檔案的分類根據公司的情況檔案分類可以分成不同的類別:一般有以下幾類:一、文書檔案:〔1〕黨群工作類:黨務工作、組織工作、宣傳工作、紀檢工作、工會工作、共青團工作、協會工作等；〔2〕行政管理類：行政事務、治安保衛、審計工作、人事勞資、教育工作、醫療衛生、后勤福利、外事工作等〔3〕經營管理類：經營決策、方案工作、財務管理、物資管理、企業管理等〔4〕生產管理類：生產調度、質量管理、能源管理、平安管理、科技管理、環境保護、計量工作、標準化工作、檔案與信息管理、基建管理、設備管理、合同等二、科技檔案〔1〕產品文字材料：各種任務書、建議書、協議書、說明書、鑒定書、試驗大綱、試驗報告、分析報告、審查報告、運行報告、總結、產品圖樣等〔2〕科研文字材料：各種合同〔協議書〕、任務書、科研報告、調查報告、開題報告、實驗報告、鑒定證書、創造申請書等〔3〕基建文字材料：各種建議書、任務書、計算書、開工報告、概〔預、決〕算、檢驗分析材料、施工圖樣等〔4〕設備文字材料：各種申請書、說明書、技術規程、維護保養規程、設備圖樣等三、財務檔案會計原始憑證和報表中所附的各種借據、書面證明材料、分析報告等。四、人事檔案職工的招聘、履歷、培訓等五、電子檔案計算機磁帶、磁盤和光盤等六、聲像檔案照片、縮微膠片、電影膠片、錄像片、錄音磁帶和唱片等文書檔案管理一般把檔案分為文書檔案盒、科技檔案〔根本建設、科學研究、設備儀器、產品〕、會計檔案、干部職工檔案〔人事檔案〕、訴訟檔案、還有照片檔案、音像檔案、電子檔案等等，不同種類，不同載體的檔案有不同的整理方法和要求。文書檔案管理一般把檔案分為文書檔案盒、科技檔案〔根本建設、科學研究、設備儀器、產品〕、會計檔案、干部職工檔案〔人事檔案〕、訴訟檔案、還有照片檔案、音像檔案、電子檔案等等，不同種類，不同載體的檔案有不同的整理方法和要求。但整理原那么是相同。即“遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用”。一、文書檔案管理收集工作的重要性廣義講，包括三方面內容：一是對本機關需要歸檔文書檔案管理的接收工作；二是文書檔案管理館對各現行機關和撤消機關具有長久保存價值的檔案的集中和接收工作；三是檔案館對歷史文書檔案管理的接收和征集工作具體到一個立檔單位，保證文書檔案收集工作的方法是制定文書檔案管理歸檔制度，包括文書檔案管理歸檔范圍，文書檔案管理歸檔時間和文書檔案管理歸檔要求。二、文書檔案管理的根本要求要整理好文書檔案管理就必須學習領會中華人民共和國檔案行業標準《歸檔文件整理規那么》〔DA/T22-2000〕和《歸檔文件整理規那么實施細那么》。三、文書檔案管理的根本概念〔一〕歸檔文件：立檔單位在其職能活動中形成的，辦理完畢應作為文書檔案管理保存的紙質文件材料?！捕硽w檔文件的整理，將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、加蓋歸檔章〔編號〕、編目〔編制歸檔文件目錄〕、裝盒，使之有序化的過程。歸檔的意義：歸檔是文件向檔案轉化的標志，是文書處理的終點、文書檔案管理的起點?！踩橙冢褐敢粋€獨立的機關、團體或其它的組織、個人在社會活動中形成的文書檔案管理有機整體，設立全宗的主要資格是立檔單位具有獨立的法人資格，可以獨立行使職權，并能主要以自己的名義單獨對外行文。一般來說，一個立檔單位的全部檔案就是一全宗?！菜摹橙谔枺菏菣n案館給立檔單位的代號。四、文書檔案管理的整理方法〔一〕收集：收集是歸檔整理的前提、根本，沒有收集齊全完整的文件材料，歸檔整理就不能很好地反映立檔單位的歷史面貌和工作情況。因此，收集應歸檔的文件材料必須保證齊全完整；收集范圍是本單位的收文、發文、內部文件。必須采取以下相應措施：1、立檔單位要建立健全收發文登記制度，有完整的收文登記本、發文登記本、印章登記本、依據歸檔范圍，收集所登記的“紅頭文件”的歸檔。2、檢查本單位在年度工作中產生的“白頭文件”材料是否收集歸檔。如①會議材料：本單位年度工作會議材料〔總結、方案〕、表彰材料，專業會議材料，代表發言材料；本單位在上級工作會議上發言、匯報、經驗材料、典型材料、交流或發表論文、考察報告。②綜合材料：會議記錄本〔黨委、黨組會議，行政、辦公會議〕等；各類花名冊、登記簿〔干部職工、黨員、專業技術人員等花名冊及主要業務工作登記簿〕；年報表〔業務、黨員、人事勞資等各種統計報表〕；各種介紹信存根〔黨團組織關系、干部調動、行政事務等〕、協議、合同。以上收集到的“紅頭文件”和“白頭文件”材料是本單位工作過程中形成的屬于立檔單位應收集的文件材料?！捕硽w檔判斷：立檔單位將收集到的材料，依照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案管理保管期限規定》〔國家檔案局令第8號〕的歸檔范圍和不歸檔范圍，剔除不歸檔的文件材料，剩下的就是立檔單位應歸檔的文件材料，必須進行歸檔。不歸檔的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。指本單位的發文及局部收文的重份文件。②普發性文件。主要指上級、本級非隸屬單位給本單位的普發性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎勵非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。③未生效文件。如本單位代上級機關起草的未成為正式文件的稿本等。〔三〕裝訂：用不銹鋼釘或線將歸檔范圍中的歸檔文件以“件”為單位固定在一起即單“件”裝訂，便于保管利用。1、整理單位：確定以件為歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，重要文件的正本與歷次修改稿可各為一件；計算機及其網絡環境中形成的文件，無定稿的或打印出來的定稿上無領導修改手跡、批示而定稿不存檔的，將正本與發文稿紙為一件，報表、名冊、圖冊、會議記錄、介紹信存根等按其原來的裝訂方式，一個自然本〔冊〕為一件，未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起的為一件；來文與復文可為一件，未裝訂成套的會議材料各為一件，正文與文件處理單為一件。2、文件的裝訂：歸檔文件按件裝訂具體要求：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；復文在前，來復在后；漢文在前，少數民族文字在后；不同文字的文本，無特殊規定的，中文在前，外文在后；有文件處理的，文件處理單在前，正文在后。3、裝訂的部位與對齊方式及考前須知：？文件裝訂時應以左、下側對齊，以便裝訂和利用。？裝訂時，應將保管期限為永久的歸檔文件中去掉不符合保管要求的一般訂書釘，采用不銹鋼訂書釘裝訂〔注意：采用不銹鋼訂書釘裝訂的文書檔案管理不能用微波設備進行消毒，否那么可能會引起火災〕?；蜉^厚的文件采用“三孔一線”的線裝方法裝訂?！菜摹撤诸悾簹w檔文件采用年度——保管期限分類法進行分類。同全宗應保持分類方案的穩定。1、區分年度①年度以落款日期為準。如2009年形成的《2008年工作總結》應歸入2009年。②跨年度的文件放入辦結的年度。如2008年形成的《2009-2010年工作規劃》應歸入2008年度；

