商業規劃設計供方管理細則（2013版）萬達商業規劃研究院總工辦2013年9月前言隨著萬達商業地產的高速擴張，商業規劃院的設計和管控規模越來越大，為保證產品品質和建設速度，我們對規劃設計類供方的要求也越來越高，目前，萬達商業規劃類供方共9類300余家。如此大規模、多種類的設計供方的管理也是一項沒有參照、沒有借鑒、在摸索中不斷完善的工作。基于萬達商業地產目前發展飛速、規模巨大、業態繁雜、供方種類繁多、供方數量巨大的現狀，規劃院設計管理人員的精力被事務性工作以及各設計單位、各專業間的協調工作所大量占據。加強規劃設計供方管理的目標是通過管理的規范化和科學化，將項目建設過程中日常的事務性工作和各專業協調工作交由設計供方去解決，而將規劃院設計管理人員的主要精力用于技術總結、產品研究和產品創新上來，以更好的保證萬達商業產品的領先性和創造性。為適應集團快速發展而對商業規劃院供方管理提出的新要求，針對現階段規劃設計的工作特點，圍繞“規范流程、堅守制度、強化管理、提升水平”的主題，遵循“員工使用方便、供方優勝劣汰”的原則，在集團2012版制度的框架下，制定本細則。細則對設計類招標工作的流程、招標后供方的使用、供方糾紛的處理進行了規范，目的在于讓規劃院設計管理人員快速掌握設計類供方管理的標準動作及管理核心理念，做到便于計劃、便于發標、便于管理、便于考核，實現設計類供方管理的標準化、規范化。細則對供方評估、供方更新和規劃院內部各部所的考核進行了規范，供方的評估即有OA系統線上評估，也有線下的標準表格評估，而對規劃院內部各部所的考核，與規劃院月度生產會議緊密掛鉤。整體評估和考核工作做到標準化評估、量化考核。管理工作是在實踐中逐步提高的過程，歡迎領導和同事們對細則的內容提點指正，也歡迎大家將工作實踐中的心得告訴我們，變于我們加強對供方的管理。規劃院網站設有專門的招標專欄，關于供方的相關信息，會隨時在招標專欄里公布和更新，各位同事可以將大家的實踐心得在招標專欄里留言。不斷完善和提升是我們堅定不移的宗旨。目錄商業規劃設計供方管理細則 1一、 供方庫的建立 51. 供方分類 52. 供方定義 53. 供方來源 54. 供方入庫評審 5二、 供方庫的使用 61. 入圍單位的選擇標準 62. 保底費的管理 63. 投標質量的管理 74. 投標響應度的管理 75. 中標后的管理 86. 投訴 8三、 考核： 91. 對供方的評估 92. 對商業規劃院各部所的考核 10四、 供方庫的更新 111. 品牌庫更新 112. 特殊類供方更新 113. 獎勵與懲罰 114. 回訪 12五、 供方大會 121、 供方大會的舉行時間： 122、 召開供方大會的目的 12本細則對2012版制度的供方管理辦法進行了細化與完善，主要適用于商業規劃院管理的供方，其中如有與2012版制度相沖突的地方，以2012版制度為準。本細則的解釋權歸商業規劃院總工辦。供方庫的建立供方分類：商業規劃類供方分為品牌庫供方和特殊類供方。供方定義：2.1.品牌庫供方：是指按照股份公司品牌庫評審流程建立的合格供方，經股份公司審批后發布的供方。2.2.特殊類供方：是指股份公司品牌庫以外的供方。此類供方的特點為：（1）設計水平及業內知名度高；（2）多數為境外公司或者有境外背景，包括港澳臺地區背靜；（3）無國內設計資質；（4）不提供其內部財務報表、合同內容及設計人員資質證件；（5）無法完成其國外總部的現場考察。供方來源：除集團網站公告外，也可通過規劃院網站注冊自薦、行業壟斷、供應商指定等來源。供方入庫評審：品牌庫供方入庫評審，按照2012版制度，由股份公司成本部牽頭按流程統一評審，每兩年評審一次。.特殊類供方評審標準及文件，根據情況由規劃院總工辦牽頭制定，并報院務會批準。新增類別的特殊類供方的評審，在資格預審標準不確定的情況下，經辦部門應先組織評審小組對行業現狀進行調查，在充分了解行業現狀與我方對合作方要求的情況下，建立資格預審標準及其他評審文件，確保供方評審的合理性。特殊類供方，每季度收集新供方報名的資料，經過總工辦初步評審，報院務會審議，通過后進行現場考察，考察合格并經院務會批準后，定期更新至名錄中。年度合作良好的特殊類供方，通過各項評議，推薦進入品牌庫相應類別庫內。供方庫的使用入圍單位的選擇標準：原則上，同時參與5個項目投標的，或同時在設5個項目的設計單位，不允許邀請新的項目投標。需要突破數量的情況下，需經總工辦主任、分管部所副院長、常務副院長、院長同意。經辦人根據供方的工作量、方案設計風格、招標項目地域情況等綜合考慮，確定入圍單位名單。總工辦根據實際情況，具有指定庫內未參與投標的供方參加項目投標的權利。保底費的管理：原則上，不同供方參與同一設計任務的招投標（或方案征集）工作，保底費不得出現差異。外立面設計保底費：實行價格區間管理。保底費應在院內規定的報價區間內，不需另行上報。超出價格區間的特殊項目，須使用附件1《聯合會簽單》，報批至院長，特殊項目可上報分管副總裁。價格區間，詳見附件2《外立面設計投標保底費劃分表》。內裝、景觀、導向標識、夜景照明設計保底費：2.3.1商業地產項目室內步行街內裝設計，每家單位8萬元。