會計信息系統

AccountingInformationSystem

銷售與收款核算與管理

主要內容第1節銷售與收款核算與管理需求分析第2節IT環境下銷售與收款子系統的流程分析第3節銷售與收款子系統總體結構設計第4節初始設置第5節銷售與收款處理第6節銷售、收入業務與財務一體化策略第7節統計與分析

第1節銷售與收款核算與管理需求分析銷售與收款流程銷售與收款核算和管理的特點業務頻繁,數據量大銷售活動參與者眾多,數據的實時性要求高業務處理復雜,可靠性要求高核算與管理并重第2節

IT環境下銷售與收款子系統的流程分析

銷售與收款子系統的目標規范銷售流程,全面收集銷售信息實行動態管理,有效控制銷售—發貨—收款三個環節實行價格管理與信用管理,防范經營風險多角度銷售分析,提供銷售決策支持信息與其他會計子系統集成使用IT環境下銷售與收款流程

第2節IT環境下銷售與收款子系統的流程分析

第3節銷售與收款子系統功能結構設計主要內容數據編碼設計數據文件設計總體結構設計銷售與收款子系統的數據編碼設計產品編碼設計 產品編碼要想詳細反映出各種產品的類別、品種、序號、規格等情況，建議采用群碼的方式編制：

#### ####

類別 品種 規格 序號客戶編碼設計 由于每個企業客戶數量不同、地區分布不同、客戶所處行業差異，客戶代碼通常采用群碼的編碼方式

#########

國家地區行業企業序號數據文件設計客戶檔案文件銷售訂單文件銷售發票文件收款單文件客戶檔案文件序號項目說明1

客戶編碼必須唯一2

客戶名稱漢字或英文字母3

客戶分類將客戶按照某些特征進行分類,以便按照客戶分類進行統計分析4

開戶銀行客戶的開戶銀行名稱5

銀行賬號客戶在開戶銀行所開設的銀行賬號6

納稅人登記號客戶納稅人登記號,在給客戶開具增值稅銷售發票時,需要使用納稅人登記號7

聯系人客戶聯系人姓名8

聯系地址客戶聯系地址9

聯系電話與聯系人對應的聯系電話10

發貨地址在給客戶發出貨物時,所需要使用的發貨地址11

價格級別同一存貨多種價格時,客戶適用的價格級別12

扣率客戶適用的價格折扣比率13

客戶付款條件也叫現金折扣,企業為了鼓勵用戶償還貨款而允諾在一定期限內給予規定的折扣優待,同時付款條件也規定了最長信用期間14

信用等級在企業的信用評價體系中,客戶所處信用等級15

信用額度允許客戶欠款的最大額度16

應收金額查詢檔案時,客戶欠款金額銷售報價單文件序號項目說明1

銷售類型根據某些特征對銷售業務進行分類,以便按照銷售類型進行統計分析2

報價單號報價單號可由手工錄入,或系統根據企業所設置編號規則自動生成,編號唯一3

單據日期向客戶提供銷售報價單日期,由企業手工錄入或參照日歷表生成4

客戶編碼銷售報價對象(即客戶)編碼,手工錄入或參照客戶檔案生成,客戶編碼必須存在于客戶檔案中5

部門編碼處理當前銷售業務的部門編碼,手工錄入或參照部門檔案生成,部門編碼必須存在于部門檔案中6

職員編碼處理當前銷售業務的業務員編碼,手工錄入或參照客戶檔案生成,職員編碼必須存在于職員檔案中7

客戶付款條件針對當前銷售業務,客戶在不同期間付款可以獲取的現金折扣比率及最長信用期間。系統將根據所選客戶從客戶檔案中讀取其對應付款條件銷售報價單文件序號項目說明1報價單號銷售報價單編號,通過銷售報價單號實現報價單固定信息文件和變動信息文件的關聯2存貨編碼待銷售存貨對應編碼,手工錄入或參照存貨檔案生成3稅率待銷售存貨適用增值稅稅率,系統根據所選存貨從存貨檔案中讀取對應稅率4銷售數量待銷售存貨可能成交銷售數量5銷售報價系統根據企業價格政策,自動計算銷售報價,如銷售報價=銷售價格×客戶適用折扣率×批量折扣率6銷售金額根據銷售數量和銷售報價所計算出的銷售金額,銷售金額一般為含稅金額銷售訂單文件序號項目說明1銷售類型根據某些特征對銷售業務進行分類,以便按照銷售類型進行統計分析,如普通銷售,可選普通銷售、委托代銷、直運銷售、分期收款2

