加強(qiáng)根底建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)樞紐運(yùn)作

促進(jìn)集團(tuán)公司高效協(xié)調(diào)進(jìn)展秘書處2023年9月6日1一、秘書處主要職能和職責(zé)二、秘書處主要工作狀況三、有關(guān)工作及要求2一、秘書處主要職能和職責(zé)3集團(tuán)公司成立兩年多來(lái)，秘書處在總經(jīng)部的直接領(lǐng)導(dǎo)下，在部?jī)?nèi)各處室和系統(tǒng)各單位的大力支持下，緊緊圍繞總經(jīng)部“五個(gè)中心”的職能要求，完善根底體系，標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)作流程，暢通聯(lián)系渠道，協(xié)調(diào)各方關(guān)系，督辦決策落實(shí)，效勞公司全局，充分發(fā)揮樞紐和橋梁作用，樂(lè)觀做好公司領(lǐng)導(dǎo)秘書工作和辦公室文秘工作，保障了公司各項(xiàng)工作的開(kāi)展。4公司領(lǐng)導(dǎo)秘書工作職責(zé)公文處理及要情摘登文稿撰寫及審核把關(guān)信息收集、反響幫助調(diào)研、決策及催促落實(shí)公司領(lǐng)導(dǎo)、部門之間工作協(xié)調(diào)對(duì)外公務(wù)聯(lián)絡(luò)及公共關(guān)系處理會(huì)務(wù)工作及政務(wù)信息傳遞工作打算預(yù)安排及外出日程安排5辦公室文秘工作職責(zé)文件及簽報(bào)的收發(fā)、流轉(zhuǎn)公司本部及系統(tǒng)檔案治理工作領(lǐng)導(dǎo)講話及各類公司文件的起草本部會(huì)議的統(tǒng)籌安排及重大會(huì)議的會(huì)務(wù)組織協(xié)調(diào)工作關(guān)系及催促檢查保密工作及機(jī)要文件交換總值班室及重要狀況報(bào)告文件及材料的錄入、排版、印發(fā)公司印信治理總經(jīng)部秘書工作6二、秘書處主要工作狀況7主要工作狀況領(lǐng)導(dǎo)秘書工作忠于職守，甘于奉獻(xiàn)，嚴(yán)守機(jī)密圍繞領(lǐng)導(dǎo)中心工作，增加工作實(shí)效為領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研、決策當(dāng)好參謀和助手文件處理準(zhǔn)時(shí)標(biāo)準(zhǔn)，審核把關(guān)準(zhǔn)確到位對(duì)內(nèi)協(xié)調(diào)高效有序、對(duì)外接待熱忱周到8主要工作狀況文件流轉(zhuǎn)制定公文處理方法、公文審批治理制度建立和完善公司系統(tǒng)文件運(yùn)作體系，制訂和優(yōu)化文件運(yùn)轉(zhuǎn)流程，充分發(fā)揮樞紐作用會(huì)同信息中心共同實(shí)施無(wú)紙化辦公工程兩年多來(lái)，處理各類收發(fā)文14000余件、簽報(bào)1900余件，做到無(wú)過(guò)失、無(wú)延誤9文件運(yùn)轉(zhuǎn)流程－系統(tǒng)內(nèi)公司收文秘書處文書收文登記總經(jīng)部主任擬辦公司領(lǐng)導(dǎo)閱批主辦部門秘書主辦部門主任閱批主辦處處長(zhǎng)批辦主辦人員閱辦系統(tǒng)各單位通過(guò)OA系統(tǒng)上報(bào)文件秘書處文書部門文件10文件運(yùn)轉(zhuǎn)流程－系統(tǒng)內(nèi)公司發(fā)文擬稿人起草文件本處處長(zhǎng)審核部門主任審核或簽發(fā)部門秘書秘書處文書秘書處處長(zhǎng)核稿公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)秘書處文印室排版擬稿人校對(duì)系統(tǒng)各單位文書收文秘書處文書編號(hào)文印室通過(guò)OA系統(tǒng)發(fā)送部門發(fā)文11主要工作狀況檔案治理工作制度化：制定檔案治理方法、文件材料歸檔方法、電子文件及歸檔治理方法標(biāo)準(zhǔn)化：對(duì)文件進(jìn)展收集、整理、供給利用，兩年來(lái)共歸檔文件7600余件，全部符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)代化：公司本部建立了電子檔案治理系統(tǒng)系統(tǒng)化：舉辦檔案治理業(yè)務(wù)培訓(xùn)班、召開(kāi)建設(shè)工程檔案治理現(xiàn)場(chǎng)閱歷溝通會(huì)，對(duì)工程竣工