易飛管理軟件采購管理子系統培訓部門姓名課

程

大

綱一、系統架構二、根底信息創立及信息字段說明三、日常交易作業程序及報表管理四、異常管理報表五、批處理系統架構－系統主畫面根本信息錄入采購人員信息、供給商信息、采購單據性質價格交易管理供給商料件管理系統架構－系統功能圖日常交易處理供給商料件價格及交易信息錄入錄入核價單、錄入詢價單錄入請購單、錄入采購單、錄入采購變更單、錄入進貨單、錄入退貨單采購進度管理預計進貨表、采購明細表交易管理進貨明細表、進貨統計表、料件歷史進貨記錄表、驗退件退回明細表收料驗退管理采購價風格幅表、采購價格異常表、供給商供貨明細表系統架構－系統功能圖供給商評估供給商評級、供給商ABC分析表批處理重新計算采購已交量、更新供給商月統計信息、結束采購單系統架構－系統功能圖系統架構－系統主作業程序根本信息規劃采購人員、供給商、單據性質信息創立與核對根本信息列表期初余額導入未結案采購單、品號供給商信息輸入錄入請購單錄入采購單錄入進貨單錄入驗退單錄入退貨單日常交易登錄應付賬款管理應付票據管理請購單憑證采購單憑證進貨單憑證驗退單憑證退貨單憑證采購系統存貨管理工單管理應付賬款自動分錄批次需求方案產品結構根本信息系統架構－與其他系統的關聯性核價日期/生效日期/失效日期核價日期4/14/256/10生效日期4/15/17/1失效日期6/305/31單價元10099105采購日期采購單價4/105/208/10

根本信息創立及信息字段說明－核價管理100元99元105元數量PC單價0-995.0元100---4994.8元500--以上4.5元單頭信息單身信息100

以上單身信息500

以上

1.由“錄入供給商料件價格〞中直接輸入及維護2.由更新核價的核價單更新分量計價根本信息創立及信息字段說明－價格管理根本信息創立及信息字段說明－單據性質單據性質:

31請購單

33采購單

36詢價單

34進貨單

32核價單35退貨單根本信息創立及信息字段說明－單據性質更新核價：針對料件供給商交易單據，如詢價單、核價單、采購單、進貨單的單別才有效用。核對采購：針對進/退貨單是否一定要輸入采購單才可辦理收料，目的是防止無采單的收料發生。根本信息創立及信息字段說明－單據性質日常交易作業程序及報表管理采購核價作業程序書面核準或計算機核準品號廠商交易核價單核價單確認更新供應商料件信息核準1.單據假設為更新核價者將更新供給商料件價格信息。2.假設采購商品有分量計價的需求，可直接由核價單來更新供給商料件價格。日常交易作業程序及報表管理錄入核價單作業1.內部需求的憑證2.審查內容為.品號、數量及需求日期的合理性.需求來源正確性(MRP,LRP,再補貨建議表,BOM自動請購,其他)日常交易作業程序及報表管理請購作業程序請購作業的目的1.方案采購時所遺漏的需求。2.超耗用料的額外零星需求。3.非正常需求的其它需求，如客戶的額外訂單或代購品。日常交易作業程序及報表管理請購作業程序一般請購作業的時機請購作業程序錄入請購單主管核準請購單維護請購單采購詢價確認請購單生成采購錄入采購單書面核準或計算機確認1.請購明細表2.請購狀況表3.料件已請未購明細表4.供應商已請未購列表可按采購預交貨日分別生成采購單1.請購部門：根本信息管理系統進行錄入2.請購人員：根本信息管理系統進行錄入3.需求日期：系統默認，由錄入品號信息的前置天數推算而得日常交易作業程序及報表管理請購作業程序錄入請購單的字段說明需求日期=單據日期+固定前置天數+(采購單位換算為庫存單位后的數量)/批量*變動前置天數.4.參考供給商:即品號主要供給商5.結束碼:該請購已生成采購單那么系統自動更新

