時間管理與

工作方案安排中國石油國際化人才培訓中心2021年2月19日張永軍目錄時間管理的根本概念時間管理的方法和原那么如何制定工作方案一、時間管理的根本概念1什么是經營？經營就是用有限的資源去創造出更多資源的過程。定義有形資源無形資源財人物技訊時

2時間是什么？一、時間管理的根本概念時間是上帝賦予每個人最平等的財富和資源。1天=24小時=1440分鐘=86400秒鐘時間就是效率！時間就是金錢!時間就是生命！一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰如果每天都有86400元進入你的銀行賬戶，而你必須當天用光，你會如何運用這筆錢？2時間是什么？一、時間管理的根本概念2時間是什么？一、時間管理的根本概念時間作為一種資源的特征：

時間不能獨立存在，只能依附在人或物的身上。特征一

特征二

特征三

時間與速度相關，速度快，那么時間資源容量相對就大時間是無形的，使用越合理，其價值表達就越大。3時間管理？一、時間管理的根本概念時間管理所探索的是如何在一定時間容量下，完成更多、更好的工作。時間管理就是對“人生事件〞的管理，管理的是承載時間的載體——人和物。時間管理=效率管理=績效管理4為什么要學習時間管理？一、時間管理的根本概念小游戲——看看自己還有多少工作時間？第一步：準備一長條紙，用筆將它劃成十等份；第二步：你的年齡？按年齡撕去紙條前局部；〔假設你今年40歲〕第三步：你能活多少歲？按壽命把后局部撕掉；〔假設能活94歲〕第四步：你多少歲退休？按退休年齡撕去后面〔把撕下部門放在桌子上〕，剩下局部是你可以用來工作的時間；第五步：按每天工作八小時，那么2/3時間是休息或娛樂，再撕掉剩余紙條的2/3。另1/3就是僅有工作時間〔為1/3*20≈6.67年〕。0102030405060708090100歲你現在的年齡天堂退休生活休息娛樂

你還有約6.67年的工作時間。假設再考慮節假日和周末，你還有6.67年*365天—6.67年*114天=1674.17天=4.58年工作時間。4為什么要學習時間管理？一、時間管理的根本概念當今社會，人們有一些普遍認識或感覺：

一、工作時間太短，有做不完的事；二、娛樂時間不夠，生活太緊張；

三、溝通時間不夠，冷淡了好多朋友；四、與家人在一起的時間不夠，影響了親情。不會時間管理，效率有問題；想干的事太多，資源總量有限。4為什么要學習時間管理？一、時間管理的根本概念測試一下你的時間管理是否合理？看看得多少分？計分規那么：“從不〞計0、“有時〞計1、“經常〞計2、“總是〞計3分。1、我在每個工作日之前，都能為方案中的工作做些準備。2、但凡可交派下屬〔別人〕去做的，我都交派下去。3、我利用工作進度表來書面規定工作任務與目標。4、我盡量一次性處理完畢每份文件。5、我每天列一個辦事項清單，按重要順序來排列，依次辦理這些事情。6、我盡量回避干擾、不速之客的來訪，以及突然的約會。7、我試著按照生理節奏變動規律曲線來安排我的工作。8、我的日程表留有盤旋余地，以便應對突發事件。9、當其他人想占用我的時間，而我必須處理更重要事情時，我會說“不〞總結你的時間掌控情況0～12分救命！你沒有時間規劃，總是讓別人牽著鼻子走。13～17分當心！你試圖掌握自己的時間，卻不能持之以恒。18～22分可以！你的時間管理狀況良好22～27分恭喜！你是別人值得學習的時間管理典范4為什么要學習時間管理？一、時間管理的根本概念5不會時間管理的行為表現？一、時間管理的根本概念整理整頓缺乏：線、鼠標線和計算機電源線混雜在一起文件盒中充滿著無關的資料。待批閱文件插在其中，被遺忘了。文件數量在膨脹，未隨時更新。廢紙等雜物未隨時清理。記錄本、宣傳品、本混在放在一起。5不會時間管理的行為表現？一、時間管理的根本概念理順桌面電線。及時整理文件盒，防止遺忘工作，漏批文件。文件及時批閱、隨時更新。雜物及時清理。日常工作隨時記錄，備忘。整理整頓缺乏：5不會時間管理的行為表現？一、時間管理的根本概念工作缺乏方案：——東一榔頭西一棒子——想到什么做什么——容易遺忘重要事情常見現象——方案沒有變化快，沒必要做方案——磨刀耽誤砍柴功思想誤區——無視“方案〞在管理和日常生活中的作用，或不會制定工作方案等。根源5不會時間管理的行為表現？一、時間管理的根本概念組織工作不當：——職責權限不清，工作內容重復——“事必躬親，親力而為〞——溝通不良；——工作沒延續性等常見現象——有告訴人的功夫，自己早干完了——他人干錯了，自己還得重干等思想誤區——不會授權，抓不住重點等根源5不會時間管理的行為表現？一、時間管理的根本概念時間控制不夠：——習慣拖延時間——不會處理不速之客的打攪——泛濫的“會議病〞困擾等常見現象——時間有的是，不用精打細算——自由自在，順其自然思想誤區——沒有時間控制理念，不會時間排序，緊急與重要事情處理不當等根源5不會時間管理的行為表現？一、時間管理的根本概念5不會時間管理的行為表現？一、時間管理的根本概念目錄時間管理的根本概念時間管理的方法和原那么如何制定工作方案1帕雷托法則（80/20原則）（意大利經濟學家）二、時間管理的方法和原那么80/20原那么：生活中80%的結果幾乎源于20%的活動。20%的工作占整個工作80%的價值。啟示：

