第一節(jié)服務(wù)質(zhì)量控制技術(shù)方案 2一、質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn) 2二、質(zhì)量控制目標(biāo) 5三、質(zhì)量控制體系 5四、質(zhì)量控制措施 6五、質(zhì)量管理體系 7六、質(zhì)量管理制度 9七、全程質(zhì)量控制通過客觀軟件系統(tǒng)實(shí)現(xiàn) 10（一）檔案接收 13（二）檔案整理 14（三）信息著錄 16（四）打印 18（五）檔案數(shù)字化掃描 19（六）圖像處理 22（七）質(zhì)量檢查 23（八）加工流程監(jiān)控 24八、質(zhì)量控制管理登記表格 25第二節(jié)過程與成果質(zhì)量控制方案 28一、掃描質(zhì)量控制 28二、著錄質(zhì)量控制 29三、數(shù)據(jù)掛接質(zhì)量控制 30四、檔案加工軟件對質(zhì)量實(shí)行全流程監(jiān)控 30第三節(jié)質(zhì)量控制流程及保障措施 35一、質(zhì)量控制流程 35二、保障措施 36第一節(jié)服務(wù)質(zhì)量控制技術(shù)方案一、質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)我司將按照招標(biāo)方要求，按《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）、《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）進(jìn)行整理、著錄，整理后的檔案要達(dá)到招標(biāo)文件質(zhì)量要求。我公司將設(shè)立嚴(yán)格的質(zhì)量控制機(jī)制，對檔案整理成果進(jìn)行自檢合格后，方遞交客戶方驗(yàn)收。建議客戶方以抽檢方式進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收時(shí)抽檢的比率以10%為宜。抽檢質(zhì)量指標(biāo)承諾：1.文件整理質(zhì)量：合格率100%2.文件鑒定質(zhì)量：準(zhǔn)確率100%3.著錄：以文件條目為單位，關(guān)鍵字段正確率100%，其余字段錄入錯(cuò)誤率≤1‰4.文件裝訂、裝盒，差錯(cuò)率≤1‰5.文件原始材料：完整率100%（一）檔案整理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1.各文件材料歸類準(zhǔn)確、排列無誤、案卷厚度適中。2.檔號無重復(fù)，案卷順序號規(guī)范、統(tǒng)一。3.檔案著錄格式規(guī)范，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。4.編制單位、編制日期、保管期限題寫準(zhǔn)確，文字打印清晰。5.每一案卷其頁號必須連續(xù)、需重新訂號的頁號準(zhǔn)確無誤。6.圖紙折疊規(guī)范、美觀，檔號章清晰正確。7.案卷中的每一件都要進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，必須準(zhǔn)確、無錯(cuò)別字，采購人可順利進(jìn)行查找。若電子數(shù)據(jù)內(nèi)容或格式有誤，該批數(shù)據(jù)退回免費(fèi)重新修正，我司在5個(gè)工作日內(nèi)完成。8.案卷裝訂規(guī)范、整齊、牢固、不影響閱讀。9.案卷盒中撰寫的文字需使用油印，界面清晰、美觀。10.如驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)整理質(zhì)量有問題，屬中標(biāo)人造成的錯(cuò)誤、遺漏，我司對不合格的檔案在采購人提出返工要求后5天內(nèi)統(tǒng)一免費(fèi)返工至驗(yàn)收合格。（二）檔案數(shù)字化質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1.索引信息的正確。所有的個(gè)人信息和單位信息詳實(shí)準(zhǔn)確。2.掃描影像清晰可用。具體標(biāo)準(zhǔn)如下：（1）掃描必須按照標(biāo)明的頁碼順序進(jìn)行掃描、頁碼錄入，不允許有錯(cuò)頁、漏頁、頁次顛倒等情況。掃描要完整，包括文件上的頁碼、有關(guān)標(biāo)記等，都必須納入圖像范圍。（2）圖像文件頁面端正，無扭曲，看不出明顯的傾斜現(xiàn)象（傾斜度不得大于3°），不允許有折疊或缺損。（3）遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則，保持影像文件與原件的一致性和原樣性，對影響圖像質(zhì)量的各類問題通過糾偏、去污、降噪、拼接、裁邊等技術(shù)手段加以處理。對于掃描后圖像文件中的污點(diǎn)要進(jìn)行清除，不留文字版面外的暗影和干擾信息，保證圖像文件的干凈、整潔和美觀（在100%的比例下看不到污點(diǎn)）。無論圖像大小，都要保證上下左右四邊尺寸合理。（4）掃描時(shí)要保證檔案資料的實(shí)體安全，防止檔案材料的丟失和人為損壞，對于紙張較薄或較脆容易破損的，應(yīng)使用平板掃描，不得使用滾筒掃描。3.目錄分類符合檔案管理要求。對于歷史檔案分類可以準(zhǔn)確標(biāo)識(shí)，如果無法確認(rèn)，需要在與有關(guān)部門溝通之后確認(rèn)標(biāo)識(shí)。（三）電子檔案格式標(biāo)準(zhǔn)1.索引字段。建立檔案的索引字段。2.影像格式。根據(jù)檔案利用需要確定影像采用黑白或彩色掃描。黑白影像使用G4壓縮，彩色影像使用JPG壓縮。黑白影像使用至少200dpi，彩色影像使用至少150dpi的分辨率。在數(shù)字化過程中使用加密方式來傳輸和存儲(chǔ)。3.建立分類目錄。根據(jù)貴單位檔案分類標(biāo)準(zhǔn)建立電子檔案分類目錄。4.數(shù)據(jù)格式規(guī)范。提供最終數(shù)據(jù)格式的提交格式標(biāo)準(zhǔn)。二、質(zhì)量控制目標(biāo)1.檔案裝訂目標(biāo)：按原樣還原。2.掃描圖像目標(biāo)：漏掃率為零。3.圖像質(zhì)量目標(biāo)：每批抽檢合格率達(dá)到100%。4.圖像糾偏目標(biāo)：小于1度。5.檔案著錄目標(biāo)：正確率達(dá)到100%。