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文檔簡介

一、檔案著錄要求〔1〕案卷級：如圖1檔號不需要輸入，檔號根據制定的規那么在保存時自動生成。公司代碼在選擇完所屬公司后鼠標點擊輸入框時自動生成。案卷號在錄入時不需要填寫保存時自動生成。總頁數為文件級頁數的總和，不需要手動錄入，在錄完文件級頁數時系統自動計算。檔案所屬部門在錄入時分三級：事業部/部門/科室。如：金屬事業部/生產部/廠內運輸科，如果只存在兩級，如：信息管理/系統應用。〔斜線不能用數字鍵盤中的‘/’鍵〕日期錄入格式為yyyy.mm.dd或者yyyy-mm-dd。如：2011.01.01或2011-01-01文書檔案中的文件份數自動提取文件級歸檔份數之和。脊背寬度：1cm、2cm、3cm、4cm、5cm、6cm圖1圖2注：1、追加數據后在保存時如果提示一下畫面〔類似于這種〕，需要將案卷號與檔號刪除之后重新保存。另外，在錄入數據出錯時盡量在現有根底上進行修改，如果不小心將錄入的案卷信息刪除了，請聯系檔案管理員將數據在回收站中刪除或者復原。2、文件級錄入前設置〔1〕選中文件級條目，然后點擊擴展鍵，選中個性設置〔2〕將個性設置里的密級字段后面的‘×’改為‘√’。這樣在錄入文件級密級時會自動提取案卷級密級〔2〕文件級，如圖2所屬檔號在鼠標點擊輸入框時自動成成檔案所屬部門在點擊鼠標時自動生成歸檔形式為原件或者復印件其他字段沒有特殊要求根據實際情況填寫二、Excel表轉入數據說明1、導出字段模版在收集整編中選中要錄入數據的檔案類型在案卷信息欄中添加案卷信息在案卷內文件中添加一條空白條——點擊工具欄中的增加可以增加一條空白數據第五，選中案卷內文件中的空白信息，點擊右上角的擴展建選擇轉出數據，將字段模版導出到本機上，提示窗口選擇“是”。第六、將移交清單中的數據根據字段名稱與導出的模版進行行對應，沒有的可以為空模版字段〔模版字段根據檔案類型不同，里面的字段也不同〕2、轉入數據第一、選擇要轉入數據所在的檔案類型第二、選擇要轉入數據所在的案卷條目第三、選中案卷內文件中的空白行，點擊右上角箭頭選擇轉入數據，選擇要導入的文件注：在導出字段模版和轉入數據時文件類型選擇Excel文件。批量掛接電子文件選中要掛接電子文件的卷內文件，點擊‘批量掛接’選擇‘文件路徑’，如果包含子文件夾就需要勾選‘包含子文件夾’；選擇‘添加數據域’查找與電子文件提名相對應的字段名稱以及取值范圍；選擇字段名與電子文件名的包含關系。點擊確定掛接電子文件4、掛接成功注：掛接成功點擊確定之后，批量掛接窗口會自動消失，不需要手動關閉。如不小心手動關閉，會出現電子文件實際已經上傳但是頁面沒

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