對有償債能力應立即追索;對于已核銷又收回得應收賬款應沖銷當期壞賬準備(或管理費用)。

案例二11頁第四節監督檢查第十八條本公司得銷售與收款環節由內部審計人員行使監督檢查權。第十九條銷售與收款環節得監督檢查內容包括:(一)財務部對憑證就是否妥善保管,尤其就是空白發票得管理,信用政策得變動就是否經過審批,應收賬款得管理就是否及時。(二)物流部就是否按銷售通知單發貨,銷售退回得憑證就是否健全、審批就是否越權,處理退回產品就是否合理。(三)銷售公司就是否按經審核得價目表進行銷售,價格變動與銷售折扣就是否幾個審批。監督檢查對應收賬款得催收管理工作就是否到位。

第二十條內部審計人員對監督檢查過程中發現得銷售與收款內部控制中得薄弱環節,應要求被檢查單位糾正與完善,發現重大問題應寫出書面檢查報告,向有關領導與部門匯報,以便及時采取措施,加以糾正與完善。案例二大家學習辛苦了，還是要堅持繼續保持安靜案例二12頁XL股份公司崗位設置與職權分工總公司：XL股份公司分公司：營銷公司財務部物流部財務部銷售部業務部產品的發貨與運輸、盤點存貨銷售產品銷售價格、折扣等政策的制定執行開發票并計入相關科目應收賬款的催收工作并對催收情況統計、總結、分析核算銷售實現與應收賬款得收回13頁公司實現銷售業務流程(內控條列第4、5、6、8、9、10、11、12、17條規定)銷售公司XL股份公司銷售部財務部財務部物流部銷售人員銷售主管記賬會計會計主管出納制單會計銷售合同銷售發票通知單審批開票銷售發票審核收款結算分票銷售發票(發票聯抵扣聯)銷售發票(記賬聯)收款結算填制記賬憑證發、運貨憑證審核發貨通知單14頁應收收款得管理規定(內部控制第4、6、7、13、14、15、16條規定)分公司業務部總公司財務部營銷公司XL股份公司負責該項業務得銷售人員負責賬款收回,將收回得賬款存入公司總部開設得銀行賬戶;負責對應收賬款情況進行統計、總結、分析負責產品銷售收入催收得實施工作,并負責對催收情況進行統計、總結、分析負責該項業務得銷售人員直接負責應收賬款得催收控制目標1、登記入賬得銷貨業務確認已經發貨給真實顧客(存在或發生)2、所有銷貨業務均已登記入賬(完整性)3、登記入賬得銷貨數量確系已發貨得數量,并正確開具收款賬單并、登記入賬(估價與分攤)4、銷貨業務得分類恰當(分類)5、銷貨業務得記錄及時(及時性)6、銷貨業務已經正確地記入明細賬,并經正確匯總(過賬與匯總)7、做好應收賬款得統計與催收工作,確保應收賬款得安全管理1516頁風險分析及控制措施建議1、定價階段:營銷公司直接負責產品定價及折扣政策。風險:銷售價格未經適當審批,直接由營銷公司定價得行為可能造成舞弊,造成銷售受損