6.格式封裝目標(biāo)：圖像文件的命名正確率100%。7.檔案索引目標(biāo)：索引字段要求100%正確。8.數(shù)據(jù)掛接目標(biāo)：掛接應(yīng)達(dá)到100%準(zhǔn)確率。9.檔案保密目標(biāo)：檔案資料100%不遺失、損壞和泄露。三、質(zhì)量控制體系我公司的檔案加工作業(yè)按照流水線式流程設(shè)計(jì)，科學(xué)合理，各工序分工明確，考核方式科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)。在整個(gè)加工流程中，各個(gè)工序間相互監(jiān)督，并支持工序回溯，引入可被驗(yàn)證的質(zhì)量循環(huán)控制體系，該流程覆蓋全程、全員，確保每個(gè)工序的工作質(zhì)量都能達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。控制就是通過控制系統(tǒng)觀察發(fā)生的事件是否與既定的規(guī)則和發(fā)出的命令一致。質(zhì)量監(jiān)督和控制是質(zhì)量控制體系中項(xiàng)目經(jīng)理的重要職責(zé)和普遍活動(dòng)，對控制循環(huán)的有效高速的運(yùn)轉(zhuǎn)是必不可少的。質(zhì)量控制的管理職能可以在一個(gè)控制循環(huán)中分為六個(gè)步驟：建立質(zhì)量控制體系、建立質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施質(zhì)量監(jiān)督與控制、實(shí)際績效和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對比、發(fā)現(xiàn)問題和錯(cuò)誤及及時(shí)糾正改進(jìn)等。在該控制體系中，檔案整理、信息著錄及圖像處理的質(zhì)量是整個(gè)質(zhì)量控制循環(huán)中自始至終我們應(yīng)該關(guān)注的重點(diǎn)。為嚴(yán)防檔案資料原件在加工過程中丟失與毀損，保證項(xiàng)目質(zhì)量符合客戶方的要求，我們建議客戶方的檔案管理部門委派專人，和項(xiàng)目經(jīng)理一起直接介入項(xiàng)目組的組織協(xié)調(diào)和質(zhì)量監(jiān)督、檢查工作。四、質(zhì)量控制措施（一）案卷質(zhì)量控制1.合理改進(jìn)和優(yōu)化項(xiàng)目流程，減少接觸檔案實(shí)物的崗位，檔案在內(nèi)部崗位流轉(zhuǎn)時(shí)，須交接清楚，并在簽收單上簽字確認(rèn)。2.所有檔案實(shí)物統(tǒng)一由檔案管理員集中管理，各崗位操作人員需領(lǐng)取實(shí)物檔案時(shí)，由檔案管理員統(tǒng)一分發(fā)并相互核對確認(rèn)。3.檔案管理員每天要對所保存的檔案進(jìn)行一次檢查，并做好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)匯報(bào)并采取相應(yīng)的措施。4.每天下班前操作人員必須及時(shí)歸還完成的檔案，未完成檔案由操作人員妥善保管；歸還檔案時(shí)，由檔案管理員檢查檔案實(shí)物的完整性，是否有缺失，損壞，涂改現(xiàn)象，確保檔案的安全性和完整性。5.檔案裝訂后，由相關(guān)負(fù)責(zé)人統(tǒng)一排列上架，在檔案運(yùn)輸過程中，必須由2個(gè)以上人員配送，防止檔案丟失。6.檔案傳遞由專人負(fù)責(zé)，對檔案員調(diào)取案卷進(jìn)行核查，閱卷結(jié)束后收回案卷。認(rèn)真做好傳送卷宗過程中的登記工作。保護(hù)移送檔案的安全，不使無關(guān)人員接觸檔案，遵守保密條例，保守檔案秘密。不得違反操作流程，將未驗(yàn)收歸檔的檔案傳遞或提供查閱；嚴(yán)禁接收組、掃描組或其他組工作人員代為移送檔案。五、質(zhì)量管理體系（一）全流程管理我公司的質(zhì)量管理一直貫穿于整個(gè)檔案加工作業(yè)流程，在檔案加工的每個(gè)環(huán)節(jié)的交接過程中，下一環(huán)節(jié)均為上一環(huán)節(jié)的質(zhì)檢單位，加上軟件質(zhì)檢、專人質(zhì)檢、項(xiàng)目經(jīng)理質(zhì)檢以及與客戶方的聯(lián)合質(zhì)檢，真正意義上實(shí)現(xiàn)全員、全流程質(zhì)量管理，確保檔案管理質(zhì)量。（二）制度管理質(zhì)量控制的關(guān)鍵在于常態(tài)化、制度化，制度管理體系中應(yīng)有專門的質(zhì)量管理內(nèi)容，對流程控制、抽檢機(jī)制等進(jìn)行制度化約束和監(jiān)控，以保障質(zhì)量控制措施長期、有效地執(zhí)行。（三）人員管理質(zhì)量管理的關(guān)鍵是“人”的管理。再完善的制度、機(jī)制在執(zhí)行不力的情況下均將失去效果。首先，對運(yùn)營團(tuán)隊(duì)的質(zhì)量體系培訓(xùn)成為客戶檔案中心質(zhì)量管理的關(guān)鍵，確保各運(yùn)營檔案對質(zhì)量控制的各項(xiàng)制度、規(guī)定了然于胸。其次，嚴(yán)格規(guī)范每個(gè)成員在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中的角色和職能，做到各司其職并對自己負(fù)責(zé)的工作負(fù)責(zé)。再次，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目經(jīng)理首要責(zé)任制，項(xiàng)目經(jīng)理對項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的打造從挑選和培訓(xùn)開始，確保團(tuán)隊(duì)具有較強(qiáng)的凝聚力和執(zhí)行力。最后，項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)多勞多得的激勵(lì)機(jī)制，對于按時(shí)保質(zhì)保量完成工作任務(wù)的團(tuán)隊(duì)人員實(shí)現(xiàn)獎(jiǎng)勵(lì)，同時(shí)對于不適于團(tuán)隊(duì)發(fā)展或無法保質(zhì)保量按時(shí)完成工作任務(wù)的人員實(shí)現(xiàn)考核淘汰制，保障了人員的素質(zhì)和團(tuán)隊(duì)的效率。