某單位2007年立案、2008年結案的某信訪案件，其文件材料統一在結案年度歸檔，即歸入2008年。③幾分文件作為一件，“件”的日期應以裝訂時排在最前面的文件日期為準。具體地說來文與復文為一件，以復文為準等。④會議記錄本以該本最后一次會議記錄時間為準。⑤文件沒有標注日期時，需要分析該文件內容，制成材料、格式、字體以及各種標識，通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期，并據此按年度合理歸類。2、區分保管期限將每年的歸檔文件按永久、定期分開，定期一般分為30年、10年。永久保管檔案的確實定：屬于歸檔范圍的文件，哪些需要永久保存呢？《規定》第七條列出了八款，《文書檔案保管管理期限表》中列出了41款文件材料，約占整個期限表的一半?？梢愿爬橐韵滤膫€方面：①反映機關主要歷史面貌的文件材料。如：大事記、組織改革、機構設置、人員編制等文件材料。②反映機關行政管理、行政執法活動的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的審批、審查、核準等文件材料；房產、地產、固定資產、行政審批、行政許可、合同、協議、國有資產管理等文件材料。③反映機關主要職能活動的重要文件材料。如：黨組〔黨委〕、行政辦公會議記錄、會議紀要、工作會議、專題會議材料，上級機關、上級領導視察本機關工作文件材料；本機關制定的方針政策性法規文件、業務文件、調研報告、請示、批復、外事活動文件等。④反映機關人事管理活動的文件材料。如人事任免、獎勵材料與處分材料，錄用、轉正、聘任、調資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤材料；人事考核、職稱評審、職工調動、職工名冊、黨團員名冊、黨團材料等這些文件材料在反映本機關的歷史面貌，主要職能活動，維護國家、機關和職工權益等方面具有長遠的利用價值和憑證價值，是各機關形成文件的重點和核心。準確理解保管期價值的鑒定是歸檔文件整理工作的難點。《規定》把保管期限劃分為永久、定期兩種，在具體劃分文書檔案管理保管期限時，突出以本機關文件為主〔即以我為主〕，在操作時，實現對每級文件〔上級、本級、同級、下級〕文件進行兩分制：上級機關文件：針對本機關的文件或屬于本機關主管業務的永久保存。如同級黨委、政府關于本機關機構設置、領導人任免、人員編制等文件；上級機關對本機關或人員的表彰文件；上級機關對主管業務工作的規劃、意見、批復等。其他需要貫徹執行或查考的保存10年。本機關文件：反映本機關主要職能活動的永久保存；一般的保存30年或10年〔表中界定具體清晰〕同級機關文件：非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料保存10年。下級機關文件：報送的重要的總結、報告保存30年，一般的保存10年?！参濉撑帕?、把同一年度、同一保管期限的文件分開排在一起。即立檔單位每年只編永久、30年、10年三條流水號分開排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。2、在同一保管期限內，把同一機構〔或問題、文號〕有內在聯系〔如同一次活動、同一項工作，同一個會議〕的文件排在一起，即同一事由的相關文件應當排列在一起。是“遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系”整理原那么的表達。排列順序應保持相對固定。3、最后在同一保管期限、同一機構、問題或文號內按成文時間的生后順序排列?！擦尘幪枤w檔文件編號是指將歸檔文件在全宗中的位置標識為符號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。編號是編目工作的起點和根底，其目的是反映分類、排列這些系統工作的成果。通過編號，使歸檔文件在全宗中的位置得以確定，并為后續的編目工作以及將來查找利用時的實體存取提供了條件。件號即文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識。歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。文件處理單隨同歸檔的，歸檔章蓋在文件處理單上，以保護文件正本的原貌。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備工程。1、全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。檔案室如沒有全宗號可暫時不填。2、年度：文件形成年度，以4位阿拉伯數字標注公元紀年，如2008。3、保管期限：歸檔文件保管期限的填寫為永久、30年、10年。4、件號：歸檔文件的排列順序號。以年度為界，每年必須從1編起，不能跨年度連續編號，各期限分別編流失號〔即每年分期限共編三條流水號〕。件號包括室編件號和館編件，分別在歸檔文件整理和檔案移交后編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內；按文件排列順序從“1”開始標注，每種保管期限各編一個流水順序號，如2007年永久件號：1、2、3……8230年件號：1、2、3……7310年件號：1、2、3……243館編件號待檔案移交給檔案館后，由檔案館根據需要填寫。〔七〕編目歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。歸檔文件應逐件編目。來文與復文為一件時，只對復文進行編目。通過檢查復文來實現對相應來文的查找。歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數和備注等工程。1、件號：填寫室編件號。2、責任者：指發文的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。①填寫責任者時一般應使用全稱或通用簡稱，如“海南省紀委“，不能使用“本廳”、“省教育廳”等含義不明，難判斷的簡稱。②聯合發文責任者過多時，可適應省略，但立檔單位是責任者的必須抄錄。以表達“以我為中心”的精神。③未署責任者的歸檔文件，編目時應根據文件內容形式等特征加以考證并填寫。3、文號：文件的發文字號，是由發文機關按發文次序編制的順序號，一般由機關代字、年度、順序號組成。如瓊府辦[2008]198號、瓊郵管[2008]68號，沒有發文字號的不填寫。文號欄內不得填寫諸如“會議文件之一”等文件順序號，亦不得填寫“情況反映”等刊物名冊。4、題名：即文件標題，一般應照實抄錄。沒有題名或題名不標準的，應根據文件內容，重新擬寫或補充標題，外加“〔〕”號附于原標題之后。如海南省檔案局關于轉發檔發[2008]18號文件的通知，應重擬提題名并抄錄為海南聲省檔案局關于轉發[國家檔案局關于汛期文書檔案管理平安的幾點意見]的通知。5、日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數字標注年、月、日，如20080708、20081112表示月、日的數字可回行填寫，如20080708。6、頁數：每一件歸檔文件的總頁數、文件中有圖文的頁面為一頁。7、備注：用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況。包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀等等。如果有些條目須說明的情況較多，備注欄難以填寫時，可在備注欄中加注“*”號，將具體內容填寫入備考表中?！舶恕逞b盒裝盒是將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能裝在同一檔案盒內。1、裝盒要求：歸檔文件應嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相應條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對應找到文件實體。