公文寫作基礎知識

市政府辦公室王

勝

公文寫作基礎知識一、公文的重要性及含義二、公文種類三、公文格式四、行文規則五、公文擬制六、公文中常見錯誤七、請示的送簽公文寫作基礎知識一、公文的重要性及含義公文是黨政機關實現職能、履行職責、實施管理不可缺少的重要工具，在黨委政府機關中起著承上啟下、綜合全局、協調各方、承內聯外的中樞作用。按照相關規定處理好公文，是對黨政機關規范化辦公的一項要求，也是黨政機關工作人員必須具備的基本技能。公文寫作基礎知識一、公文的重要性及含義2012年7月1日起，公文處理工作開始執行中辦、國辦聯合印發的新的《黨政機關公文處理工作條例》。

根據新條例第三條黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，公布法規和規章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。

這是對黨政機關公文的含義最權威的、統一的解釋。公文寫作基礎知識二、公文種類依據《黨政機關公文處理公文條例》，公文有15個種類。決議、決定、命令、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要。公文寫作基礎知識二、公文種類適用范圍：(一)決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。如：中國共產黨第十九次全國代表大會關于《中國共產黨章程（修正案）》的決議(二)決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。如：《國務院關于修改和廢止部分行政法規的決定》(三)命令(令)。適用于公布行政法規和規章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。如：《國務院中央軍委關于給XX同志記一等功的命令》(四)公報。適用于公布重要決定或者重大事項。如：《十九屆中央紀委第二次全體會議公報》(五)公告。適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。如：《中國人民銀行公告〔2018〕第X號》公文寫作基礎知識二、公文種類(六)通告。適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。如：《潛江市人民政府關于停止引進奧古斯特項目的通告》(七)意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。如：《湖北省人民政府辦公廳關于加快推進農村電子商務發展的意見》(八)通知。適用于發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。如：《潛江市人民政府辦公室關于印發潛江市大力發展裝配式建筑實施方案的通知》(九)通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。如：《潛江市人民政府辦公室關于市政府領導分工情況的通報》(十)報告。適用于向上級機關匯報工作，反映情況，回復上級機關的詢問。如：《潛江市招商局關于2017年度招商引資工作情況的報告》公文寫作基礎知識二、公文種類(十一)請示。適用于向上級機關請求指示、批準事項。如：《潛江市司法局關于舉辦“七五”普法第三期法治宣講員培訓班的請示》(十二)批復。適用于答復下級機關請示事項。如：《國務院關于同意潛江高新技術產業園區升級為國家高新技術產業開發區的批復》(十三)議案。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。如：《潛江市人民政府關于提請確定潛江市樹市花的議案》(十四)函。適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。如：《仙桃市人民政府辦公室關于赴潛江考察蝦稻產業的函》(十五)紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。如：各類會議紀要。