中國遠大集團檔案管理手冊名目TOC\o"1-2"\h\z\u第一章 分類方案 31.1檔案分類方案 31.2檔案分類、歸檔范疇與保管期限表 6第二章 治理方法 122.1全宗卷治理方法 122.2歸檔文件整理方法 142.3房地產檔案治理方法 172.4醫藥檔案治理暫行方法 202.5醫療設備檔案治理方法 222.6醫藥科技檔案治理方法 242.7科研檔案治理方法 262.8聲像檔案治理方法 282.9財計檔案治理方法 31第三章 規章制度 333.1檔案保密制度 333.2檔案保管制度 333.3檔案統計制度 343.4檔案借閱制度 343.5檔案鑒定與銷毀制度 343.6檔案庫房治理制度 353.7檔案防火安全制度 353.8檔案治理的工作流程 36第一章 分類方案1.1檔案分類方案一．目的為了加強中國遠大集團公司檔案工作整體建設與科學化、規范化、標準化治理，促進檔案信息的開發利用，依照?企業檔案治理規定?(檔發[2002]5號)、?工業企業檔案分類試行規那么?(1991年7月4日國家檔案局公布)，使檔案資源更好地為企業生產經營服務，結合檔案治理工作的實際情形，特制定本分類方案。二．適用范疇本方案要緊適用于中國遠大集團公司醫療制藥、地產開發公司檔案的分類整理、組織案卷和排架治理，是上述企業檔案分類的差不多依據，其他單位可參照執行。三．定義〔一〕企業檔案--是指企業在生產經營和治理活動中形成的對國家、社會和企業有儲存價值的各種形式的文件材料。〔二〕類號--是指類目的標識符號。用以表示類目在分類體系中的位置和排列順序。四．治理職責〔一〕中國遠大集團公司負責制定?企業檔案分類方案?。〔二〕中國遠大集團公司所屬各單位執行?企業檔案分類方案?。五．分類原那么〔一〕中國遠大集團公司企業檔案分類原那么是以企業全部檔案為對象，依據企業治理職能，結合企業檔案構成的內容及其形成特點，保持檔案之間的有機聯系，既可滿足企業檔案分類治理的需要，又適當考慮了今后進展的需要，具有一定的包容性和延伸性，便于科學治理和開發利用。〔二〕中國遠大集團公司企業檔案分類以辦公職能為基礎，類目設置考慮了企業檔案的實際情形。為了便于治理利用，本方案只設到二級類目。二級以下類目的設置，依照有關規定或企業實際可自行調整。六．類目的設置〔一〕中國遠大集團公司企業檔案分類設置八級類目。即：黨群工作類、行政治理類、經營治理類、生產技術治理類、科學技術研究類、房地產類、醫藥檔案類、會計檔案類。一級類目應保持穩固，不得變動。〔二〕中國遠大集團公司企業檔案分類二級類目按照企業治理職能和檔案特點設置。?檔案分類、歸檔范疇與保管期限表?中所設二級類目是企業檔案分類的差不多二級類目，一樣不予變動。〔三〕二級以下類目的設置，企業可依照有關規定和自身實際，參照?檔案分類、歸檔范疇與保管期限表?中差不多范疇自行確定，一樣不宜超過三級。〔四〕類目的級位表示上下位的隸屬關系。檔案數量少的單位，可只分到一級或二級類目。沒有檔案實體的類目可空號不用。七．分類方法〔一〕黨群工作類、行政治理類、經營治理類、生產技術治理類的歸檔文件采納：問題—年度—保管期限進行分類。〔二〕房地產項目類的二級類目按工程程序設置，三級類目按建設項目或單位工程設置，其中一些三級類目屬類設置自定。〔三〕科學技術研究類的二級類目按治理性文件和項目設置，三級類目按科研課題設置。〔四〕醫藥、醫療設備儀器類的二級類目按治理性文件和醫療設備儀器的種類設置，三級類目按單機設置。〔五〕會計檔案類的二級類目按文種設置。八．標識符號〔一〕中國遠大集團公司企業檔案分類中的類目標識符號，一律采納英文字母與阿拉伯數字標識。〔二〕中國遠大集團公司企業檔案分類一級類目英文字母(大寫)標識。即：黨群工作類A行政治理類B經營治理類C生產技術治理類D房地產項目類E科學技術研究類F醫療設備儀器類H會計檔案類I專門載體〔電子文件類〕*G專門載體〔聲像檔案類〕*S專門載體〔信用文件類〕*X九．檔號編制與排列〔一〕在編檔號時，名目號、案卷號、件號之間用〝-〞隔開；在編案卷號時，一級類目與二級類之間不用隔開。類目與案卷順序號之間均用〝·〞隔開。編號排列有以下三種方式：1．改革后文書立卷以文件級排列例如：A．2001．Y．001||||件號|||保管期限||年度|一級類號2．改革前除文書類以外檔案各類排列例如：00-G1.0001-001||||卷內順序號|||案卷順序號||一級和二級類號|名目號3.專門載體〔聲像、電子、信用〕檔案排列例如：00-*X.0001-001|||||卷內順序號||||案卷順序號|||一級類號和載體|名目號〔二〕黨群工作類、行政治理類、經營治理類、生產技術治理類的歸檔文件以件為單位進行整理，編號排列方法為：1．歸檔文件在分類方法最低一級類目內，按事由結合時刻、重要程度等排列。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。2．歸檔文件依分類方法和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。〔三〕房地產項目類、科學技術研究類、醫藥檔案類的編號排列方法為：1．均采納按大類流水分屬類的排列方法，即在每個一級類目內按順序編號排列。其中房地產項目類中的商務資料不能與工程施工資料同時歸檔，特此規定房地產項目類設兩個流水號，即商務資料與工程施工分別流水編號。2．均不考慮案卷的保管期限與年度特點，以愛護文件材料的系統和完整性，便于統計、鑒定、利用等工作。〔四〕會計檔案類的編號排列方法：1．按大類分屬類編號排列，即在會計檔案類下分別按財務報告、帳簿、憑證、其它等四個二級類目順序排列，每個二級類目內再分別按年度順序排列。2．案卷編號排列采納按屬類內年度流水編號。〔五〕各類檔案的案卷排列，均按該類檔案分類編號體例依次排列，即按各類案卷順序排列。個別企業由于檔案形成規律和利用特點不同，為方便提供利用，在保持檔案有機聯系和成套性的原那么下，能夠采取靈活的排列方法，但必須做到系列規律，井然有序。1.2檔案分類、歸檔范疇與保管期限表一級類目二級類目概要差不多內容保管期限類號名稱類號名稱A黨群工作類1黨務工作黨代會會議全套材料永久黨委會黨委會記錄、紀要永久黨委綜合性工作大事記、年度工作打算、總結、報告、請示、批復永久工作制度、治理規定、專項工作安排、總結、處理收、發文簿長期2組織工作組織治理沿革、機構設置、印鑒治理、進展黨員、統計報表永久黨員組織關系接轉介紹信及存根長期組織工作年打算、總結短期黨員干部治理領導人任免、離退休、干部職稱評聘永久內部機構負責人任免材料長期黨員評議、考核、領導班子黨風廉正民主生活會記錄短期黨費治理黨費收繳、支出情形報告長期評優表彰表彰獎勵決定、通報永久3宣傳統戰宣傳工作宣傳工作年度打算、總結短期企業對外宣傳的出版物、圖集、稿件、聲像資料長期統戰工作規定、打算、總結、民主黨派章程、人員名單、要緊活動材料短期港澳臺華僑工作、民族宗教事務長期4紀律檢察紀檢工作紀檢會議記錄永久紀委工作年度打算、總結、制度、統計工作長期案件審理對違紀黨員處理的材料(包括舉報、調查取證、處理決定、請示、批復、證人證言、談話記錄、本人交待、檢查)永久5工會工作職代會會議全套(包括文字照片、聲像)永久工會組織建設基層工會人員任免、分工長期工會會員花名冊。全委會、業務會記錄(重要的)長期工會綜合性工作工會工作年度打算、總結、請示、批復長期工會工作規定、制度、方法、經費治理短期評優評先省部級以上勞模的事跡材料、光榮冊、先進集體和個人材料永久年終先進集體、先進個人評比、表彰的通知長期職工福利職工勞保福利、休養、困難補助短期勞動競賽勞動競賽工作安排、情形總結短期文體活動文體活動的安排、規定材料短期女工工作女工工作的材料短期6共青團工作團代會團代會全套(包括文字、聲像)永久組織建設團組織機構編制、干部任免、團員花名冊(對團員的獎勵、處分、團員入團、退團材料、團員證的頒發、團員登記歸入職工檔案)長期團費治理團費的收繳支出材料長期綜合工作團委年度工作打算、總結、請示、批復、制度、宣教資料短期評優表彰表彰、統計資料長期7協會專業協會成立、請示、批復、章程、成員名單、任職情形、章程、活動內容、學術論文短期群眾團體短期B行政治理類1行政工作編制歷史沿革、企業史、差不多情形介紹、大事記、年鑒及編志材料永久會議材料年度工作會議成套材料永久上級召開會議成套材料、召開的綜合性和專業會議材料長期董事會、監事會、股東會、總經理辦公會、記錄、紀要永久綜合性事務年度綜合性、專題性規劃、方案、打算、總結、報告永久印鑒治理的規定、制度、公文處理、行文規那么的規定、車輛治理改革、費用補貼標準規定、辦公用品治理、通訊費用補貼標準)規定、保密工作安排、總結、人員調整材料、一樣信訪材料、企業調研工作形成的材料、參與社會活動形成的材料短期收發文簿、重要信訪材料永久2機構人事機構設置與人事任免企業成立、合并、撤消、變更、遷址、印章、人員編制、任免永久內部機構設置、人員編制、項目經理資質審核、申報、審批材料長期部門職能劃分、崗位職責短期人事治理聘請錄用、勞動合同、轉正定級、軍隊轉業安置、離退休、內退、下崗、待崗、辭職、退職、喪葬撫恤、獎勵、處分、職工調出調入、工資關系介紹信存根、商調函存根、檔案回執、專業技術職務評聘長期工作質量及責任目標考核、人事治理的規定、制度、方法短期年度統計報表、職工花名冊永久企業勞務出國工作)出國人員因工傷、殘、死亡和違紀遣返材料永久上級和)出國人員條件、待遇、經費標準、外事紀律短期出國人員申報審批材料、出國勞務合同、經費結算長期3法紀監察法律事務與法律顧問簽訂的合同協議永久年度統計報表、打算、總結長期法制建設的規定、方法、制度短期經濟合同案件、糾紛、訴訟形成的材料長期法律問題的咨詢、服務短期4法紀監察政紀監察監察廉政工作的安排、總結、政紀監察的規定、制度、方法短期違紀案件審理對違紀案件、違紀人員調查處理永久5審計工作審計事務固定資產評