——確定工作目標；——確定實現目標的重要工作；——集中人、才、物做好20%的重要活動。2優先順序原則二、時間管理的方法和原那么原那么來源：半個世紀前，查爾斯.史瓦〔伯利鋼鐵公司總裁〕問管理參謀李愛菲：如何在辦公時間內做更多、更好的事。參謀給出了優先順序原那么。數星期后，效果明顯，總裁支付了2.5萬￥。優先順序原那么：把每天所要做的事情按重要性排序，分別從“1〞到“6〞。工作開始，先全力做好標號為“1〞的事情，直到它被完成，然后再全力以赴地做標號為“2〞的事，依此類推……啟示：按照工作職責和績效考核要素，把自己的諸多工作按照重要度排序，突出重點，注重大局二、時間管理的方法和原那么四象限理論：2優先順序原則重要度緊急性A：重要而且緊急

戰略制定、危機、市場急迫的問題等C：緊急但不重要不速之客、信件或報告、參加會議或講話、D：不重要不緊急煩瑣的日常小事、某些、無趣的活動、浪費時間之事等。B：重要但不緊急改進產能、防患未然、建立人際關系、科學研究和技術創新等ABCD立即處理設定截止時間，變為重要盡量合理安排〔授權、溝通、延緩〕，不打斷重要事還要浪費時間嗎？3莫法特休息法二、時間管理的方法和原那么莫法特休息法：從一張書桌搬到另一張書桌，繼續工作。啟示：每隔一段時間就變換不同的工作內容，會產生新的優勢興奮灶，而原來的興奮灶那么得到抑制，這樣以來，人的腦力和體力就可以得到有效的調劑和放松，提高工作效率和效益。4麥肯錫30秒電梯理論二、時間管理的方法和原那么

啟發：凡事要在最短的時間內把結果表達清楚，直奔主題、直奔結果。麥肯錫：一般情況下人們最多記得住一二三，記不住四五六，所以凡事要選擇最重要的信息歸納在3條以內。這就是如今在商界流傳甚廣的“30秒鐘電梯理論〞或稱“電梯演講〞。5目標管理的原則二、時間管理的方法和原那么案例：哈佛大學針對“目標管理〞〔25年〕的跟蹤調查〔對象是一群智力、學歷、環境都差不多的人〕25年后調查結果：

——27%沒有目標者：社會最底層，抱怨整個世界；——60％目標模糊者：社會中下層，安穩地生活與工作；——10％有清晰但較短期目標者：成為各行業的專業人士；——3％有清晰且長期目標者：成為社會各界的頂尖人士。5目標管理的原則二、時間管理的方法和原那么5目標管理的原則二、時間管理的方法和原那么工作目標的分類：必須做的、應該做的、不值得做的等三類。目標管理的SMART原那么：Specific–具體明確的；Measurable-可以衡量的；Achievable-可以達成的；Realistic–現實可行的；TimeBound-有時間限制的。6最短路徑法則二、時間管理的方法和原那么活動〔事件〕之間的邏輯關系：6最短路徑法則：向短路徑要資源，向長路徑要時間二、時間管理的方法和原那么工程網絡圖在確定活動之間邏輯關系的前提下，結合具備的資源情況，得出活動之間的先后順序，并用網絡圖表示出來，指導工程的完成。最早結束日期最早開始日期籌備方案101客房準備2011餐飲準備2511康樂準備3011總結情況353110天浪蕩時間5天浪蕩時間活動描述

VIP接待籌備網絡圖：

a.有用的東西定位放。b.帶著建議開會，帶著任務離開。c.每個都當做一個國際長途。d.當天的事情當天完成。e.丟棄無用的東西要快、狠。f.事后處理不如事前預防。7節約時間的六個方法二、時間管理的方法和原那么目錄時間管理的根本概念時間管理的方法和原那么如何制定工作方案在實際行動之前預先對目標和行動方案作出選擇和具體安排，方案是預測與設想，即預先進行的行動安排；圍繞預期的目標，采取具體行動措施隨著目標的調整進行動態調整。工作方案＝工作目標＋行動措施長期目標中期目標短期目標企業目標部門目標個人目標時間設定人1制定工作計劃的意義三、如何制定工作方案必須做的應該做的不值得做的重要度凡事預那么立，不預那么廢！——中國古語方案是一個管理者的首要職能！——西方管理學家德魯克研究說明，明確的、能實現的目標可以對人產生積極的鼓勵作用；工作方案可以給予員工明確的工作方向，從而使員工更好的完成工作！工作方案可以使自己合理安排自己工作的輕重緩急，高效完成工作任務，獲得成功的滿足感與成就感。1制定工作計劃的意義三、如何制定工作方案管理的職能1、方案職能；2、組織職能3、決策職能；4、指揮職能5、協調職能；6、控制職能7、創新職能。人力財力物力權力資源行動措施目標〔工作方案〕通過什麼樣的行動？利用什麼樣的資源，可以完成既定目標？假設發生特殊狀況，我通過什麼行動，利用什麼樣的資源來應對？三、如何制定工作方案2制定工作計劃要考慮的問題要素－－5W2HWhat〔要做什么〕Why〔為什么要做〕When〔何時做〕Where〔何地做〕Who〔誰來做〕How〔如何做〕Howmuch〔需多大代價〕三、如何制定工作方案2制定工作計劃要考慮的問題3工作計劃要目標明確三、如何制定工作方案公司目標上級目標我的目標我的崗位我的能力下屬目標下屬目標公司的總目標分公司目標部門目標個人目標“SMARTE〞原那么：Specific：目標具體的Measurable：可衡量的Attainable：可到達的Related：相關的Time-bonde：具有時限性的Encourage：富挑戰性的3工作計劃要目標明確三、如何制定工作方案4工作計劃的表示