文件名稱（流程體系文控）最小作戰(zhàn)單元指導書版本V02.00生效日期20XX-XX-XX文件編碼流程架構L112.0管理人資擬制人L212.1人力資源規(guī)劃審核人L312.1.2管理組織機構批準人L412.1.2.2管理崗位流程Owner品質(zhì)處級干部適用范圍所有下屬公司標準角色流程體系文控對應的流程/規(guī)范文件名稱體系辦崗位職責及要求目的為公司質(zhì)量/環(huán)境/有害物質(zhì)/職業(yè)健康/信息安全/社會責任管理體系運行中作業(yè)的依據(jù)文件（包括內(nèi)外部文件），需作變更修訂，受控通過IT平臺或紙件進行；概述本指導書描述了文件接收與審查、受控分發(fā)、儲存管理、增補、回收、作廢與銷毀、稽核檢查等內(nèi)容，從而實施對文件的有效管控。通過紙件受控的方式，要蓋受控章標示，受控文件統(tǒng)一蓋紅色受控文件章。術語名稱定義受控文件1、為公司質(zhì)量/環(huán)境/有害物質(zhì)/職業(yè)健康/信息安全/社會責任管理體系運行中作業(yè)的依據(jù)文件（包括內(nèi)外部文件），需作變更修訂，受控通過IT平臺或紙件進行；2、通過紙件受控的方式，要蓋受控章標示，受控文件統(tǒng)一蓋紅色受控文件章。非受控文件與質(zhì)量/環(huán)境/有害物質(zhì)/職業(yè)健康/信息安全/社會責任管理體系無直接性的文件或參考性文件，不作變更管理的文件。手冊為保證滿足客戶要求和期望而對質(zhì)量/環(huán)境/有害物質(zhì)/職業(yè)健康/信息安全/社會責任體系要素進行描述的組織文件。流程性文件指符合一定格式規(guī)范要求，為了說明流程而存在的文件，它由一系列相互配套但又各有側(cè)重的若干文件組成，用于指導和規(guī)范各角色、崗位的業(yè)務運作，可重復使用、執(zhí)行，不是一次性、臨時文件，需要通過版本升級持續(xù)指導業(yè)務運作。

規(guī)范性文件流程文件的一種可選的支撐文件。當必須遵守的流程要求（包括對活動、任務、交付件的產(chǎn)品或服務要求）篇幅過大、活動要求間無邏輯順序關系或含有大量圖/表說明時，可單獨形成規(guī)范文件來加以描述。一般將對行為方面的要求稱為規(guī)范。指導性文件流程文件的一種可選的支撐文件，用于：1、為流程中某個或某些特定的、較復雜活動提供方法指導（Howtodo）；2、為某種或某幾種方法（例如風險評估方法）提供詳細描述，這些方法來源于企業(yè)內(nèi)部或業(yè)界好的實踐；3、為某個角色或某類角色在一個或一類活動提供方法和指導；4、描述某個或某類流程裁剪規(guī)則和條件（單獨成文的裁剪指南）；5、為工作產(chǎn)品或過程績效度量提供指導（度量指導書）。模板性文件預定義的待填寫格式文件，如表單、PPT模板、檢查清單類。記錄質(zhì)量/環(huán)境/有害物質(zhì)/職業(yè)健康/信息安全/社會責任管理體系運行結果，以提供質(zhì)量/環(huán)境/有害物質(zhì)/職業(yè)健康/信息安全/社會責任管理體系符合性的證據(jù)。外來文件指取自公司外部的法律法規(guī)、規(guī)范、標準或客戶提供的圖面、規(guī)定等，被本公司用來作為質(zhì)量管理體系流程中引用的標準，尤其是與產(chǎn)品要求有關的法律法規(guī)、國際國標文件、客戶標準文件、供應商產(chǎn)品規(guī)格書等。機密等級文件的保密級別，分為機密、保密、內(nèi)部公開、外部公開：機密：具有整體性設計最重要技術資料（如產(chǎn)品圖、模具圖等）或新產(chǎn)品研發(fā)的設計資料。此級資料通常限制發(fā)行部門的特定人員使用。保密：文件具有個別性、局部性最重要技術資料（如一般的機械圖、零件匯總表、商業(yè)計劃書等）。內(nèi)部公開：內(nèi)流通所用的資料，事務性文件等。外部公開：經(jīng)過公司批準或法規(guī)固定需要對公眾&社會公開的文件（如公司年度業(yè)績報告、公司社會責任、環(huán)境&安全報告等）電子文檔以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。依賴計算機系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡上傳輸。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。操作說明工作質(zhì)量目標（包括可量化的KPI及非量化的內(nèi)容）公司有效文件受控率100%（有效文件受控率=受控文件數(shù)/需受控文件數(shù)*100%）;現(xiàn)場使用非受控/作廢文件數(shù)為0（現(xiàn)場檢查有無非受控/作廢文件）工作職責履行措施：序工作職責如何履行職責運用到的流程/工具/方輸出衡量標準來自上游的輸入給下游的輸出號法角色輸入對上游的要求角色輸出讓下游滿意的承諾1.文件發(fā)布前得到批準，1管理類文件包括（手冊、流程類，規(guī)范類、標準，指導類、模板類）版本、編號審核及分發(fā)與管理.督促各部門提供完整有效的受控文件；.督促各部門會簽文件及歸檔.歸檔后按要求進行紙件發(fā)放，舊版以及回收文件和記錄控制程序受控文件在使用處可獲得有關版本的受控文件文件需求人員需受控文件以確保文件是充分與適宜的；.必要時對文件進行評審與更新，并再次批準；.文件的更改和修訂狀態(tài)得到識別；文件需求人員受控文件.在使用處可獲得有關版本的適用文件；.文件清晰、易于識別；.防止作廢文件的非預期使用