檔案利用完畢后歸位時，同樣要注意將其按件號順序裝入相應檔案盒中，否那么，在以件為單位進行文書檔案管理的情況下，一旦歸位錯誤，將很難再找回，甚至可能從此成為“死檔”。2、檔案盒應采用無酸紙制作，各立檔單位應到各級檔案行政管理部門購置或向河北省國昌檔案用品廠直接訂購。以保證文書檔案管理盒制成材料的質量。3、檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項。其中起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“/”號連接。4、備考表放在盒內所有歸檔文件之后，用以對盒內歸檔文件進行必要的注釋說明。工程包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。①盒內文件情況說明：填寫盒內歸檔文件需要說明的情況，包括文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況〔如字跡模糊、缺損〕等。整理工作完畢后歸檔文件如有修改、補充、移出、銷毀等情況，應在備考表中加以說明。進行歸檔文件整理時，如某件文件須說明的情況復雜，目錄備注欄填寫不下，也可在備考表中詳細說明，并在目錄相關條目的備注項中加“*”號標示。②整理人：填寫負責整理歸檔文件的人員姓名，以明確責任。③檢查人：填寫負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名，以示對整理質量的監督檢查。④日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期?！簿拧尘幹茩z索工具1、歸檔說明〔全宗說明〕內容包括本單位主要工作職能、本年度內設機構設置情況〔領導班子、內設機構及領導任職情況〕本年度主要工作概況、本年度文書檔案歸檔情況〔含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否，檔案數量，有何缺陷〕。2、打印歸檔文件目錄〔采用國際標準A4型紙，永久目錄打印一式三份，30年、10年期限的目錄打印一式一份〕。編制封面，并根據需要分保管期限與歸檔說明〔全宗說明〕裝訂成冊：歸檔說明〔全宗說明〕、永久目錄裝訂一式兩本；歸檔說明〔全宗說明〕、永久、30年、10年目錄合訂一本。歸檔文件目錄封面設置全宗名稱、年度、保管期限等工程。全宗名稱：立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或標準化簡稱。年度：填寫本目錄所登錄文件的形成年度。如：2003年、2003-2008年保管期限：根據目錄中所登文件的保管期限填寫。如：永久，永久、30年、10年文書檔案管理是企業標準化管理的重要內容，也是企業開展過程中的重要見證資料，它記錄了一個企業的開展歷程，為企業的開展壯大提供了文字依據，文書檔案的標準化管理是企業走向標準和成熟的重要條件，為加速企業標準化管理進程，進一步完善文書檔案管理工作。精編文書檔案管理：文書檔案案卷格式1、文書檔案管理國家技術監督局1988年9月5日批準，1989年3月1日實施。文書檔案管理適用范圍：本標準適用于我國各級檔案館(室)和文書處理部門。2、文書檔案管理案卷卷皮格式文書檔案管理案卷卷皮分兩種，一種是硬卷皮，一種是軟卷皮。2.1硬卷皮格式硬卷皮外形尺寸封面尺寸規格采用300mm×220mm或280mm×210mm(長×寬)。封底尺寸同封面尺寸。封底三邊(上、下、翻口處)要另有70mm寬的折疊紙舌。卷脊可根據需要分別設10、15、20mm三種厚度。用于成卷裝訂的卷皮，上、下側裝訂處要各有20mm寬的裝訂紙舌。本標準推薦使用250克牛皮紙制作案卷硬卷皮。案卷封面工程封面工程包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件、頁數、歸檔號、檔號。各工程具體位置、尺寸。封面工程的填寫方法.1全宗名稱：全宗名稱相同于立檔單位的名稱。填寫全宗名稱必須用全稱或通用簡稱。如“中國共產黨中央委員會”簡稱為“中共中央”；“中華人民共和國外交部”簡稱為“外交部”；“河北省人民政府人事局”“簡稱為“河北省人事局”。不得簡稱為“本部”、“本委”、“本省人事局”。.2類目名稱：類目名稱指全宗內分類方案管理的第一級類目名稱。在一個全宗內應按統一的文書檔案管理方案管理分類，并應保持分類體系管理的穩定性。.3案卷題名：案卷題名即案卷標題，一般由立卷人自擬。案卷題名應當準確概括本卷文件的主要制發機關、內容、文種。文字應力求簡煉、明確管理。.4時間：卷內文件所屬的起止年月。.5保管期限：立卷時劃定的案卷保管期限，一般由立卷人填寫。.6件、頁數：裝訂的案卷要填寫總頁數，不裝訂的案卷要填寫本卷的總件數。.7歸檔號：填寫文書處理號，由立卷人填寫。.8檔號的封面檔號由全宗號、目錄號、案卷號組成。全宗號：檔案館指定給立檔單位的編號。目錄號：全宗內案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內不允許出現重復的案卷目錄號。案卷號：目錄內案卷的順序編號，在同一個案卷目錄內不允許出現重復的案卷號。卷脊工程包括：全宗號、目錄號、年度、案卷號，其排列格式尺寸。2.2軟卷皮格式使用軟卷皮裝訂的案卷，必須裝入卷盒內保存。軟卷皮外形尺寸：軟卷皮設封皮和封底，其封皮和封底可根據需要采用長寬為297mm×210mm(供A4型紙用)或260mm×185mm(供16開型紙用)的規格。軟卷皮封面工程：軟卷皮封面工程及填寫方法均同硬卷皮格式。封面工程尺寸、位置。軟卷皮封二工程：軟卷皮封二印制工程包括：順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注。各工程具體位置、心寸。軟卷皮封二工程的填寫方法同3.4卷內文件目錄填寫方法。軟卷皮封三印制工程包括：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間，其尺寸位置。軟卷皮封三工程的填寫方法同4.3卷內備考表填寫方法。2.3卷盒格式卷盒外形尺寸采用300mm×220mm(長×寬)，其高度可根據需要分別設置30、40或50mm的規格。在盒蓋翻口處中部要設置繩帶，使盒蓋能緊扣住卷盒。卷盒封面和卷脊格式卷盒封面為空白面。卷脊工程包括全宗名稱、目錄號、年度、起止卷號。2.4填寫要求填寫案卷封面及卷脊時一律要求用毛筆或鋼筆，字跡要求工整。3、文書檔案管理卷內文件目錄格式3.1目錄用紙幅面尺寸采用國內通用16開型(即長×寬為260mm×185mm)或國際標準A4型(即長×寬為297mm×210mm)。3.2頁邊與文字區尺寸卷內目錄用紙上白邊(天頭)寬20±0.5mm卷內目錄用紙下白邊(地腳)寬15±0.5mm卷內目錄用紙左白邊(訂口)寬25±0.5mm卷內目錄用紙右白邊(翻口)寬15±0.5mm3.3卷內文件目錄工程包括：順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注。各工程具體位置、尺寸。3.4卷內文件目錄填寫方法順序號：以卷內文件排列先后順次填寫的序號，亦即件號。文號：文件制發機關的發文字號。責任者：對檔案內容進行創造或負有責任的團體和個人，亦即文件的署名者。3.4.4題名：即文件的標題，一般應照實抄錄。沒有標題或標題不能說明文件內容的文件，可自擬標題，外加“〔〕”號。日期：文件的形成時間。填寫時可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月的數字右下角加“·”號。頁號：卷內文件所在之頁的編號。