檔案進(jìn)展專項(xiàng)驗(yàn)收，對(duì)機(jī)組達(dá)標(biāo)投產(chǎn)工程的檔案進(jìn)展檢查，全面指導(dǎo)公司系統(tǒng)檔案工作12主要工作狀況文件及材料的起草起草重要會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)講話起草向上級(jí)部門的匯報(bào)材料起草公司信函、回復(fù)意見(jiàn)起草公司有關(guān)規(guī)章制度整理重要會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)講話錄音轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)部門重要文件13主要工作狀況會(huì)議治理工作制定并修訂本部會(huì)議治理方法統(tǒng)籌協(xié)調(diào)本部各部門會(huì)議安排，對(duì)本部會(huì)議實(shí)行打算治理：年初制訂會(huì)議年度打算，每月制訂會(huì)議月度打算，嚴(yán)格打算外會(huì)議審批制度，實(shí)行切實(shí)措施努力減輕基層負(fù)擔(dān)組織落實(shí)53次黨組會(huì)、80次總經(jīng)理辦公會(huì)的會(huì)務(wù)工作和會(huì)議紀(jì)要的起草工作做好重要會(huì)議、重要活動(dòng)的效勞工作14主要工作狀況協(xié)調(diào)工作關(guān)系及督辦落實(shí)協(xié)調(diào)部門之間、部門與基層單位之間的工作關(guān)系，推動(dòng)各種問(wèn)題的解決盡快傳達(dá)公司重大會(huì)議精神，檢查各單位貫徹執(zhí)行狀況，督辦會(huì)議決策的落實(shí)樂(lè)觀收集、整理基層單位反映意見(jiàn)，落實(shí)部門責(zé)任，催促盡快辦理15主要工作狀況保密工作成立集團(tuán)公司保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)保密工作的指導(dǎo)制定了保密工作規(guī)定，明確了國(guó)家隱秘及其密級(jí)具體范圍標(biāo)準(zhǔn)本部中心文件、涉密文件的閱讀和治理工作加強(qiáng)電子文件涉密治理，在文件流轉(zhuǎn)、印制、發(fā)送過(guò)程中，強(qiáng)化保密意識(shí)16主要工作狀況機(jī)要文件交換機(jī)要文件交換準(zhǔn)時(shí)快速，傳遞暢通累計(jì)收發(fā)四萬(wàn)余件，杜絕了失密和泄密大事的發(fā)生主動(dòng)為在京直屬單位做好文件交換效勞工作，以削減交換環(huán)節(jié)，提高傳遞效率集團(tuán)公司連續(xù)兩年被中心國(guó)家機(jī)關(guān)機(jī)要文件交換站評(píng)為“優(yōu)秀交換集體”，處里兩位同志榮獲“優(yōu)秀交換員”稱號(hào)17主要工作狀況總值班室及重要狀況報(bào)告設(shè)立集團(tuán)公司總值班室，實(shí)行24小時(shí)值班，確保了政務(wù)信息暢通制訂值班制度，實(shí)現(xiàn)了值班工作的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化建立重要狀況報(bào)告制度，確保了重要狀況的準(zhǔn)時(shí)上報(bào)18主要工作狀況文印室工作加強(qiáng)過(guò)程治理，制定了文印室工作流程，明確人員、責(zé)任到位文件錄入、排版標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)確文件印制、印發(fā)快速準(zhǔn)時(shí)，保質(zhì)保量自集團(tuán)公司成立以來(lái)，累計(jì)文件、材料印制量到達(dá)588萬(wàn)張，滿足公司運(yùn)轉(zhuǎn)需求貫徹?zé)o紙化辦公要求，大力節(jié)省用紙19三、有關(guān)工作及要求20總體要求辦公室文秘工作承上啟下、協(xié)調(diào)內(nèi)外，不僅工作量大、頭緒繁多，而且悄悄無(wú)聞，但各項(xiàng)工作都關(guān)系到企業(yè)、甚至是公司系統(tǒng)的大局。因此寬闊文秘工作人員一方面要勤于學(xué)習(xí)，提高素養(yǎng)，在實(shí)際工作中培育提高自身的各種力量，發(fā)揚(yáng)無(wú)私奉獻(xiàn)的精神，甘做無(wú)名英雄，更好地為領(lǐng)導(dǎo)、為部門、為基層做好效勞；另一方面要立足本職，放眼全局，把自己的工作與企業(yè)的工作、與公司系統(tǒng)的工作結(jié)合起來(lái)，推動(dòng)企業(yè)和公司系統(tǒng)的整體運(yùn)轉(zhuǎn)，促進(jìn)集團(tuán)公司高效協(xié)調(diào)進(jìn)展。