涉外活動保密管理制度第一章總則第一條為了加強我院涉外保密管理，防止涉外活動中發生失泄密事件，結合我院實際，制定本制度。第二條本制度適用我院各部門涉外交流、合作與談判等的保密管理。第三條涉外管理，指以各種方式與境外組織、機構和人員開展交往活動中的保密管理工作，涉及與境外機構或人員開展項目合作、舉辦有境外人員參加的各項會議以及涉密人員出境等各項業務活動的保密管理。第四條保密提醒制度，是指對參與涉外活動人員適時提出保密要求，指出問題，及時制止的措施。第二章管理職責第五條科技處負責涉外活動審查工作。第六條人事教育處負責出國出境管理。第七條保密辦公室負責審核涉外活動管理方案和重要涉外活動的現場監督。第八條組織外事活動的部門負責根據業務工作需要，組織開展涉外接待、涉外會議、交流的過程管理和實施。第三章制度內容及要求第九條涉外活動的種類。（一）根據涉外活動的性質，涉外活動主要分為：1.因公出國（境）：含參觀訪問、開展交流、合作和談判等；2.因私出國（境）：見《中國科學院重慶綠色智能技術研究院涉密人員管理制度》；3.因公涉外接待：含參觀訪問、開展交流、合作和談判等；4.召開涉外會議：含開展交流、合作和談判等；5.提供文件資料和其他物品給國（境）外人員；6.其他與境外人員進行接觸的涉外活動。（二）根據涉外活動的重要程度，涉外活動分為：1.重要涉外活動：根據我院實際情況，重要涉外活動界定為國（境）外人員參與人數多、涉及面廣、在政治、軍事、外交等方面較為敏感的涉外活動；以及經國家有關部門批準的涉密涉外活動。2.一般涉外活動：除重要涉外活動以外的其它涉外活動。第十條涉外保密管理策劃（一）各類涉外活動應經過審批后才能實施。因公出國（境），組織部門和出國人員應熟知《中國科學院重慶綠色智能技術研究院出國（境）保密提醒》內容（具體見《中國科學院重慶綠色智能技術研究院涉密人員管理制度》相關內容）；涉外接待、涉外會議等活動，組織或主要參與人員應熟知《中國科學院重慶綠色智能技術研究院涉外活動保密提醒要求》（見附件1）。（二）組織部門應根據批準的涉外活動，組織制訂《中國科學院重慶綠色智能技術研究院涉外活動保密方案》（以下簡稱《保密方案》，見附件2），明確保密事項，采取相應的保密措施執行保密提醒制度，并指定專人負責涉外活動全過程的保密管理。（三）對重要涉外活動，由保密辦公室負責進行保密檢查，參與現場監督。（四）《保密方案》的內容一般包括：任務性質、交流談判的內容和口徑、責任分工、保密措施和具體要求（活動事由、活動路線、參觀項目、提供資料等）。第十一條涉外保密管理實施（一）涉外接待1.接待外籍人員（包括外國人、外籍華人、華僑以及港澳臺人員）參觀訪問，或開展交流、合作、談判等，負責接待的部門須填寫《中國科學院重慶綠色智能技術研究院因公接待外籍人員審批表》(見附件3)，經有關部門審核，主管院領導批準后實施。2.涉外接待必須制定《保密方案》，經批準后執行。在制訂和執行《保密方案》過程中必須注意以下問題：（1）接待部門及其工作人員應嚴格執行《保密方案》，未經批準不得擅自改變；（2）任何部門和個人不得將境外人員帶入保密要害部門部位和其它不對外開放的場所；（3）對涉外參觀路線中不允許境外人員參觀的涉密物品和部門部位采取回避、轉移或覆蓋等措施。