訂單號訂單號可由手工錄入,或系統根據企業所設置編號規則自動生成,編號唯一3

單據日期簽署銷售訂單日期,由企業手工錄入或參照日歷表生成4

客戶編碼銷售報價對象(即客戶)編碼,客戶編碼必須存在于客戶檔案中5

客戶付款條件針對當前銷售業務,客戶在不同期間付款可以獲取的現金折扣比率及最長信用期間。系統將根據所選客戶自動輸出其對應付款條件6

部門編碼處理當前銷售業務的部門編碼,部門編碼必須存在于部門檔案中7

職員編碼處理當前銷售業務的業務員編碼,職員編碼必須存在于職員檔案中8

發貨地址系統將根據該訂單對應客戶自動從客戶檔案中讀取發貨地址銷售訂單文件序號項目說明1訂單號銷售訂單編號,通過銷售訂單編號實現銷售訂單固定信息文件和變動信息文件的關聯2存貨編碼存貨編碼必須存在于存貨檔案中3增值稅率系統根據文件中的存貨編碼從存貨檔案中讀取增值稅率4訂貨單價對于有銷售報價環節的銷售業務,從報價單獲取訂貨單價;對于沒有銷售報價環節的銷售業務,系統自動根據價格政策計算訂貨單價5訂貨數量銷售訂貨數量,一般而言,訂貨數量不能小于零6訂貨金額系統根據訂貨單價和數量自動計算訂貨金額銷售發票文件序號項目說明1銷售類型根據某些特征對銷售業務進行分類,以便按照銷售類型進行統計分析,如普通銷售、可選普通銷售、委托代銷、直運銷售、分期收款2

發票號由手工錄入,或系統根據企業所設置編號規則自動生成3

訂單號所開銷售發票執行的銷售訂單編號4

出庫單號銷售活動中貨物出庫環節的單據編號5

單據日期簽署銷售訂單日期,由企業手工錄入或參照日歷表生成6

客戶編碼銷售報價對象(即客戶)編碼,客戶編碼必須存在于客戶檔案中7

客戶付款條件針對當前銷售業務,客戶在不同期間付款可以獲取的現金折扣比率及最長信用期間。系統將根據所選客戶自動輸出其對應付款條件8

部門編碼處理當前銷售業務的部門編碼,部門編碼必須存在于部門檔案中9

職員編碼處理當前銷售業務的業務員編碼,職員編碼必須存在于職員檔案中10

倉庫編碼發出貨物的倉庫對應編碼,倉庫編碼必須存在于倉庫檔案中11

發貨地址系統將根據銷售發票對應客戶自動從客戶檔案中讀取發貨地址12

開戶銀行系統將根據銷售發票對應客戶自動從客戶檔案中讀取開戶銀行13

銀行賬號系統將根據銷售發票對應客戶自動從客戶檔案中讀取銀行賬號14

納稅人登記號系統將根據銷售發票對應客戶自動從客戶檔案中讀取納稅人登記號15

審核標志審核確認銷售發票生效標志,未審核之前的銷售發票可以任意修改和刪除,審核后的銷售發票不能再做任何修改16

轉賬標志銷售發票是否已經生成記賬憑證并傳遞給賬務處理子系統銷售發票文件序號項目說明1發票號通過發票號實現銷售發票固定信息文件和變動信息文件的關聯2存貨編碼存貨編碼必須存在于存貨檔案中3增值稅稅率系統根據文件中的存貨編碼從存貨檔案中讀取增值稅稅率4銷售單價對于有銷售訂貨環節的銷售業務,從訂單獲取銷售單價;對于沒有銷售訂貨環節的銷售業務,系統自動根據價格政策計算銷售單價5銷售數量成交銷售數量6銷售金額系統根據銷售單價和數量自動計算銷售金額1增值稅系統根據增值稅稅率及銷售金額自動計算增值稅收款單文件序號項目說明1