21幾項(xiàng)具體工作及要求1、無(wú)紙化辦公工程2、檔案治理工作3、發(fā)文范圍及系統(tǒng)簿4、重大事項(xiàng)報(bào)告制度221、無(wú)紙化辦公工程23工程的決策及目的2023年8月，集團(tuán)公司信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組第一次會(huì)議確定樂(lè)觀穩(wěn)步推動(dòng)公司系統(tǒng)信息化建設(shè)，要求2023年8月到達(dá)無(wú)紙化辦公2023年7月18日，集團(tuán)公司總經(jīng)理辦公會(huì)明確8月8日無(wú)紙化辦公正式運(yùn)行，依據(jù)“高效、共享、安全、保密”的原則指導(dǎo)各項(xiàng)工作貫徹黨中心、國(guó)務(wù)院關(guān)于建設(shè)節(jié)省型社會(huì)和進(jìn)展循環(huán)經(jīng)濟(jì)的精神，推動(dòng)節(jié)省型企業(yè)的建設(shè)加快信息傳遞速度，提高文件運(yùn)轉(zhuǎn)效率，降低運(yùn)行本錢無(wú)紙化辦公工程24無(wú)紙化辦公工程無(wú)紙化辦公與傳統(tǒng)辦公的比照文件傳輸、歸檔、檢索：紙質(zhì)文件郵遞傳輸變?yōu)殡娮游募鬏敚俣却鬄樘岣撸皇止w檔變?yōu)殡娮游募w檔，便于檢索和查詢辦公本錢：節(jié)省用紙，降低文件印刷、郵遞費(fèi)用治理流程：文件流轉(zhuǎn)程序更加清晰、標(biāo)準(zhǔn)，便于治理辦公效率：增加整體協(xié)作意識(shí)，提升整體治理體系效率25總體實(shí)施進(jìn)度2023年8月～9月進(jìn)展調(diào)研2023年10月設(shè)計(jì)建設(shè)方案2023年11月招標(biāo)選定廠家2023年1月～3月完成程序的開(kāi)發(fā)2023年4月進(jìn)展試點(diǎn)2023年5月～6月完成培訓(xùn)2023年6月啟動(dòng)雙軌試運(yùn)行2023年7月啟動(dòng)單軌試運(yùn)行2023年8月8日正式運(yùn)行無(wú)紙化辦公工程26無(wú)紙化辦公工程無(wú)紙化辦公的具體要求〔公司本部〕－－收文27無(wú)紙化辦公工程無(wú)紙化辦公的具體要求〔公司本部〕－－發(fā)文28無(wú)紙化辦公工程無(wú)紙化辦公的具體要求〔公司本部〕－－簽報(bào)29無(wú)紙化辦公工程無(wú)紙化辦公的具體要求〔辦公本部〕－－其它材料30無(wú)紙化辦公工程對(duì)系統(tǒng)各單位的具體要求收文：集團(tuán)公司下發(fā)系統(tǒng)各單位的文件除涉及國(guó)家隱秘的文件外，均通過(guò)OA系統(tǒng)發(fā)送，不再寄送紙質(zhì)文件發(fā)文：系統(tǒng)各單位向集團(tuán)公司及集團(tuán)公司本部各部門報(bào)送的文件除涉及國(guó)家隱秘的文件外，均應(yīng)為電子文件且通過(guò)OA系統(tǒng)發(fā)送，集團(tuán)公司不再受理各單位上報(bào)的紙質(zhì)文件31無(wú)紙化辦公工程對(duì)系統(tǒng)各單位的具體要求技術(shù)保障措施：系統(tǒng)各單位技術(shù)人員要隨時(shí)查看更新信息，對(duì)OA系統(tǒng)版本進(jìn)展刷新；各單位OA效勞器無(wú)特殊狀況必需保持24小時(shí)運(yùn)行其它方面：系統(tǒng)各單位要參照集團(tuán)公司本部無(wú)紙化辦公工程實(shí)施的范圍和要求制訂本單位的無(wú)紙化辦公實(shí)施方案，以最大限度地節(jié)省紙張，降低運(yùn)營(yíng)本錢32無(wú)紙化辦公工程無(wú)紙化辦公工程自8月8日正式運(yùn)行以來(lái)，總體狀況是好的，到達(dá)了預(yù)期的目的。下一步有關(guān)工作要求：人員：加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)文件格式的標(biāo)準(zhǔn)，保證文件的正常發(fā)送和接收技術(shù)：加強(qiáng)系統(tǒng)維護(hù)，確保機(jī)器的正常運(yùn)行332、檔案治理工作34檔案治理工作企業(yè)檔案治理是企業(yè)治理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。