公文寫作基礎知識二、公文種類劃分角度法定行政公文分類行文方向上行文、下行文、平行文、泛行文緩急程度特急件、加急件，電報（特提、特急、加急、平急）秘密程度絕密件、機密件、秘密件、普通件發布范圍周知性公文、限知性公文作用指揮性公文、報請性公文、知照性公文、記錄性公文發出文件：主動發文、被動發文公文分類一覽表公文寫作基礎知識三、公文格式公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成。公文寫作基礎知識三、公文格式公文模板：公文寫作基礎知識三、公文格式公文寫作基礎知識四、行文規則行文規則，是指機關行文中必須遵循的行為規范，包括：“堅持公文處理原則、正確處理行文關系、準確把握行文方向、以恰當的行文方式行文”等。公文寫作基礎知識四、行文規則行文關系是發文機關與收文機關之間的關系，是兩者之間的工作關系在行文中的體現。1.組織上領導與被領導。省政府與市政府2.業務上指導與被指導。省衛計委與市衛計委3.同一系統的平行關系。各市級人民政府之間、各市級部門之間4.非同一系統的不相隸屬關系。（各自級別高低不限）省財政廳與某市人民政府公文寫作基礎知識四、行文規則工作關系的不同，行文關系就不同，從而決定行文方向也不同。行文方向就是公文從發文機關向收文機關傳遞、運行的方向。上行文中常用的文種有請示、報告、上行的意見（下級機關或職能部門向上級領導機關或上級業務主管部門發送的公文）。下行文中常用的文種有命令、決定、通知、通報、批復和下行的意見（上級領導機關向下級機關或上級業務主管部門向其對口的下級業務部門發送的公文）。平行文中常用的文種有函和平行的意見（不相隸屬機關之間互相發送的公文）。泛行文，多向行文。公告是泛行文的典型文種。公文寫作基礎知識四、行文規則公文的文種選用依據：1.依據發文機關的職責權限有些行政公文的文種，使用權限有明確的或約定俗成的規定，制發公文時切莫亂用。如公告，在行政系統內只能由高層國家行政機關及被授權的特定機構用來發布重大事項和法定事項，基層行政機構、一般單位則沒有資格使用這一文種。基層政府的職能部門如欲在本轄區發布職能業務方面的事項，應該使用通告。2.依據發文機關與主送機關之間的行文關系發文機關的行文目的確定后，選用哪一文種關鍵要看行文關系。如市公安局擬行文請求批準事項，主送機關若是市人民政府，就應該使用上行文種請示；若主送給市人社局，則應使用平行文種的請求批準函。公文寫作基礎知識四、行文規則3.依據發文機關的行文目的如果發文機關已經明確了文件的主送機關，即確定了行文關系，那么選用何種文種主要看行文目的。如：市教育局擬向市人民政府行文，行文目的若是匯報工作、反映情況或答復詢問，就應使用報告，若是為了請求請示或批準，就必須使用請示；若是就某一重要問題提出見解和處理方法，就應使用意見。公文寫作基礎知識五、公文擬制公文擬制包括公文的起草、審核、簽發等程序。公文起草應當做到：(一)符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規，完整準確體現發文機關意圖，并同現行有關公文相銜接。(二)一切從實際出發，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。(三)內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精練。(四)文種正確，格式規范。(五)深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。(六)公文涉及其他地區或者部門職權范圍內的事項，起草單位必須征求相關地區或者部門意見，力求達成一致。(七)機關負責人應當主持、指導重要公文起草工作。公文寫作基礎知識五、公文擬制公文文稿簽發前，一般應當由發文機關辦公室進行審核。審核的重點是：(一)行文理由是否充分，行文依據是否準確。(二)內容是否符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規；是否完整準確體現發文機關意圖；是否同現行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。(三)涉及有關地區或者部門職權范圍內的事項是否經過充分協商并達成一致意見。(四)文種是否正確，格式是否規范；人名、地名、時間、數字、段落順序、引文等是否準確；文字、數字、計量單位和標點符號等用法是否規范。(五)其他內容是否符合公文起草的有關要求。公文寫作基礎知識五、公文擬制

