第一節項目組織實施管理制度 2一、工作區域管理 2二、實際操作管理 2三、通訊及存儲設備管理 2四、工作日志管理 3五、出入證使用管理 3六、請銷假制度管理 3七、安全保密管理制度 4八、檔案庫房管理制度 4九、檔案統計制度 6十、檔案安全管理制度 6十一、檔案交接管理 7十二、原檔案保護措施 8十三、檔案安全存放 8十四、操作安全管理 8十五、防火安全管理 8第二節項目人員管理規章制度 8一、日常行政管理制度 9二、崗位責任制 9三、巡回檢查制度 10四、檔案追溯表制度 11五、安全文明操作管理制度 11第三節項目驗收管理規章制度 12一、驗收標準制度 12二、驗收實施步驟制度 14第一節項目組織實施管理制度為保障項目的管理規范性和操作流程順暢，我司在多年的項目實施管理過程中形成了依稀累的項目管理規章制度，詳細如下：一、工作區域管理工作人員在工作時間內不準會客，不到非工作場所，保持工作區域的安靜，進出工作區域時需要兩人以上行動。在工作間不允許抽煙、吃零食、大聲喧嘩及做其它可能損壞檔案的事情。二、實際操作管理工作人員不能無故察看和互相議論檔案內容。工作時統一穿戴無口袋的工作服，出入工作室不得攜帶任何與工作相關的物品；工作過程中產生的碎紙、廢光盤等工作垃圾不得私自處理，必須交由檔案室值班人員統一處理。掛包、錢包等個人物品存放在指定位置，未經檔案室管理人員同意，不得將工作間任何物品帶出工作間外。三、通訊及存儲設備管理現場工作人員不得攜帶任何手機、呼機等移動通訊設備以及軟驅、移動硬盤、U盤等信息存儲等設備。項目現場外面安放專門供現場實施人員存放物品的保險柜，每人一柜。進入現場前，需更換工作服裝，存放通訊設備。四、工作日志管理每位現場工作人員必須有每天的工作記錄（時間、地點、數量等），并進行定期檢查。項目經理每天需對每位現場工作人員的工作日志進行核實和檢查。五、出入證使用管理工作人員工作場所的出入證件由專人管理，進入工作場所由證件管理者確認后當場發放，離開時交回。項目嚴禁未經許可放入非項目實施人員，私自帶非操作人員入場納入考核范圍。六、請銷假制度管理工作人員一律由主管人員負責把關，嚴格請、銷假制度，不得中途離職或無故不上班，實行獎懲制度。員工的請假（事假）需提前三天向項目經理進行申請，經批準方可請假；項目經理的請假需提前三天向公司人事部門及采購人（用戶）負責人提出，經雙方批準方可執行。員工和項目經理的病假需書面提出申請，并需向人事部門提供正規醫院開具的相關證明文件。員工的離職需經客戶方同意方可執行；項目經理的離職需提前一個月申請，公司批準后需報備客戶方同意。七、安全保密管理制度1.檔案管理人員和利用者均應樹立保密觀念，貫徹執行《檔案法》和《保密法》，共同保守檔案機密。2.對各類檔案均應按規定的范圍進行查、借閱，并嚴格履行手續。查、借閱機密檔案要經主管領導批準。3.對機密檔案要嚴格管理，不得將機密檔案私自帶出檔案室或外傳，對機密檔案內容不得自行摘抄、拍照、翻印或復制。4.凡涉及檔案機密的人員一律不準在家庭、子女及無關人員面前談論有關檔案機密內容，不得在普通電話、明碼電報和私人通信中暴露檔案機密。5.利用者對所借檔案文件、技術圖紙等必須妥善保管，及時歸還，不得轉借他人，不準攜帶公出、探親訪友、出入公共場所。6.對保管期滿、失去保存價值的檔案文件要按規定銷毀，不得以廢紙出售7.發生失密、泄密和檔案被盜事件時，要立即報告主管領導、保密或保衛部門，當事者要寫出書面報告。對違反保密規定、造成失泄密和被盜密者，應按其性質及情節給予嚴肅處理。八、檔案庫房管理制度1.檔案庫房是保存檔案的重地，非庫房管理人員未經許可不得入內。2.庫房要確定具體安全負責人，負責庫房內一切安全工作。3.庫房鑰匙由庫房管理人員負責保管，不得轉借他人。非檔案人員禁止進入庫房。4.庫房內要有足夠的合乎要求的檔案裝具，檔案不得隨意堆放；庫房要保持清潔整齊，注意空氣流通。5.庫房內要有嚴格的“八防”措施（防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防盜、防高溫、防強光）；庫房內的溫度應控制在14℃-24℃之間，相對濕度應控制在45%-60%之間，庫房管理人要認真記錄庫房內當日的溫度和濕度。6.