日常交易作業程序及報表管理請購作業程序錄入請購單的字段說明1.鎖定碼的意義:當采購人員收到請購信息時，必須針對此請購信息進行審查，選擇廠商、確定單價、數量及交期，當信息確定后表示即將要發出采購單，如此步驟完成采購人員必須將鎖定碼鎖定。沒有鎖定的請購單也可以拋轉成采購單。日常交易作業程序及報表管理維護請購信息維護請購信息的字段說明2.請購分購：即一筆請購向多個供給商購置單身可輸入單頭：采購總數量、總金額單身：采購數量、采購比率日常交易作業程序及報表管理維護請購信息維護請購信息的字段說明單身數量加總將完成的請購信息依供給商分別產生采購單，更新后請:1.查詢錄入采購單作業，您將可看到采購單據的完整信息。2.請查詢錄入請購單作業將會看到采購單號。3.已經生成采購單的請購單不能撤銷審核。日常交易作業程序及報表管理請購作業程序從請購單生成采購單假設置為Y，那么當采購數量合計<請購數量時，也會將請購單單身置為結束.假設置為N，那么只有當采購數量合計>=請購數量時，才將請購單單身置為結束.不同請購單號相同物料或請購單單身多筆相同物料同一供給商同交貨日匯總1.請購明細表2.請購狀況表3.品號供給商已請購未采購明細表4.廠商別已請未購列表日常交易作業程序及報表管理請購作業程序請購管理報表說明1.現有庫存可用量2.品號庫存狀況表日常交易作業程序及報表管理采購作業程序錄入采購單采購單進度追蹤采購單采購單確認需求確認核準供應商預計進貨表料件預計進貨表工單預計進貨表采購預計進貨表供應商料件交貨排程表采購需求書面或計算機1.參考單別.參考單號.參考序號.來源單號:輸入時可為訂單、工單單號或其他備注之有意義單號。2.已交數量：由進貨單及退貨單更新，無須輸入。3.采購單價：1.供給商料件價格2.最近進價3.標準進價。日常交易作業程序及報表管理采購作業程序錄入采購單的字段說明4.結束采購單作業：應定期運行本作業對于過期未交的采購件采購人員應定期檢查交貨的需求性，過期未交者確定要交貨時，應以變更交期方式更改采購單據，如果確定不交貨時，應要指定結案，防止收料單位又進行收料作業，您可透過采購預計進料表協助進行指定結束作業。日常交易作業程序及報表管理采購作業程序錄入采購單的字段說明<1>.已交數量>=訂單數量時,顯示[自動結束].<2>.已交數量<訂單數量時,顯示[未結束].<3>.透過結束采購作業指定結束時,顯示[指定結束].此欄位只做顯示，不可手動修改定價順序：1.供給商料件價格2.最近進價3.標準進價Q:想一想這些作業在哪些系統?錄入采購單日常交易作業程序及報表管理采購單信息來源MRP采購方案發放LRP采購方案發放從請購單生成采購單從訂單自動轉成采購單日常交易作業程序及報表管理采購變更作業程序錄入采購變更單采單進度追蹤采購變更單采購變更確認變更CFM變更核準采購單供應商預計進貨表料件預計進貨表工單預計進貨表采購預計進貨表供應商供貨統計表直接更改采購單。通過錄入采購變更單處理。將原采購單指定結案,另開一張新的采購單。日常交易作業程序及報表管理采購變更處理的方式1.采購變更單的單據特性同原采購單別。2.未確認的采單直接從采單更改，無須新增采購變更單。3.已確定的采購單且已經發出采購者，應保存變更信息且應由采購變更通知單通知相關單位處理變更事宜。日常交易作業程序及報表管理采購變更處理的特性表示此訂單單身所有為[未結束]狀態的序號信息,其狀態要變更為[指定結束].假設是只改變某序號的數量或單筆信息,那么本選項不選擇.由單身選擇需結束的訂單序號指定結束.假設整張結束,那么單身不可輸入.發票與送貨文件錄入進貨單進貨記錄進貨單進貨單確認到貨檢查進貨檢驗供給商供貨統計表料件歷史進貨記錄供給商進貨明細表供給商進貨匯總表采購單取回驗退件未退明細表NYY驗退N日常交易作業程序及報表管理進貨作業程序(1).到貨登記(2).質量檢驗(3).貨款輸入資材收料

IQC采購或會計單位權責日常交易作業程序及報表管理三段式進貨說明(1).到貨日期>預交日超期碼=Y(2).運行驗退件退回驗退碼=Y(3).開票數量=進貨數量

開票碼=Y日常交易作業程序及報表管理錄入進貨單字段說明(1).將納入存貨價值(2).不納入廠商之應付帳款(3).如:運費…..扣款金額(1).不納入存貨價值(2).將納入廠商之應付帳款(3).如:損壞扣款…..進貨費用日常交易作業程序及報表管理錄入進貨單字段說明依供給廠商根底信息設置可以控制是否分批交貨。可設置料件的允超收率，超額數量禁止入庫。可設置進貨單是否一定要有采購信息。提供提前交貨之預警。依單據性質設置可以控制是否直接開票。日常交易作業程序及報表管理錄入進貨主要功能日常交易作業程序及報表管理進貨單審核后對信息有何影響進貨記錄采購單已交數量進貨單庫存數量批號信息?發票信息更改：錄入發票信息輸入貨款：輸入或修改貨款相關信息暫不付款/取消暫不付款錄入驗收數量等檢驗結果，系統自動判斷檢驗狀態，同時自動更新進貨單驗收數據，進貨單同時自動審核；１．供給商供貨統計表２．供給商供貨明細表３．料件歷史進貨記錄表４．料件歷史進貨匯總表日常交易作業程序及報表管理進料記錄管理報表１．名詞定義：『驗退』：驗收前退貨，一進貨單單身有多筆序號，可分次驗退；『退貨』：驗收進倉后退貨２．退貨單信息字段說明３．驗退件退回明細表４.驗退件未退明細表日常交易作業程序及報表管理退回驗退件作業錄入退貨單采購進度追蹤退貨單確認核準不良檢驗供應商采購進貨表料件歷史進貨記錄供應商進貨明細表供應商進貨匯總表1.決定是否沖銷已交貨采購單2.是否要指定結案Y退貨單日常交易作業程序及報表管理退貨單作業程序進貨單如進行核對采購單管理的，退回單一般也應核對采購單。假設該品號進行批號管理的，批號欄位務必輸入。日常交易作業程序及報表管理退貨單錄入字段說明退貨單為應付帳款的減項。一般退貨品應輸入原采購單號。如果該采購單已經結案，退貨品已經確定不再進貨的，采購單應指定結案。如無采購單的，退貨單價來自品號供給商信息。進行批號管理的，批號一定要輸入。日常交易作業程序及報表管理退貨作業的本卷須知退貨：有實物退回折讓：只扣款，不退回實物日常交易作業程序及報表管理其他管理報表采購業務執行跟蹤報表： 料件預計進貨表 工單預計進貨表 采購預計進貨表 供給商料件交貨排程表 供給商采購交貨狀況表日常交易作業程序及報表管理其他管理報表供給商統計、分析表： 供給商供貨統計表 供給商ABC分析表 采購預計進貨表