（四）質(zhì)量文化管理硬性規(guī)定的制度、流程、標(biāo)準(zhǔn)有一定的被動(dòng)性、強(qiáng)制性，過度強(qiáng)調(diào)未必能達(dá)成良好的效果。客戶檔案中心運(yùn)營團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)認(rèn)識(shí)到質(zhì)量文化的積極效用。在長期的宣傳、感化下，形成良好的團(tuán)隊(duì)質(zhì)量文化，養(yǎng)成良好的行為習(xí)慣是確保檔案運(yùn)營質(zhì)量的關(guān)鍵。六、質(zhì)量管理制度1.實(shí)施工作開展之前，明確每個(gè)人的工作職責(zé)及相應(yīng)的注意事項(xiàng)，配備合適的實(shí)施工具，安排合適的工作環(huán)境，盡可能降低人為失誤。2.每批檔案在整理核對工作結(jié)束后，由項(xiàng)目經(jīng)理組織對整理核對工作的復(fù)查，發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，由整理核對人員更改。3.每批檔案在錄入工作結(jié)束后，由項(xiàng)目經(jīng)理組織對錄入數(shù)據(jù)的復(fù)查，出現(xiàn)順序問題或缺漏現(xiàn)象時(shí)，由錄入人員負(fù)責(zé)重錄。4.每批檔案在裝訂成卷后，由項(xiàng)目經(jīng)理組織對裝訂順序的復(fù)查，出現(xiàn)問題時(shí)，由工作人員重新裝訂。5.每批檔案在數(shù)據(jù)掛接工作結(jié)束后，由項(xiàng)目經(jīng)理組織復(fù)查，出現(xiàn)問題，即時(shí)糾正。6.項(xiàng)目施工中，由項(xiàng)目經(jīng)理總結(jié)本周的成果和問題，對需要改進(jìn)或糾正的問題及時(shí)進(jìn)行綜合分析，并將相應(yīng)的處理方案更新到下一周的工作計(jì)劃中進(jìn)行實(shí)施，保證項(xiàng)目實(shí)施質(zhì)量。7.項(xiàng)目階段驗(yàn)收后，項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)對質(zhì)量、進(jìn)度等綜合分析，并將相應(yīng)的處理方案更新到下一階段的工作計(jì)劃中進(jìn)行實(shí)施，保證項(xiàng)目實(shí)施質(zhì)量。8.項(xiàng)目總驗(yàn)收時(shí)，由項(xiàng)目經(jīng)理與采購單位工作人員共同進(jìn)行總體檢查。9.數(shù)據(jù)復(fù)查時(shí)，采用交叉檢查的方式進(jìn)行。10.復(fù)查及修改均需保留完整記錄。11.錯(cuò)誤修訂不得跨日，不得影響正常工作。七、全程質(zhì)量控制通過客觀軟件系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)我公司是一家專業(yè)為各政府單位、企事業(yè)單位提供檔案整理、數(shù)字化掃描加工的公司，有強(qiáng)大的檔案綜合管理系統(tǒng)和檔案數(shù)字化掃描加工系統(tǒng)做支持，其中檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)經(jīng)多年大量的客戶使用反饋及我司技術(shù)人員不斷升級改進(jìn)，目前該軟件己能滿足不同行業(yè)的各項(xiàng)專業(yè)需求，目前具有單機(jī)版與網(wǎng)絡(luò)版等不同版本。該軟件系統(tǒng)具有功能實(shí)用，操作方便，穩(wěn)定可靠的特點(diǎn)。針對本項(xiàng)目我方將提供有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的XX檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)，并能夠根據(jù)客戶業(yè)務(wù)系統(tǒng)特點(diǎn)開發(fā)提供與業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口，并開放接口的源代碼。加工軟件兼容市場上大部分掃描儀、照相機(jī)及掃描槍等設(shè)備。根據(jù)我司對城建檔案、規(guī)劃檔案、基建檔案數(shù)字化加工的經(jīng)驗(yàn)，檔案掃描系統(tǒng)應(yīng)具備檔案接收、檔案著錄、檔案掃描、檔案圖形圖像處理、打印、數(shù)據(jù)掛接、檔案質(zhì)量檢查、加工流程監(jiān)控、工作數(shù)量統(tǒng)計(jì)、客戶驗(yàn)收等功能。我方將提供具有城建檔案、規(guī)劃檔案、基建檔案數(shù)字化加工特色的軟件平臺(tái)，軟件功能介紹如下：主要功能模塊介紹功能模塊功能介紹詳細(xì)說明檔案接收檔案接收功能通過人工與系統(tǒng)結(jié)合的檔案接收方式，對檔案進(jìn)行系統(tǒng)接收；檔案整理著錄信息錄入核對功能將紙質(zhì)檔案信息按一定要求錄入檔案管理系統(tǒng)；檔案掃描輸入設(shè)備自動(dòng)選擇軟件自動(dòng)監(jiān)測到輸入設(shè)備（如：掃描儀、照相機(jī)、掃描槍）；模式設(shè)定功能對掃描件的模式一般有黑白、灰度和彩色三種；分辨率設(shè)定功能分辨率是對掃描件的清晰度的設(shè)定，分辨率選擇范圍在150dpi—600dpi，分辨率越高，掃描的圖像越清晰；亮度設(shè)定功能掃描件的顏色如果較深，可以選擇提升亮度來調(diào)整圖像效果，亮度值的范圍在-100—+100之間；進(jìn)紙?jiān)O(shè)定功能選擇連續(xù)掃描為快速多頁掃描，不選則為單頁掃描；編目功能“編目”的主要功能是將掃描圖片按一定順序組織成為目錄或書目；文件參數(shù)設(shè)定功能設(shè)定文件的起始頁碼，文件格式的選擇（包括JPG\TIF等），起始頁文件名的設(shè)定如：001，后續(xù)掃描件的文件名則自動(dòng)遞加；存儲(chǔ)設(shè)定功能對掃描件所需文件存儲(chǔ)位置進(jìn)行設(shè)定；單、雙面設(shè)定功能對掃描件是否選擇單面掃描或者雙面都掃描的設(shè)定；圖像處理旋轉(zhuǎn)功能對于掃描件圖片的方向的旋轉(zhuǎn)（+\-90度或180度自由旋轉(zhuǎn)）；糾偏功能分為自動(dòng)和手動(dòng)兩種方式；去邊功能去邊分為“去除四邊”和“單邊刪除”；去除四邊：又稱去除邊框，單擊功能按鈕，把鼠標(biāo)移至掃描件上方，當(dāng)掃描件上出現(xiàn)“+”符時(shí)，按住鼠標(biāo)左鍵，托動(dòng)選擇區(qū)域，松開鼠標(biāo)，選擇區(qū)域外的部分將被刪除；單邊刪除：又稱去除單邊。