公文簽發：公文應當經本機關負責人審批簽發。重要公文和上行文由機關主要負責人簽發。簽發人簽發公文，應當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯合發文由所有聯署機關的負責人會簽。公文寫作基礎知識報告、請示與函

什么是報告？

向上級機關匯報工作、反映情況、答復上級機關的詢問時使用的公文。

什么是請示？

向上級機關請求指示、批準時使用的一種行政公文。

什么是函？

函是不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，或者向有關行業主管部門（無隸屬關系的有關行業主管部門）請求批準事項、答復審批事項時所使用的公文。公文寫作基礎知識報告與請示的區別？公文寫作基礎知識1、行文目的不同報告側重于向上級機關匯報工作，反映情況。請示旨在請求上級機關指示、批準。2、行文作用不同報告的作用是讓上級機關了解“下情”。請示的作用是啟始或中續本機關的工作。3、行文時間不同報告一般在事中或事后行文。請示需要在事前行文，不能先斬后奏。4、答復與否不同報告具有單向性，不需要上級機關的答復。請示具有期復性，需要上級機關的答復。

5、內容含量不同報告，尤其是工作報告，可以數事并談，內容含量較大。請示要堅持“一文一事”的原則，內容單一。公文寫作基礎知識1、一文一事。2、一般不得越級請示。3、一般不得送交領導者個人。4、一個主送機關。5、不能抄送給下級機關。請示規則請示注意事項請示規則公文寫作基礎知識請示的寫作格式與方法標題主送機關

正文

生效標識（成文日期、公章）請示公文寫作基礎知識（一）標題發文機關＋事由＋文種

《市交通運輸局關于投資修建公路客運站的請示》注：標題中不得出現“申請、請求”之類的詞語。公文寫作基礎知識（二）主送機關“請示”必須明確主送機關，主送機關一般只寫一個。1.如需將請示同時送其他機關，應將這些機關的名稱列入抄送欄，發文機關不得將請示抄送給自己的下級機關。2.請示不能越級行文。3.發文機關不得向領導個人直接報送請示。4.受雙重領導的機構上行請示，應根據其內容寫明主送機關和抄送機關。公文寫作基礎知識（三）正文1.請示緣由（回答“為什么請示”的問題）

是上級機關批準的依據，應簡明扼要而又充分地陳述請示的原因、理由、必要性、依據。2.請示事項（回答“請示什么”的問題）

請求指示的請示，可寫明想在哪些問題、哪些方面得到上級明確指示。可寫明初步意見請上級機關批示可行與否。請求批準的請示，要把請求批準的事項分條列款一一寫明，以便于上級機關的批復。3.請示尾語（撰寫結語，另起一行，語氣謙和、得體）“專此請示，懇請批復”“妥否、請指示”公文寫作基礎知識公文寫作基礎知識公文寫作基礎知識報告的寫作格式與方法標題主送機關

正文

生效標識（成文日期、公章）報告公文寫作基礎知識（一）標題發文機關＋事由＋文種

《市公安局關于加強我市農村道路交通安全工作的報告》注：標題中不要再出現“呈報”、“上報”、“申報”等詞語。公文寫作基礎知識（二）主送機關報告的主送機關盡量要少，一般只送一個上級機關即可。但行政機關受雙重領導的情況比較多見，只報送其中一個上級機關顯然不妥，因此，有時主送機關可以不止一個。報告應報送自己的直接上級機關，一般情況下不要越級行文。

公文寫作基礎知識（三）正文工作報告生效標識：成文日期、公章工作基本情況介紹匯報工作結語成績、收獲；經驗、體會；問題、打算。“特此報告”“請審閱”公文寫作基礎知識函的寫作格式與方法標題主送機關

正文

生效標識（成文日期、公章）請示公文寫作基礎知識函的分類用于不相隸屬機關之間互相商洽工作商洽函答復函用于不相隸屬機關之間相互答復問題求批函用于向有關主管部門請求批準相關事項詢問函用于不相隸屬機關之間相互詢問問題函37公文寫作基礎知識（一）標題1.發文機關＋事由＋文種

《市財政局關于商洽××同志調動工作事宜的函》2.事由＋文種

《關于懇請增加執法工作人員編制的函》公文寫作基礎知識（二）主動機關函的行文對象一般情況下是明確、單一的，所以多數函的主送機關只有一個。有時內容涉及部門多，也有排列多個主送機關的情況。39公文寫作基礎知識（三）正文緣由事項結語去函：概括交代商洽、請求、詢問事項的目的、依據、背景、原因等。復函：引述來函的標題或發文字號，如“貴局《關于……的函》（×函〔2018〕×號）收悉”。過渡語：“現將有關事項函復如下”去函：寫清楚商洽、請求、詢問事項的主要內容，并向對方提出希望或要求。