估報告、財務審計報告、資金驗證永久專項審計工作活動通知書、方案、報告、結論及處理決定、被審決定、審計報告、后續審計、其他記錄永久法人代表離任審計：審計書、述職報告、查證材料永久審計治理審計方面的規章制度、指示批復、工作打算、總結報表短期6公安保衛社會治安治安工作的規定、方法、制度、打算、總結短期武裝保衛武裝保衛工作的規定、方法、制度、打算、總結短期槍支彈藥治理槍支彈藥治理工作的規定、方法、制度、通知短期民兵工作民兵工作的治理規定、制度、訓練材料短期消防、交通治理重大交通事故的調查報告材料永久消防、規定、制度、方法、總結、情形反映、通報、責任狀短期刑事案件審理屬于公安業務的案件材料、按照上級公安機關檔案治理規定執行長期法院判決書永久7教育工作一般教育年度普教打算、總結、規章制度、獎勵方法短期中專和職業教育招生、錄用、畢(結)業、成績材料永久高教育招生、錄用、畢(結)業、成績材料永久職工培訓職工培訓的打算、總結、獎勵方法、規定短期進修、留學進修、留學的)規定、制度、方法(重要的)短期8衛生后勤治理衛生監督與治理衛生監督與治理工作的規定、方法、制度材料短期婦幼保健婦幼保健工作的規定、方法、制度材料短期職工防病治病職工防病治病工作的規定、方法、制度材料短期打算生育工作打算生育工作的規定、方法、制度材料短期醫療保險統籌工作醫療費用治理、醫療保險的規定、制度、方法長期參保人員資料長期住房改革規定、方法、制度、職工住房公積金、個人臺帳、年度報表長期房產治理外租房產的協議、合同長期職工生活福利職工生活福利)短期物業治理物業治理的規定、方法、制度短期9外事工作外事工作調研、考察、信息、學習帶回有儲存價值的體會材料短期與外單位的重要知名人物工作往來過程中形成的文字、聲像資料長期C經營治理類1經營決策企業治理企業重大戰略性經營決策、企業改革進展規劃、方針目標治理永久經營工作會議全套材料長期2綜合治理綜合工作企業注冊登記、營業執照、資質級申報、審查資料、法人授權的托付書、企業普查、企業整頓和升級資料、企業社會信譽記載資料、經濟責任制治理簽定的經濟責任狀與承包合同、考核兌現的資料永久治理體系、保證手冊、程序、認證資料、證書；經濟責任制治理的規定、制度、方法長期企業CI工作治理、現代化治理工作、市場分析、調研、廣告宣傳短期3打算統計打算工作企業中長期打算、年度打算永久打算工作的治理短期統計工作年度的綜合的統計報表永久統計工作的治理規定、制度短期綜合性的統計分析(重要的)長期4財務治理資金治理規定、方法、制度、成本核算、活動分析、清欠長期對外投資的合同、可行性報告、立項資料、對外拆借資料及貸款合同、財經紀律、財務大檢查情形及處理短期價格治理價格治理、各種補貼標準發放的長期會計治理會計決策報告、批復長期會計治理規定、方法、制度短期C經營治理類5財務治理會計治理納稅申請和批準減免稅方面的短期財務治理工作打算、總結短期資產治理固定資產投資和折舊、大修理基金、臨時設施和裝備費提取、請示、批復、財務交接和資產劃轉的請示與批復永久清產核資長期資金融通有價證券、契約、股票)資料長期6物資治理物資采購與供應建筑工程要緊物資供應(承包)協議書、協議(合同)履約情形說明、標書、報表、材質說明永久物資采購與供應(含租賃)工作規定、制度、方法、措施、通知短期與供貨單位簽訂的料具、購配件供應合同、協議索賠長期倉庫治理倉庫治理的規定、制度、廢舊物資回收與修舊工作的治理規定、制度短期7進出口貿易內、外貿治理對外工作的規定、制度、方針政策、)短期物資進出口業務進出口貿易洽談、簽約方面資料短期保稅業務創匯、收匯方面、資料短期8境外經營境外投資投資項目、產品、經營狀況資料短期境外工程治理境外工程治理資料短期境外經營治理境外工程經營工作形成的資料長期9多經第三產業申請營業的報告、批復、營業執照、驗資報告書、公司章程永久議定書、意向書、談判記錄洽商材料、市場推測、調研分析資料短期D生產技術類1工程治理施工現場治理年度施工組織設計、施工技術措施、施工生產例會記錄、紀要、施工治理規定、方法、實施細那么短期工期治理工期治理規定、方法、實施細那么短期重點工程重點工程施工組織設計審批意見長期項目治理項目治理工作規定、制度、方法短期文明施工現場文明施工檢查評比標準短期文明施工獲獎證書與獎罰長期冬、雨季施工冬、雨季施工及防洪技術措施、規定、制度、方法短期工程監理工程監理的規定、制度、方法、工程咨詢綜合治理工作短期2質量安全治理全面質量治理QC小組注冊登記表、課題、規定、方法、措施、總結、打算、教案、考核與獎罰短期QC小組成果發表會全部資料長期發證名單、統計資料永久優質工程治理優質工程申報、驗評資料、獲獎、證書、實物永久優質工程治理標準、考評方法、規定短期3質量安全治理施工質量體系治理施工質量監督檢查條例、規定、方法、制度、建筑安裝工程(產品)質量檢查驗收標準短期工程質量統計分析資料、質量治理工作打算、總結、通病及保證質量的措施、方法、和獎罰規定短期工程回訪工程回訪中形成的材料短期質量事故處理重大質量事故調查分析報告、處理意見、請示、批復永久工程質量事故記錄、補救措施長期安全生產安全生產工作打算、總結、措施、制度、規定、方法、現場會議記錄短期安全生產責任狀和獎罰方法長期安全事故處理重傷以上安全事故調查處理報告及批復永久安全事故記錄、統計分析資料長期事故隱患緣故分析和整改措施材料短期職工安全教育職工安全教育的治理方法、規定、學習內容短期4勞動治理勞動定額、定員勞動定額、定員治理規定、制度、方法長期勞動調配勞動調配的規定、制度、方法、通知短期勞動組織及其變化情形長期勞務承包合同、任務書、用工臺帳長期勞動工資工資基金打算、執行年薪、崗薪標準、獎金分配的請示與批復、各種津貼發放標準、實行下崗、待崗、內退、退離休職工工資待遇長期工資改革方案及實施后體會總結材料長期年度勞動工資統計報表、上報地點統計局報表永久勞動愛護勞動愛護治理規定、方法、制度、通知短期社會保證職工養老、失業、工傷、殘疾工作的)、資料、報表長期5科技治理科技法規政策本企業科技進展規劃、工作打算、總結(年度、長遠)長期科技大會全套資料長期施工、科研、技改方面的法規、條例、技術規程、標準)短期上級領導外國專家、知名人士對科技方面的重要建議、談話記錄長期科技承包合同、責任狀長期與外單位)技術問題來往的資料(重要的)短期科技成果技術革新、技術改造、新技術推廣與應用和獎勵方面的材料長期環保工作環保工作規定、制度、方法、通知及環境質量分析與評判短期計量工作計量工作規定、制度、方法短期計量器具的治理、檢測、計量監督治理材料短期能源治理能源治理的規定、制度、方法、打算、總結、報告、批復短期標準化工作標準化治理工作的規定、制度、方法和治理工作標準短期6信息治理檔案工作評審材料及證書、統計報表、安排、總結長期檔案工作治理方法、規定、制度短期各類數據治理所有通過加工處理的各類數據、編纂資料長期運算機系統治理規定、制度、方法、運算機聯網材料短期情報工作工作規定、制度、方法、各種針對有利用價值和參考價值的材料短期圖書資料治理規定、制度、方法短期G房地產類1項目治理咨詢、標準、規范長期房地產開發的各種申報、政府批件、圖紙、合同、協議書、變更資料、規定、政策、銷售合同、法律文本、客戶資料永久基建立項、征用地、拆遷、地質勘察、測繪、設計、招投標資料、施工預算、工程結算資料、履約過程中的函件、仲裁、訴訟資料永久2項目商務按建設項目或單位工程設置屬類。中標工程招投標資料、各種承包合同及評審資料長期具有參考價值未中標工程的資料短期3項目勘察按建設項目或工程子項設置屬類長期4項目設計按建設項目或工程子項設置屬類長期5項目施工按建設項目或單位工程設置屬類。京內項目執行?建筑安裝工程資料治理規程?(京建質[2000]569號)、?建設工程歸檔整理規范?GB/T50328—2001。6項目監理按建設項目或單位工程設置屬類。H醫藥檔案類1藥政治理類研發打算、標準、制度、方法、法規、獲獎長期2藥學教育類長期3醫藥科研類參照?國家醫藥檔案分類?長期4醫藥技術情報類長期5醫療設備器械生產類上級和制發的機械設備儀器的使用、修理、更新、改裝、改造治理制度、規定、方法、修理技術定額長期機械設備操作及安全技術、修理保養規程、引進、購進、報廢、轉讓、固定資產折舊長期進口設備商檢及索賠活動、機械設備統計報表(年度以上的)長期年度機械設備治理工作打算、檢查評比、總結、表彰長期6儀器設備類機械設備和大修理臺賬按單機組卷〔同一設備儀器內包含設備購置、安裝調試、運行、修理和設備治理等〕長期7醫藥設計類長期8藥品生產類長期9科技出版物類參照國家相關規定F科技類1科研治理科研項目及經費分配打算、方法、規定、制度法規長期2科研項目課題立項、研究預備、研究試驗、總結鑒定成果報獎、推廣應用項目研究和治理的全過程長期I會計檔案類1報告年度財務報告(決算)(包括文字分析)永久月、季度財務報告(包括文字分析)3年2會計帳簿涉及外事和對私改造的會計帳簿永久日記帳：現金和銀行存款日記帳25年總帳、明細帳、銀行余額調劑表、銀行對帳單、輔助帳簿15年固定資產卡片(固定資產報廢清理后)5年3憑證原始憑證、記帳憑證和匯總憑證15年涉及外事和對私改造的會計憑證永久4其它會計移交清冊15年會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊永久第二章 治理方法2.1全宗卷治理方法一．目的加強全宗卷治理，為提高中國遠大集團公司檔案治理水平，依照?中華人民共和國檔案法?、?檔案工作差不多術語?(表/T1—92)、?全宗卷規范?(表/T12—94)，制定本方法。二．適用范疇本方法適用于中國遠大集團公司各單位全宗卷的治理。三．定義全宗卷--是指檔案館(室)在治理某一全宗過程中形成的，能夠說明該全宗歷史和現狀的有關文件材料所組成的專門案卷。四．治理職責各單位檔案室負責按年度編制全宗卷。五．