收款單號由手工錄入,或系統根據企業所設置編號規則自動生成2

單據日期收到款項日期3

銷售發票號該筆收款所對應的銷售業務4

客戶編碼客戶編碼必須存在于客戶檔案中5

結算方式客戶付款所采用的付款方式6

進賬單號企業通過銀行收取款項,銀行所提供進賬單的編號7

收款金額收取客戶款項金額8

審核標志審核確認收款單的標志,未審核之前的收款單可以任意修改和刪除,審核后的收款單不能再做任何修改9

轉賬標志銷售收款單是否已經生成記賬憑證并傳遞給賬務處理子系統銷售與收款子系統的總體結構設計報價與訂單管理初始設置銷售發票管理收款與往來核銷賬表輸出統計分析銷售與收款子系統第4節初始設置系統初始化客戶檔案管理客戶付款條件結算方式期初余額客戶檔案管理客戶檔案記錄往來客戶的基本信息，用于對客戶資料進行管理；客戶檔案將存入客戶檔案文件；將客戶檔案信息分為四大類：客戶基本信息客戶聯系信息客戶信用信息客戶應收款信息客戶檔案管理客戶付款條件客戶付款條件將決定客戶在某段期間內付款所能獲取的現金折扣，同時將決定每筆銷售業務的最后付款日期。客戶付款條件用于錄入銷售訂單、銷售發票等環節企業根據自身信用政策，設置客戶的付款條件，可以設置多個條件，不同客戶適用不同付款條件，同一客戶不同時期也可以采用不同的付款條件。

客戶付款條件

結算方式企業銷售貨款的結算方式主要有：現金、支票、匯兌、銀行匯票、商業匯票、銀行本票、托收承付和委托收款等。結算方式用于收款環節，不同的結算方式管理要求不同，如對支票等需要登記支票號以便加強對支票的管理和進行銀行對賬。結算方式將用于轉賬處理中，結算方式不同，收款信息轉化為會計憑證對應的會計科目也可能不同。期初余額錄入首次啟用系統時，在期初必須錄入尚未完成銷售管理全流程的業務單據，以保持會計信息的延續性，保證系統中每筆業務的完整性。期初需要錄入的單據包括：分期收款或先發貨后開票銷售模式下已發貨尚未開具發票的出庫單；先開發票后發貨模式下的已開發票尚未發貨的銷售發票；委托代銷模式下尚未與受托方辦理結算的出庫單；尚未辦理結算的銷售發票和收款單等等。

第5節銷售與收款業務處理

報價與訂單管理報價與訂單管理銷售發票管理收款與往來管理往來核銷目的：準確核算應收賬款、加快應收賬款的回收，建立收款與應收款的對應關系，加強往來款項的管理。往來核銷具有以下若干功能：

1、逐筆錄入以前年度未核銷往來賬

2、自動核銷

3、手工核銷

4、查詢應收賬款核銷明細賬

5、查詢未達往來賬

收款與往來管理壞賬處理計提壞賬準備

設置壞賬計提方法計提壞賬準備壞賬發生與收回計提壞賬準備——設置壞賬計提方法設定企業所采用的壞賬計提方法若為應收賬款余額百分比法或銷售余額百分比法，則系統要求錄入表頭的數據項“計提百分比（%）”

如果所選壞賬處理方法為直接核銷法，則不需要錄入任何比例。計提壞賬準備——計提壞賬準備系統根據企業所選擇的應收賬款計提方法，計算與當前應收賬款匹配的壞賬準備余額，并根據本次計提前已經具有的壞賬準備余額，計算當前應計提額。以應收賬款余額法為例，如下表所示。其中：應收賬款總額、計提比例、計提前的壞賬準備余額由系統自動獲取；系統自動計算：計提后壞賬準備余額=應收賬款總額×計提比例；本次計提=計提后壞賬準備余額-計提前的壞賬準備余額

計提壞賬準備——計提壞賬準備若為為應收賬款賬齡分析法，則計提壞賬準備結果如下圖所示：其中：計提后的壞賬準備余額=列表中“壞賬準備額”合計；本次計提=計提后壞賬準備余額-計提前的壞賬準備余額。

第6節銷售、收款業務與財務的一體化策略

主要內容

定義憑證模板生成記賬憑證定義憑證模板

憑證模板的定義是針對不同的單據、業務特征，定義不同的實現業務信息轉化為會計信息之間的規則。一般只需要在期初定義一次，在銷售業務發生變化的情況下需要調整規則。

銷售發票憑證模板的定義收款單憑證模板的定義銷售發票憑證模板的定義確認收入記賬憑證會計分錄如下： 借：現金（或銀行存款、應收賬款）貸：主營業務收入 應交稅費—應交增值稅（銷項稅額）結轉成本記賬憑證會計分錄如下： 借：主營業務成本 貸：庫存商品銷售發票憑證模板的定義以作銷憑證為例，IT環境中，如何實現轉賬定義。在系統中預先定義好銷售發票對應的記賬憑證的借貸規則。系統將銷售發票自動轉為會計憑證的條件是：根據企業核算要求設置借方科目和貸方科目，借方科目為應收賬款或貨幣資金，貸方科目一般為銷售收入和銷售稅金。銷售發票憑證模板的定義對于銷售收入科目，系統可以提供幾種科目設置方式，假設某企業銷售收入按商品設定明細科目，無輔助核算，則銷售發票轉化為會計憑證時的貸方科目（銷售收入科目）轉賬規則設置如下表所示：存貨編碼存貨名稱銷售收入科目一級科目二級科目0001計算機主營業務收入計算機0002打印機主營業務收入打印機0003傳真機主營業務收入傳真機銷售發票憑證模板的定義對于應收或貨幣資金科目，首先，系統將根據銷售發票的結算方式而自動選擇其中一種科目。銷售發票可以分為現結和賒銷兩種，對于現結的銷售發票，根據結算方式即可確定其貨幣資金（即借方科目），因此，需要在系統中設置不同結算方式對應科目，如下表所示。