單擊去除單邊功能按鈕，在掃描件內(nèi)按住鼠標(biāo)左鍵，托動(dòng)鼠標(biāo)形成去除單邊參考線，松開鼠標(biāo)完成掃描件的去除單邊操作；去污功能簡稱“去污”，單擊功能按鈕，把鼠標(biāo)移至掃描件上方，當(dāng)掃描件上出現(xiàn)“+”符時(shí)，按住鼠標(biāo)左鍵，托動(dòng)選擇區(qū)域，松開鼠標(biāo)，選擇區(qū)域完成去污；去黑邊、黑點(diǎn)功能單擊功能按鈕，把鼠標(biāo)移至掃描件上方，當(dāng)掃描件上出現(xiàn)“+”符時(shí)，按住鼠標(biāo)左鍵，托動(dòng)選擇區(qū)域，松開鼠標(biāo)，選擇區(qū)域外部分的黑邊將被刪除；質(zhì)量檢查質(zhì)檢功能對紙質(zhì)材料、錄入信息、掃描圖像按一定比例進(jìn)行質(zhì)量檢查；打印條形碼打印功能條形碼的生成規(guī)則一般按是：年度+字+號+卷型+冊；目錄打印功能分自動(dòng)打印或者手動(dòng)打印二種方式；卷宗背脊、封面、封底等打印功能手動(dòng)打印，按需要打印；查詢驗(yàn)收抽檢功能、流程監(jiān)控功能隨機(jī)或按目的查詢到對應(yīng)的檔案及檔案所處狀態(tài)，檢驗(yàn)檔案處理質(zhì)量，監(jiān)控檔案現(xiàn)狀等；檔案借閱檔案借閱功能借閱申請、審批、借出、續(xù)借及歸還管理。（一）檔案接收1.檔案接收由接收組安排專人進(jìn)行接收。2.在系統(tǒng)的“實(shí)物檔案管理”欄點(diǎn)擊“接收組接收資料（案卷號/箱號）”，進(jìn)入接收組接收案卷/箱號的操作界面。3.在輸入框輸入所需接收的案卷號/箱號，然后點(diǎn)擊旁邊的“查詢”鍵，系統(tǒng)會(huì)將此案卷號/箱號內(nèi)所含的案卷受理單號全部列出，接受人員將需接收的受理單號“打√”，然后下面的“接收”按鈕接收成功。4.檔案接收是系統(tǒng)操作的第一步，也是檔案正式交付我司進(jìn)行檔案處理的的開始步驟，對保障后續(xù)步驟及項(xiàng)目成果的起到承前啟后的關(guān)鍵性作用。要求接收人員需熟練使用檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)，并且工作仔細(xì)認(rèn)真。接收人員需認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、是否材料缺失等。5.接收人員對檔案數(shù)量等核對無誤后，雙方在紙質(zhì)的檔案接收流轉(zhuǎn)單上簽字確認(rèn)并由接收人員在系統(tǒng)的“實(shí)物檔案管理”欄點(diǎn)擊“接收組提交資料”，進(jìn)入接收組向檔案整理組提交資料的操作界面。6.進(jìn)入提交資料操作界面后，系統(tǒng)會(huì)將所有已接收的案卷號/箱號內(nèi)的案卷受理單號都列出來，接收人員將所需提交給檔案整理組的受理單號進(jìn)行“打√”，然后點(diǎn)擊上面的“提交所選”按鍵，提交資料成功。（二）檔案整理1.建立卷宗（1）在系統(tǒng)的“實(shí)物檔案管理”欄點(diǎn)擊“建立卷宗”，進(jìn)入整理組組長為接收組所提交過來的案卷建立卷宗的操作界面。（2）在系統(tǒng)中選擇好相對應(yīng)的案卷分類號，然后點(diǎn)擊“查詢”鍵，系統(tǒng)會(huì)將接收組所提交過來的案卷資料全部列出。（3）首先將待建卷宗的“案卷分類號”選擇好，然后點(diǎn)擊“新建卷宗”，系統(tǒng)自動(dòng)生成一個(gè)卷宗號，點(diǎn)擊“查看可建卷資料”再將下面的受理單號進(jìn)行“打√”，點(diǎn)擊“添加”鍵新建卷宗成功，點(diǎn)擊“打印”即可打印相應(yīng)“任務(wù)包追溯工作表”2.組長分配資料（1）在系統(tǒng)的“實(shí)物檔案管理”欄點(diǎn)擊“組長分配資料”，進(jìn)入組長向組員分配資料的操作界面。（2）組長在操作界面中選擇好需要分配給資料的組員，然后把需要分配給此組員的卷宗號進(jìn)行“打√”，最后點(diǎn)擊下面的“分配”鍵，分配操作完成。3.整理組員接收資料（1）在系統(tǒng)的“實(shí)物檔案管理”欄點(diǎn)擊“組員接收資料”，進(jìn)入組員接收組長分配的資料的操作界面。（2）組員在需接收的卷宗號前進(jìn)行“打√”，然后點(diǎn)擊上面的“接收所選”按鍵，接收資料成功。4.整理組員提交資料（1）在系統(tǒng)的“實(shí)物檔案管理”欄點(diǎn)擊“整理組員提交資料”，進(jìn)入組員將整理好的資料提交給錄入人員的操作界面。（2）首先選擇好分配人員，然后選擇需要提交給的卷宗號，最后點(diǎn)擊分配鍵分配成功。（三）信息著錄1.錄入組員接收資料（1）在系統(tǒng)的“實(shí)物檔案管理”欄點(diǎn)擊“錄入組員接收資料”，進(jìn)入組員接收分配的資料的操作界面。（2）組員在需接收的卷宗號前進(jìn)行“打√”，然后點(diǎn)擊上面的“接收所選”按鍵，接收資料成功2.信息錄入根據(jù)手中的紙質(zhì)受理資料，對應(yīng)資料錄入系統(tǒng)中的“類型名稱”，將紙質(zhì)資料所包含的類型資料，在錄入系統(tǒng)中對應(yīng)“打√”，然后填入此類紙質(zhì)資料的頁數(shù)，關(guān)鍵字段等信息，點(diǎn)擊左下角的“保存”鍵資料錄入完成。3.案卷屬性卷內(nèi)目錄編輯（1）在系統(tǒng)的“實(shí)物檔案管理”欄點(diǎn)擊“案卷屬性卷內(nèi)目錄編輯”，進(jìn)入案卷卷內(nèi)目錄編輯的操作界面。（2）首先選擇好需要打開的卷宗號，然后點(diǎn)擊“打開卷宗”按鍵，進(jìn)入卷內(nèi)目錄編輯主界面。（3）選擇單條受理單號，點(diǎn)擊“錄入檔案”按鍵，進(jìn)入此條受理單號的卷內(nèi)目錄編輯錄入界面。（4）錄入完成后點(diǎn)“保存”鍵保存并返回上層界面繼續(xù)錄入此條受理單號內(nèi)剩余的卷內(nèi)目錄屬性信息。