歸檔要求和歸檔范疇〔一〕歸檔要求：全宗卷的各種文件材料，應按其固有的特點，保持文件材料間的有機聯系，反映全宗治理的歷史面貌，以便于利用和保管。〔二〕歸檔范疇：檔案移交清冊，接收、征集記錄，檔案來源和價值說明等;檔案分類方案、整理工作方案、案卷名目說明、整理工作小結等;檔案鑒定小組成員名單、檔案保管期限表、鑒定檔案分析報告、銷毀檔案的請示與批復、檔案的銷毀清冊等;檔案保管安全檢查記錄、報告，重點檔案采取的專門愛護措施，檔案的搶救與修復情形報告等;檔案收進、移出登記，案卷差不多情形統計和重要的利用統計表等;全宗介紹，開放利用登記和操縱使用范疇說明，檔案匯編和公布出版情形及報批文件，檔案產生社會效益或經濟效益的典型事例等情形的文字說明材料;縮微復制和運算機輔助治理等有關檔案治理新技術的應用情形的文字說明材料。六．整理、歸檔時刻、編目、保管期限、移交全宗卷內文件材料是不斷補充的，且保管期限不一，因此全宗卷不必裝訂，采取單項內容獨立成冊的方式裝入硬卷盒。文件材料過多時，可分裝數盒。〔一〕整理1．全宗卷內文件材料，是隨全宗治理的連續而逐步增加的，必須平常注意積存。把全宗治理中產生的文件材料，先歸入預設的卷夾內，于次年三月底前進行整理組卷。2．整理組卷時，必須認真檢查、鑒定文件材料的完整程度及其保管價值，關于有重要遺缺或無儲存價值的應予以補齊或剔除。3．卷內文件材料按問題進行系統排列，排列順序為：全宗情形：全宗介紹、全宗分類方案、立卷說明等；組織機構沿革；立檔單位大事記；有關檔案收集、鑒定、整理、保管、統計、利用及銷毀等方面的材料；有關現代化治理等方面的文件材料；4編制卷內名目(見表2)。卷內文件材料封面(見表1)逐件加、封底、編件號，裝訂后裝入卷盒。封面著錄全宗號、件號、全宗名稱、文件題名、時刻、責任者。卷內名目表2序號文件編號責任者文件材料題名日期頁號備注文件封面表1〔二〕歸檔時刻每年三月份立卷歸檔。〔三〕編目全宗卷按年度排列順序流水編號。〔四〕保管期限全宗卷的保管期限為永久儲存。〔五〕移交1．各單位檔案使用部門所治理的檔案的情形記錄于次年三月底前移交檔案室。2．在資產與產權變動檔案移交時，全宗卷應當隨全宗檔案一并移交。 2.2歸檔文件整理方法一．目的為適應檔案現代化治理的需要，規范簡化歸檔文件整理工作，提高檔案工作的效率和質量，依照國家檔案局?歸檔文件整理規那么?〔DA/T22-2000〕、?歸檔文件整理工作指南?(ISBN7-5000-6444-6)，結合中國遠大集團公司具體情形，特制定本方法。二．適用范疇本方法適用于中國遠大集團公司各單位辦公文件歸檔的整理。三．定義1．歸檔文件--是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案儲存的各種紙質文件材料。2．歸檔文件整理--是將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。3．件--是指歸檔文件的整理單位。一樣以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件，來文與復文可為一件。四．治理職責〔一〕檔案室負責歸檔文件整理工作的指導、檢查。〔二〕職能部門負責歸檔文件的整理和歸檔工作。五．整理要求和整理范疇〔一〕遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。〔二〕反映本單位職能活動，具有查考利用價值的文件材料均應整理歸檔。執行?檔案分類、歸檔范疇與保管期限表?。六．整理〔一〕質量要求1．歸檔文件應齊全完整。已破舊的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制。2．整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案愛護要求。〔二〕裝訂、分類、排列、編號1．裝訂歸檔文件應按件裝訂。⑴裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。⑵裝訂時，盡量保持文件的原始面貌。采納左上角裝訂，應將左、上側對齊；采納左側裝訂，應將左、下側對齊。永久儲存的文件用線或無酸紙封套等符合檔案愛護要求的材料。長期、短期儲存的文件可用釘裝，但使用金屬材料裝訂的歸檔文件禁止使用微波設備消毒。2．分類⑴歸檔文件按照?企業檔案分類方案?進行分類。即：問題—年度—保管期限，其中問題內只設一級類目。⑵形成的文件數量少，內部機構設置簡單的小單位可簡化分類方案。歸檔文件能夠采納年度、機構(問題)、保管期限等特點進行分類，或將上述特點結合使用。⑶每個立檔單位內的歸檔文件只能采納一種分類方案，同一全宗應保持分類方案穩固。3．排列歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時刻、重要程度等排列。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。4．編號歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章(見圖示)并填寫相關內容。填寫歸檔章時應使用符合檔案愛護要求的書寫材料。歸檔章，設置全宗號、年度、保管期限、件號、頁數、機構(問題)項目。⑴全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，此項空置，暫不填寫。⑵年度：文件形成年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年，如〝2001”⑶保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。簡稱為〝永、長、短〞，代碼為〝Y、C、D〞。⑷頁數：每一件歸檔文件的頁數。文件中有圖文的頁面為一頁。當歸檔文件上有頁碼時，無需重編；當歸檔文件上無頁碼時，需要編頁碼。一樣使用阿拉伯數字，每件從〝1〞開始流水編制，正頁編在文件的右下角，反頁編在文件的左下角。⑸室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內，按文件排列順序從〝1”⑹館編件號：按進館要求編制，沒有進館任務的企業不用填寫。⑺機構(問題)：為分類方案類目的一級名稱或代碼。5．編目歸檔文件應依據?中國遠大集團公司檔案分類方案?和室編件號順序編制歸檔文件名目。歸檔文件應逐件編目；來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。歸檔文件名目(見表1)設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注項目。歸檔文件名目表1件號責任者文號題名日期頁數備注⑴件號：填寫室編件號。⑵責任者：制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。填寫責任者項時使用全稱或通用簡稱，不能使用〝本部〞、〝本局〞、〝本公司〞等含義不明、難以判定的簡稱。⑶文號：文件的發文字號。填寫文號項時應照實抄錄，不能省略。⑷題名：文件標題。沒有標題或標題不規范的，可自擬標題，外加〝[]〞號。⑸日期：文件的形成時刻，以8位阿拉伯數字標注年月日，如2001年9月9日，標注為〝20010909”⑹頁數：每一件歸檔文件的頁數。⑺備注：注釋文件需說明的情形。〔三〕紙張尺寸、編制封面、電子版歸檔1．歸檔文件名目用紙幅面尺寸采納國際標準A4型(長×寬為297mm×210mm)。2．歸檔文件名目應裝訂成冊并編制封面〔表式自擬〕，名目編制成冊的方式與分類方案一致。歸檔文件名目封面設置全宗名稱、年度、保管期限、機構(問題)等項目。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規范化簡稱。3．各單位檔案部門應同時儲存歸檔文件名目的電子版，并以年度為單位將歸檔文件名目刻制光盤儲存。〔四〕裝盒將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。不同年度、保管期限、機構(問題)的歸檔文件不應放入同一檔案盒內，裝不滿一盒時，應通過使用不同厚度的檔案盒來解決，使文件不至彎曲受損。1．檔案盒尺寸、著錄項⑴項差不多原那么檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm(長×寬)，盒脊厚度能夠依照需要設置為10mm、20mm、30mm、40mm等。⑵檔案盒應依照擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、機構(問題)、起止件號、盒號等項。其中，起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，中間用〝一〞號連接；盒號即：檔案盒的排列順序號，沒有進館任務的企業可不用填寫。2.備考表〔見表2〕 備考表表2A．備考表置于盒內文件之后，項目包括盒內文件情形說明、整理人、檢查人和日期。B．盒內文件情形說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情形。C．整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。D．檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。E．日期：歸檔文件整理完畢的日期。2.3房地產檔案治理方法一．目的為加強房地產檔案治理，愛護房地產權益人的合法權益，更好地為房地產治理工作服務，依照?中華人民共和國檔案法?、?中華人民共和國都市房地產治理法?、?都市房地產權屬檔案治理方法?、?都市建設檔案治理規定?等法律法規，制定本方法。