結算方式科目備注現金結算現金建行存款、工行存款是銀行存款的二級科目現金支票結算銀行存款——建行存款轉賬支票結算銀行存款——工行存款銷售發票憑證模板的定義對于賒銷的銷售發票，需要在系統中設置應收賬款科目，假設某企業應收賬款按客戶設定明細科目，無輔助核算，則賒銷的銷售發票轉化為會計憑證時的借方科目（應收賬款科目）轉賬規則設置如下表所示。

收款單憑證模板的定義收款時的會計分錄： 借：現金（或銀行存款） 貸：應收賬款（預收賬款等）——XX客戶收款單對應記賬憑證的借貸規則將預制于系統中。需要設置貨幣資金類科目和應收賬款（或預收款）科目。貨幣資金類科目由收款對應的結算方式而定。收款單轉化為會計憑證時，貸方科目需要根據收款類型而定。如收到款項屬于應收款項的收回，則貸方科目為應收賬款科目，如收到款項屬于預收貨款，則貸方科目為預收貨款。生成記賬憑證

系統將根據轉賬規則，運行憑證模板，自動將業務單據上的數據傳送給對應科目的借貸方，生成完整的記賬憑證。以銷售發票為例，一筆銷售業務發生后，錄入并審核銷售發票，在執行轉賬生成時，系統對銷售發票的結算方式進行識別，進而搜索現金結算方式對應科目、商品為“計算機”的銷售收入對應科目，然后進行將銷售發票所記載數據傳遞給記賬憑證銷售發票對應憑證字段金額科目借貸方向金額含稅銷售金額1

170庫存現金借1

170不含稅銷售金額1

000主營業務收入——計算機貸1

000銷售稅金170應交稅費——應交增值稅(銷項稅額)貸

170生成記賬憑證生成記賬憑證的時間點可以由企業選擇，既可實時執行轉賬生成記賬憑證，也可批量處理，定時操作。為方便用戶的使用，應允許用戶選擇自動生成或不生成記賬憑證。銷售與收款子系統在與賬務處理子系統集成運行時，生成的記賬憑證一般是實時傳送到賬務處理子系統的。第7節統計與分析銷售分析——銷售訂單執行情況表

訂單號訂單日期客戶存貨銷售數量銷售金額累計發貨數量未發貨數量累計收款額應收款額銷售分析——銷售毛利分析

存貨名稱銷售收入銷售成本銷售毛利銷售分析——銷售增長分析表存貨名稱一季度二季度增長(%)銷售收入毛利銷售收入毛利銷售收入毛利應收與收款分析——應收賬款賬齡分析表客戶應收余額1~120天121~360天361天以上金額百分比金額百分比金額百分比案例分析——案例1

假設你正審核A銷售公司總公司的下屬ABC分公司。有非常可觀的年銷售量。在審計中，你發現收款過程中ABC分公司處理現金收入的過程如下：直接銷售和貨到付款銷售的收款由出納負責，他可以從客戶處或送遞服務處收到現金。收到現金以后，出納在銷售票據上蓋上“付訖”的戳，在把一份副本歸檔以便日后參考。貨到付款銷售的惟一記錄就是這份銷售票據的副件，它由出納保管，直到從客戶或送遞服務那里收到現金。郵件由信用主管的秘書打開，匯款單交給信用主管的助理審閱。然后信用主管把匯款單交給出納。在每天存款時，出納把手頭上的支票和現金交給信用主管的助理，該助理負責準備匯款清單，結算銀行存款，并把存款帶到銀行。信用主管的助理還負責把匯款過賬到應收賬款分類賬上，并核準可允許的現金折扣。你還查實，信用主管從A總公司行政部門那里獲得了沖銷壞賬的批準權。在會計年度的年終時，他還保管有最后一個月內收到的匯款單。案例分析——案例1

