第8頁共8頁公司檔案管理制度電子版1、總則1、1為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為公司的發展和經營服務，特制定本制度。1、____本制度所稱的檔案，是指公司各個部門以及個人在從事工作和經營管理活動中直接形成的對公司有保存價值和利益關系的各種文字、圖表、聲像等不同形式的資料和記錄。1、____公司所有部門和個人均有保護公司檔案的義務。1、____公司的檔案工作實行統一領導、分級管理的方式，共同維護檔案的完整與安全，便于公司在經營中的借鑒和利用。1、____本制度適用于公司所有檔案資料的管理。2、檔案管理的機構與職責2、____公司的檔案工作實行部門收集保管，辦公室統一歸檔的原則。2、____公司辦公室為公司檔案管理的主管部門，對公司的檔案資料實行統一的歸檔和日常管理，并對公司各部門的檔案管理進行指導、監督和檢查。具體工作由辦公室的檔案管理員負責。2、____公司各部門為檔案管理的分管部門，負責管理本部門的檔案資料。公司各部門負責人均應指定專人（兼職檔案員）負責收集、保管本部門的檔案資料并督促其及時歸檔。2、4辦公室的檔案管理員和各部門的兼職檔案員均為公司的檔案工作人員，應保持相對穩定，名單須報到辦公室進行備案，各部門的檔案工作人員如有變動須及時通知辦公室。2、____檔案工作人員出現工作變動或離職時，應將其經辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，嚴禁擅自帶走或銷毀。2、____所有檔案工作人員應忠于職守，遵守公司保密制度，嚴守公司秘密，不得向無關人員泄露檔案內容。3、檔案管理3、____檔案的歸檔3、1、____公司應歸檔的檔案資料包括：行政文書檔案、人事檔案、營銷業務檔案、財務檔案、設備儀器檔案、生產技術資料檔案和基建項目檔案等。3、1、____對于應當立卷歸檔的材料，各部門須按照規定，定期向本部門的檔案工作人員移交、集中管理，任何個人不得據為已有。3、1、3除人事檔案由公司人力資源部負責外，其它檔案資料均由辦公室負責整理分類，立卷和歸檔管理。人力資源部的檔案管理亦遵循本制度。3、1、____公司各部門（人力資源部除外）的檔案工作人員應于每年的____月____日將本部門本年度的檔案材料移交到辦公室。3、____檔案保管3、2、____公司所有檔案資料均進行專人、專柜管理。3、2、____檔案管理員應做好檔案資料的立卷、案卷排列和編制案卷目錄等工作。具體的立卷工作，相關部門的檔案工作人員應配合檔案管理員進行。3、2、____檔案工作人員應做好案卷的準確、及時歸檔，并根據檔案的密級和保管期限的不同，分類進行管理。3、2、____檔案工作人員應參照國家的規定和公司<保密制度>，對檔案資料進行密級劃分，并確定保管期限，上報董事會，經批準后執行。3、2、____所有檔案資料劃分四個密級：普通級、秘密級、機密級和絕密級。具體劃分標準見<保密制度>。3、2、____檔案工作人員應注意檔案資料的保護工作，檔案的存放地點要做到“八防”：防塵、防潮、防火、防盜、防鼠、防蟲、防霉、防光。3、2、____對于檔案的管理和利用，密級的變更和解密，參照國家有關規定執行。3、____檔案的查閱、借閱3、3、____公司員工查閱、借閱檔案時，應嚴格辦理查閱（借閱）手續，由檔案管理員對查閱（借閱）人、所查閱檔案名稱、查閱（借閱）時間和歸還時間進行詳細登記。3、3、2查閱（借閱）密級檔案時，如查閱人為<保密制度>中知曉范圍外的員工或公司外部人員，須填寫<檔案查閱（借閱）申請單>，經檔案管理員審核，批準人審批后方可進行查閱（借閱）。公司員工不得查閱（借閱）檔案內容與本身工作無關的檔案。3、3、____檔案查閱（借閱）的批準權限：普通檔案由辦公室主任審批;秘密級檔案由行政總監審批;機密級檔案由總經理審批，絕密級檔案由董事長審批。3、3、4原則上檔案原件概不外借，檔案室可對常用的檔案資料復制副本，供需要部門借閱，副本在使用部門使用完畢后，由檔案室回收、保管和銷毀，其處理等同于檔案原件。3、3、5查閱、借閱公司檔案者應愛護檔案，不得在文件上作任何標記、標志和涂改，不得損壞檔案。3、3、6嚴禁公司員工未經允許私自對檔案資料進行復印和復制，否則將按照公司<保密制度>的有關規定予以處罰。3、____檔案的銷毀3、4、____對于超過保管期限或確已失去價值的檔案，檔案工作人員應定期銷毀。銷毀前，檔案管理員應將銷毀檔案3、4、2清單上報辦公室主任，經辦公室主任審核，報批準人批準后，方可銷毀。3、4、3任何人不得私自銷毀檔案。普通檔案和秘密級檔案的銷毀由總經理審批，機密級和絕密級檔案的銷毀由董事長審批。檔案的銷毀具體見<檔案銷毀程序>。3、4、____檔案銷毀時應有____人以上進行現場監督，嚴禁私自銷毀檔案。4、附則4、____本制度由公司辦公室制訂，并負責解釋和組織實施。4、____本制度報總經理批準后施行，修改時亦同。4、____本制度施行后，凡既有的類似規章制度自行終止，與本制度有抵觸的制度以本制度為準。4、____本制度自頒布之日起施行。實用的企業檔案管理制度1.目的規范全公司的檔案管理。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門檔案管理。3.管理原則分類分部門管理，行政部統一監管。4.職責與權限4.1各部門必須設兼職的檔案管理員，規范部門檔案管理。4.2行政部不定期對各部門檔案管理工作進行監督和檢查（每月至少抽查一次），對違反本制度的部門有權進行處罰。