二．定義房地產檔案是指在房地產的建設、使用、治理等工作中形成的具有儲存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

三．適用范疇本方法適用于中國遠大集團公司各單位房地產檔案的治理。四．治理原那么與治理職能(一)治理原那么1．房地產檔案治理工作以權屬檔案治理為核心，遵循統一組織、分級負責、分類歸檔、多套分存、授權使用的原那么。

2．中國遠大集團公司負責制定房地產檔案治理規章制度，指導和監督各部門、各單位的房地產檔案治理工作，和諧與地點政府檔案業務部門的關系。

3．房地產檔案工作同意國家檔案行政主管部門的業務指導。(二)治理職能1．產權人應指定專門機構，配備專兼職人員和必要的安全愛護設施，建立健全檔案治理制度，確保房地產檔案的完整、準確、安全和有效利用，人員變動時須辦理工作交接手續。2．主管部門結合房地產檔案治理工作實際，定期組織開展檔案檢查和業務培訓，提高房地產檔案治理人員業務素養。3．各單位應逐步采納先進技術，不斷提高房地產檔案治理的標準化、信息化水平。

五．收集、儲存、移交和利用 產權人負責房地產檔案的收集、儲存、移交和利用等工作。

各部門、各單位組織、領導并監督檢查本部門、本單位內各產權人的房地產檔案工作。

本方法所指產權人，即房屋所有權證、國有土地使用證中〝所有權人〞、〝土地使用者〞欄目記載的法人。未取得房屋所有權證、國有土地使用證的，出資人或要緊出資人承擔產權人的職責。

六．檔案分類房地產檔案分為權屬檔案、建設工程檔案和使用治理檔案。

權屬檔案是指房地產權屬登記、調查、測繪、轉移、變更等工作中，形成的記載證明房屋所有權及土地使用權權屬來源、變動情形等內容的文件材料。

建設工程檔案是指在新建、改建、擴建、翻建和修理改造的工程項目建設過程中形成的文件材料。

使用治理檔案是指房地產在分配、調整及使用等日常治理過程中形成的文件材料。七．歸檔范疇(一)房地產權屬檔案的歸檔范疇包括：

1．產權人的身份證明、立項審批文件、建設工程規劃許可證、建設用地批準書、建設用地規劃許可證、建設工程施工許可證、工程竣工驗收報告、國有土地使用證、房屋所有權證等；

2．房屋買賣合同、房產贈與書、房產析產協議書、房屋繼承公證書、拍賣成交書、房產交換協議書、房地產調撥憑證、有關房產轉移的上級批件或會議紀要等；

3．房屋及其所占用的土地使用權權屬界定位置圖，房地產分幅平面圖、分丘平面圖、分層分戶平面圖等；

4．其他有關房地產的權屬來源資料。(二)房地產建設工程檔案的歸檔范疇包括：

1．項目立項申報文件和批復；

2．項目用地批準文件、建設用地規劃許可證；

3．規劃意見書及附圖、方案審查意見或方案復函、建設工程規劃許可證及附圖，建設工程施工許可證；

4．年度投資打算、初步設計和投資概算申報文件及批復；

5．竣工結(決)算報告；

6．竣工圖及設備技術說明書、試運行報告；

7．工程建設檔案驗收合格備案文件、管線測量資料及竣工驗收報告；

8．其他相關材料。(三)房地產使用治理檔案的歸檔范疇包括：

1.辦公與業務用房使用治理檔案

⑴調配申請及批文；

⑵使用協議；

⑶物業單位招投標文件、物業治理合同、日常運行愛護記錄；

⑷設施設備運行、修理、愛護、改造等記錄。

2.住宅使用治理檔案

⑴住房申請、臨時入住通知單、騰退舊房協議、調配通知單、集資建房協議；

⑵職工住房檔案；

⑶周轉住房的裝修、制度設立及分配方案；

⑷物業治理合同、費用支付單據、物業公司變更資料、物業治理工作的年度測評報告；

⑸職工住房配售方法、相關會議紀要及最終配售方案；

⑹住房的各類證明或信函。

八.歸檔要求(一)權屬檔案按照?都市房屋權屬檔案治理方法?有關規定歸檔；權屬檔案應為原件，原件已存其他檔案館或者確屬另有重要用途的，能夠是復印件或復制件，但須經產權人與原件校對、簽章，并注明校對日期及原件存放處。