單份裝訂的案卷應逐件加蓋檔號章。檔號章的位置在每件文件首頁的右上角，其格式與尺寸是：全宗號目錄號案卷號件號4×15mm備注：留待對卷內文件變化時作說明之用。4、文書檔案管理卷內備考表格式4.1卷內備考表外形尺寸及頁邊與文字區尺寸均同卷內目錄。4.2卷內備考表工程包括：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間。各工程具體位置、尺寸。4.3卷內備考表填寫方法本卷情況說明：填寫卷內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。案卷立好以后發生或發現的問題由有關的檔案管理人員填寫并簽名、標注時間。立卷人：由責任立卷者簽名。檢查人：由案卷質量審核者簽名。立卷時間：填寫完成的立卷日期。5、文書檔案管理案卷各局部的排列格式5.1使用硬卷皮組卷，無論裝訂與否，其案卷各局部的排列格式均是：案卷封面——卷內文件目錄——文件——備考表——封底。5.2使用軟卷皮組卷，其案卷各局部按以下格式排列：軟卷封面(含卷內文件目錄)——文件——封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒保存。6、文書檔案管理案卷格式監制6.1文書檔案管理案卷的硬卷皮、軟卷皮、卷盒、卷內文件目錄、備考表的監制權屬于各級檔案局。6.2在卷皮封底的下部應印上“由××檔案局監制”的字樣。文書檔案管理制度一、文書檔案管理制度總那么1、文書檔案管理是企業標準化管理的重要內容，也是企業開展過程中的重要見證資料，它記錄了一個企業的開展歷程，為企業的開展壯大提供了文字依據，文書檔案的標準化管理是企業走向標準和成熟的重要條件，為加速企業標準化管理進程，進一步完善文書檔案管理工作，特制訂本制度。2、歸檔的文書檔案應字跡清晰、完整有效。二、文書檔案管理1、各部門應將文字資料的收集歸檔工作列入文書檔案管理人員的職責范圍。2、文書檔案管理歸檔范圍但凡企業經營管理活動中形成的具有保存價值的文件材料均應歸檔，主要包括：〔1〕具有保存價值的本單位正式收文、發文，除文件的正件外，還應包括它的附件；〔2〕本單位在經營管理活動中產生的與上級領導部門間的往來文件〔即外部文件〕，包括請示、報告、工程立項、重要函件、經營合同等；〔3〕本單位經營管理活動中產生的各種文件材料〔即內部文件〕，如規章制度、調研材料、方案、總結、條例、會議紀要、機構調整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責等；〔4〕企業在開展過程中獲得的被國家或社會認證或認可的證明其實力和相關資格的證書材料等。3、文書檔案管理歸檔要求〔1〕已經辦理完畢并有保存價值的文件都應及時歸檔，任何人不得隨意留存，各部門每季度應將歸檔的文件材料清理一次，登記造冊，對重要的文件要標注密級〔絕密、機密、秘密〕。〔2〕歸檔的文件材料要收集齊全〔包括附件〕，按照文件形成的先后次序排列清楚，并剔出其中的廢稿、重復稿和不重要的便條等?！?〕存檔文件必須為原件，至少三份〔包括復印件〕?！?〕文件歸檔時要有交接手續。〔5〕每年六月份之前，各部門向檔案室移交已歸檔完畢的上一年的文書檔案〔要辦理移交手續〕?！?〕各部門的文書和具體辦文人員有責任協助檔案管理人員共同做好文件的收集和保管工作。4、文書檔案管理的借閱〔1〕檔案室需設立“文書檔案借閱登記薄”，凡借閱文書檔案者需說明利用目的，并辦理借閱手續。〔2〕根據公司實際情況，將已存檔的文書檔案按其重要性分為重要文書檔案〔已標注密級〕和一般文書檔案兩種?！?〕因工作需要借閱屬秘密、機密類的文書檔案，須經部門負責人、辦公室主任、主管副總經理簽字前方可借閱，絕密類的文書檔案管理除需經部門負責人、辦公室主任、主管副總簽字外還必須經總經理簽字前方可借閱。如遇特殊情況，屬機密、秘密性的文書檔案可由部門負責人、辦公室主任簽字后可借閱?！?〕因工作需要借用一般性文書檔案，需部門負責人簽字前方可借出?！?〕借閱文書檔案使用后應及時歸還，借閱時間一般不得超過一天，如因需要超過借閱時間，借閱人應提前向公司辦檔案室說明，并辦理續借手續，否那么將根據超過時間長短給予相應處分?！?〕檔案管理員每星期檢查一次借閱登記薄，對到期未還的檔案應及時催還，歸還時要當面點清并放回原處?！?〕借閱人應妥善保管所借出的文書檔案，不得損壞、遺失、復印、涂改或轉借他人，否那么將依照規定給予直接扣罰2-10分；如發生失密、泄密現象，要及時匯報有關領導，采取補救措施，并追究相關人員責任，給公司造成經濟損失的，要給予相應的經濟處分，情節嚴重的給予辭退或開除處理。〔8〕凡從公司辦借出的文書檔案資料，因工作需要復印，需經辦公室主任同意簽字后，方可復印，使用后需將復印件歸還公司辦，個人不得留存，如因工作需要無法拿回復印件，需報公司辦批準，由辦公室主任酌情處理，并在借閱登記薄中注明。5、文書檔案管理的保管及銷毀〔1〕檔案室檔案管理員有責任對各部門文書檔案的歸檔進行監督指導?！?〕公司對所有文書檔案實行集中統一管理，由公司辦檔案室負責?！?〕檔案室檔案管理員要對各部門移交的文書檔案進行必要的整理，并分類、立卷、編目?！?〕文書檔案保管期限分為永久、長期、短期三種，超過保管期限的文書檔案經公司辦及相關領導批準后可銷毀，并建立文書檔案銷毀清冊。文書檔案管理歸檔整理操作方法和技巧文書檔案歸檔整理操作方法--收集

裝訂

歸檔判斷

分類

排列

編目

裝盒檔案管理分為文書檔案盒、科技檔案〔根本建設、科學研究、設備儀器、產品〕、會計檔案、干部職工檔案〔人事檔案〕、訴訟檔案、還有照片檔案、音像檔案、電子檔案等等，不同種類，不同載體的檔案有不同的整理方法和要求。但整理原那么是相同。即“遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用”。一、文書檔案管理根本要求要整理好文書檔案就必須學習領會中華人民共和國檔案行業標準《文書檔案管理歸檔文件整理規那么》〔DA/T22-2000〕和《文書檔案管理歸檔文件整理規那么實施細那么》。二、文書檔案管理根本概念〔一〕文書檔案管理歸檔文件：立檔單位在其職能活動中形成的，辦理完畢應作為文書檔案保存的紙質文件材料?！捕澄臅鴻n案管理歸檔文件的整理，將文書檔案管理歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、加蓋歸檔章〔編號〕、編目〔編制文書檔案管理歸檔文件目錄〕、裝盒，使之有序化的過程。歸檔的意義：歸檔是文件向檔案轉化的標志，是文書處理的終點、檔案管理的起點?！踩橙冢褐敢粋€獨立的機關、團體或其它的組織、個人在社會活動中形成的檔案有機整體，設立全宗的主要資格是立檔單位具有獨立的法人資格，可以獨立行使職權，并能主要以自己的名義單獨對外行文。一般來說，一個立檔單位的全部檔案就是一全宗?！菜摹橙谔枺菏菣n案館給立檔單位的代號。三、文書檔案管理整理方法〔一〕文書檔案管理收集：收集是歸檔文書檔案管理整理的前提、根本，沒有收集齊全完整的文件材料，歸檔整理就不能很好地反映立檔單位的歷史面貌和工作情況。因此，收集應歸檔的文件材料必須保證齊全完整；收集范圍是本單位的收文、發文、內部文件。必須采取以下相應措施：1、立檔單位要建立健全收發文登記制度，有完整的收文登記本、發文登記本、印章登記本、依據歸檔范圍，收集所登記的“紅頭文件”的歸檔。2、檢查本單位在年度工作中產生的“白頭文件”材料是否收集歸檔。如①會議材料：本單位年度工作會議材料〔總結、方案〕、表彰材料，專業會議材料，代表發言材料；本單位在上級工作會議上發言、匯報、經驗材料、典型材料、交流或發表論文、考察報告。