____檔案的分類（1）證照類：如營業執照及各類證照。（2）文件類：分外來文件和內____文件。（3）制度類。（4）合同類。（5）計劃總結和____類。（6）財務類。（7）圖紙類：工藝文件、圖紙、說明書等。（8）人事管理類：人事檔案、培訓記錄、健康檔案、安全、消防等等。____檔案的歸口存放部門（1）公司級檔案存放在行政部。（2）其它檔案由歸口部門負責存放。____檔案建檔要求建立檔案時要有檔案編號和檔案目錄。____檔案裝訂檔案須裝訂成冊保存，某些特殊珍貴的手稿、照片等，采用卷盒、相冊等保管。9.保存年限原則上公司重要檔案永久保存，進行檔案銷毀時經公司領導批準。10檔案日常管理10.1借閱10.1.1借閱手續（1）各部門經辦人員因業務需要借閱檔案時，應出示經公司領導批準的《檔案資料借閱登記表》，經辦人在公司借閱登記表上簽字后方可借閱。（2）檔案歸還時，檔案管理員填寫歸還日期。10.1.2檔案借閱審批權限（1）證照類：由公司總經理或者其授權人審批。（2）文件類：由行政部審批，財務、技術類等重要文件借閱須由總經理或者其授權人批準。（3）制度類：由行政部審批。（4）合同類：由公司總經理或者其授權人審批。（5）計劃總結和____類：由行政部審批。（6）財務類：由總經理或者其授權人審批。（7）圖紙類：由總經理或者其授權人審批。（8）人事管理類：人力資源部審批。10.1.3借閱人不得轉借、拆卸、調換、損壞、復印所借檔案。10.1.4借閱人必須在規定期限內歸還所借檔案資料。借用檔案原則上當日必須歸還，特殊情況不得超過七天。10.1.5若人為丟失或損壞檔案，給公司造成經濟損失的，行政部對相關責任人進行內部行政或經濟處罰。10.2銷毀____公司任何個人或部門非經公司批準，不得銷毀公司檔案。10.2.2銷毀前按照清冊清點，銷毀時由行政部監督銷毀，銷毀后相關人員在清冊上簽名，并將監銷情況存檔?！稒n案銷毀審批表》由行政部永久保存。10.3移交10.3.1需要進行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報公司負責人審核批準并指定其監交人后，方可進行移交。10.3.2移交前，按照清冊清點;移交后，在清冊上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。11.如有違反本制度規定的，公司對其進行行政、經濟處罰，嚴重時移交司法機關。12.附則本制度解釋權歸人力資源部，經總經理審批后執行。公司檔案管理制度電子版（二）第一條為了加強會計檔案管理，有效保護和利用會計檔案，根據《____會計法》《____檔案法》等有關法律和行政法規，制定本辦法。第二條國家機關、社會團體、企業、事業單位和其他____（以下統稱單位）管理會計檔案適用本辦法。第三條本辦法所稱會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。第四條財政部和國家____局主管全國會計檔案工作，共同制定全國統一的會計檔案工作制度，對全國會計檔案工作實行監督和指導?？h級以上地方人民政府財政部門和檔案行政管理部門管理本行政區域內的會計檔案工作，并對本行政區域內會計檔案工作實行監督和指導。第五條單位應當加強會計檔案管理工作，建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護技術和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。單位的檔案機構或者檔案工作人員所屬機構（以下統稱單位檔案管理機構）負責管理本單位的會計檔案。單位也可以委托具備檔案管理條件的機構代為管理會計檔案。第六條下列會計資料應當進行歸檔：（一）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證;（二）會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿;（三）財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告;（四）其他會計資料，包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。第七條單位可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。第八條同時滿足下列條件的，單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案：（一）形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸;（二）使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序;（三）使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系;（四）采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改;（五）建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響;（六）形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。