學院印章的管理規定為了進一步加強院內印章管理，保障學院（校）權益，明確職責，根據國務院《關于國家行政機和企事業單位社會團體印章管理的規定》（國發[1999]25號），結合學院實際，特制定本規定。一、印章及規格1.學院（校）有印章為“山西職工醫學院”、“山西省中醫學校”、“中共山西職工醫學院委員會”“中共山西職工醫學院紀律檢查委員會”和“山西職工醫學院”、“山西省中醫學校”鋼印。2.各系部、處室印章為刊明單位全稱的印章。二、印章刻制1.學院印章由省衛生廳批準后，由專門機構刻制。2.院內單位印章由學院（校）批準刻制，學院印發正式文件批準成立的單位均可刻制單位印章。3.印章刻制程序：（1）新成立單位刻制印章。（2）應向主管院領導提交刻制印章的申請。得到主管領導批準之后，由院長辦公室主任簽批同意的介紹信。（3）得到領導簽批同意后，應持領導的同意意見和學院批準成立該單位的正式文件原文再到指定部門辦理印章刻制。（4）因單位印章磨損需刻制新印章：①將磨損的舊印章交院辦公室機要室。②持部門刻章申請到學院辦公室，由辦公室主任簽批，部門工作人員辦理印章刻制。三、印章啟用新成立機構刻制好的印章和因單位名稱變更、機構撤并、公章樣式改變等原因刻制的印章均須送學院辦公室機要室備案。學院辦公室印發印章啟用通知后，新刻制的印章方可使用，原機構印章同時作廢。四、印章保管1.學院校印章由學院辦公室保管。2.院內部門印章由各單位指定綜合素質好，保密觀念強，堅持原則的人員保管。五、印章使用范圍1.學院校印章使用范圍：（1）以學院校名義向上級領導機關和主管部門報送的請示、報告、公函等，以學院校名義向院內部門印發的文件，以學院校名義向院外發出的函件；（2）以學院校名義簽署的對外合作交流協議、經濟合同；（3）校內人員因公、因私辦理出國審批手續時的相關文件及材料；（4）以學院校名義頒發的學生證、畢業證、學位證、結業證、進修證、榮譽證、聘書等；（5）院內各部門申報國家、部委、省、市科研課題和購買設備等相關文件及材料；（6）以學院名義開具的用于對外聯系工作、考察調研、處理公務、辦理因公、因私出國手續的介紹信；（7）按照有關方面要求應加蓋學院校印章的文件、材料等。2.部門印章使用范圍（1）向院領導及有關職能部門報送的請示、報告、情況通報等；（2）因公務需要由部門開出的向學院辦公室申請辦理“學院介紹信”的介紹信；（3）與院外同級（含以下）單位聯系、商洽工作的介紹信和公函等。六、申請使用學院印章程序1.以學院校向院校外發出的文件或校內部門印發的文件（1）主管院領導簽發、會簽文件；（2）學院辦公室修改、審核、制作、復核文件；（3）機要室文件編號；（4）機要打字室印制文件；（5）學院辦公室機要室用印。2.院內部門報請院領導審批的文件（1）報送部門呈院領導審批；（2）主管院領導審批文件；（3）報送部門持領導批件到辦公室用印。3.以學院校名義頒發的學生證、畢業證、學位證、結業證、進修證、榮譽證、聘書等：（1）證件制發部門填寫“使用院校印申請單”。（2）證件制發部門負責人在申請單上簽字并加蓋部門印章。（3）證件制發部門持“使用院校印申請單”和證書名冊到辦公室用印。4.辦理畢業證、學位證復印件：（1）將畢業證、學位證原件制作成證書復印件。（2）持證書復印件及原件到辦公室按規定用印。5.按照有關要求應加蓋學院校印章的文件、材料、圖紙等：（1）呈院校領導審批。（2）主管院校領導審批文件。（3）報送部門持領導批件到辦公室用印。6.以學院校名義開出的對外聯系工作、證明身份的介紹信：（1）到部門開具辦理學院校介紹信的證明。（2）持部門證明到學院辦公室辦理辦理學院校介紹信。7.學院授權職能部門代為審批的文件、材料：（1）職能部門負責人在“使用院校印申請單”上簽字并加蓋職能部門印章。（2）持職能部門“使用院校印申請單”和相關文件到學院辦公室用印。七、用印程序1.辦公室審查用印審批手續：（1）了解用印內容，檢查審批手續是否齊備。（2）審查學生證、畢業證、學位證、結業證、進修證、榮譽證、聘書等是否有院領導簽字批準的書面材料；逐一核對證書與名冊的姓名是否相符；清點證書數量與名冊人數是否相同。（3）超出用印審批范圍的應請示有關院領導批準。2.辦公室對審核無誤的文件材料加蓋院印：（1）申請用印單位填寫登記用印情況。（2）一般性信函應保留院領導簽批的使用院校印申請單,草擬協議書、合同、建筑設計圖紙等須保留一份文本。（3）沒有留存材料的要詳