（5）全部卷內(nèi)目錄屬性都錄入完畢后，可以對已錄入的各條卷內(nèi)目錄信息進(jìn)行再次的“編輯”或“刪除”操作。（6）最后，點(diǎn)擊“取消”按鍵返回案卷屬性卷內(nèi)目錄文件編輯的主界面，按之前的方法將卷宗內(nèi)其它的受理單號也進(jìn)行案卷內(nèi)目錄文件屬性錄入操作。當(dāng)卷宗內(nèi)所有受理單號的案卷內(nèi)目錄文件屬性錄入完畢后，就可以返回案卷屬性卷內(nèi)目錄文件編輯的主界面點(diǎn)擊“校對”鍵與采購單位的錄入信息進(jìn)行資料校對了。4.案卷屬性卷內(nèi)目錄編輯（1）在系統(tǒng)的“實(shí)物檔案管理”欄點(diǎn)擊“案卷屬性卷內(nèi)目錄編輯”，進(jìn)入案卷卷內(nèi)目錄編輯的操作界面。（2）首先選擇好需要打開的卷宗號，然后點(diǎn)擊“打開卷宗”按鍵，進(jìn)入卷內(nèi)目錄編輯主界面。（3）選擇單條受理單號，點(diǎn)擊“打開檔案”按鍵，進(jìn)入此條受理單號的卷內(nèi)目錄編輯錄入界面。（4）點(diǎn)擊界面上的“添加”鍵，進(jìn)入屬性添加界面，組員將手中的此條受理單號的紙質(zhì)詳細(xì)資料對應(yīng)于系統(tǒng)界面上屬性框錄入詳細(xì)信息，錄入完成后點(diǎn)“保存”鍵保存并返回上層界面繼續(xù)錄入此條受理單號內(nèi)剩余的卷內(nèi)目錄屬性信息。（5）全部卷內(nèi)目錄屬性都錄入完畢后，可以對已錄入的各條卷內(nèi)目錄信息進(jìn)行再次的“編輯”或“刪除”操作。（6）最后，點(diǎn)擊“取消”按鍵返回案卷屬性卷內(nèi)目錄文件編輯的主界面，按之前的方法將卷宗內(nèi)其它的受理單號也進(jìn)行案卷內(nèi)目錄文件屬性錄入操作。當(dāng)卷宗內(nèi)所有受理單號的案卷內(nèi)目錄文件屬性錄入完畢后，就可以返回案卷屬性卷內(nèi)目錄文件編輯的主界面點(diǎn)擊“校對”鍵與前臺(tái)的錄入信息進(jìn)行資料校對了。5.修改移交清單（1）如果需要對已錄入的受理單號資料進(jìn)行重新編輯修改，可進(jìn)入“修改移交清單”操作界面。（2）在系統(tǒng)的“實(shí)物檔案管理”欄點(diǎn)擊“修改移交清單”進(jìn)入修改移交資料界面。在需要進(jìn)行修改的受理單號前“打√”，然后按“刪除”鍵或“編輯”鍵就可以對這條受理單號的資料進(jìn)行修改了。（3）進(jìn)入編輯界面后，可點(diǎn)“添加”鍵添加多條新的資料類目，也可以點(diǎn)“編輯”和“刪除”鍵對已錄入的資料類目進(jìn)行修改操作和刪除操作，還可以點(diǎn)（4）“打印”鍵打印移交文件的內(nèi)目錄。按“取消”鍵可返回上層界面。6.組員提交資料（1）在系統(tǒng)的“實(shí)物檔案管理”欄點(diǎn)擊“組員提交資料”，進(jìn)入組員將整理好的資料返回給組長的操作界面。（2）組員將需要返回給組長的卷宗號進(jìn)行“打√”，然后點(diǎn)擊上面的“提交所選”按鍵，提交操作完成。（四）打印1.案卷文件內(nèi)目錄打印（1）在系統(tǒng)的“實(shí)物檔案管理”欄點(diǎn)擊“案卷文件內(nèi)目錄打印”，進(jìn)入案卷內(nèi)目錄打印操作界面。（2）在資料查詢條件中，輸入需要打印卷內(nèi)目錄的受理單號，然后點(diǎn)擊“查詢”鍵將該受理單號的卷內(nèi)目錄搜索出來，點(diǎn)擊下面的“打印”鍵即可進(jìn)行該受理單號的卷內(nèi)目錄打印。2.卷宗背脊打印（1）在系統(tǒng)的“實(shí)物檔案管理”欄點(diǎn)擊“卷宗背脊打印”，進(jìn)入打印卷宗封面、封底、背脊信息的操作界面。（2）在卷宗號碼框內(nèi)輸入所需打印背脊的卷宗號，然后點(diǎn)擊“查詢”鍵，再依次點(diǎn)擊“打印背脊”、“打印封面”、“打印封底”“打印卷宗詳單”四個(gè)按鍵，將所需打印的卷宗的封面信息、封底信息、脊背信息、分別打印出來，貼于卷宗之上。（五）檔案數(shù)字化掃描1.檔案信息管理系統(tǒng)操作部分（1）組員接收資料提交過來的卷宗資料。1）組員將所要接收的卷宗號進(jìn)行“打√”，然后點(diǎn)擊“接收所選”，接收卷宗成功。2）卷宗接收成功后，將被送往“掃描”系統(tǒng)操作員手中，將卷宗內(nèi)的所有受理單號內(nèi)的紙質(zhì)資料掃描成電子圖片。（2）掃描檢查1）在系統(tǒng)的“實(shí)物檔案管理”欄點(diǎn)擊“掃描檢查”，檢查卷宗的掃描狀態(tài)。2）將所要檢查的卷宗號進(jìn)行“打√”，然后點(diǎn)擊“打開卷宗”按鍵，就可以查看此卷宗的掃描狀態(tài)。3）如果卷宗內(nèi)的受理單號的狀態(tài)欄顯示“掃描進(jìn)行時(shí)”，說明此受理單號內(nèi)的紙質(zhì)資料還未進(jìn)行或者未通過掃描操作和“質(zhì)檢”系統(tǒng)的校驗(yàn)操作。4）如果卷宗內(nèi)的受理單號的狀態(tài)欄顯示“掃描完畢”，說明此受理單號內(nèi)的紙質(zhì)資料全部都掃描成電子圖片，并通過了“質(zhì)檢”系統(tǒng)的校驗(yàn)操作。5）操作步驟：資料狀態(tài)生成——掃描信息生成——寫入類目信息——掃描校驗(yàn)。（3）組員提交資料1）在系統(tǒng)的“實(shí)物檔案管理”欄點(diǎn)擊“組員提交資料”，將已掃描完畢的卷宗提交給歸檔組。2）當(dāng)卷宗內(nèi)的受理單狀態(tài)全部變成了“掃描完畢”時(shí)，操作員就可以將此卷宗號進(jìn)行“打√”，然后點(diǎn)擊“提交所選”按鍵，將此卷宗提交給歸檔組進(jìn)行歸檔。2.掃描系統(tǒng)部分（1）掃描儀選擇1）點(diǎn)擊掃描系統(tǒng)中的“掃描儀選擇”按鍵，進(jìn)入掃描儀的選擇設(shè)置功能模塊。2）從掃描儀選擇設(shè)置模塊的左邊部分找到需要運(yùn)行的掃描儀機(jī)器型號，點(diǎn)選后點(diǎn)右邊的“選定”鍵系統(tǒng)與掃描儀連接成功。3）在模塊左邊點(diǎn)選任意一臺(tái)掃描儀機(jī)器的型號，再點(diǎn)擊模塊右邊的“設(shè)置”鍵，可以對該掃描儀進(jìn)行一些屬性的基本設(shè)置。（2）掃描儀參數(shù)設(shè)置掃描儀參數(shù)設(shè)置1）點(diǎn)擊掃描系統(tǒng)中的“掃描儀參數(shù)設(shè)置”按鍵，進(jìn)入掃描儀的詳細(xì)參數(shù)設(shè)置功能模塊。