全縣檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)課件CATALOGUE目錄檔案業(yè)務(wù)概述與基礎(chǔ)知識檔案收集與整理技巧檔案鑒定與保管策略檔案檢索與利用技巧電子檔案管理及技術(shù)應(yīng)用檔案管理法規(guī)政策解讀檔案業(yè)務(wù)概述與基礎(chǔ)知識01檔案是指國家機關(guān)、社會組織、企事業(yè)單位和個人在各項活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案是各項工作和活動的真實記錄，具有憑證、參考、借鑒和宣傳教育等多重作用，對于推動經(jīng)濟社會發(fā)展、維護歷史真實面貌具有重要意義。檔案定義及作用檔案作用檔案定義檔案管理應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、維護完整與安全、便于利用的原則。管理原則建立健全檔案收集、整理、鑒定、保管、利用和銷毀等制度，確保檔案管理工作的規(guī)范化和制度化。管理制度檔案管理原則與制度檔案分類可采用年度分類法、組織機構(gòu)分類法、問題分類法等多種方法，具體應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容和實際情況選擇適當?shù)姆诸惙椒ā７诸惙椒n案分類應(yīng)遵循科學(xué)性、實用性、可操作性的原則，確保分類標準的合理性和準確性。同時，應(yīng)根據(jù)實際情況及時調(diào)整和完善分類標準。分類標準檔案分類方法及標準保管期限檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容和價值確定，一般分為永久、長期和短期三種。對于具有重要歷史、科學(xué)和文化價值的檔案，應(yīng)永久保存。銷毀規(guī)定對于保管期滿的檔案，應(yīng)進行鑒定和銷毀。銷毀前應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)審批后方可銷毀。銷毀過程中應(yīng)注意保密和環(huán)保要求，確保檔案信息的安全和環(huán)保。同時，應(yīng)建立銷毀檔案的備查制度，以便日后查證。檔案保管期限與銷毀規(guī)定檔案收集與整理技巧02收集范圍包括黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體等組織形成的各類文件材料，如文書、科技、會計、音像、實物等檔案。要求確保文件材料的完整性、準確性、系統(tǒng)性，反映本單位職能活動、歷史面貌和發(fā)展變化。文件材料收集范圍及要求裝盒上架將整理好的文件材料裝入檔案盒，按類別和順序上架排列。編目裝訂編制文件目錄，填寫檔案盒封面和脊背標簽，對文件材料進行裝訂。組合排列將同一類別的文件材料按時間順序或重要程度進行組合和排列。整理流程鑒定分類、組合排列、編目裝訂、裝盒上架。鑒定分類根據(jù)文件材料的性質(zhì)、內(nèi)容、形成時間等因素進行鑒定和分類。文件材料整理流程與方法解決方案解決方案建立文件材料收集制度，明確收集范圍和責(zé)任人，定期檢查和補充收集。解決方案加強檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，提高分類準確性；建立分類指導(dǎo)制度，對分類不準確的情況及時指導(dǎo)和糾正。問題3檔案整理不規(guī)范。文件材料收集不齊全。問題1問題2文件材料分類不準確。制定檔案整理規(guī)范，明確整理流程和方法；加強檔案整理人員培訓(xùn)，提高整理規(guī)范性。常見問題及解決方案032.對文件材料進行鑒定分類；01操作步驟021.