第九條滿足本辦法第八條規定條件，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《____電子簽名法》規定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。第十條單位的會計機構或會計人員所屬機構（以下統稱單位會計管理機構）按照歸檔范圍和歸檔要求，負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。第十一條當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構臨時保管一年，再移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的，應當經單位檔案管理機構同意。單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間，會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規定，且出納人員不得兼管會計檔案。第十二條單位會計管理機構在辦理會計檔案移交時，應當編制會計檔案移交清冊，并按照國家檔案管理的有關規定辦理移交手續。紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。單位檔案管理機構接收電子會計檔案時，應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收。第十三條單位應當嚴格按照相關制度利用會計檔案，在進行會計檔案查閱、復制、借出時履行登記手續，嚴禁篡改和損壞。單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據國家有關規定必須借出的，應當嚴格按照規定辦理相關手續。會計檔案借用單位應當妥善保管和利用借入的會計檔案，確保借入會計檔案的安全完整，并在規定時間內歸還。第十四條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為____年和____年。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。第十五條各類會計檔案的保管期限原則上應當按照本辦法附表執行，本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限。單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，應當比照類似檔案的保管期____理。第十六條單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定，仍需繼續保存的會計檔案，應當重新劃定保管期限;對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。第十七條會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭，____單位會計、審計、紀檢監察等機構或人員共同進行。第十八條經鑒定可以銷毀的會計檔案，應當按照以下程序銷毀：（一）單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。（二）單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。（三）單位檔案管理機構負責____會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規定，并由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。第十九條保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質會計檔案應當單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉存，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷或轉存的會計檔案，應當在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。第二十條單位因撤銷、解散、破產或其他原因而終止的，在終止或辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案，按照國家檔案管理的有關規定處置。第二十一條單位分立后原單位存續的，其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管，其他方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經各方協商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關規定處置，各方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存，并按照規定辦理交接手續。單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業務單位可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。