近期，國(guó)家就企業(yè)檔案治理工作出臺(tái)了一系列治理方法：《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔方法》《關(guān)于加強(qiáng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作意見(jiàn)》《關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意見(jiàn)》35檔案治理工作通過(guò)書面調(diào)研，反映出公司系統(tǒng)檔案治理工作總體狀況是好的：領(lǐng)導(dǎo)重視，發(fā)揮檔案治理機(jī)構(gòu)的作用，加強(qiáng)制度建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)政策法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)依法治理檔案的意識(shí)進(jìn)一步提升加強(qiáng)培訓(xùn)，檔案隊(duì)伍的年齡和學(xué)問(wèn)構(gòu)造得到優(yōu)化，綜合素養(yǎng)明顯提高檔案治理的根底設(shè)施和設(shè)備條件得到改善36檔案治理工作公司系統(tǒng)檔案工作中存在的問(wèn)題同樣不容無(wú)視：檔案治理還不適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)治理的要求，治理意識(shí)落后；人員力氣薄弱、素養(yǎng)亟待提高；信息化程度較低，設(shè)施設(shè)備需要完善加強(qiáng)；建設(shè)工程中，一些工程單位與施工單位連接不到位，責(zé)任不清晰，在檔案的收集和整理上需進(jìn)一步改進(jìn)和加強(qiáng)。37檔案治理工作對(duì)各單位檔案治理工作的幾項(xiàng)要求：(一)進(jìn)一步提高生疏，增加責(zé)任感和自覺(jué)性。將檔案工作納入企業(yè)進(jìn)展規(guī)劃和年度打算，納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入有關(guān)人員崗位責(zé)任制。〔二〕加強(qiáng)制度建設(shè)，標(biāo)準(zhǔn)檔案治理，促進(jìn)依法治檔。38檔案治理工作〔三〕設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)，配備專職檔案人員。加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)力量和綜合素養(yǎng)。檔案人員要與專業(yè)技術(shù)人員、治理人員享受同等待遇。〔四〕強(qiáng)化根底治理，加快技術(shù)更新，配備適應(yīng)工作需要的設(shè)備設(shè)施。〔五〕明確各單位辦公室或總經(jīng)部為檔案工作歸口治理部門。39檔案治理工作需要強(qiáng)調(diào)的幾項(xiàng)工作：〔1〕建設(shè)工程檔案治理〔2〕電子文件歸檔治理〔3〕建立電子檔案治理系統(tǒng)40檔案治理工作〔1〕建設(shè)工程檔案治理建設(shè)工程檔案是建設(shè)工程從醞釀、決策到建成投產(chǎn)全過(guò)程活動(dòng)的真實(shí)記錄和縮影，是建設(shè)工程的重要組成局部，是機(jī)組達(dá)標(biāo)投產(chǎn)的考核指標(biāo)之一，也是進(jìn)展生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的必要條件。近期公司轉(zhuǎn)發(fā)了國(guó)家檔案局《關(guān)于做好2023年國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)工程檔案工作的通知》41檔案治理工作〔1〕建設(shè)工程檔案治理工程建設(shè)工程檔案治理工作要和工程建設(shè)同步推動(dòng)建設(shè)工程檔案治理不僅僅是建設(shè)單位單方面的工作，需要建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、設(shè)備供給及安裝等參建單位共同來(lái)完成確保從工程前期、開(kāi)工、施工到竣工驗(yàn)收的各階段檔案資料的完整歸檔42檔案治理工作〔2〕電子文件歸檔治理使用電子文件范圍擴(kuò)大、數(shù)量增多協(