第7章采購與付款循環中的管理及控制《會計信息系統》課件2024-02-02REPORTING2023WORKSUMMARY目錄CATALOGUE采購與付款循環概述采購環節管理與控制驗收環節管理與控制付款環節管理與控制內部控制在采購與付款循環中應用案例分析：某企業采購與付款循環管理實踐PART01采購與付款循環概述定義采購與付款循環是指企業從請購商品（勞務）開始，到有關供應商、提供勞務的提供者發出貨物、提供勞務，一直到企業收到貨物、驗收后支付貨款為止的過程。特點該循環涉及請購商品（勞務）、編制訂購單、驗收商品、儲存已驗收的商品、編制付款憑單、確認與記錄負債、付款以及記錄現金、銀行存款支出等業務。采購與付款循環定義及特點保證生產經營需要01采購與付款循環是企業生產經營活動的重要組成部分，只有確保采購的及時性、付款的合理性，才能保證企業的正常生產經營需要。防范舞弊風險02采購與付款循環中涉及大量的資金流入和流出，如果不加以嚴格控制，容易滋生舞弊行為。因此，加強采購與付款循環的內部控制，對于防范舞弊風險具有重要意義。提高經營效率03通過優化采購與付款流程、加強供應商管理等措施，可以提高企業的采購效率和付款效率，從而降低采購成本、減少資金占用，提高企業的經營效率。采購與付款循環重要性編制訂購單企業根據請購單和供應商或勞務提供者的報價等信息，編制訂購單，明確購買商品或接受勞務的數量、價格、質量等要求。請購商品（勞務）企業根據生產經營需要，向有關供應商或勞務提供者發出請購單，提出購買商品或接受勞務的需求。驗收商品企業收到供應商或勞務提供者發出的貨物或提供的勞務后，應當進行驗收，確認貨物或勞務的數量、質量等是否符合訂購單的要求。采購與付款循環主要流程對于驗收合格的商品，企業應當及時入庫儲存，并做好相應的記錄。儲存已驗收的商品編制付款憑單確認與記錄負債企業根據驗收單、供應商發票等信息，編制付款憑單，明確應付款項的金額、付款期限等信息。企業根據付款憑單確認應付款項，并在會計系統中進行相應的記錄。030201采購與付款循環主要流程企業根據付款憑單和資金狀況，安排付款計劃，及時向供應商或勞務提供者支付款項。付款企業支付款項后，應當在會計系統中記錄現金、銀行存款的支出情況。記錄現金、銀行存款支出采購與付款循環主要流程PART02采購環節管理與控制規定采購申請的提出、審批、執行等流程，確保采購活動的合規性。明確采購申請流程根據采購金額、物品性質等因素，設立不同級別的審批權限，防止權力濫用。設立審批權限對采購申請進行歸檔管理，方便后續查詢和審計。建立采購申請檔案采購申請與審批制度建立制定明確的供應商選擇標準，包括質量、價格、交貨期等，確保選擇到合適的供應商。供應商選擇標準定期對供應商進行評價，了解供應商的表現，為后續采購提供參考。供應商評價制度建立供應商信息庫，對供應商的信息進行集中管理，方便查詢和比較。供應商信息庫建設供應商選擇與評價策略

采購合同簽訂及執行跟蹤合同簽訂流程規定采購合同的簽訂流程，確保合同的合法性和有效性。合同執行跟蹤對采購合同的執行情況進行跟蹤管理，確保供應商按照合同約定履行義務。合同糾紛處理對采購過程中出現的合同糾紛進行及時處理，維護企業的合法權益。采購預算控制采購價格分析采購數量控制采購質量把控采購成本控制方法01020304制定采購預算，對采購成本進行事前控制，防止成本超支。對采購價格進行分析比較，了解市場價格變化，為采購決策提供參考。根據實際需求合理確定采購數量，避免過量采購導致浪費。嚴格把控采購物品的質量，防止因質量問題導致的額外成本。PART03驗收環節管理與控制制定明確的驗收標準根據采購物品的性質、規格、數量等要素，制定詳細的驗收標準，確保驗收工作的準確性和公正性。定期檢查驗收標準執行情況通過定期檢查和評估，確保驗收人員嚴格按照標準進行驗收，并對不符合標準的情況進行及時處理。驗收標準制定及執行情況檢查建立規范的不合格品處理程序，包括不合格品的標識、隔離、評審、處置等環節，防止不合格品流入使用環節。