2）在掃描儀參數(shù)設(shè)置模塊中，可以根據(jù)需掃描文件的實(shí)際需求進(jìn)行多項(xiàng)詳細(xì)設(shè)置，如選擇單面掃描或雙面掃描，設(shè)置頁面尺寸、頁面格式、亮度顏色等等。3）掃描①點(diǎn)擊掃描系統(tǒng)中的“掃描”按鍵，進(jìn)行資料掃描操作。②將貼好了條碼號的紙質(zhì)資料放入掃描機(jī)內(nèi)，點(diǎn)擊掃描系統(tǒng)操作界面上的“掃描”鍵，掃描儀將紙質(zhì)資料掃描至電腦上的掃描系統(tǒng)內(nèi)。掃描后的紙質(zhì)資料圖片的條形碼全部出現(xiàn)在左邊條形碼欄內(nèi)，點(diǎn)擊每一條條形碼，會(huì)在左邊的圖片顯示框內(nèi)出現(xiàn)與條形碼相對應(yīng)的那張紙質(zhì)資料圖片，點(diǎn)擊上面的“圖片編輯工具欄”內(nèi)的圖標(biāo)，可以對圖片進(jìn)行放大、縮小、裁剪、旋轉(zhuǎn)等編輯操作。在左邊的“圖片查看工具欄”可以用不同顯示方法查看紙質(zhì)資料圖片。③如果掃描完紙質(zhì)資料后，出現(xiàn)左邊條碼框內(nèi)有條碼號，但是右邊圖片顯示框內(nèi)沒有相對應(yīng)的紙質(zhì)資料圖片的異常情況，可以用鼠標(biāo)選定這條異常的條碼號，然后點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵選擇“刪除選定頁”，再重性將對應(yīng)這個(gè)條碼的紙質(zhì)資料進(jìn)行掃描操作即可。④如果掃描完紙質(zhì)資料后，出現(xiàn)右邊圖片顯示框有掃描后的紙質(zhì)資料圖片，而左邊條碼框內(nèi)對應(yīng)于這張圖片的條碼號位置卻顯示空白的異常情況，可以用鼠標(biāo)選定這個(gè)異常的空白條碼號位置，然后點(diǎn)鼠標(biāo)右鍵選擇“修改條碼號”，進(jìn)入修改條碼號的界面，然后手動(dòng)將此張紙質(zhì)資料圖片對應(yīng)的條碼號輸入“修改條碼輸入框”內(nèi)，再按“確定”鍵即可。⑤如果在掃描時(shí)，將不同的受理單資料混到了一起掃描到系統(tǒng)中了，那么在掃描員在點(diǎn)擊“上傳”鍵進(jìn)行上傳時(shí)，系統(tǒng)會(huì)跳出提示框，提醒條形碼有異常，掃描員將混入的其它受理單的條形碼進(jìn)行刪除操作，然后重新點(diǎn)擊“上傳”鍵，即可將資料上傳至“校驗(yàn)”系統(tǒng)。⑥如果要?jiǎng)h除已掃描的所有紙質(zhì)資料圖片，可以點(diǎn)擊左邊圖片查看工具欄內(nèi)的鍵，將所有已掃描資料刪除。4）上傳①點(diǎn)擊掃描系統(tǒng)中的“上傳”按鍵，將掃描后的紙質(zhì)資料圖片上傳至“校驗(yàn)”系統(tǒng)中。②掃描員在檢查完掃描后的圖片資料無異常情況后，點(diǎn)擊“上傳”鍵，系統(tǒng)會(huì)將已掃描完的所有紙質(zhì)資料圖片上傳至“校驗(yàn)”內(nèi)，進(jìn)行質(zhì)檢檢驗(yàn)操作。（六）圖像處理掃描員根據(jù)下載下來的掃描圖片的條形碼對應(yīng)于手中的紙質(zhì)資料來檢查圖片內(nèi)容是否一致，掃描效果是否清晰和完成，如果出現(xiàn)異常情況，掃描人員需將整個(gè)受理單的資料全部進(jìn)行刪除，進(jìn)行重性掃描，如果無異常出現(xiàn)，所有資料都通過了質(zhì)檢，掃描人員可以點(diǎn)擊“保存上傳”鍵，將整個(gè)受理單內(nèi)的掃描圖片上傳提交。（七）質(zhì)量檢查1.紙質(zhì)檔案整理質(zhì)量檢查紙質(zhì)檔案整理質(zhì)量檢查由人員對照紙質(zhì)檔案原件及目錄等，進(jìn)行質(zhì)量的檢查，不需使用檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)。2.信息著錄質(zhì)量檢查3.掃描圖像質(zhì)量檢查（1）點(diǎn)擊校驗(yàn)系統(tǒng)中的“下載”按鍵，將掃描系統(tǒng)上傳過來的掃描圖片資料下載過來。（2）點(diǎn)擊“下載”按鍵，系統(tǒng)會(huì)跳出受理單號選擇框，選擇好需要下載的受理單號圖片資料，然后點(diǎn)“確定”鍵下載成功，從系統(tǒng)隨機(jī)抽取著錄檔案信息，核對是否有誤。（3）掃描員根據(jù)下載下來的掃描圖片的條形碼對應(yīng)于手中的紙質(zhì)資料來檢查圖片內(nèi)容是否一致，掃描效果是否清晰和完成，如果出現(xiàn)異常情況，掃描人員需將整個(gè)受理單的資料全部進(jìn)行刪除，進(jìn)行重性掃描，如果無異常出現(xiàn)，所有資料都通過了質(zhì)檢，掃描人員可以點(diǎn)擊“保存上傳”鍵，將整個(gè)受理單內(nèi)的掃描圖片上傳提交。4.項(xiàng)目經(jīng)理質(zhì)檢（1）在系統(tǒng)的“實(shí)物檔案管理”欄點(diǎn)擊“檔案檢查”，進(jìn)入歸檔人員對卷宗進(jìn)行歸檔前的最后檢查操作界面。（2）在需要?dú)w檔的卷宗號前“打√”，然后點(diǎn)擊“打開卷宗”鍵，將此卷宗打開。（3）在卷宗的總頁數(shù)框內(nèi)填入正確的頁數(shù)，然后點(diǎn)擊下面的“檢查”鍵，檢查操作完成。（4）錄入完畢后進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)頁數(shù)有誤則對實(shí)物進(jìn)行核對后再進(jìn)行修改檢查確認(rèn)。5.組員提交資料（1）在系統(tǒng)的“實(shí)物檔案管理”欄點(diǎn)擊“組員提交資料”，進(jìn)入組員將檢查好的卷宗返回給項(xiàng)目經(jīng)理的操作界面。（2）在需要返回給項(xiàng)目經(jīng)理的卷宗號前“打√”，然后點(diǎn)擊“提交所選”按鍵，提交操作完成。如圖所示。（八）加工流程監(jiān)控1.在系統(tǒng)的“綜合查詢管理”欄點(diǎn)擊“檔案查詢”，進(jìn)入管理人員查看檔案內(nèi)詳細(xì)信息和掃描圖片以及檔案狀態(tài)流轉(zhuǎn)過程的操作界面。2.首先在查詢欄輸入需要查詢的檔案的相關(guān)查詢條件，然后點(diǎn)擊“查詢”鍵，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將屬于此查詢條件的檔案信息全部列出。