(二)建設工程檔案、使用治理檔案按照國家?科技檔案案卷標準?有關規定歸檔；除紙質文件外，有條件的還應儲存縮微品及電子文件。

九.收集、儲存、移交(一)各產權人以年度為單位，及時收集、儲存和移交權屬檔案、建設工程檔案、使用治理檔案，并在國家法定法規的期限內完成歸檔；有隸屬關系的各產權人，其檔案移交工作須服從上級治理部門的決定。

(二)使用人和物業服務單位依照實際需要收集、儲存部分建設工程檔案及使用治理檔案。

(三)建設工程停建、緩建的，建設工程檔案由項目治理單位負責儲存。

十.變更、補制(一)房地產檔案與現狀不符時，產權人應及時變更檔案。(二)房地產檔案不完備的，產權人應組織力量補制。十一.利用產權人對所移交的檔案有優先利用權；其他單位或個人需調閱、抄錄、復制房地產檔案的，應經產權人及檔案治理部門同意。十二.保管期限、銷毀(一)權屬檔案應永久儲存，建筑物續存期間應儲存完整的建設工程檔案，使用治理檔案的儲存期限由產權人依照實際情形設定。(二)檔案銷毀需本單位檔案治理部門同意，經上一級資產治理部門批準，檔案銷毀后應儲存銷毀清單。

十三.獎勵與處罰(一)獎勵主管部門對在房地產檔案治理工作中做出顯著成績的單位和個人，應當給予表彰和獎勵。(二)處罰違反本方法，有以下行為之一的，由主管部門通報批判；對負有直截了當責任的主管人員和其他直截了當責任人員依法應當給予行政處分的，由主管部門提出給予行政處分的建議，各部門、各單位應依法及時做出決定；情節嚴峻構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任。

1.無故延期或者不按規定收集、儲存和移交房地產檔案的；

2.涂改、偽造、倒賣房地產檔案的；

3.房地產檔案治理人員玩忽職守，造成檔案缺失的；

4.其他違反檔案治理規定的行為。2.4醫藥檔案治理暫行方法 一．目的為了加強醫藥檔案工作，提高檔案治理的科學水平，充分發揮醫藥檔案在企業建設中的作用，依照?中華人民共和國檔案法?、?中華人民共和國檔案法實施方法?制定本方法。二．定義

醫藥檔案--是指各級醫藥治理單位、醫藥企事業單位、團體或個人從事藥品、醫療器械、制藥機械、醫藥包裝、衛生材料的生產、經營、科研、教育、設計、情報、外事活動和醫藥黨、政、群治理工作以及其它各項活動直截了當形成的具有查考、利用和儲存價值的各種文字、圖表、聲象以及實物等不同形式的歷史記錄。三．治理原那么與治理職能(一)醫藥檔案工作在國家檔案行政治理部門〝統籌規劃，組織和諧，統一制度，監督和指導〞下進行。(二)中國遠大集團公司檔案室負責對所屬單位及醫藥行業檔案工作進行指導監督與檢查。(三)把醫藥檔案工作列入領導重要議事日程，由主管業務的領導同志分管，納入進展規劃打算，對檔案機構、人員、經費、庫房、設備等給予保證，切實解決好檔案工作中存在的實際問題。(四)檔案工作應當與本單位的各項工作緊密結合，實行同步治理，在布置、檢查、總結、驗收各項工作時，同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作。(五)檔案機構配備工作人員數量，應當依照檔案藏量和工作任務需要確定。(六)檔案工作人員1．必須堅持四項差不多原那么，認真執行黨和國家的各項方針、政策，熱愛醫藥檔案事業，忠于職守，遵守紀律，并具備一定的檔案專業知識、專業技能和醫藥經營治理、科學技術基礎知識。2．醫藥檔案工作人員均屬醫藥檔案專業技術人員，其業務能力的考核、技術職務的評定和晉升，應當按國家有關規定執行，并實行醫藥檔案專業技術職務聘任制(或任命制)。高級技術職務評定，按規定組織評定。醫藥檔案工作隊伍應當保持相對穩固。四．文件材料的形成、積存與歸檔(一)醫藥治理單位應當建立健全文件材料的形成、積存和歸檔制度，并納入生產、技術、經營、科研等各項治理程序和各類專業技術和治理人員的職責范疇，確保重要的醫藥生產、經營、科研、教育等各項治理、各種活動、各類會議都有完整、準確、系統的文件材料歸檔。(二)醫藥治理單位在科研成果、新產品定型與試制、基建竣工等驗收活動及設備購置開箱時，應有檔案部門人員參加。有關業務主管部門要會同檔案部門，對應歸檔的文件材料進行檢查，并簽署意見。(三)醫藥治理單位實行由文件材料形成部門歸檔立卷的制度。由立卷人按檔案部門的要求系統整理組卷，編排頁碼或張號，填寫卷內名目，填寫備考表，擬寫案卷標題并劃定保管期限，經立卷單位負責人檢查，裝訂后向本部門檔案處(室、館)移交并做好移交手續。檔案著錄一律用鋼筆或毛筆書寫。歸檔文件材料都必須做到書寫材料優良，字跡工整清晰、圖樣清晰，便于長久儲存。(四)歸檔時刻：各醫藥治理單位的文書檔案、財務檔案，應當在次年6月底往常歸檔。科研項目及技術工作完成后兩個月內歸檔。歸檔范疇及治理期限的規定另發。(五)一樣檔案歸檔一份，重要檔案除正本外，應當將副本一份組卷歸檔備用。幾個單位協作完成的項目，由主辦單位儲存一整套檔案，協作單位除儲存與自己承擔任務有關的檔案正本之外，應當將復制本送交主辦單位歸檔儲存。(六)醫藥治理單位從事公務活動形成的各種載體形式的文件材料，必須按照規定向本單位檔案室歸檔，任何個人不得據為己有。關于個人在非公務活動中形成的重要文件材料，檔案部門可通過征集、代管等多種形式進行收集。個人向檔案部門捐贈檔案的，醫藥治理單位應當予以獎勵。五．檔案治理與庫房設備(一)對接收的檔案，按照有關規定進行鑒定，對保管期限、密級調整和需要銷毀的檔案提出建議，報本部門主管檔案工作的領導批準后實施，并實行監銷制。(二)建立歸檔、保密、保管、利用、鑒定、統計等系統治理制度。按照有關規定定期向所在地區檔案行政治理部門和上一級主管部門報送檔案工作差不多情形和統計報表。(二)重視檔案愛護技術的研究，最大限度地延長檔案壽命。(三)保管要有足夠面積的檔案庫房，庫房門窗牢固，庫內保持適當的濕度、溫度，有防盜、防火、防光、防塵、防有害生物污染等安全措施，對存放聲象等專門載體的檔案必須配備恒溫、恒濕設備，以保證檔案的安全和工作的正常運行。(四)有打算地為檔案機構配備檔案裝具及必要的溫濕度計、吸塵器、去濕機、空調機等裝備和復印、錄音、照像、錄像、運算機等器材，結合本單位業務治理工作和現代化進程，逐步實現檔案治理現代化。六．利用(一)凡持有合法證明的單位、個人在寫明符合國家政策要求的利用目的和范疇后，均可查閱屬于開放范疇的檔案。(二)查閱、摘錄和復制尚未開放的檔案，需經檔案部門負責人批準，涉及未公布的技術問題，需經該技術部門負責人批準，查閱隱秘檔案應當按?保密法?有關規定執行。(三)各醫藥治理單位的綜合檔案機構儲存的檔案，要緊供本部門利用，其他部門查閱需持單位介紹信，經綜合性檔案機構或分管檔案工作的領導批準后方可查閱。2.5醫療設備檔案治理方法一．目的為了加強醫療設備檔案治理，?國有企業資產與產權變動檔案處置暫行方法?特制定本方法。二．適用范疇本方法適用于集團各單位醫療設備檔案的治理。三．定義設備檔案--指在機械設備治理過程中形成的具有儲存和查考價值的文件及隨機械設備攜帶的全套資料。四．治理職責〔一〕各單位檔案室負責對本單位設備檔案工作進行指導、監督、檢查。〔二〕醫療設備檔案的治理由設備使用部門負責。應設專人(專、兼職檔案員)負責資料的收集、整理、歸檔工作以及日常治理和提供利用。并同意檔案室的監督、指導、檢查。五．歸檔要求及歸檔范疇〔一〕歸檔要求1．設備驗收完畢和進口設備索賠期滿后，設備文件材料形成部門的檔案員應及時將形成的設備文件材料整理歸檔。2．依照設備文件材料的形成規律以及設備文件材料的內容、價值、數量和檔案載體形式等實際情形，在堅持文件之間的有機聯系和便于查找的原那么下進行歸檔。〔二〕歸檔范疇機械設備歸檔范疇要緊是有關機械設備的綜合治理、依據性材料、開箱驗收、安裝調試、運行修理、隨機圖樣等。具體包括：上級和本單位關于機械設備的法規、規定和業務治理方法；機械設備工作的打算、報告、總結和其他有關治理工作如監督、檢查使用情形的文件材料；機械設備購置打算、報告及經費分配方案；機械設備操作及安全技術、修理保養規程；機械設備購置、開箱驗收、隨機文件；機械設備在安裝調試、使用修理、技術改造、事故處理、商檢、索賠、報廢及轉讓、固定資產折舊等活動中形成的文件材料；機械設備年度統計表；全套隨機技術資料。六．治理、難收、整理、編目、保管、歸檔、轉讓、保管期限、銷毀〔一〕設備檔案應設有專門的保管柜。〔二〕設備進場應由專(兼)職檔案員參與開箱驗收并在驗收單上簽字。〔三〕整理1．設備文件材料按單機組卷。包括：機械設備的購置、安裝調試、運行、修理和設備治理等。2．設備檔案的整理應將每項設備的文件材料進行系統整理，組成一盒或數盒。3．將最能反映機械設備購置概況的文件材料，如申購報告、批復、論證、投資、訂購合同、驗收報告、索賠材料等排在前面，其余設備的技術文件材料應按設備的工作程序及重要程度，依次排列。4．引進設備中專用文件夾，能夠保持原狀。5．具體組卷執行?科學技術檔案案卷構成一樣要求?〔GB/T11822-2000〕〔四〕編目1．采納按大類流水分屬類的排列方法，即在一級類目內順序編號；2．當年的治理性文件排列在前，順序編寫案卷號。3．填寫設備檔案移交〔表1〕、卷內文件名目〔表2〕和案卷名目〔表3〕。〔年度〕設備檔案移交表表1卷內名目表2檔號件號設備型號/名稱生產廠家/供應商驗收時刻頁數備注案卷名目表3柜號所在科室分類號案卷號設備型號/名稱生產廠家/供應商驗收時刻頁數購貨價格備注〔五〕保管。設備文件采取檔案盒方式保管；引進設備文件用檔案盒有困難的，可按其自然狀態保管。〔六〕歸檔時刻1．設備治理綜合性文件于次年3月底前歸檔。2．設備驗收完畢投入使用后2個月；引進設備為索賠期滿后2個月。〔七〕轉讓。?國有企業資產與產權變動檔案處置暫行方法?當設備轉讓、賣出時，隨機檔案同時轉出，并寫出書面說明，進行備案。〔八〕保管期限。執行集團?檔案分類、歸檔范疇與保管期限表?。〔九〕銷毀。設備檔案隨設備報廢后銷毀。〔十〕統計。設備檔案保管部門應將年度內形成的設備檔案名目報本單位檔案室，確保企業檔案統計工作的準確性。2.6醫藥科技檔案治理方法