復函：有針對性地作出具體明確的答復。去函：“此函”、“特此函商”、“敬請函批”。復函：“特此函復”。

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紀

要

一、適用范圍。紀要用于記載會議主要情況和議定事項。

二、主要特點。

1.紀實性（客觀性）。如實記載會議情況和議定事項及會議存在的分歧意見和問題等。

2.概括性（提要性）。紀要不同于記錄，紀要集中的反映會議的精神實質，具有高度概括性。

3.內部性。紀要是摘要記載會議情況和議定事項的內部文件，可印發參會單位和其他相關單位，但不需要向社會公開。不得以會議紀要代替有關行政執法文書或文件，不得直接作為行政管理的依據。41公文寫作基礎知識

紀

要

三、專題會議紀要的結構、內容和寫法專題會議紀要一般由文號和成文時間、標題、正文、參會人員四部分組成。

（一）文號和成文時間。文號寫在標題的正上方，由年份、序號組成，用阿拉伯數字全稱標出，并用“〔〕”括入，如：〔2018〕13號。紀要的成文時間即會議通過的時間或領導人簽發的時間，一般在標題下居中位置用阿拉伯數字寫明年、月、日，用“（）”括入如“（2018年5月13日）”。

（二）標題。專題會議紀要的標題通常是由會議名稱和文種構成。如《全市國土資源工作專題會議紀要》、《關于金華潤公司現場辦公會專題會議紀要》等。

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紀

要

（三）正文。專題公議紀要正文的結構由概況、主體和結尾三部分組成。1.概況。專題會議紀要的概況部分要簡要介紹會議基本情況，其中包括：（1）會議召開的形勢和背景，指導思想和目的要求；（2）會議的名稱、時間、地點、參會人員、主持者；（3）會議的主要議題或解決什么問題，有時還可寫明會議召開的依據，有關背景以及會議的過程和對會議的評價等。這項內容主要用以簡述會議基本情況，所以文字必須十分簡練。如：X年X月X日，XX同志在XX會議室主持召開XX工作專題會議，XX領導出席會議，XX單位、XX單位參加了會議，會議聽取了XX工作情況匯報，對XX工作進行了研究部署，現紀要如下。

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紀

要

2.主體。主體是專題會議紀要的核心內容，主要記載會議情況和會議結果。寫作時要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議，準確地表達清楚。對于會議上有爭議的問題和不同意見，必須如實予以反映。

主體部分作為專題會議紀要的中心，通常有三種寫法。

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紀

要

一是概括敘述式。就是把會議反映的情況、研究的問題、議定的事項、提出的任務綜合歸納后分別表述。議題單一、意見集中的紀要通常一氣呵成，一般用“會議強調”、“會議指出”、“會議認為”、“會議要求”、“會議安排”等慣用語引領段落，以顯示紀要的行文層次。議題重大、涉及面廣、內容豐富的紀要，可用小標題歸納概括為幾個部分，分條分段用“一、二、三······”的形式進行排列，標明層次，然后對各個部分作完整系統的說明和闡述。這種寫法的優點是：擬寫靈活，綱目清晰，層次分明，便于將問題講深講透。

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紀

要

二是分項表述式。分項式專題會議紀要是按會議議題列項或劃分層次，每一項或每一層次里分別陳述其討論的意見、形成的決議、提出的任務等。一般用于討論多個議題的專題會議。比較常見的是編委會、規委會等紀要。三是發言摘錄式。既可按會議的發言順序，把握發言要點，將發言者的觀點、論據如實記錄整理；也可按會議討論的問題，分別列出小標題，然后在小標題的下面，寫出重點發言。這種寫法不是很常用。

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紀

要

3.結尾。結尾一般是號召、希望參會人員為實現會議的目的和任務而奮斗。有的紀要結尾則根據會議的內容和紀要的要求，對貫徹落實會議精神的關鍵問題予以強調，或交代會議的有關事項，等等。但并不是所有的專題會議紀要都要寫一段結束語，一般的專題會議紀要的主體部分的最后一個問題寫完即結束全文。專題會議紀要結尾不需要署名，不加蓋公章。至于成文時間，在首部已注明，結尾就不需再寫。47公文寫作基礎知識