3.在需要查看的受理單號前“打√”，點(diǎn)擊“圖像”按鍵，可以查看該受理單號內(nèi)已掃描的電子圖片；點(diǎn)擊“卷內(nèi)信息”按鍵，可以查看該受理單號的卷內(nèi)詳細(xì)信息；點(diǎn)擊“檔案狀態(tài)流轉(zhuǎn)過程”，可以查看該受理單所有的操作流程。（九）工作量統(tǒng)計(jì)1.在系統(tǒng)的“綜合查詢管理”欄點(diǎn)擊“前臺(tái)查詢”，進(jìn)入管理業(yè)務(wù)人員查閱檔案內(nèi)圖片的操作界面。2.此功能界面是提供給供電局前臺(tái)操作人員查看每筆檔案的詳細(xì)狀態(tài)。3.在查詢欄輸入相關(guān)的查詢條件，點(diǎn)擊“查詢”鍵，系統(tǒng)將相關(guān)的檔案資料列出便可查看檔案的詳細(xì)狀態(tài)信息。如果要查詢受理單號內(nèi)的文件類目和頁數(shù)信息，可以在需要查詢的受理單號前“打√”，然后點(diǎn)擊“查看”鍵即可查看。八、質(zhì)量控制管理登記表格我有一整套完善的關(guān)于質(zhì)量控制的記錄表，這套表格貫穿檔案加工的全流程，方便不同質(zhì)檢人員對質(zhì)量問題進(jìn)行記錄，匯總上報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理再進(jìn)行統(tǒng)籌解決。具體模板詳見以下表格：檔案追溯流轉(zhuǎn)單崗位接收員掃描員質(zhì)檢員錄入員歸檔員封裝員倉管員姓名時(shí)間案卷號案卷號案卷號案卷號檔案整理質(zhì)檢登記表序號姓名整理量（盒）抽檢量（盒）全檢量（盒）其它問題說明備注1234檔案掃描質(zhì)檢登記表序號姓名案卷號空白頁漏掃頁重復(fù)掃擋字/歪斜黑邊錯(cuò)誤匯總掃描總量錯(cuò)誤率123456異常問題登記表序號登記時(shí)間整理人員箱號網(wǎng)點(diǎn)號檔案時(shí)間問題描述處理方法備注12345檔案移交單檔案移交明細(xì)表序號檔案時(shí)間客戶號庫位號檔案號備注123第二節(jié)過程與成果質(zhì)量控制方案一、掃描質(zhì)量控制1.采用A3幅面以內(nèi)的高速、平板掃描儀，如尺寸超過A3的，可選用大幅面圖像掃描儀（AO）。2.對于原件紙質(zhì)較差的檔案，不允許采用連續(xù)進(jìn)紙方式掃描，只能單張高速平板掃描。3.文件的存儲(chǔ)格式為TIFF多頁文檔或者PDF多頁文檔格式。4.對檔案頁面字跡清晰、不帶插圖的檔案，黑白頁面采用黑白二值模式進(jìn)行掃描，彩色頁面采用彩色模式掃描；對檔案頁面字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，采用灰度或彩色模式掃描。分辨率一般為200dpi，對文字偏小、密集、清晰度較差等情況，分辨率為300dpi或更高。5.掃描質(zhì)量要求以視覺清晰為準(zhǔn)，頁面完整，不得漏頁，每頁文件名采用采購單位規(guī)定的文件名，差錯(cuò)率不得超過1%。6.對掃描后的每頁圖像文件進(jìn)行檢查、存儲(chǔ)。7.在保留原掃描的每頁圖像文件的同時(shí)，利用軟件工具把同一份紙質(zhì)文件的多個(gè)圖像文件合并為一個(gè)多頁TIFF格式文件或者多頁P(yáng)DF格式文件，文件名采用采購單位規(guī)定格式進(jìn)行命名。8.將掃描形成的圖像文件全部刻錄成光盤，并提供詳細(xì)清單，不得有差錯(cuò)。9.刻錄盤片要求是獨(dú)立包裝的高質(zhì)量光盤。10.將掃描合并后的（多頁TIFF格式或者多頁P(yáng)DF格式）每份圖像文件對照數(shù)據(jù)庫原有的目錄數(shù)據(jù)，批量掛接并導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫。二、著錄質(zhì)量控制1.按原目錄編目、系統(tǒng)錄入按照國家檔案局《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）和用戶的要求（即上述案卷目錄和文件級目錄要求）進(jìn)行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。并將檔案影像文件、檔案條目信息、檔案物理位置一一對應(yīng)，形成方便管理查詢的完整的電子檔案。2.自擬目錄編目、系統(tǒng)錄入按照國家檔案局《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）和用戶的要求對無目錄的檔案進(jìn)行分類、組件、組卷和擬定目錄后再進(jìn)行著錄。3.目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查采用人工校對或軟件自動(dòng)校對（一稿雙錄，人機(jī)校驗(yàn)）的方式，對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進(jìn)行檢查。核對著錄項(xiàng)目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進(jìn)行修改或重錄。4.一稿雙錄、人機(jī)校驗(yàn)同一份檔案的目錄數(shù)據(jù)由兩名不同的錄入員分別錄入，軟件自動(dòng)對兩名不同的錄入員的數(shù)據(jù)進(jìn)行機(jī)器校驗(yàn)，當(dāng)兩者一致時(shí)跳過，若二者不一致時(shí)軟件報(bào)警，并將這些項(xiàng)目標(biāo)識(shí)出來（顯紅），且不讓通過。軟件提示：“數(shù)據(jù)不一致請確認(rèn)”。隨后進(jìn)行人工校驗(yàn)，由校驗(yàn)員將軟件標(biāo)識(shí)出的不一致數(shù)據(jù)項(xiàng)目與檔案原稿進(jìn)行比對，將數(shù)據(jù)修改正確。目錄數(shù)據(jù)編目、系統(tǒng)錄入人員，認(rèn)真地逐條核對，在采購單位管理人員的指導(dǎo)、監(jiān)督下，進(jìn)行更正，差錯(cuò)率不得超過1%；根據(jù)整理核對人員的差錯(cuò)報(bào)告，若是目錄室的目錄錯(cuò)誤，則在采購單位目錄管理人員指導(dǎo)下，進(jìn)行更正，確保目錄室目錄準(zhǔn)確無誤。三、數(shù)據(jù)掛接質(zhì)量控制數(shù)據(jù)掛接：將掃描完成的電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，無誤后將電子檔案掛接檔案查詢軟件系統(tǒng)。