庫房內禁止存放非檔案用品及個人物品；嚴禁任何人吸煙和攜帶易燃、易爆物品進入庫房；庫房內不準使用臺燈、電熨斗、電暖器等電器設備；庫房內必須配備報警裝置、滅火器材，并確定專人管理；滅火器材要放在固定位置，不準隨便移動，要定期進行檢測；檔案管理人員必須會使用滅火器。7.庫房內不準辦公、開會、會客和住宿，房管理人員離開庫房必須鎖卷柜、閉燈、鎖門。8.檔案管理人員應定期對庫房內各類檔案進行清點，做好清點記錄。9.庫房安全負責人要經常檢查庫房的安全，發現不安全因素及時排除；若個人無法排除，應及時向領導匯報予以解決。九、檔案統計制度1.檔案統計工作應做到準確性、及時性、科學性和連續性。2.檔案中心對接收的各類檔案/文件，要辦理交接手續，做好各類《檔案移交清單》，一式兩份，各存一份，以備核查和統計。3.對接收的各類檔案/文件，應逐卷/件整理，以件/卷/箱為單位統計檔案現存總數量。4.檔案保管狀況的統計。對遺失及損壞的檔案要記錄數量和原因。5.每年進行一次檔案提供利用的統計，內容包括借閱檔案人次、件數，復印提供檔案的數量，利用目的和效果。6.定期統計一次檔案的整理數量及情況。7.定期統計一次本年度檔案的歸檔情況，內容包括歸檔率、準確率、完整率。8.定期進行一次檔案綜合情況統計，主要有檔案總數量，本年度歸檔數量，庫房及設備的增置情況，檔案人員變更情況，提供檔案利用的人次、件數、卷數、箱數，檔案編研資料的編寫情況等。9.按上級主管部門要求填好統計報表并及時上報。十、檔案安全管理制度1.成立公司安全領導小組，項目經理為第一責任人，直接負責項目的安全管理工作。2.認真貫徹執行各項安全生產法律、法規和安全標準。3.建立健全安全管理責任制和安全操作規程，包括單位領導職責、各部門領導職責、項目經理職責和員工安全生產職責。4.主持召開公司安全管理專題會議，及時通報公司安全生產工作情況及有關安全生產的重大問題，對各個項目的人員和檔案的安全做聯合檢查并通報情況，整改安全隱患和不斷改善安全條件。5.檔案中心必須安全建檔，實行分級管理，歸檔文件要做到及時、準確、清晰、專人管理。6.檔案管理人員隨時做好安全檔案的保管，注意防盜、防火、防蛀、防潮濕、防遺漏。若發生遺漏和失誤要追究相關人員的責任。7.查閱檔案等需辦理借閱手續，借閱者必須愛護并按期歸還。各類資料、檔案建立統計臺帳。每半年對庫房內檔案資料盤點和統計一次。十一、檔案交接管理檔案交接由采購單位檔案相關負責人和現場加工負責人員，在安排好的工作間里進行面對面的交接，要求有書面交接記錄，流程中由采購單位檔案管理專門人員全程監督并有書面交接記錄。十二、原檔案保護措施對檔案原件要小心存放，拆訂后的檔案原件裝訂后要恢復原樣?，F場工作人員要保證檔案的完整，不得損壞和丟失，不得篡改檔案內容，原檔案磨損、不清晰的，需采購單位專門人員簽字同意，方可進行下道工序。十三、檔案安全存放檔案只能在工作間的專用保險柜內存放，工作間內的其它地方不準存放檔案。十四、操作安全管理工作人員下班時，均應將工作間中所有檔案鎖在專用保險柜中，由本項目組的相關責任人保管好鑰匙，并由采購單位人員鎖好工作間房門，實行雙重保險。十五、防火安全管理工作人員加強防火安全教育、工作間內嚴禁吸煙和任何火源。防止無關人員進出，防火設施配置齊全。第二節項目人員管理規章制度為保障項目的人員的穩定性和人員的日常工作規范性，我司在項目的運行過程中積累了大量的關于人員管理的經驗，部分經驗形成了規范的管理制度文件，部分項目人員管理制度如下：一、日常行政管理制度1.熱愛本職工作，服從統一管理，認真鉆研業務，努力提高水平。2.愛護辦公設施和公共財物，如有損壞，照價賠償。3.遵守考勤制度，按時上下班，配帶工作標牌。4.工作態度認真，一絲不茍，嚴格執行操作流程和業務流程。5.講究衛生，不隨地吐痰，不亂丟垃圾，保持衛生間的清潔。6.遵守工作場所的管理要求，不喧嘩，不打鬧，非經同意不得隨意走動或做與工作無關的事情。7.嚴禁在工作場所內吸煙，嚴禁攜帶火種、易燃易爆物及私人雜物進入工作場所。8.嚴禁在工作場所內存放食物和進食、飲茶水。接觸檔案時要確保雙手干凈和干燥。9.嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，未經允許不得復制、抄寫檔案內容。10.遵守項目所在客戶方的相關的規章制度。二、崗位責任制項目團隊進駐采購單位后，項目經理會對每個工作崗位制定崗位說明書，明確各個崗位人員的職責、職能及工作情況：1.