對其中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由承接業務單位保存，并按照規定辦理交接手續。第二十二條單位合并后原各單位解散或者一方存續其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統一保管。單位合并后原各單位仍存續的，其會計檔案仍應當由原各單位保管。第二十三條建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，需要移交給建設項目接受單位的，應當在辦理竣工財務決算后及時移交，并按照規定辦理交接手續。第二十四條單位之間交接會計檔案時，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限和已保管期限等內容。交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位有關負責人負責監督。交接完畢后，交接雙方經辦人和監督人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。電子會計檔案應當與其元數據一并移交，特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環境進行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全。第二十五條單位的會計檔案及其復制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的，應當按照國家有關規定執行。第二十六條單位委托中介機構代理記賬的，應當在簽訂的書面委托合同中，明確會計檔案的管理要求及相應責任。第二十七條違反本辦法規定的單位和個人，由縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門依據《____會計法》《____檔案法》等法律法規處理處罰。第二十八條預算、計劃、制度等文件材料，應當執行文書檔案管理規定，不適用本辦法。第二十九條不具備設立檔案機構或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個體工商戶，其會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執行。第三十條各省、自治區、直轄市、計劃單列市人民政府財政部門、檔案行政管理部門，____財務局、____局，____各業務主管部門，中國人民解放軍總后勤部，可以根據本辦法制定具體實施辦法。第三十一條本辦法由財政部、國家____局負責解釋，自____年____月____日起施行。____年____月____日財政部、國家____局發布的《會計檔案管理辦法》（財會字〔____〕____號）同時廢止。附表：1.企業和其他____會計檔案保管期限表2.財政總預算、行政單位、事業單位和稅收會計檔案保管期限表公司檔案管理制度電子版（三）為進一步加強檔案管理工作，夯實檔案工作基礎，切實提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，根據《干部人事檔案工作條例》，現制定管理辦法如下：本辦法適用于我縣機關事業單位副科級以下的管理人員、專業技術人員和工勤人員的檔案管理工作，實行單位____負責制，選配政治素質好、作風正派的專門工作人員（以下簡稱人事干部）負責本單位檔案的收集、整理、保管、接交和利用工作，并保證人員相對穩定。檔案工作應遵循五大原則，即黨管干部、黨管人才，依規依法、全面從嚴，分級負責、集中管理，真實準確、完整規范，方便利用、安全保密。各單位人事干部主要負責本單位檔案材料的收集、整理、移交和保管保密工作，負責本單位檔案的查（借）閱等檔案利用工作，負責接交的檔案材料真實準確，完整規范，堅決杜絕非專職人員辦理檔案相關事宜。一、檔案內容檔案材料主要涉及干部職工工作及學習過程中形成的供____考察的各類資料，包括十大類：一是履歷類材料，二是自傳和思想類材料，三是考核鑒定，四是學歷學位、職稱、論文、培訓，五是政審、審計類，六是黨、團材料，七是表彰獎勵材料，八是處分材料，九是工資、任免、招工、入伍、考察、職級并行、出國（境）審批，十是報到（派譴）證、計生材料。二、檔案管理檔案管理包括檔案材料的收集、鑒別、整理和接交。收集檔案材料時應確保收集材料屬歸檔范圍，確保收集材料填寫規范、真實完整。具體要求：①檔案材料應當為原件;②檔案材料載體使用國際標準a4型（長____毫米，寬____毫米）公文用紙，用黑色的中性筆填寫（或打?。?③屬成套材料的，必須頭尾完整。經鑒別，符合歸檔范圍的材料自材料形成之日起一個月內按要求履行移交手續送交檔案室。自文件下發之日起，未及時移交的檔案材料，檔案室不再接收。三、檔案利用檔案利用主要包括查（借）閱、復制和摘錄等。嚴禁拍攝復印檔案內容，因工作需要取證的，經____批準后方可復印。查（借）閱檔案一般要求____名以上____員按程序申請，由檔案室根據規定，確定是否提供和提供什么材料。嚴禁個人查（借）閱本人及其直系親屬的檔案。檔案一般不外借。確因工作需要外借的，由借閱單位履行審批手續，限期歸還，不得轉借。查檔（含復制、摘錄）程序。查閱單位填寫《查閱檔案審批表》，經單位和主管單位負責人同意后，報檔案室分管領導審批，人事干部持本人二代____及審批后的《查閱檔案審批表》到檔案室辦理。不得憑借調查證明材料介紹信查檔。臨猗縣人力資源和社會保障局公司檔案管理制度