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔案編號的一致性和唯一性，建立起一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。做到目錄與電子檔案數(shù)據(jù)一一對應(yīng)，對應(yīng)率達(dá)到100％正確。四、檔案加工軟件對質(zhì)量實(shí)行全流程監(jiān)控我公司將采取軟件質(zhì)檢、專人質(zhì)檢、交叉質(zhì)檢、項(xiàng)目經(jīng)理質(zhì)檢、客戶質(zhì)檢和聯(lián)合質(zhì)檢6大措施來嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，確保檔案加工質(zhì)量始終符合客戶方的要求。（一）質(zhì)量檢查1.紙質(zhì)檔案整理質(zhì)量檢查（1）建立卷宗1）在系統(tǒng)的“實(shí)物檔案管理”欄點(diǎn)擊“建立卷宗”，進(jìn)入整理組組長為接收組所提交過來的案卷建立卷宗的操作界面。2）選擇好相對應(yīng)的案卷分類號，然后點(diǎn)擊“查詢”鍵，系統(tǒng)會(huì)將接收組所提交過來的案卷資料全部列出。3）首先將待建卷宗的“案卷分類號”選擇好，然后點(diǎn)擊“新建卷宗”，系統(tǒng)自動(dòng)生成一個(gè)卷宗號，點(diǎn)擊“查看可建卷資料”再將下面的受理單號進(jìn)行“打√”，點(diǎn)擊“添加”鍵新建卷宗成功，點(diǎn)擊“打印”即可打印相應(yīng)“任務(wù)包追溯工作表”（2）組長分配資料1）在系統(tǒng)的“實(shí)物檔案管理”欄點(diǎn)擊“組長分配資料”，進(jìn)入組長向組員分配資料的操作界面。2）組長在操作界面中選擇好需要分配給資料的組員，然后把需要分配給此組員的卷宗號進(jìn)行“打√”，最后點(diǎn)擊下面的“分配”鍵，分配操作完成。（3）整理組員接收資料1）在系統(tǒng)的“實(shí)物檔案管理”欄點(diǎn)擊“組員接收資料”，進(jìn)入組員接收組長分配的資料的操作界面。2）組員在需接收的卷宗號前進(jìn)行“打√”，然后點(diǎn)擊上面的“接收所選”按鍵，接收資料成功。（4）整理組員提交資料1）在系統(tǒng)的“實(shí)物檔案管理”欄點(diǎn)擊“整理組員提交資料”，進(jìn)入組員將整理好的資料提交給錄入人員的操作界面。2）首先選擇好分配人員，然后選擇需要提交給的卷宗號，最后點(diǎn)擊分配鍵分配成功。2.信息著錄質(zhì)量檢查從系統(tǒng)隨機(jī)抽取著錄檔案信息，核對是否有誤。3.掃描圖像質(zhì)量檢查1）點(diǎn)擊校驗(yàn)系統(tǒng)中的“下載”按鍵，將掃描系統(tǒng)上傳過來的掃描圖片資料下載過來。2）點(diǎn)擊“下載”按鍵，系統(tǒng)會(huì)跳出受理單號選擇框，選擇好需要下載的受理單號圖片資料，然后點(diǎn)“確定”鍵下載成功。3）掃描員根據(jù)下載下來的掃描圖片的條形碼對應(yīng)于手中的紙質(zhì)資料來檢查圖片內(nèi)容是否一致，掃描效果是否清晰和完成，如果出現(xiàn)異常情況，掃描人員需將整個(gè)受理單的資料全部進(jìn)行刪除，進(jìn)行重性掃描，如果無異常出現(xiàn)，所有資料都通過了質(zhì)檢，掃描人員可以點(diǎn)擊“保存上傳”鍵，將整個(gè)受理單內(nèi)的掃描圖片上傳提交。（二）加工流程全程質(zhì)量監(jiān)控1.在系統(tǒng)的“綜合查詢管理”欄點(diǎn)擊“檔案查詢”，進(jìn)入管理人員查看檔案內(nèi)詳細(xì)信息和掃描圖片以及檔案狀態(tài)流轉(zhuǎn)過程的操作界面。2.首先在查詢欄輸入需要查詢的檔案的相關(guān)查詢條件，然后點(diǎn)擊“查詢”鍵，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將屬于此查詢條件的檔案信息全部列出。3.看的受理單號前“打√”，點(diǎn)擊“圖像”按鍵，可以查看該受理單號內(nèi)已掃描的電子圖片；點(diǎn)擊“卷內(nèi)信息”按鍵，可以查看該受理單號的卷內(nèi)詳細(xì)信息；點(diǎn)擊“檔案狀態(tài)流轉(zhuǎn)過程”，可以查看該受理單的所有操作流程。3.點(diǎn)擊“檔案狀態(tài)流轉(zhuǎn)過程”，可以查看該受理單從檔案接收、檔案整理、信息錄入、打印條碼、檔案掃描、圖像處理及工作量統(tǒng)計(jì)等全部流程的詳細(xì)狀態(tài)，從而通過加工軟件實(shí)現(xiàn)檔案加工全流程質(zhì)量監(jiān)控。（三）項(xiàng)目經(jīng)理質(zhì)檢1.在系統(tǒng)的“實(shí)物檔案管理”欄點(diǎn)擊“檔案檢查”，進(jìn)入歸檔人員對卷宗進(jìn)行歸檔前的最后檢查操作界面。2.在需要?dú)w檔的卷宗號前“打√”，然后點(diǎn)擊“打開卷宗”鍵，將此卷宗打開。3.在卷宗的總頁數(shù)框內(nèi)填入正確的頁數(shù)，然后點(diǎn)擊下面的“檢查”鍵，檢查操作完成。錄入完畢后進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)頁數(shù)有誤則對實(shí)物進(jìn)行核對后再進(jìn)行修改檢查確認(rèn)。4.在系統(tǒng)的“實(shí)物檔案管理”欄點(diǎn)擊“組員提交資料”，進(jìn)入組員將檢查好的卷宗返回給項(xiàng)目經(jīng)理的操作界面。5.在需要返回給項(xiàng)目經(jīng)理的卷宗號前“打√”，然后點(diǎn)擊“提交所選”按鍵，提交操作完成。（四）工作量統(tǒng)計(jì)——客戶質(zhì)檢1.在系統(tǒng)的“綜合查詢管理”欄點(diǎn)擊“前臺(tái)查詢”，進(jìn)入管理業(yè)務(wù)人員查閱檔案內(nèi)圖片的操作界面。2.此功能界面是提供給客戶方前臺(tái)操作人員查看每筆檔案的詳細(xì)狀態(tài)。3.在查詢欄輸入相關(guān)的查詢條件，點(diǎn)擊“查詢”鍵，系統(tǒng)將相關(guān)的檔案資料列出便可查看檔案的詳細(xì)狀態(tài)信息。如果要查詢受理單號內(nèi)的文件類目和頁數(shù)信息，可以在