要樹立高尚的職業道德，熱愛本職工作，保密意識強，工作能夠自主，培養員工嚴謹的工作作風。2.檔案整理、著錄及檔案數字化等操作人員均需經專業職能培訓和安全保密培訓，考試合格后方能承擔操作工作。3.工作人員對所承擔的工作流程應熟悉，重視操作規范及要求，以確保工作無錯誤為最低目標。4.工作開始前需認真做好操作前的各項準備工作。5.嚴格執行有關規定，發現異常情況及時查找原因，進行糾正，并同時將情況向上匯報。6.保持操作環境清潔衛生，保正掃描等設備正常工作。7.認真填報工作日志及記錄，字跡要清晰，記錄要完整，要實事求是，嚴禁偽造數據，做到準確無誤。三、巡回檢查制度1.項目經理實施走動式現場管理，對各個環節工作人員工作情況作認真仔細的巡回檢查；2.巡回檢查中發現異常情況，應及時處理，若遇重大問題，不能自行解決的，則必須盡快上報領導，在征得領導同意后，方可離開現場，并將發生的情況作詳細記錄。3.若遇異常情況，須跟蹤觀察，詳細做好記錄，并向下一班值班人員作交待，以免釀成重大事故。4.做記錄時，要求真實、準確、清晰，保持記錄本的整潔。5.巡回檢查間隔時間規定為2小時，即每2小時現場巡檢一次，每天檢4次。四、檔案追溯表制度1.嚴格執行內部檔案追溯表制度，每個環節均應簽字確認，日期要書清晰；2.對各個環節的返工應由上一環節責任人進行處理；3.項目經理抽檢錯誤的，由編目人員完成處理；4.客戶抽檢發生錯誤的由相關責任人處理，并給予一定額度的處罰；5.流程單應與數字化系統中流程保持一致，做到線下線上同時監控；6.追溯表在歸還檔案前抽出，裝訂成冊，作為數字化加工檔案，移交給客戶方。五、安全文明操作管理制度為了認真貫徹“安全第一，預防為主”的方針，樹立高度安全防范意識，特制定本制度。1.新進項目現場的工作人員必須經“三級安全教育”“安全保密培訓”并且考核合格方能上崗，項目經理必須經過“檔案上崗培訓”，并取得相應“檔案上崗證證”方能上崗擔任項目經理。2.嚴格遵守各項操作規程，精心操作，保證原始記錄整潔、準確可靠。3.崗位設置規范化，物品擺放應符合有關規定。4.當班人員有權拒絕非本崗人員隨意進入其崗位和動用其崗位任何物品，有權拒絕不熟練的人員接替其工作。5.按時巡視檢查，發現問題及時處理。發生事故要正確分析、判斷，并及時向有關領導報告。6.任何人不準帶不相關人員進入項目現場。第三節項目驗收管理規章制度為保障我公司提供給用戶方的是最終整理好的檔案實體和檔案數據資料和數據光盤等產品，我司項目驗收管理規章制度包括以下幾點：一、驗收標準制度（一）檔案實體驗收標準實體檔案的驗收以抽檢方式進行，抽檢比率不能小于5%。檔案實體驗收必須逐卷清點，按檔案數量、文件狀況、卷內文件頁數與順序、裝訂要求等進行逐項檢查，如發現檔案丟失、損壞、圈劃或涂改等問題，將追究相關責任；順序錯誤、裝訂不符要求、卷間文件顛倒等作為差錯，抽檢的合格率達到100%的才予以驗收。驗收標準如下：1.各文件材料歸類準確、排列無誤、案卷厚度適中。2.檔號無重復，案卷順序號規范、統一。3.檔案著錄格式規范，數據準確。4.編制單位、編制日期、保管期限題寫準確，文字打印清晰。5.每一案卷其頁號必須連續、需重新訂號的頁號準確無誤。6.圖紙折疊規范、美觀，檔號章清晰正確。7.案卷中的每一件都要進行數據錄入，必須準確、無錯別字，采購人可順利進行查找。若電子數據內容或格式有誤，該批數據退回免費重新修正，我司在5個工作日內完成。8.案卷裝訂規范、整齊、牢固、不影響閱讀。9.案卷盒中撰寫的文字需使用油印，界面清晰、美觀。10.如驗收發現整理質量有問題，屬中標人造成的錯誤、遺漏，我司對不合格的檔案在采購人提出返工要求后5天內統一免費返工至驗收合格。（二）數據驗收標準數據驗收以一個全宗為一個批次。1.數據抽檢（1）以抽檢的方式檢查已完成數字化轉換的所有數據，包括目錄數據庫、圖像文件及數據掛接的總體質量。（2）抽檢比率必須大于10%，抽檢的合格率達到100%的才予以驗收。2.驗收標準目錄數據庫與圖像文件掛接錯誤，卷內目錄不完全對應，或目錄數據庫、圖像文件出現不完整、不清晰、有錯誤等質量問題時，抽檢標記為“不合格”。（1）檔案原件：完整率100%；紙張頁面錯位、顛倒、壓字等差錯率≤1‰。（2）電子目錄：檔號、題名等關鍵字段正確率100%，其余字段錯誤率≤5‰