②綜合材料：會議記錄本〔黨委、黨組會議，行政、辦公會議〕等；各類花名冊、登記簿〔干部職工、黨員、專業技術人員等花名冊及主要業務工作登記簿〕；年報表〔業務、黨員、人事勞資等各種統計報表〕；各種介紹信存根〔黨團組織關系、干部調動、行政事務等〕、協議、合同。以上收集到的“紅頭文件”和“白頭文件”材料是本單位工作過程中形成的屬于立檔單位應收集的文件材料?！捕澄臅鴻n案管理歸檔判斷：立檔單位將收集到的材料，依照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》〔國家檔案局令第8號〕的歸檔范圍和不歸檔范圍，剔除不歸檔的文件材料，剩下的就是立檔單位應歸檔的文件材料，必須進行歸檔。不歸檔的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。指本單位的發文及局部收文的重份文件。②普發性文件。主要指上級、本級非隸屬單位給本單位的普發性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎勵非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。③未生效文件。如本單位代上級機關起草的未成為正式文件的稿本等。〔三〕文書檔案管理裝訂：用不銹鋼釘或線將歸檔范圍中的文書檔案管理歸檔文件以“件”為單位固定在一起即單“件”裝訂，便于保管利用。1、整理單位：確定以件為文書檔案管理歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，重要文件的正本與歷次修改稿可各為一件；計算機及其網絡環境中形成的文件，無定稿的或打印出來的定稿上無領導修改手跡、批示而定稿不存檔的，將正本與發文稿紙為一件，報表、名冊、圖冊、會議記錄、介紹信存根等按其原來的裝訂方式，一個自然本〔冊〕為一件，未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起的為一件；來文與復文可為一件，未裝訂成套的會議材料各為一件，正文與文件處理單為一件。2、文件的裝訂：文書檔案管理歸檔文件按件裝訂具體要求：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；復文在前，來復在后；漢文在前，少數民族文字在后；不同文字的文本，無特殊規定的，中文在前，外文在后；有文件處理的，文件處理單在前，正文在后。3、裝訂的部位與對齊方式及考前須知：？文件裝訂時應以左、下側對齊，以便裝訂和利用。？裝訂時，應將保管期限為永久的文書檔案管理歸檔文件中去掉不符合保管要求的一般訂書釘，采用不銹鋼訂書釘裝訂〔注意：采用不銹鋼訂書釘裝訂的檔案不能用微波設備進行消毒，否那么可能會引起火災〕?；蜉^厚的文件采用“三孔一線”的線裝方法裝訂。〔四〕文書檔案管理分類：文書檔案管理歸檔文件采用年度——保管期限分類法進行分類。同全宗應保持分類方案的穩定。1、區分年度①年度以落款日期為準。如2009年形成的《2008年工作總結》應歸入2009年。②跨年度的文件放入辦結的年度。如2008年形成的《2009-2010年工作規劃》應歸入2008年度；

某單位2007年立案、2008年結案的某信訪案件，其文件材料統一在結案年度歸檔，即歸入2008年。③幾分文件作為一件，“件”的日期應以裝訂時排在最前面的文件日期為準。具體地說來文與復文為一件，以復文為準等。④會議記錄本以該本最后一次會議記錄時間為準。⑤文件沒有標注日期時，需要分析該文件內容，制成材料、格式、字體以及各種標識，通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期，并據此按年度合理歸類。2、文書檔案管理區分保管期限將每年的文書檔案管理歸檔文件按永久、定期分開，定期一般分為30年、10年。永久保管檔案的確實定：屬于歸檔范圍的文件，哪些需要永久保存呢？《規定》第七條列出了八款，《文書檔案保管管理期限表》中列出了41款文件材料，約占整個期限表的一半?？梢愿爬橐韵滤膫€方面：①反映機關主要歷史面貌的文件材料。如：大事記、組織改革、機構設置、人員編制等文件材料。②反映機關行政管理、行政執法活動的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的審批、審查、核準等文件材料；房產、地產、固定資產、行政審批、行政許可、合同、協議、國有資產管理等文件材料。③反映機關主要職能活動的重要文件材料。如：黨組〔黨委〕、行政辦公會議記錄、會議紀要、工作會議、專題會議材料，上級機關、上級領導視察本機關工作文件材料；本機關制定的方針政策性法規文件、業務文件、調研報告、請示、批復、外事活動文件等。④反映機關人事管理活動的文件材料。如人事任免、獎勵材料與處分材料，錄用、轉正、聘任、調資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤材料；人事考核、職稱評審、職工調動、職工名冊、黨團員名冊、黨團材料等這些文件材料在反映本機關的歷史面貌，主要職能活動，維護國家、機關和職工權益等方面具有長遠的利用價值和憑證價值，是各機關形成文件的重點和核心。準確理解保管期價值的鑒定是文書檔案管理歸檔文件整理工作的難點?！兑幎ā钒驯９芷谙迍澐譃橛谰谩⒍ㄆ趦煞N，在具體劃分文書檔案保管期限時，突出以本機關文件為主〔即以我為主〕，在操作時，實現對每級文件〔上級、本級、同級、下級〕文件進行兩分制：上級機關文件：針對本機關的文件或屬于本機關主管業務的永久保存。如同級黨委、政府關于本機關機構設置、領導人任免、人員編制等文件；上級機關對本機關或人員的表彰文件；上級機關對主管業務工作的規劃、意見、批復等。其他需要貫徹執行或查考的保存10年。本機關文件：反映本機關主要職能活動的永久保存；一般的保存30年或10年〔表中界定具體清晰〕同級機關文件：非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料保存10年。下級機關文件：報送的重要的總結、報告保存30年，一般的保存10年。〔五〕文書檔案管理排列1、把同一年度、同一保管期限的文件分開排在一起。即立檔單位每年只編永久、30年、10年三條流水號分開排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。2、在同一保管期限內，把同一機構〔或問題、文號〕有內在聯系〔如同一次活動、同一項工作，同一個會議〕的文件排在一起，即同一事由的相關文件應當排列在一起。是“遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系”整理原那么的表達。排列順序應保持相對固定。3、最后在同一保管期限、同一機構、問題或文號內按成文時間的生后順序排列?！擦澄臅鴻n案管理編號文書檔案管理歸檔文件編號是指將文書檔案管理歸檔文件在全宗中的位置標識為符號，并以歸檔章的形式在文書檔案管理歸檔文件上注明。編號是編目工作的起點和根底，其目的是反映分類、排列這些系統工作的成果。通過編號，使文書檔案管理歸檔文件在全宗中的位置得以確定，并為后續的編目工作以及將來查找利用時的實體存取提供了條件。件號即文件的排列順序號，它是反映文書檔案管理歸檔文件在全宗中的位置和固定文書檔案管理歸檔文件的排列先后順序的重要標識。文書檔案管理歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。文件處理單隨同歸檔的，歸檔章蓋在文件處理單上，以保護文件正本的原貌。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備工程。