一．目的加強對醫藥科技檔案的治理，充分發揮醫藥科技檔案在中國遠大集團公司中的作用，特制定本方法。二．適用范疇本方法適用于中國遠大集團公司各單位醫藥科技檔案的治理。

三．定義〔一〕醫藥科技檔案--是指國家機關企業、事業單位、團體和個人在從事醫藥科研、設計、生產、經營、基建、教學、情報、外事等工作中形成的具有歸檔儲存價值的文字材料、運算材料、圖紙、圖表、照片、影片、錄像、錄音帶等科技文件材料。

〔二〕醫藥科技檔案--是國家科技檔案的一個重要組成部分，是國家的寶貴財寶。醫藥科技檔案的治理工作是一門專業性的技術治理工作，是生產治理、經營治理、技術治理、科研治理的重要組成部分，各科研、設計、生產、經營、基建、教學、情報、外事等單位〔以下簡稱各單位〕。都應當把科技檔案工作納入有關治理工作之中，切實加強領導。

各單位都必須貫徹執行集中統一治理科技檔案的原那么，采取有效措施。集中統一治理本單位的科技檔案，以愛護科技檔案的完整、準確、系統、安全及有效的開發利用。

四．治理職能

中國遠大集團公司下設檔案處。國家醫藥局檔案處是醫藥科技檔案的業務主管部門。在業務上同意國家檔案局的指導。其要緊任務是：

〔一〕貫徹執行國家有關科技檔案工作的各項方針、政策和法規，制定醫藥專業系統科技檔案工作制度、方法、規范并指導、監督和檢查各單位貫徹執行情形。〔二〕對中國遠大集團公司各直屬單位的科技檔案工作進行經常地監督、指導和檢查。〔三〕負責集團公司科技檔案的收集、整理和集中統一治理工作；督促、協助、指導本單位有關業務部門進行立卷歸檔工作；負責組織鑒定科技檔案和剔除已失去儲存價值的科技檔案的處理工作；做好需要向上級醫藥科技檔案治理部門移交科技檔案的各項預備工作；凡有條件的應結合工作實際，開展科技檔案的信息加工工作，編撰簡介、文摘、匯編、手冊及進行有關科技史料的編研工作。

五．資料形成和歸檔要求〔一〕資料形成條件1.各單位建立科技文件材料的形成、積存、整理、歸檔制度，并列入科技工作程序和科研、生產、基建等打算中，列入有關部門和有關人員的職責范疇，要做到每項科研、生產等活動都有完整、準確、系統的科技文件材料歸檔。2.各單位在對每一科研、生產或設計工程項目進行評議、鑒定、貴重儀器設備開箱驗收、基建工程竣工驗收時，要有科技檔案部門參加，對應當歸檔的科技文件材料加以驗收。沒有完整、準確、系統的科技文件材料歸案的項目，不能驗收。3.一個科研課題、生產產品、一項工程或其他技術項目，在完成或告一段落后，都必須將所形成的科技文件材料，按其自然形成規律，按歸檔具體要求加以系統整理，組成保管單位，填寫保管期限，注明密級，由項目負責人審查簽字后向檔案部門歸檔。4.凡歸檔的科技文件材料，都應做到書寫材料優良、字跡工整、圖樣清晰，宜用藍黑墨水、碳素墨水書寫，禁用鉛筆書寫，以利長期儲存。5.需要歸檔的科技文件材料至少配套歸檔一份。重要項目的科技文件材料應復制二份至三份配套歸檔。〔二〕歸檔要求1.科技檔案的歸檔時刻，以一項科研成果鑒定、產品正式投產、儀器設備正常運轉、基建工程竣工驗收后及時整理，隨時歸檔。綜合科技打算、報表以年度為單位，在年終匯總后歸檔2.凡是幾個單位共同協作完成的項目或工程，由主辦單位歸檔儲存一整套完整的科技檔案。參加協作單位除儲存本單位承擔任務部分的檔案正本外，應將復制本送主辦單位儲存。3.因故中斷的研制任務，項目〔課題〕負責人必須將該項目的技術文件材料及時整理歸檔。〔三〕歸檔內容藥政治理類、藥學教育類、醫藥技術情報類、醫藥科研類、醫藥設計類、藥品生產類、醫療設備器械生產類、醫藥科技出版物類、儀器設備類。