xié)作無(wú)紙化辦公工程的實(shí)施需求實(shí)現(xiàn)電子檔案治理的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化43檔案治理工作〔2〕電子文件歸檔治理制訂和下發(fā)《中國(guó)華電集團(tuán)公司電子文件歸檔治理方法〔暫行〕》轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與治理標(biāo)準(zhǔn)》44檔案治理工作〔3〕建立電子檔案治理系統(tǒng)轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家檔案局《關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意見(jiàn)》和下發(fā)《中國(guó)華電集團(tuán)公司電子文件歸檔治理方法》中均明確提出系統(tǒng)各單位必需建立適應(yīng)企業(yè)信息化要求的電子檔案治理系統(tǒng)，為下一步公司系統(tǒng)檔案治理網(wǎng)絡(luò)的建立奠定根底。45檔案治理工作〔3〕建立電子檔案治理系統(tǒng)近期又下發(fā)了《關(guān)于重申建立電子檔案治理系統(tǒng)和推舉電子檔案治理軟件的通知》〔中國(guó)華電總函[2023]41號(hào)〕，再次進(jìn)展了重申。請(qǐng)各單位高度重視此項(xiàng)工作，依據(jù)要求配備電子檔案治理軟件和相應(yīng)的硬件設(shè)備，建立起電子檔案治理系統(tǒng)。集團(tuán)公司將適時(shí)進(jìn)展檢查。46檔案治理工作〔3〕建立電子檔案治理系統(tǒng)應(yīng)系統(tǒng)有關(guān)單位的要求，結(jié)合本部實(shí)施狀況，依據(jù)集團(tuán)公司信息化建設(shè)總體規(guī)劃，電子檔案系統(tǒng)的技術(shù)框架應(yīng)滿足數(shù)據(jù)集中要求，將在公司本部實(shí)施的東方飛揚(yáng)檔案治理系統(tǒng)軟件向全系統(tǒng)進(jìn)展推舉。建議尚未建設(shè)或需要更新檔案治理系統(tǒng)的單位于9月底以前與東方飛揚(yáng)軟件公司聯(lián)系，集團(tuán)公司將于十月舉辦軟件安裝、使用培訓(xùn)班，對(duì)購(gòu)置軟件單位的有關(guān)人員進(jìn)展集中培訓(xùn)。473、發(fā)文范圍及系統(tǒng)簿48發(fā)文范圍為標(biāo)準(zhǔn)治理層面，明確發(fā)文范圍，公司下發(fā)了《關(guān)于明確集團(tuán)公司普發(fā)性文件發(fā)送范圍的通知》〔中國(guó)華電總[2023]506號(hào)〕普發(fā)性文件直接發(fā)送單位共84家：分公司、代表處、辦事處〔共11家〕內(nèi)部核算單位〔共3家〕全資企業(yè)〔共22家〕控股企業(yè)〔共45家〕工程籌建處〔共3家〕49發(fā)文范圍一些單位的下屬企業(yè)不再由公司直接發(fā)文，而由這些單位進(jìn)展轉(zhuǎn)發(fā)：華電國(guó)際、華電能源股份公司貴州烏江水電開(kāi)發(fā)公司華電福建、四川、云南發(fā)電公司上海華電電力公司參股企業(yè)不作為普發(fā)性文件直接發(fā)送單位50系統(tǒng)簿為便利系統(tǒng)各單位的聯(lián)系，準(zhǔn)時(shí)更新信息，在系統(tǒng)網(wǎng)站、公司本部辦公網(wǎng)站上公布了系統(tǒng)簿公司系統(tǒng)新單位的設(shè)立、舊單位名稱的變更，單位主要負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人的變更都需更新簿內(nèi)容由各單位負(fù)責(zé)本單位簿信息的準(zhǔn)確性。如需更新，請(qǐng)盡快與我們聯(lián)系：聯(lián)系人：關(guān)翔聯(lián)系：010－51966000514、重要狀況報(bào)告制度52重要狀況報(bào)告制度為準(zhǔn)時(shí)把握和妥當(dāng)處理集團(tuán)公司系統(tǒng)發(fā)生的重大大事，保證公司改革、進(jìn)展和穩(wěn)定等各項(xiàng)工作的順當(dāng)推動(dòng)，集團(tuán)公司于成立之初就建立了重要狀況報(bào)告制度，并下發(fā)了《關(guān)于建立公司系統(tǒng)重要狀況報(bào)告制度的通知》〔中國(guó)華電總[2023]123號(hào)〕。53重要狀況報(bào)告制度制