1、全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。檔案室如沒有全宗號可暫時不填。2、年度：文件形成年度，以4位阿拉伯數字標注公元紀年，如2008。3、保管期限：文書檔案管理歸檔文件保管期限的填寫為永久、30年、10年。4、件號：文書檔案管理歸檔文件的排列順序號。以年度為界，每年必須從1編起，不能跨年度連續編號，各期限分別編流失號〔即每年分期限共編三條流水號〕。件號包括室編件號和館編件，分別在文書檔案管理歸檔文件整理和檔案移交后編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內；按文件排列順序從“1”開始標注，每種保管期限各編一個流水順序號，如2007年永久件號：1、2、3……8230年件號：1、2、3……7310年件號：1、2、3……243館編件號待檔案移交給檔案館后，由檔案館根據需要填寫?！财摺澄臅鴻n案管理編目文書檔案管理歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制文書檔案管理歸檔文件目錄。文書檔案管理歸檔文件應逐件編目。來文與復文為一件時，只對復文進行編目。通過檢查復文來實現對相應來文的查找。文書檔案管理歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數和備注等工程。1、件號：填寫室編件號。2、責任者：指發文的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。①填寫責任者時一般應使用全稱或通用簡稱，如“海南省紀委“，不能使用“本廳”、“省教育廳”等含義不明，難判斷的簡稱。②聯合發文責任者過多時，可適應省略，但立檔單位是責任者的必須抄錄。以表達“以我為中心”的精神。③未署責任者的文書檔案管理歸檔文件，編目時應根據文件內容形式等特征加以考證并填寫。3、文號：文件的發文字號，是由發文機關按發文次序編制的順序號，一般由機關代字、年度、順序號組成。如瓊府辦[2008]198號、瓊郵管[2008]68號，沒有發文字號的不填寫。文號欄內不得填寫諸如“會議文件之一”等文件順序號，亦不得填寫“情況反映”等刊物名冊。4、題名：即文件標題，一般應照實抄錄。沒有題名或題名不標準的，應根據文件內容，重新擬寫或補充標題，外加“〔〕”號附于原標題之后。如海南省檔案局關于轉發檔發[2008]18號文件的通知，應重擬提題名并抄錄為海南聲省檔案局關于轉發[國家檔案局關于汛期檔案平安管理的幾點意見]的通知。5、日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數字標注年、月、日，如20080708、20081112表示月、日的數字可回行填寫，如20080708。6、頁數：每一件文書檔案管理歸檔文件的總頁數、文件中有圖文的頁面為一頁。7、備注：用于填寫文書檔案管理歸檔文件需要補充和說明的情況。包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀等等。如果有些條目須說明的情況較多，備注欄難以填寫時，可在備注欄中加注“*”號，將具體內容填寫入備考表中。〔八〕文書檔案管理裝盒裝盒是將文書檔案管理歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能裝在同一檔案盒內。1、裝盒要求：文書檔案管理歸檔文件應嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒，與文書檔案管理歸檔文件目錄中相應條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對應找到文件實體。檔案利用完畢后歸位時，同樣要注意將其按件號順序裝入相應檔案盒中，否那么，在以件為單位進行管理的情況下，一旦歸位錯誤，將很難再找回，甚至可能從此成為“死檔”。2、檔案盒應采用無酸紙制作，各立檔單位應到各級檔案行政管理部門購置或向河北省國昌檔案用品廠直接訂購。以保證檔案盒制成材料的質量。3、檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項。其中起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“/”號連接。4、備考表放在盒內所有文書檔案管理歸檔文件之后，用以對盒內文書檔案管理歸檔文件進行必要的注釋說明。工程包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。①盒內文件情況說明：填寫盒內文書檔案管理歸檔文件需要說明的情況，包括文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況〔如字跡模糊、缺損〕等。整理工作完畢后文書檔案管理歸檔文件如有修改、補充、移出、銷毀等情況，應在備考表中加以說明。進行文書檔案管理歸檔文件整理時，如某件文件須說明的情況復雜，目錄備注欄填寫不下，也可在備考表中詳細說明，并在目錄相關條目的備注項中加“*”號標示。②整理人：填寫負責整理文書檔案管理歸檔文件的人員姓名，以明確責任。③檢查人：填寫負責檢查文書檔案管理歸檔文件整理質量的人員姓名，以示對整理質量的監督檢查。④日期：填寫文書檔案管理歸檔文件整理完畢的日期?！簿拧澄臅鴻n案管理編制檢索工具1、歸檔說明〔全宗說明〕內容包括本單位主要工作職能、本年度內設機構設置情況〔領導班子、內設機構及領導任職情況〕本年度主要工作概況、本年度文書檔案歸檔情況〔含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否，檔案數量，有何缺陷〕。2、打印文書檔案管理歸檔文件目錄〔采用國際標準A4型紙，永久目錄打印一式三份，30年、10年期限的目錄打印一式一份〕。編制封面，并根據需要分保管期限與歸檔說明〔全宗說明〕裝訂成冊：歸檔說明〔全宗說明〕、永久目錄裝訂一式兩本；歸檔說明〔全宗說明〕、永久、30年、10年目錄合訂一本。文書檔案管理歸檔文件目錄封面設置全宗名稱、年度、保管期限等工程。全宗名稱：立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或標準化簡稱。年度：填寫本目錄所登錄文件的形成年度。如：2003年、2003-2008年保管期限：根據目錄中所登文件的保管期限填寫。如：永久，永久、30年、10年設備檔案管理的3個根本內容設備檔案管理是各項管理中的一個重要組成局部，設備檔案管理是設備管理的根底，其管理水平的好壞，直接影響到辦公效率，所以加強設備檔案管理極其重要。設備檔案管理作為綜合檔案管理的一個重要局部，應重點加強環節管理，使設備檔案在工作中起到了較好的作用。一、設備建檔的必要性設備在各自運行過程中產生的文字、卡片、參數等具有參考和保存價值的各種載體材料，稱為設備檔案。設備的正常運轉是保證事業的穩定開展，保障科研、開發等工作順利實施的重要手段和保證。局部部門還擁有與其功能業務相適應的各種專業設備。如何管好用好這些設備，提高設備的有效使用率，減少設備突發故障和開機率低的狀況，提高設備的使用壽命呢？這就必須建立較為全面的設備科技檔案，并輔之以科學有效的管理。設備檔案的建立是為了在設備的采購、使用、維修及管理等工作中充分利用，更好地發揮其社會效益和經濟效益。如通過查看設備檔案資料，根據其維修記錄，對較為貴重的設備采取預防性維修，充分做好維修前的準備以縮短停機時間，減少修理費用，減少事故隱患的發生率等。管好用好設備檔案，使其充分發揮其在各自“崗位”工作中的作用，主動、及時、準確地為每一位員工效勞。