六．治理〔一〕科技文件材料歸檔后要及時進行分類、編目、登帳、統計和必要的加工整理，編制檢索工具和參考資料，為科研、生產、基建、教學等各項工作積極提供利用。?國家醫藥治理局科技檔案分類法?是醫藥科技檔案分類的依據，供本集團公司分類科技檔案應用。〔二〕科技檔案的密級劃定、升、降，由業務主管部門、鑒定小組依照有關規定確定和調整。密級分為：絕密、隱秘、隱秘三種。科技檔案部門必須建立保密制度，注意在不失密的情形下擴大利用范疇。〔三〕科技檔案的保管期限分永久、長期〔15年以上〕、短期〔15年以下〕三種。各單位依照國家醫藥治理局科技檔案保管期限表結合本單位具體情形制定本單位的科技檔案具體保管期限。〔四〕各單位的科技檔案部門，要做好科技檔案的鑒定工作，在總工程師或技術負責人的領導下，由科技領導干部、熟悉有關業務的科技人員和科技檔案人員組成鑒定小組。鑒定的方法為直截了當鑒定法。即直截了當對每一案卷檔案的內容、完整情形等進行慎重地詳細審查，對案卷的密別、保管期限進行嚴格的審核和調整。凡沒有劃定保管期限的，應確定其保管期限；對已失去儲存價值的，應及時進行剔除處理；凡屬需要銷毀的，應提出銷毀意見，并寫出銷毀報告、編造清冊，經單位領導審定，并報上級主管機關備案。〔五〕銷毀檔案時，應與本單位的保密、保衛部門取得聯系，并指定銷毀地點和監銷人，防止失密。〔六〕各單位應建立和健全對已歸檔的科技文件材料的補充修改制度，在得到業務負責人的審批后方可進行補充、修改。〔七〕治理科技檔案必須有專用庫房，庫房內保持適當的溫、濕度，并應有防火、防蟲、防鼠、防曬等措施，搞好技術愛護工作。檔案部門應經常地對科技檔案進行保管狀況的檢查。如發覺問題除及時報告本單位的保密、保衛部門及單位領導外，應采取補救措施，以減少檔案的缺失。〔八〕各單位的科技檔案部門應建立登記統計制度，對科技檔案的接收、借閱、利用成效等方面進行登記和統計〔九〕單位撤銷或變動，以及建筑物、構筑物、設備、儀器等轉移使用關系時，應將其檔案收集、齊全，妥善整理，經上級主管單位批準后，向同意單位辦理交接手續。重要設備、儀器報廢后，其檔案仍由檔案部門存查。2.7科研檔案治理方法一．目的為加強科技檔案的治理，提升科學技術研究工作水平，依照?科學技術檔案案卷構成的一樣要求?(GB/T11822-2000)，更好地服務于企業各項工作，特制定本方法。二．適用范疇本方法適用于集團各單位科研檔案的治理。三．定義科研檔案--是指企業在建筑、建材等方面的科學研究及生產技術應用活動中形成的應當歸檔儲存的圖紙、圖表、文字材料、運算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等科研文件材料。四．治理職能〔一〕各單位檔案室有責任檢查和協助科研人員做好科研文件材料的形成、積存、整理和歸檔的工作。并負責本單位科研檔案的日常保管、借閱工作。〔二〕企業在科學研究及科研技術在生產(施工)應用中形成的科研文件材料由產品的試驗、科研課題項目負責人指定專人負責積存、整理后歸檔。五．歸檔要求與歸檔范疇〔一〕歸檔要求1．歸檔的文件材料必須完整，準確反映企業科研活動的真實內容和歷史過程。2．歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規律。3．科研檔案由技術部門在成果鑒定前，按歸檔范疇收集齊全，否那么不予鑒定，鑒定后按科研項目或專題進行整理、立卷。〔二〕歸檔范疇：開題報告；協議書、托付書、合同書、打算任務書；研究過程中的各種實驗記錄、試驗報告、觀看記錄；實驗配方與分析資料，測試數據；本專題設計圖紙、設計說明書、運算書、研究過程中拍照的各種照片、底片、錄像帶等資料；專題研究成果報告、專題總結報告；專題研究應用情形報告；技術鑒定證書；成果使用說明書、技術條件或標準、規程(草案)；專題負責人及各時期參加人員名單；研究成果獲得各種獎勵記錄；其他具有儲存價值的資料。六．治理、整理、編目、歸檔時刻、移交〔一〕各單位應當按照集中統一治理科研檔案的差不多原那么，建立、健全科研檔案工作，達到科研檔案完整、準確、系統、安全和有效利用的要求。〔二〕一個科研課題、一個試制產品、一項工程或其他技術項目，在完成或告一段落以后，必須將所形成的科技文件材料加以系統整理，組成保管單位，填寫保管期限，注明密級，由課題負責人、產品試制負責人、工程負責人等審查后，及時歸檔。〔三〕各單位應當定期對科研檔案的密級進行審查，依照上級的規定，及時調整密級，擴大利用與交流的范疇。〔四〕各單位應當定期做好科研檔案儲存價值的鑒定工作。鑒定的方法是直截了當鑒定檔案的內容。鑒定工作要在總工程師或科研負責人的領導下，由科研領導干部、熟悉有關專業的科研人員和科研檔案人員共同進行。〔五〕檔案部門對重要的科研檔案應當復制副本，分別儲存，以保證在專門情形下科研檔案的安全和提供利用。〔六〕整理1．科研課題按預備時期、研究實驗時期、總結鑒定時期、成果申報獎勵和推廣應用等時刻時期排列。2.治理性科研文件材料按問題、時刻或重要程度排列。3．案卷內科研文件材料排列要求文字材料在前，圖樣在后。〔七〕編目科研檔案按照?科技檔案案卷整理方法?進行編目。〔八〕歸檔時刻在項目完成后三個月內將應歸檔的文件材料立卷、歸檔。〔九〕移交科研項目負責單位將應歸檔的文件材料組成保管單位，在項目負責人審定后，編制檔案移交名目(見表1)一式二份，交接雙方逐項核對后簽字認可，各留一份備查。檔案移交名目表1序號案卷題名年度保管期限備注2.8聲像檔案治理方法一．目的為實現聲像檔案數字化治理，更好地服務于企業各項工作，特制定本方法。二．適用范疇本方法適用于中國遠大集團公司各單位聲像檔案的治理。三．定義聲像檔案--是指企業在從事生產、經營、科研等工作活動中形成的具有儲存利用價值的照片(底片)、錄像帶、錄音帶、縮微片等載體的歷史記錄。四．治理職責〔一〕各單位檔案室負責對聲像檔案進行收集、編目、鑒定、統計和利用，并對聲像檔案材料的形成、積存和歸檔工作進行督促、指導和檢查。〔二〕聲像檔案材料形成部門和人員負責聲像檔案的積存和整理，并按規定向檔案室移交歸檔。五．歸檔要求及歸檔范疇〔一〕歸檔要求1.歸檔的聲像檔案應是原始記錄。對某些需經常使用或素材過長需編輯整理的聲像材料，可歸原版復制片。2.照片檔案必須內容真實、主題突出、畫面清晰。底片不得磨損，每幅照片或每組照片都要有文字說明，說明該片所反映的內容、時刻、地點、人物、背景、攝影者等。3.錄像帶必須畫面清晰、聲音清晰，錄像帶盒上要貼上標簽，注明錄制內容、錄制時刻、地點、帶長、聲道、機器型號及攝像者等。4.錄音帶必須聲音清晰，錄音帶盒上貼上標簽，注明錄音內容、錄制時刻、地點、盒數、編號及錄制者等。5.縮微片上貼上標簽，注明內容、編號及責任者等。6.歸檔的聲像檔案應系統、完整。〔二〕歸檔范疇在各項工作活動中形成的各類聲像檔案是企事業單位檔案的重要組成部分，均屬于聲像檔案的治理范疇。