行政采購管理制度第一章

總則第一條

為進(jìn)一步加強(qiáng)采購體系建設(shè)，提高行政采購管理水平，確保行政類采購工作有序進(jìn)行，確保按時、按質(zhì)、按量地完成相應(yīng)采購工作，特制訂本制度。第二條

本制度適用于固定資產(chǎn)、辦公勞保用品、招待煙酒及食品飲料、食宿招待、廣告宣傳品等行政類的采購管理。第三條

本規(guī)范適用于集團(tuán)總部及各BU采購系統(tǒng)的行政類采購管理。第二章

工作流程第四條

采購計劃（一）各需求部門在ERP中填寫并提交所需行政類物資的需求計劃至相對應(yīng)的倉庫；（二）ERP中的需求計劃必須按要求將品名、規(guī)格、型號、單位、數(shù)量等填寫完整；（三）需求計劃經(jīng)倉庫保管員審核通過后提交至采購部。倉庫保管員審核不通過，必須第一時間解釋原因并通知請購部門重新提交合理計劃；（四）對于有樣品的，計劃人須將樣品提交到采購部對應(yīng)采購員，收樣人以書面形式給計劃人確認(rèn)“已收到樣品”；（五）請購時間從下單日的次日開始算起，物資的采購周期按《行政類物資請購周期規(guī)定》及其它相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；（六）辦公勞保用品的請購需每月3至5日提交當(dāng)月整體計劃；（七）采購人員接到采購任務(wù)后，應(yīng)立即做好次日的工作計劃。第五條

市場調(diào)查采購人員根據(jù)任務(wù)單，深入、廣泛地調(diào)查市場，選擇供方，形成書面資料提交部門，做到貨比三家。第六條

采購執(zhí)行（一）批量采購金額在200元以內(nèi)的物資，要與供方達(dá)成口頭或書面協(xié)議。由采購員直接落實；（二）批量采購金額在200元以上的物資，應(yīng)先簽訂合同，走合同評審流程，合同評審?fù)ㄟ^后即組織采購；（三）辦公勞保用品等長期重復(fù)采購物資，需深入調(diào)查、詳細(xì)對比后，選擇性價比最優(yōu)供應(yīng)商，簽訂長期合作的年度合同。第七條

驗收繳庫（一）固定資產(chǎn)由請購部門聯(lián)合公司專業(yè)部門驗收，必要情況下申請第三方鑒定終檢；（二）辦公勞保用品由保管員或請購部門驗收；（三）招待煙酒等行政部驗收，招待食品飲料由請購部門當(dāng)場驗收；（四）食宿招待由行政部負(fù)責(zé)滿意度調(diào)查并及時解決；（五）廣告宣傳品由請購部門驗收；（六）經(jīng)檢驗合格的物資方可入庫，并及時辦理繳庫手續(xù)；（七）對檢驗不合格的物資按合同協(xié)議相關(guān)約定處理。第八條

對不能采購或不能及時采購的物資，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人要在接到請購計劃當(dāng)日起的三個工作日內(nèi)反饋到請購部門，并說明原因。第九條

各部門及時將物資使用情況反饋到采購，指出物資存在的問題及改進(jìn)意見，由采購部向供應(yīng)商反饋解決。第三章

具體規(guī)定第十條

具體規(guī)定：（一）行政采購人員對采購物資的數(shù)量、質(zhì)量負(fù)全部責(zé)任，與供應(yīng)商當(dāng)面驗質(zhì)驗數(shù)，安全運達(dá)公司，采購回來的物資要有交接手續(xù)，并及時繳庫；（二）行政采購人員不允許委托供應(yīng)商或請他人代購物資；（三）所有采購物資必須按照部門任務(wù)派遣，不允許私自接單；（四）行政采購人員讓供應(yīng)商送貨或托人代運必須要有交接手續(xù)；（五）行政采購人員必須加強(qiáng)資金管理，確保資金安全，盡量避免現(xiàn)金采購；（六）物資不合格要求一周內(nèi)予以退換；（七）不允許部分采購、部分不采購，不允許退而不購，不允許老爺采購，不允許官僚采購；（八）單項采購總額在300元以上的，必須要有貨比三家的記錄；（九）不允許在供應(yīng)商處無故逗留超過15分鐘，嚴(yán)禁去供應(yīng)商住所；（十）不允許挪用公款，不允許收受供應(yīng)商回扣，不允許接受供應(yīng)商私人宴請；（十一）行政采購人員中午在外吃飯時，不得喝酒，不得超過規(guī)定時間（1小時）；（十二）各采購人員之間要相互監(jiān)督，對于違反公司、部門相關(guān)制度的人員要及時向部門領(lǐng)導(dǎo)匯報；（十三）不得在黑名單供應(yīng)商處采購；（十四）行政采購人員不允許欠財務(wù)款，特殊情況經(jīng)批準(zhǔn)除外；（十五）不得使用欠款供應(yīng)商發(fā)票來抽取財務(wù)欠條，即抽取欠條的發(fā)票必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字；（十六）行政采購人員的發(fā)票必須做到日清日結(jié)，所有發(fā)票在繳庫單到位后必須于當(dāng)天在部門內(nèi)部批報完畢（可以通過交接票據(jù)的時間來考核）；（十七）必須妥善保管票據(jù)，否則出現(xiàn)票據(jù)丟失，一切后果由個人承擔(dān)；（十八）每批物資到貨供應(yīng)商需隨貨附上發(fā)票，特殊情況至少一個月必須開一次發(fā)票，發(fā)票要及時批報，做到日清日結(jié)；（十九）不允許票據(jù)不全，手續(xù)不清，越級批報，久拖不報，更不允許發(fā)票批報后積壓供應(yīng)商貨款，久拖不還，如超過24小時未歸還供應(yīng)商，按受賄進(jìn)行論處。第四章