對不合格品處理過程進行監督，確保處理程序得到嚴格執行，并對處理結果進行記錄和歸檔。不合格品處理程序規范化建設加強不合格品處理監督明確不合格品處理程序質量信息反饋機制完善建立質量信息反饋渠道通過建立有效的質量信息反饋渠道，及時收集和整理驗收過程中發現的質量問題，為改進采購和驗收工作提供依據。定期分析質量信息對收集到的質量信息進行定期分析，找出問題的原因和解決方案，提高采購和驗收工作的質量水平。對驗收人員的職責進行明確劃分，確保驗收工作的順利進行，并避免出現職責不清、推諉扯皮等現象。明確驗收人員職責通過定期培訓和考核，提高驗收人員的專業技能和素質水平，增強他們的責任心和使命感，為做好驗收工作提供有力保障。加強驗收人員培訓驗收人員職責明確和培訓PART04付款環節管理與控制減少不必要的審批環節，提高審批效率。簡化審批流程規定各級審批人員的權限和責任，防止越權審批。明確審批權限建立審批監督機制，對審批過程進行抽查和監控。加強審批監督付款審批流程優化建議123每月或每季度進行一次核對，確保賬目準確。定期核對預付款項和應付賬款記錄核對過程和結果，方便后續查詢和追溯。建立核對臺賬發現差異后，及時查明原因并處理，避免長期掛賬。及時處理差異預付款項和應付賬款核對機制03定期檢查票據使用情況對票據使用情況進行定期檢查，確保規范使用。01制定票據管理制度明確票據的種類、使用范圍、保管方式等。02宣傳票據使用規范通過內部培訓、海報等方式，宣傳票據的規范使用方法。票據管理和使用規范宣傳培訓建立內部控制制度加強員工教育建立舉報機制強化內部審計防止舞弊行為發生措施完善內部控制體系，規范業務流程，降低舞弊風險。鼓勵員工舉報舞弊行為，對舉報人進行保護和獎勵。通過培訓、案例分享等方式，提高員工的職業道德和誠信意識。加強內部審計力度，對關鍵業務環節進行審計和監督。PART05內部控制在采購與付款循環中應用合法性、有效性、適宜性、成本效益原則。原則確保采購與付款循環的合法性、合規性和效率性，防范潛在風險。目標內部控制體系構建原則和目標關鍵控制點供應商選擇、合同簽訂、驗收入庫、付款審批等。風險評估針對關鍵控制點，評估潛在風險，如供應商欺詐、合同違約、驗收不合格、付款錯誤等。關鍵控制點識別和風險評估內部控制活動設計思路展示確保采購、驗收、付款等不相容職務相互分離。建立嚴格的授權審批制度，對采購申請、合同簽訂、付款等關鍵環節進行審批。通過會計系統對采購與付款循環進行記錄、核算和監督。定期對采購與付款循環進行內部審計，檢查內部控制的有效性。職責分離授權審批會計控制內部審計確保采購、驗收、付款等相關信息在企業內部及時、準確傳遞。建立信息內部傳遞體系與供應商、審計機構等外部相關方保持良好溝通，及時獲取相關信息。加強與外部溝通運用信息系統對采購與付款循環進行管理和控制，提高效率和準確性。利用信息技術手段對內部控制中發現的問題及時進行反饋和整改，不斷完善內部控制體系。建立信息反饋機制信息溝通渠道暢通保障措施PART06案例分析：某企業采購與付款循環管理實踐企業背景介紹及問題診斷該企業是一家中型制造企業，擁有多個生產車間和倉庫，采購物料種類繁多，供應商數量眾多。企業背景企業在采購與付款循環中存在以下問題：采購流程不規范，缺乏有效的供應商管理機制，付款審批流程繁瑣，導致采購效率低下，成本控制不力。問題診斷采購流程優化建立標準化的采購流程，明確各部門職責和審批權限，引入電子化采購系統，提高采購效率。供應商管理改進建立供應商評估體系，對供應商進行分類管理，優化供應商選擇機制，加強與供應商的溝通與合作。付款審批流程簡化優化付款審批流程，減少不必要的審批環節，提高付款效率，同時加強付款風險控制。針對性解決方案設計思路通過優化采購流程和引入電子化采購系統，采購周期縮短，采購成本降低。采購效率提升通過對供應商的分類管理和優化選擇機制，供應商質量得到整體提升，物料質量更加穩定。供應商質量提高簡化付款審批流程后，付款時間大大縮短，提高了企業的資金使用效率。付款效率改善方案實施效果評估報告規范的流程是采購與付款循環管理的基礎，必須重視流程的建設和