包括以下內容：黨和國家領導人、有關上級領導以及知名人士來本單位視察、檢查工作或從事其它重大活動所形成的聲像材料；反映本單位生產、經營、治理、歷史面貌等方面重大事件或重要活動的聲像材料；反映本單位設計、施工、科研能力和技術水平的聲像材料；重點工程、有阻礙的工程和榮獲國家、省(部)、市獎勵的優質工程洽談、簽約、開竣工典禮以及反映其建筑設計、安裝、施工技術、過程的聲像材料；工程建設中重大事件或重大事故、自然災難及專門現象的聲像材料；新產品、新工藝、新材料、科研項目研究、開發、鑒定、推廣應用所形成的聲像材料；黨、政、工、團召開重要會議形成的聲像材料；出國考察、接待來訪、與外商洽談、簽約、索賠等對外交往活動中形成的聲像材料；榮獲國家、省(部)、市、局(院)以上榮譽稱號的各類證書、獎杯、獎狀、獎牌、獎旗照片以及授獎儀式的聲像材料；本單位的工商、稅務注冊登記、行業許可、資質等級、房產土地證等各類證書照片；本單位先進人物表彰的聲像材料；本單位在對外宣傳報道中形成的聲像材料以及各電臺、電視臺有關本單位宣傳報道的聲像材料；本單位或本單位參與制發的科教片、電視片、新聞記錄影片等聲像材料；新聞公布會、記者招待會、展覽展現會等聲像材料；本單位有參考利用價值的外購、交換、征集的聲像材料。六．治理、分類、整理、編目、〔一〕聲像檔案實行集中統一治理。〔二〕分類。執行?企業檔案分類方案?〔三〕整理1.照片檔案的整理應有利于保持照片之間的有機聯系，一樣按年度問題進行整理。底片應對應照片內容單獨整理和存放。2.照片構成應包括照片、底片和文字說明三部分，按照國家標準?照片檔案治理規范?(GB/T11821－89)進行整理。照片原版，以及翻版的底片均應標注清晰。〔四〕編目1.聲像檔案在區分載體形式的前提下與紙質檔案對應分類編號，按一級類目順序排架。因載體形式和保管要求不同應分庫或分柜架保管。2.聲像檔案載體用英文大寫字母S標識。3．聲像檔案應編寫說明，一個保管單位應有一個文字說明包括：內容、時刻、地點、人物、背景、攝影(像)者六要素。文字說明要概括地揭示照片影像所反映的全部信息，做到文字簡練、語句通順。用阿拉伯數字表示時刻，照片說明要以自然張為單位編寫。4.底片應順序編號，并標注照片編號，便于查找利用。5.編制聲像檔案名目(見表1)聲像檔案名目表1柜號案卷號案卷題名年度張(盤)數保管期限備注〔五〕移交立卷單位編制檔案移交清冊(見表2)，一式二份，交接雙方逐項核對后簽字認可，各留一份備查。檔案移交名目表2序號案卷題名年度保管期限備注1.聲像材料形成后，有關部門應及時向本單位檔案部門移交歸檔，不得私自保管和留存。2.由攝錄制部門或人員負責收集、整理和向檔案部門移交歸檔。〔六〕歸檔時刻一樣專項活動的聲像材料在活動終止后一個月內歸檔；工程項目聲像材料在工程竣工后隨工程施工資料一并歸檔；科研項目、新產品研制開發的聲像材料在鑒定會后三個月內歸檔。〔七〕保管1.保管聲像檔案應有專用庫房或專用裝具。2.保管聲像檔案應按不同載體材料分別排架、保管。3.照片與底片應分開保管，底片應裝入特制的底片袋或底片夾內,再裝入專業底片檔案冊。接觸底片時防止用手觸摸。4.經常檢查聲像檔案的儲存情形。對長期儲存的錄像帶、錄音帶應每年倒帶一次，發覺變形、斷裂、磁粉脫落等現象，要及時修補、復制。〔八〕利用1.利用聲像檔案要嚴格辦理借閱登記手續。2.借往外省市或外單位的須經單位主管領導審批，辦理檔案借閱審批表手續方可借閱。利用者應精心使用和愛護聲像檔案。3.涉及專利和版權的聲像檔案，本單位以外的任何單位和個人利用檔案，應按照?中華人民共和國專利法?和知識產權愛護的有關條款辦理。2.9財計檔案治理方法一．目的 為了加強財會檔案治理水平，依照?中華人民共和國檔案法?、?中華人民共和國會計法?以及財政部、國家檔案局關于?會計檔案治理方法?等法律、法規，結合財會檔案工作情形制定本方法。二．適用范疇本方法適用于中國遠大集團公司各單位會計檔案的治理。三．定義會計檔案--是指會計憑證、會計帳簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映企業經濟業務的重要史料和證據。四．治理職責〔一〕各單位財務部門和檔案部門共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查。〔二〕各單位檔案室負責會計檔案的收集、編目、保管和提供利用。〔三〕對每年形成的會計檔案，各單位會計部門應按照歸檔要求，負責整理、立卷。〔四〕未設檔案部門的單位，應在財務部門內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。五．歸檔范疇會計憑證類(原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證)；會計帳簿類(總帳，明細帳，日記帳，固定資產卡片，輔助帳簿，其他會計帳簿、款余額調劑表，銀行對帳單，其他應當儲存的會計核算專業資料)；財務報告類：(月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告)；其他類：會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。六．立卷方法及原那么、擬寫標題、編目及排列、〔一〕原那么1.醫藥衛生財務及在專業銀行開立帳戶以及辦有經濟實體的單位，均為一個財會檔案立卷單位，分工負責歸口的會計檔案立卷歸檔工作。2.立卷單位或立卷人在立卷時要遵循會計核算材料形成規律及特點，注意保持其有機聯系，使立好的案卷便于保管和利用。3.依照各類會計材料形成的不同年代、時刻順序、內容價值，聯系檔案材料的數量、保管期限等分別整理組卷。不同年度的會計核算材料不能混在一起組卷裝訂。〔二〕方法1.會計憑證、帳薄、報表的立卷會計憑證會計人員應將辦理完畢的記帳憑證連同所附的原始憑證或匯總表，按月份、按照記帳分類、編號順序進行整理，折疊整齊、裝訂成冊，加具封面，寫明單位名稱、記賬憑證種類、年度、月份和起止編號。較大的單位，收款憑證、付款憑證、轉帳憑證可分別編號、分別裝訂。對一些不便隨同記帳憑證一起裝訂或儲存價值明顯不同的原始憑證〔如涉及外事、職工工資名冊、退職退休及房產產權轉讓和處理歷史遺留問題等有參考價值的原始憑證〕應抽出單獨裝訂保管，但要在有關科目、憑證編號處注明抽出憑證的名稱、數量及另存的編號、庫址等。2.會計帳簿應在會計年度終了結帳，決算后按照帳簿種類〔名稱〕整理立卷。其中跨年度使用的固定資產帳等可在帳簿使用完畢年度立卷，長期貸款項目使用的帳簿，在貸款項目結清年度或分時期立卷。立卷時應按原裝訂本加以整理立卷，活頁帳或卡片帳，應去掉空白頁，依次編號，裝訂成冊。3.會計報表本單位的會計報表和下級單位的會計報表一樣應分開立卷，決算應單獨立卷，月、季報表，可視其多少分開或合并立卷，報表較多者，能夠按報表名稱或報表所反映事物屬性特點立卷。采納電子運算機記帳的單位，機器打印輸出的會計記錄視同帳簿，應裝訂成冊，凡未打印成書面文件的其磁帶、磁、光盤等儲備介質，不得輕易刪去其內容，應視同等會計種類文件加以儲存。〔三〕書寫案卷標題1.案卷封面應逐項按規定填寫清晰，標題要簡明、準確、完整地反映卷內材料內容。2.案卷卷皮及卷內名目一律要用毛筆或鋼筆〔籃黑墨水〕書寫，禁止使用圓珠筆、鉛筆書寫。字跡要求工整清晰。〔四〕卷內文件材料編目與排列1.永久儲存的財會檔案應填寫卷內名目和案卷名目，每一卷內要編寫頁號，每卷內頁號均從1開始，書寫位置在卷內文件的右上角。會計帳簿本身差不多編定連續頁號的，能夠不再編寫頁號。會計憑證、記帳憑證已編定流水號的可不再編號。2.卷內備考表記載卷內材料的缺少、修復、補充、移出、損毀等需要說明的情形。3.卷內文件要去掉金屬物。對破舊的材料要修復。字跡擴散、模糊的應予復制并與原件一并立卷。4.案卷的裝訂采納三孔一線的裝訂方法裝訂成冊，卷內文件以左對齊，以下對齊，在左邊打孔訂線。假設訂線處有批注者，須進行粘邊