收集文件材料，確保齊全完整；實例演示：收集與整理操作3.按照類別和時間順序進行組合排列；4.編制文件目錄和填寫檔案盒封面、脊背標簽；5.對文件材料進行裝訂；實例演示：收集與整理操作實例演示：收集與整理操作6.將整理好的文件材料裝入檔案盒并上架排列。實例說明：以某單位文書檔案為例，演示從收集到整理的整個操作流程，包括收集、分類、組合排列、編目裝訂、裝盒上架等步驟。檔案鑒定與保管策略03檔案鑒定方法及標準檔案鑒定方法采用直接鑒定法，以案卷為單位，根據(jù)檔案保管期限表對檔案的內(nèi)容和保存價值進行逐卷、逐件、逐頁地審查。檔案鑒定標準根據(jù)檔案的歷史價值、科學(xué)價值、藝術(shù)價值等方面進行鑒定，同時結(jié)合國家檔案局制定的相關(guān)標準和規(guī)范。檔案保管措施建立檔案庫房管理制度，嚴格控制庫房溫濕度，做好防火、防盜、防光、防有害生物等防護措施。檔案保管設(shè)備要求配備專用檔案柜架、專用檔案盒等裝具，使用無酸紙等優(yōu)質(zhì)材料，確保檔案的安全和長期保存。檔案保管措施與設(shè)備要求檔案安全保密工作部署建立健全檔案安全保密制度，明確各級人員的職責(zé)和權(quán)限，確保檔案信息的絕對安全。檔案安全保密制度采用物理隔離、邏輯隔離等安全防護措施，加強網(wǎng)絡(luò)安全管理，定期開展安全檢查和風(fēng)險評估。檔案安全保密措施VS展示如何根據(jù)檔案鑒定方法和標準對一份具體檔案進行鑒定，包括審查檔案內(nèi)容、判斷保存價值等步驟。檔案保管操作演示展示如何根據(jù)檔案保管措施和設(shè)備要求對一份具體檔案進行保管，包括整理、裝盒、上架等步驟。同時強調(diào)在操作過程中需要注意的安全和保密事項。檔案鑒定操作演示實例演示：鑒定與保管操作檔案檢索與利用技巧04利用檔案目錄、索引、指南等檢索工具，通過手工翻閱、查找相關(guān)檔案。傳統(tǒng)檢索途徑通過檔案管理系統(tǒng)或?qū)I(yè)數(shù)據(jù)庫，利用關(guān)鍵詞、主題詞、時間、地點等檢索條件，快速定位所需檔案。數(shù)字化檢索途徑結(jié)合傳統(tǒng)檢索和數(shù)字化檢索的優(yōu)勢，運用邏輯運算符、截詞符等高級檢索技巧，提高檢索效率和準確性。多元化檢索方法檔案檢索途徑和方法利用申請?zhí)顚憴n案利用申請表，明確利用目的、所需檔案內(nèi)容、利用時間等要素。審批流程提交申請表至檔案管理部門負責(zé)人審批，根據(jù)檔案密級、利用范圍等規(guī)定進行審核。登記與借閱經(jīng)審批同意后，辦理借閱手續(xù)，登記借閱信息并領(lǐng)取所需檔案。檔案利用申請和審批流程按照專題、時間、地域等維度對檔案編研成果進行分類整理。編研成果分類展示方式推廣途徑通過展覽、報告會、研討會等形式展示檔案編研成果，吸引更多受眾關(guān)注。利用社交媒體、學(xué)術(shù)期刊、專業(yè)網(wǎng)站等渠道推廣檔案編研成果，擴大影響力。030201檔案編研成果展示和推廣

實例演示：檢索與利用操作演示內(nèi)容選取具有代表性的檔案檢索與利用案例，進行實際操作演示。操作步驟詳細講解檢索途徑選擇、關(guān)鍵詞設(shè)置、檢索結(jié)果篩選等步驟，以及利用申請?zhí)顚憽徟鞒剔k理等操作要點。互動環(huán)節(jié)邀請觀眾參與演示操作，現(xiàn)場指導(dǎo)并解答疑問，提升培訓(xùn)效果。電子檔案管理及技術(shù)應(yīng)用05電子文件定義以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募Ｒc一要點二電子文件特點信息的非人工識讀性、系統(tǒng)的依賴性、信息與特定載體之間的可分離性、信息的易變性、信息存儲的高密度性、多種信息媒體的集成性、信息組織的多維性、物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)的分離性、信息的可操作性。