對不允許拍照的部門部位，接待部門應設置“請勿拍照”的中外文標志；（4）對聘請的外國專家、顧問以及合作項目中的外方人員，經科技處和保密辦公室進行保密審查、保密委員會審批后，可提供其工作范圍之內必需的文件資料，并與其簽訂《中國科學院重慶綠色智能技術研究院涉外活動保密承諾書》（見附件4）；（5）涉外接待活動中要注意保護我院與其他合作方的秘密。應將有關保密事項納入合作或協作合同中。嚴禁將我院與第二方合作事宜、接觸渠道以及在合作協議下進行的其它合作事項泄露給第三方；（6）接待人員不得在涉外接待活動辦理境外人員和隨行人員托辦的與工作有關的其他事宜，嚴禁在接待境外人員的會議室或辦公室存放涉密文件資料和其它國家秘密載體。（二）因公出國（境）1.我院各類人員因公出國（境）參加對外科技交流、合作談判等涉外活動，須填寫《中國科學院重慶綠色智能技術研究院職工出國（境）審批表》（見附件5）,經相關部門審核，主管院領導批準后才能實施。2.我院各類人員因公出國（境）必須制定《保密方案》，經批準后執行。制訂和執行出國（境）《保密方案》過程中必須注意以下問題：（1）因公出國（境）應推薦政治思想過硬，業務能力和保密觀念強的同志參加，并按照國家和我院有關規定辦理因公出國（境）手續，執行保密提醒制度。保密提醒內容包括：愛國主義教育、外事紀律須知、保密法規知識、保密法律責任、密品密件管理、通信保密和緊急情況處置等；（2）未經國家相關部門批準，出國（境）人員不得攜帶國家秘密載體出國（境）。經國家有關部門批準攜帶國家秘密載體出國（境），必須使用保險箱隨身攜帶，且至少兩人同行；（3）出席國際會議和出國學術交流、講學、進修，所攜帶或郵寄出的非涉密業務文件資料、論文、講稿，以及為國外刊物撰寫的稿件，不得涉及國家秘密，在外出或郵寄前必須按照《中國科學院重慶綠色智能技術研究院宣傳報道保密管理制度》相關要求進行保密審查；（4）出國人員在國外期間要嚴防被竊聽、竊照，不得在旅館、飯店、車船以及其它公共場所談論涉及國家秘密的事項；（5）我院職工與國外同行建立學術交流關系，須報請主管院領導批準。（三）召開涉外會議1.負責組織召開或承辦涉外會議的部門，須按照我院會議管理的有關要求提出申請，經有關部門審核，主管院領導批準后才能實施。2.召開涉外會議必須制定《保密方案》，經批準后執行。在制訂和執行涉外會議《保密方案》的過程中必須注意以下問題：（1）嚴格執行我院關于涉外接待的一系列保密管理規定；（2）涉外會議內容不得涉及國家秘密。如召開涉及國家秘密的涉外會議，必須取得國家有關部門的批準，并嚴格執行國家有關規定和《中國科學院重慶綠色智能技術研究院涉密會議保密管理制度》的相關規定；（3）提供涉外會議的對外宣傳報道材料應執行《中國科學院重慶綠色智能技術研究院宣傳報道保密管理制度》有關保密審查的規定；（4）組織召開或承辦涉外會議的部門及其工作人員，應嚴格執行涉外會議《保密方案》，未經批準不得擅自改變。未經事先批準，涉外會議主辦或承辦部門不得安排國（境）外人員到我院參觀或從事其它活動。（四）對外提供文件資料或物品的管理1.因工作需要對外提供文件資料和物品，不得涉及國家秘密。其內容必須經科技處和保密辦公室進行嚴格的保密審查，并報主管院領導批準，明確發放人員、發放數量，以及回收和銷毀的要求。2.對外提供涉密文件資料和物品，應當按照國家有關規定報批。3.涉外活動組織或參與部門未經批準，不得對外提供任何文件資料和物品，不得攜帶任何國家秘密載體或密品參加涉外活動。第十二條涉外保密管理總結。涉外活動完成后，組織或主要參與部門要收集整理涉外活動中的文件資料，編制《中