要求： 1、請描述在處理收款和匯款單的過程中，可能發生的不法行為。2、你建議采取哪些程序來加強對收款和匯款單的內部控制？3、請給出ABC分公司合理的收款系統資料流圖以及收款業務按職能部門的描述。4、給出IT環境下ABC分公司處理現金收入系統作業步驟和流程圖。案例分析——案例1

答案

請描述在處理收款和匯款單的過程中，可能發生的不法行為。

如果現金銷售或者貨到付款銷售的銷售票據沒有 編號或者編號管理不善，出納就可以破壞這些銷 售票據，然后把錢裝進自己的口袋。挪用資金的現象可能發生。這牽扯到收到現金而不做相應的分錄，過些時候，當另外一筆現金收到時，再對第一筆現金做分錄。最近一筆的收入就被不誠實的人持有和使用。在以上描述的問題里，ABC分公司的這四名職員中的任何一人都有可能挪用應收賬款的收入。由于信用主管的助理知道哪些壞賬已經被認為收不回來而被沖銷掉，當這些壞賬的匯款收到以后，他就可以挪用這些匯款。案例分析——案例1

答案

信用部門的人員可以編造并錄入一些實際上沒有提供給客戶的折扣，或者對于折扣日之后收到的匯款編造折扣。通過這些分錄的掩蓋，個人可以將這筆資金據為己有。通過郵件得到的收入，在被第四名職員（信用主管的助理）處理之前沒有做任何記錄，所以四人中的任何一人都可以抽走現金而不需要任何掩飾。當發現盜用行為以后，也沒有任何記錄可以證明是誰盜用的。信用主管的助理可以添加或者毀壞應收賬款分類賬記錄，或偽造明細分類賬試算平衡表，或給出與賬戶記錄不一致的報表等等，以此來掩蓋自己抽走現金的行為。案例分析——案例1

答案

你建議采取哪些程序來加強對收款和匯款單的內部控制？

所有銷售票據應該編號，并每日清點銷售票據的號碼。所有蓋了“付訖”戳的銷售票據應該與銀行接收的存款單的副本建立核對。應由一名專人，而不是出納或信用部門的職員負責核對工作。應該有一名出納員之外的職員或信用部門之外的職員負責打開郵件，并在當天準備三聯的匯款清單。原始單據和支票（或現金，若有的話）直接轉交給出納；一張匯款清單的副本交給上面提到的負責核對工作的職員；一張副本交給負責過賬到應收賬款分類賬的人員。收到匯款清單副本的職員應該把上面列示的匯款單和兩聯的存款票據相比較，同時核對現金銷售票據和存款票據。應調查任何接受的支票或現金沒能在當天存入銀行的原因。

案例分析——案例1

答案

可以使用不同的形式（或顏色）來表示現銷、貨到付款銷售和賒銷的銷售票據，以便于每日清點用過的銷售票據。出納不應與應收賬款有職責上的聯系。出納準備銀行存款單并把存款送到銀行。出納和信用部門以外的一名職員負責審核匯款清單和日存款票據上列示的日收款金額是否一致。匯款單不能留滯在手中。按天或按批處理郵件，不管使用哪種方法處理郵件，都應該將匯款原封不動的存到銀行。信用部門應該為那些數目不正確的匯款單準備必要的記錄，以備將來進一步查找。把匯款單過賬到應收賬款分類賬的責任可以留給信用部門。這步操作一般安排在現金的接受和控制之后，因此，只要信用部門不接觸代表現金的匯款通知單，由信用部門來執行過賬職責就不會削弱現金的內部控制。案例分析——案例1

答案

請給出ABC分公司合理的收款系統資料流圖以及收款業務按職能部門的描述。 ABC公司典型的收款方式有郵寄和直接向出納人員或者收款窗口付款兩種。客戶付款之后應當獲得相應的收據和按月列示的付款額清單。對客戶付款的確認是相當重要的管理控制措施。下面是ABC公司收款業務資料流程圖，圖中顯示的主要特征是下述的幾個職能的分離。

案例分析——案例1

答案

案例分析——案例1

答案

下面是收款系統各職能部門的工作描述：

案例分析——案例1

答案

案例分析——案例1

答案

綜上所述，為了控制以郵寄方式取得的現金收入，不管是在收發部門（信件在此打開），在現金收入部門（此處現金被匯總并送存銀行，取得相應的存款單據），還是在應收賬款部門（在此登賬），應當確認沒有人能完全控制整個收款業務的交易流程。通常，之所以向客戶開具發票，并報送有關報表，主要是為了客戶按照其姓名、地址編制匯款通知單，并會同該客戶應付的款項一起匯回。登記總分類賬的依據是出納人員為記錄送存銀行的現金收入數量而編制的日記賬憑證通