電子文件概念及特點電子文件的分類、整理、鑒定、整理、保管、檢索、利用、處置等應(yīng)當實施全過程管理，應(yīng)當實施預(yù)歸檔策略，實施整理、鑒定、整理、保管等自動或半自動的實施預(yù)整理流程實施預(yù)分類。電子檔案管理系統(tǒng)等級保護不得低于二級標準，分級保護等級應(yīng)當與電子檔案最高密級相適應(yīng)。使用政務(wù)云服務(wù)的，其計算資源、存儲資源和安全防范等應(yīng)當滿足電子文件和電子檔案管理要求。不得使用電子政務(wù)云之外的其他公有云存儲管理電子文件、電子檔案。電子檔案管理系統(tǒng)等級保護不得低于二級標準，分級保護等級應(yīng)當與電子檔案最高密級相適應(yīng)。使用政務(wù)云服務(wù)的，其計算資源、存儲資源和安全防范等應(yīng)當滿足電子文件和電子檔案管理要求。不得使用電子政務(wù)云之外的其他公有云存儲管理電子文件、電子檔案。功能性要求可選性要求安全性要求電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)要求采用磁帶、一次性刻錄光盤、硬磁盤等離線存儲介質(zhì)對電子文件實行離線備份。具備條件的，應(yīng)當對電子文件進行近線備份和容災(zāi)備份。機關(guān)應(yīng)當根據(jù)需要制定電子文件備份方案和策略，采用磁帶、一次性刻錄光盤、硬磁盤等離線存儲介質(zhì)對電子文件實行離線備份。備份策略對電子檔案的文件格式和質(zhì)量進行檢測，合格后方可進行備份。備份活動應(yīng)當記入電子檔案管理過程元數(shù)據(jù)。備份方案應(yīng)當明確備份對象、備份頻次、備份載體等。備份活動結(jié)束后，應(yīng)當在電子檔案管理系統(tǒng)中填寫電子檔案備份登記表。恢復(fù)策略電子文件備份恢復(fù)策略演示電子檔案管理系統(tǒng)的登錄過程，包括輸入用戶名和密碼等操作。系統(tǒng)登錄介紹電子檔案管理系統(tǒng)的各個功能模塊，包括電子文件分類、整理、鑒定、保管、檢索、利用等模塊的功能和操作方式。功能介紹演示如何在電子檔案管理系統(tǒng)中進行電子文件的分類、整理、鑒定、保管等操作，包括文件的上傳、下載、修改等操作。操作演示針對參訓(xùn)人員在操作過程中遇到的問題進行解答和指導(dǎo)，確保參訓(xùn)人員能夠熟練掌握電子檔案管理系統(tǒng)的操作和使用方法。問題解答實例演示：電子檔案管理系統(tǒng)操作檔案管理法規(guī)政策解讀06《檔案館工作通則》對國家各級各類檔案館的設(shè)置、職責(zé)、管理等方面做出了詳細規(guī)定。《機關(guān)檔案工作條例》針對機關(guān)檔案工作制定的法規(guī)，明確了機關(guān)檔案工作的管理體制、職責(zé)和任務(wù)。《中華人民共和國檔案法》國家層面最基本的檔案管理法規(guī)，規(guī)定了檔案的定義、分類、管理、利用等方面的內(nèi)容。國家層面法規(guī)政策回顧各省、市、自治區(qū)根據(jù)《檔案法》制定的地方性檔案法規(guī)，具有地方特色，更加具體和可操作。地方政府根據(jù)實際需要制定的檔案管理規(guī)章，如檔案管理辦法、檔案征集辦法等。地方檔案法規(guī)地方政府規(guī)章地方層面法規(guī)政策解讀檔案行業(yè)標準檔案行業(yè)內(nèi)部制定的標準，如檔案整理規(guī)則、檔案著錄規(guī)則等，對檔案業(yè)務(wù)操作具有指導(dǎo)意義。檔案行業(yè)自律公約檔案行業(yè)組織或協(xié)會制定的自