二、設備檔案管理的根本內容⑴建立完善管理網絡強化各級管理制度。同時明確各部門工作管理目標和各自的崗位職責，并將設備檔案管理工作作為管理責任制的一局部。對一些重要設備(如中央空調)，明確設備操作者在負責設備的日常維護保養的同時，做好日常設備記錄，每次使用后，要將使用情況認真做好記錄，每半年將整理好的記錄上報給設備科負責人，經核查后存檔，使其形成一個有效的管理網絡。⑵確定設備檔案的歸檔范圍根據設備檔案的管理要求，結合實際情況，明確設備檔案管理的歸檔內容。歸檔內容由二個局部組成：設備申購過程中形成的檔案和設備運行過程中形成的檔案。設備申購過程中形成的檔案主要包括申購單、論證表(記錄)、購銷合同、協議書、發票復印件(原件保存在財務檔案中)、安裝調試及驗收報告、設備操作規程、全套隨機技術資料等。特大型的設備還應包括招標的有關材料等。設備運行過程中形成的檔案主要包括設備的使用情況記錄、操作規程、維修保養情況記錄，每年的使用率與完好率統計等。這些資料一般按年度歸入設備檔案。隨著設備從申購到安裝使用，其相應的材料由設備科人員做好檔案的收集整理工作，使之配合設備檔案管理部門，做好資料的歸檔工作。⑶廣泛收集設備檔案每一種設備從申購到報廢都經過購置、安裝、調撥、報廢四個階段，設備檔案管理工作應隨著設備的變化而進行跟蹤收集相關資料，認真把關。一是在設備驗收時，檔案管理人員要參與部門設備的驗收，將有關資料收集整理好。二是在設備的安裝和調試階段隨時收集資料，如操作人員需參考操作手冊，再進行借閱。三是了解各部門、各階段設備文件的形成規律，根據各自的歸檔范圍，有目的進行收集。四是將收集來的資料逐一進行分類整理，盡量將資料收齊，以便于日后的使用，如進行根據設備維修記錄進行效益分析等。設備檔案的有效利用是檔案管理工作開展和提高質量的根底，對固定資產的設備管理具有深遠意義。設備檔案管理人員以主動、積極、周到的效勞來保證檔案資料的有效完整，收集和捕捉有用信息，充分發揮檔案的作用，以此來促進有關工作的進行，使各種設備的效能得到充分發揮，投資得到良好的回報，促進各項建設的開展。電子文件與電子檔案管理近年來，電子計算機迅速普及，政府機關和社會各行各業都在積極創造條件采用電子計算機提高工作效率，加速現代化進程。傳統的辦公過程產生的紙質文件已逐步被電子文件取代，電子文件如何監管？如何進行電子檔案管理和開發利用？這已成為文秘工作必須面對的問題，是當前文秘人員努力探索的熱點問題，作者認為，目前必須解決下面幾個問題。一、掌握電子文件的特性，做好電子檔案管理工作。電子文件和紙質文件都是人們社會活動的記錄。兩者既有共性，也有差異。電子文件的產生、形成、歸檔及其傳送、存儲、管理等均與傳統的紙質文件所用的技術、方法不同。電子文件是指一種通過電腦進行操作、傳輸或處理的文件。電子文件與紙質文件相比擬，有如下特性：1、信息與載體的相別離性。電子文件可以在不同的計算機之間傳遞，也可在不同的載體之間相互復制而信息形態無任何變化。這樣很難像紙質文件那樣確定哪個是“原件”，這個特征直接影響到如何才能保證電子文件的真實性、可靠性和完整性。2、易更改性。電子文件是通過鍵盤、掃描儀等工具輸入，存在于磁盤等介質上，更改、偽造數據不留痕跡，還有可能因計算機病毒及網絡平安等原因而導致文件變更，所以為保證其平安、準確，需要解決很多的技術難題。3、數據的易消失性。電子文件數據存儲在磁盤、磁帶或光盤等介質上，是無形物，一旦操作不當，那么可能損害甚至抹掉，均可造成難以挽回的損失，會直接影響電子文件的憑證作用或價值。電子文件還有信息共享性、非直讀性、標準化依賴性等特性。電子文件的特性是客觀存在的，例如：江門市國家稅務局目前就采用了統一的OA辦公系統，內外文書都采用網上運行。各市在網上收文后迅速在網上轉發到各個稅收網點，甚至向社會公布，充分地表達了無紙化辦公在節省時間、節省紙質材料、節省人力的優勢。但在整個運行過程中電子文件隨時會被更改，無法保證數據百分百準確。江門市國稅局和各市國稅局、稅收網點，在收、發、存儲的過程中或者受到外來病毒的入侵，都會造成數據的消失。這是電子文件的特性所決定的，所以檔案部門限定永久、長期保存的電子文件必須制成紙質文件歸檔，使國稅系統充分發揮了自動化辦公的優勢，也防止了因電子文件特性可能造成的損失。只有認清電子文件與紙質文件各自的特點。才能對電子檔案管理提出正確的要求。既堅持檔案管理的根本原那么，又不致將紙質檔案管理的理論、方法原封不動地用于電子檔案管理，有利于創立電子檔案理論、方法和技術。這樣才能在電子檔案大量涌現時，真正做到既重視電子檔案，又能正確對待紙質檔案，充分開發各類檔案信息資源為社會效勞，使檔案事業在電子時代繼續得到全面開展。二、電子文件的整理電子文件的整理是指按照一定的原那么和方法，將收集積累的電子文件分門別類進行清理，為歸檔做好準備的工作。電子文件整理包括兩個層次：1、對分類、排序的組織。就是按照電子文件的管理標準將磁性載體傳遞的零散的、雜亂的電子文件通過分類、標引、組合，使電子文件存儲格式處于一種有序狀態。文件名稱、文件號、分類和隸屬編號等電子文件的著錄標引應由歸檔人員來完成。著錄標引在整理工作中占有重要地位，其質量好壞，將直接影響未來的電子檔案管理和利用。在整理過程中，可能會遇到文件格式重新編排和重新組合。這種格式轉換有可能損傷數據，損害作為證據的電子文件的真實性。因此保證電子文件的真實性、完整性，是歸檔人員和檔案管理部門整理電子檔案的一項重要內容。2、組織建立數據庫。首先是對電子文件進行分類和編號。一個單位的電子文件類別是多種多樣的，對這些電子文件要進行分門別類地管理，就要進行科學的分類。要按門類劃分要求，結合本單位的專業和電子文件內容制定分類編號方案。分類編號就是按照分類編號方案的規定對電子文件進行劃分，并給每份電子文件一個固定的唯一的號碼，從而使全部電子文件成為一個有機的整體。其次對電子文件的登記。電子文件的整理是電子檔案管理和利用等工作的根底。與紙質文件相比擬，電子文件在數據庫中是以虛擬形式存在的，經過對電子文件的科學整理、構成有序的虛擬狀態，通過檢索，可以提取電子文件并在計算機屏幕上顯示出來，數據庫是存、取電子文件的“虛擬文件庫”。無論在任何條件環境下，都要做好備份工作。三、電子文件的歸檔電子文件的歸檔是將應歸檔的經過整理的電子文件，確定檔案屬性后，從計算機或網絡的存貯器上拷貝或刻錄到可移動的磁、光介質上以便長期保存的工作過程。不同環境條件產生的電子文件其歸檔的方法是不同的，如果是網絡，可按要求轉到檔案數據庫或記有歸檔的標識。如果是載體傳遞歸檔就要做一些輔助和認證工作，要與紙質文件結合歸檔。歸檔工作的主要內容有：1、確定電子文件的歸檔范圍。這是歸檔的首要任務，也是保證電子檔案質量的關鍵。按國家檔案局的規定，電子文件歸檔范圍與紙質文件歸檔范圍相同。目前，鶴山市檔案局制訂的《電子文件管理方法》規定：機關、企事業單位、團體在工作中形成的，有保存價值的電子文件都要整理歸檔，列出了文字類、圖表類、聲像類等電子文件的收集內容和質量要求，確保電子檔案的齊全與完整，為電子檔案管理提供了最可靠的根底保證。2、規定歸檔時間。電子文件的歸檔一般在年度或任務完成后，或一個階段之后的一段時間內進行歸檔(稱階段歸檔)，可視其具體情況而定。目前，鶴山市規定科技檔案要在工程竣工驗收后一個月內歸檔，其它門類檔案一年歸檔一次，電子文件的歸檔應與紙質文件歸檔同期進行。3、規定歸檔份數。按國家檔案局電子文件歸檔的規定，電子文件歸檔后一般拷貝三套，封存一套，一套用于利用，第三套異地保存。例如：鶴山市檔案局就規定：各個政府部門電子文件歸檔后拷貝三套，單位檔案室必須封存一套，一套用于平時利用，第三套在每年的文書檔案驗收時交市檔案館驗收并保存。4、對電子文件歸檔的要求。