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（四）參會人員。

即參加會議的領導或工作人員，一般由領導職務加姓名或單位名稱加姓名組成。48公文寫作基礎知識

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要

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紀

要

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紀

要

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紀

要

四、寫作要求和注意事項

（一）寫作要求。

1.要突出重點。專題會議紀要根據會議的主題和目的，突出會議的重點，分清主次，要注意條理性和理論性，不能寫成會議記錄，更不能寫成領導講話。

2.要實事求是。專題會議紀要忠實于會議的實際內容，不能借題發揮，增枝加葉。要注意吸收正確意見，認真分析各種意見，集中反映符合會議中心要求的多數人的一致意見，同時也要注意吸收少數人的正確意見。

3.要做好準備工作。寫紀要之前，要認真做好準備工作，特別是要做好會議記錄和錄音整理工作，拿齊會議材料，認真分析研究，這樣才能寫出高質量的紀要。

4.要按程序制作。紀實寫完后，必須認真審核，按程序送相關領導簽批同意，才能印發會議紀要。52公文寫作基礎知識

紀

要

（二）注意事項。

1.要素要齊全。專題會議紀要的基本要素包括：時間、地點、主持人、參加人、議題、決議。

2.內容要條理化。主體內容要進行綜合概括，把眾多意見分類整理后再分項表述。

3.表述要精準。注意語言的準確簡潔和習慣語的使用，不要有口語化的表述。53公文寫作基礎知識

紀

要

（三）內容寫作技巧（僅供參考）。

第一段，談重要性(會議強調，XX工作很重要)。

第二段，介紹工作開展情況及存在的問題(會議指出，XX工作取得了一定進展......，但是還存在一些問題......)。

第三段，分析出現問題的原因(會議認為，出現問題的原因，不夠重視、沒有形成合力等等)。

第四段，提出解決辦法（會議要求，要高度重視、加快推進等等）。

第五段，安排任務，參會單位一個都不能少（會議安排，XX單位要...）。54公文寫作基礎知識六、公文中常見錯誤

根據我們平時處理的公文錯情統計，公文處理中比較常見的有以下錯誤。（一）請示事項一文多請。請示類公文應一文一事。（二）“請示”和“報告”混用、并用。有的單位把“請示”寫成報告，有的并用成“請示報告”；有的單位“報告”中含有請示事項；有的單位一份請示中含多項請示事項。（三）不需報送的事項向市政府請示。屬部門職責范圍內的事，應依法依規按程序辦理，不必向市政府請示。（四）不經協商或協商不一致報送。公文報送市政府之前，涉及相關部門職能的應與相關部門協商一致，沒有協商好的也應將相關部門書面意見附后，以便市政府領導決策。公文寫作基礎知識六、公文中常見錯誤（五）“請示”和“函”混用。“請示”只能用于向上級機關行文，“函”適用于平級機關之間或不相隸屬機關之間行文。（六）請示報告沒有留聯系人和聯系電話。請示報告都必須在附注處標注聯系人和聯系電話，方便上級機關對公文內容進行聯系溝通。（七）報送時間離成文時間太久。一般情況下，公文應在制發7天內報主送單位，特殊情況超過7天的應作出說明。（八）結構層次錯誤。一般分為“一、”“（一）”“1.”“（1）”四個層次。第一層用黑體、第二層用楷體、第三層和第四層用仿宋體。公文寫作基礎知識六、公文中常見錯誤（九）發文字號。公文發文字號用的六角符號“〔〕”不能用“[]”或“【】”代替。（十）特殊字符。行文中遇領導人姓名、數字、字符和英文人名在轉行時要放在同一行，不得分開。（十一）使用非規范化簡稱時不規范。一般先用全稱并用括號注明“以下簡稱××”。標題中一般不用簡稱。（十二）附件不全或沒有標注。凡是在公文中表述的依據性文件都要將文件作為附件附后；有的公文后面有附件但是在公文中沒有標注“附件”。公文寫作基礎知識六、公文中常見錯誤（十三）多個附件時標注易出錯。序號使用阿拉伯數字，多個附件或附件標題有轉行時正確標識方法是：附件:1.XXXXXXXXXXXXXXXXXX