2流程類文件的回收、作廢與銷毀1、督促各部門及時回收舊版本資料；2、將各部門回收的資料進行銷毀文件和記錄控制程序/行政部賣給第三方（涉及客戶信息的單獨銷毀）作廢文件處置在使用場所無作廢文件文件使用人員作廢文件作廢文件統(tǒng)一交由文控中心處理第三方過膠舊版本回收資料整理打包3定期對文件進行檢查（使用狀態(tài)和保存狀態(tài)）定期稽查文件使用部門，并將稽查異常形成改善報告，要求各部門在規(guī)定期限內(nèi)回復改善，重復問題視情況處罰文件和記錄控制程序管理類資料異常跟進匯總報告管理類資料在使用、保管、稽查過程中沒有異常各部門各部門文件保存一覽表文件內(nèi)容正確、清晰，保存完整文件使用者有關版本的適用文件.在使用處可獲得有關版本的適用文件；.文件保持清晰、易于識別；.防止作廢文件的非預期使用工作風險及風險預防措施：序號工作風險對工作的影響產(chǎn)生的原因如何解決與預防與上游的關聯(lián)對下游的影響角色風險與其關聯(lián)內(nèi)容角色影響內(nèi)容1分發(fā)錯誤文件需求部門不能及時獲得有效版本的資料1、申請部門漏寫、錯寫2、文控人員漏發(fā)、錯發(fā)收到文件時仔細審核，有疑問時及時與文件提供部門負責人聯(lián)系文件制作者提供的分發(fā)部門明細不全，會導致使用處不能及時獲得適用版本的文件文件需求者需求者不能及時得到有效文件2文件未能及時分發(fā)所需部門不能及時領取有效資料，造成工作缺乏依據(jù)1、編寫部門的拖延導致未能及時分發(fā)；2、文控人員拖延導致未及時分發(fā)；3、使用部門拖延，導致未及時領取文件1、資料較多時先發(fā)行較急件；下班前清理當天接收資料，做到日清日結2、郵件或電話通知領取資料，直至資料領取完成。文件制作者文件編寫部門不能及時提供簽字確認的文件至文控中心受控，會導致使用處不能及時獲得適用版本的文件文件需求者需求者不能及時得到有效文件業(yè)步驟與方法文件接收與審查對于文件使用單位報送的需受控文件，審查文件格式是否符合要求，批準審核會簽是否齊全，內(nèi)容是否完整，版本號是否符合要求，是否與在線使用的受控文件相互矛盾。文件修改更新時，審查修改申請，找出原文件審查變更內(nèi)容。文件不符合要求時，退回文件申請受控單位。4.4.1.2文件會簽如果待歸檔文件涉及公司其它部門/單位，必須上傳文件的評審會簽記錄的掃描檔（文件會簽表）。如果文件為部門內(nèi)部執(zhí)行文件，可去掉勾選項“涉及相關方會簽”，則跳過此步驟。“文件會簽表”如下圖示，“文件會簽表”在PDMC系統(tǒng)中可下載：4.4.1.3文件線上會簽流程如果是通過線上會簽的，則將會簽頁面的鏈接復制到“涉及業(yè)務會簽相關鏈接”中。也可將會簽頁面打開，同時按“CTRL”與“P”進行頁面打印，“更改”打印機為“另存為PDF”，點擊“保存”將會簽頁面保存到本地電腦，再將其作為附件上傳到系統(tǒng)。鏈接：將會簽導出為PDF檔:4.4.2流程文件歸檔、發(fā)布、推廣、檢查流程DCC進行流程文件受控，并將信息進行公示（通過郵件或PDMC平臺）：PDMC系統(tǒng)會觸發(fā)公告在公告中心或郵件系統(tǒng)進行公示。PDMC中有相應的文件推廣功能，基于部門或人員對文件掌握程度，由相應管理人員或其指定人員觸發(fā)需要推廣的文件進行學習推廣；涉及到紙件發(fā)放的：通過PDMC的紙件發(fā)放模塊進行發(fā)放與簽收，紙件需加蓋受控章發(fā)放給各需求部門。在發(fā)放時，要確認是否有舊文件，對舊文件要進行回收和報廢。文件的使用要求要按PDMC系統(tǒng)中如下提示消息進行：大家在使用流程性文件時,請以PDMC系統(tǒng)歸檔的最新版本為準.一旦發(fā)現(xiàn)所用文件與之有差別時請采取下述對策：1,刪除所保存的電子檔；2.有加蓋受控章的紙檔，請回收并交由體系辦進行以舊換新；3未加蓋受控章的紙檔,請就地回收并銷毀。4.4.2.5文件檢查：必要時，文控人員要對職能部門的文件使用與保管等方面進行相應檢查。文件回收、作廢與銷毀對于收回的作廢紙質(zhì)文件，加蓋作廢章，并及時用碎紙機碎掉銷毀。文件增補文件使用單位申請增補受控文件時，審查《文件申請表》合格后（部門長簽字、管代批準），按照上述進行發(fā)放。文件稽核檢查定期對各單位受控文件進行稽查，每半年至少全覆蓋，稽查內(nèi)容包括：受控文件臺賬是否建立、存放情況、受控文件完整性、現(xiàn)場是否有作