總的要求是：真實、完整，到達檔案的功能價值。要做到這一點，首先遵從歸檔各階段的規定、標準，如收集積累、鑒定等環節的規定、標準；其次是準確說明配套的軟、硬件環境；第三是歸檔電子文件格式要通用、標準。5、歸檔方法。一是將應歸檔的經過整理的電子文件存入磁、光介質上。二是壓縮歸檔，采用數據壓縮工具對網絡上應歸檔的經過整理的電子文件，進行壓縮，然后刻入磁、光介質上。三是備份系統歸檔，一般在局域網或其他網絡環境下采用。將確定要歸檔的電子文件在網上進行一次備份操作，就可將歸檔的電子文件存放在磁、光介質上。四是一致性的測試。四、電子文件歸檔后應妥善保存電子檔案的特性不同于紙質檔案，決定其在保存與維護方面的復雜性。如何保存，維護電子檔案，使之平安、可靠并永久處于可準確提供利用的狀態，是檔案工作者急需解決的問題。1、確保電子檔案載體物理上的平安。一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在磁、光介質上，所以，要建立一個適合于磁、光介質保存的環境，諸如溫濕度的控制，存放載體的柜、架及庫房應到達的有關標準的要求，載體應直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠離強磁場和有害氣體等。2、確保電子檔案內容準確。電子檔案的內容是以數碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于電子計算機軟硬件平臺將電子檔案的內容，復原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。這對于電子檔案而言是一個較為復雜的過程。因為，電子檔案來自各個方面，往往是在不同的電子計算機系統上形成的，且在內容的格式編徘上也不盡一致，這種在技術和形式上的差異，必然導致在以后復原時，所采用的技術與方法的不同。而電子檔案在形成時所依賴的技術，往往是已經過時的技術，這是科技進步所帶來的必然結果。因此，除對電子檔案本身進行很好的保存外，還必須對其所依賴的技術及數據結構和相關定義參數等加以保存，或采用其它方法和技術加以轉換。3、確保電子檔案的原始性。對于一些較為特殊的電子檔案，要原始形成的格式進行復原顯示?？蛇M行以下的處理：一是保存電子檔案相關支持軟件，即在保存電子檔案的同時，保存與電子檔案相關的軟件及整個應用系統，恢復時，使之按本來的面目進行顯示；二是保存原始檔案的電子圖像；三是保存電子檔案的打印輸出件或制成縮微品，因為這是最為穩妥的永久保存方法。4、確保電子檔案的可理解性。對一份電子檔案的內容來說，常常有不被人完全理解的情況。為了使人們能夠完全理解一份電子檔案，就要把元數據；物理結構與邏輯結構的關系；相關的電子檔案名稱、存儲位置及相互關系；與電子檔案內容相關的背景信息等相應的信息保存下來。5、要對電子檔案載體進行有效的檢測與維護。電子檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環境的影響。因此，對所保存的電子檔案載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測，應每年一次，采用抽樣方式進行。檢測時，首先進行外觀檢查，確認載體外表是否有物理損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現等。然后進行邏輯檢測，采用專用或自行編制檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校驗。通過檢測發現有出錯的載體，要進行有效的修正或更新。一般四年拷貝一次，且原載體繼續保存的時間不少于四年。對于電子檔案的檢測與維護，電子檔案管理必須嚴格，因為任何一次誤操作，都可能使保存的電子檔案遭到人為損害，甚至造成難以彌補的損失。必須建立相應的維護電子檔案管理，對電子檔案的檢測、維護、拷貝等操作過程進行記錄，防止發生人為的誤操作或不必要的重復勞動。五、電子檔案的利用電子檔案的利用與紙質檔案相比，顯著不同的是更快捷、更方便更準確。其查準率和查全率是紙質檔案無法可比的。但這必須建立在電子檔案所依賴的技術上，且必須滿足必要的先決條件和采取相應的電子檔案管理措施才能夠實現。電子檔案提供利用一般有三種方法：即提供拷貝；通信傳輸；直接利用。1、向利用者提供拷貝。檔案部門向利用者提供載體拷貝時，應將文件轉換成通用標準文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬件平臺。當利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可以向這些用戶提供打印件或縮微品。2、利用網絡傳輸。即用網絡傳輸電子檔案。這一方法比擬適合館際之間的信息資源互相交流及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點對點轉換數字通信或互聯網絡來實現。目前全省規定各市建立舊政權檔案和革命歷史檔案數據庫，這些已超過三十年保管期限的歷史檔案按《檔案法》規定要向社會開放，所以省內可以進行互相交換。3、在網上直接利用。是在檔案部門的網絡上直接查詢的一種方法。其特點是：可為利用者提供技術支援；同通信傳輸相比減少了大量的電子檔案管理工作；可以使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。例如，目前鶴山市檔案局〔館〕網站已開通，公眾利用互聯網可以直接查詢網站內的山林權證、土地證等到達開放期限的非涉密電子檔案，社會各界還可以在限定范圍內通過權限審批在網上利用相應范圍內的電子檔案。電子文件歸檔后，由檔案館經過排序、編號等一系列處理，那些非涉密可以公開的文件，就可以掛到網上，便于各部門直接在網上查閱，大大方便了檔案的有效利用。知識經濟時代的今天，對電子檔案管理工作人員提出了更新更高的要求。電子檔案管理工作人員必須完成由傳統的管理模式向現代的管理模式的轉變，由傳統的管理理念向現代管理理念轉變，同時在管理實踐中應用，使電子檔案管理工作趕上時代步伐，適應電子檔案管理現代化和辦公自動化的時代需要，為社會提供更好更有效的效勞，使電子檔案管理工作發揮出應有的經濟效益及社會效益。檔案管理分類小竅門這個是比擬全面的檔案管理分類方法。企業檔案管理分類設置十個一級類目，即：1、黨群工作檔案管理分類；2、行政檔案管理分類；A、行政事務

B、平安保衛

C、人事管理

D、公關接待3、經營檔案管理分類A、經營決策企業改革，重大經營戰略性決策，企業開展規劃，方針目標檔案管理等。B、方案工作企業中、長期方案，年(季)度方案，各項專企業中、長期方案，年(季)度方案，各項專業開展方案，全面方案管理工作等。C、統計工作各種統計報表，企業綜合性統計分析工作等。D、財務管理資金管理，價格管理，會計管理，資金流通等。E、物資管理物資供給，倉庫管理，廢舊物資回收與修舊利廢等。F、產品銷售市場分析，用戶調查，產品銷售，廣告宣傳，市場分析，用戶調查，產品銷售，廣告宣傳，售后效勞工作等。G、企業管理企業普查，企業整頓和企業升級，經濟責任制管理，企業管理現代化工作等。4、生產技術檔案管理分類：A、生產調度生產組織，調度指揮工作等。B、質量管理企業全面質量管理，產品質量檢測和質量控制工作等。C、勞動管理勞動定額、定員，勞動調配，勞開工資，勞動保護等。D、能源管理能源消耗定額管理，節能降耗工作等。E、平安管理平安生產，工傷事故處理，職工平安教育等。F、科技管理新產品開發，科技成果管理，技術引進，技術革新和采用新技術，合理化建議等。G、環境保護環境保護檢測與控制，污染治理等。H、計量工作各種計量檢測工作。I、標準化工作企