2.3.2商業地產項目景觀設計，每家單位5萬元。2.3.3商業地產項目導向標識設計，每家單位2.5萬元。2.3.4商業地產項目夜景照明設計,每家單位7萬元。各類項目的設計保底費如有突破，須使用《聯合會簽單》，報批至院長，特殊項目可上報至分管副總裁。施工圖設計、幕墻深化設計、弱電智能化設計不設保底費。文旅項目酒店群外立面、景觀、夜景照明設計等其它新增類別專項設計保底費：經辦人須組織至少2部門3人以上的談判小組（必須有成本部人員參加），通過商務談判確定保底費。談判資料包括但不限于會議紀要、往來公函、傳真、電子郵件等。投標質量的管理：對于首次使用的供方，使用部所應在投標結束后，給出評審意見。評審意見格式詳見附件3《非品牌庫公司投標評估》。投標響應度的管理：對于連續3次無正當理由拒絕參加投標的供方，經總工辦核實情況屬實，取消供方資格。中標后的管理：質量、計劃、服務。規劃院每月度考核中，依據合同中相關條款，進行抽查。并對合同執行過程中的特殊事件，實行事件備案制管理。總工辦每月抽查每所一個項目的多方參加的協調會。完成《供方合作跟蹤表》。記錄供方該項目的合作情況。包括：計劃完成、設計質量、協調配合等內容。附件4《供方合作跟蹤表》。投訴：供方對我方的投訴：總工辦接收供方的相關投訴，涉及違反制度規定的（如招標違規操作、貪污受賄等），按照制度相關規定執行。涉及其他問題的，總工辦查明實際情況，形成匯報文件，報院領導裁決。各部門對供方的投訴：總工辦負責調查實際情況，投訴成立的，按照致函、約談、反饋三個步驟工作。致函：由具體投訴部門編寫函件內容，總工辦審查，正式發供方。函件中應說明投訴原因，并明確約談時間。附件5《規劃院供方工作通知函》。約談：總工辦組織投訴部門參加約談會。約談會應明確問題的解決辦法等具有結論性的意見與建議，形成會議紀要。附件6《供方約談會議紀要》反饋：約談會后，供方應出具整改內容的相關材料，總工辦存檔，并跟蹤意見落實情況。附件7《供方整改工作跟蹤表》考核：對供方的評估評估周期：季度評估評估內容：中標單位履約評估：根據集團2012版制度中相關規定，通過OA進行履約評估。同時，合約履行完畢后一周內，通過《規劃設計供方履約評估表》（附件8），規劃院內部組織對供方進行履約評估。投標質量評估：通過《非品牌庫公司投標評估》（附件3），評審新供方的投標方案質量，定性判斷是否符合供方資格。投標響應度評估：統計季度相應招標次數及原因。評審其是否有與萬達合作意向，定量判斷是否保留供方資格，評審格式見《投標響應度評估表》（附件9）。投標普遍性評估：通過供方投標及中標的項目所在的部所，判斷其是否積極響應不同部所投標，是否具有投標偏好性，定量判斷是否保留供方資格，評審格式見《投標普遍性評估表》（附件10）。對商業規劃院各部所的考核考核周期：月度考核招標計劃考核。各部所必須提前制定季度招標計劃報總工辦備案，每月度計劃如有調整，于上一月度20日前提交計劃報總工辦備案。對于月度不按招標計劃執行的部所，給予月度考核扣1-2分處罰。招投標流程考核。對于未按照制度規定流程組織招標的，給予月度考核扣1-2分處罰。保底費管理考核。對于保底費不按本細則執行的部所，給予月度考核扣1-3分處罰。費用支付考核。保底費支付，經辦部所必須協調項目公司在定標后15日內支付，如有逾期，給予相應部所月度考核扣1-3分處罰。投訴糾紛考核。供方與項目公司的糾紛，由各部所協調項目公司解決，各部所無法解決的糾紛總工辦負責協調。但每一次糾紛反饋到總工辦，則對相應部所給予月度考核扣1-3分處罰。品牌庫使用率考核。規劃院鼓勵各部所盡量使用品牌庫供方，少使用特殊類供方。對于連續5次沒有使用特殊類供方的部所，給予月度考核加1分獎勵。供方投訴考核。供方對部所的投訴，查證屬實，除對相應管理人員按集團制度處罰外，對相應部所，給予月度考核扣1-3分處罰。供方庫的更新品牌庫更新：根據集團制度，在股份公司成本部的統一部署下，每兩年進行一次更新。特殊類供方更新：每季度末，根據評估內容對供方進行綜合評估、排名。經院務會審議，每季度更新供方名單。每季度末月的最后一周，啟動特殊庫使用情況評估。各項目負責人，對庫內原有供方、擬推薦入庫的新供方進行投標評估。所內評議后，報院務會審議，是否通過。獎勵與懲罰：懲罰：對供方的懲罰分為：暫停邀標、取消供方資格、黑名單。暫停邀標的供方：設計水平降低，服務態度惡劣，投標或中標項目超過5個的供方。經查屬實，根據具體情況，暫停3~6個月的新項目的投標活動。暫停時限結束后，供方需提供承諾，方可解除懲罰。取消供方資格的供方：供方內部變故或其原因，導致設計及服務能力不再滿足我方要求時；或連續3次無正當理由不參加投標時，取消其合格供方資格。1年后，方可再次進行資格審查，按照前述供方評審程序，重新獲取供方資格。黑名單：存在圍標、串標、行賄等行為，履約過程中出現特別重大質量安全事故的供方列入黑名單。列入黑名單的供方永不得參與萬達所有招標項目，同時在萬達信息系統上進行公布。規劃院院務會審議懲罰供方名單，總工辦統一發函，每季度末發布于規劃院網站。獎勵：每年底評選優秀供方若干名（供方履約評估85分以上），年度