檔案管理系統需求分析檔案管理系統需求分析檔案管理系統的功能要求檔案管理系統的總目標是：在計算機網絡，數據庫和先進的開發平臺上，利用現有的軟件，配置一定的硬件，開發一個具有開放體系結構的、易擴充的、易維護的、具有良好人機交互界面的檔案管理系統，實現機關、企業、事業等單位檔案的自動化的計算機管理系統，為各單位的提供準確、精細、迅速的檔案信息。根據可行性研究的結果和客戶的要求，分析現有情況及問題，采用Client/Server結構，利用ASP將檔案管理系統劃分為三個子系統：客戶端子系統，服務器端子系統，WEB發布系統，客戶端與服務器端采用同一應用程序，其中數據庫所在系統確定為服務器端子系統。1．服務器端子系統：在客戶端系統的功能實現上，能夠分為以下幾個部分：[1]單位信息的設置本系統要求同時管理多個單位的檔案信息，因此設置本單位基本信息及其下屬或者相關單位信息是本系統最基本的信息，這部分要求對輸入數據比較少操作頻度小，供使用者了解管理單位基本信息外，更重要的是當本系統數據被檔案局采集后能進行按單位識別和掌握該單位基本信息[2]目錄分類：不同單位的檔案類別不盡相同，但相同行業目錄卻基本相似，因此，系統應根據行業設置當量的默認檔案分類。檔案管理員根據自己行業的默認分類結合本單位具體情況進行修改，生成自己單位的檔案目錄系統，以在各個分類目錄中存放相應的檔案文件，這部分是整個系統進行后續操作的基礎。[3]檔案錄入整理：將本單位收錄的所有檔案按目錄分類進行錄入存儲。[3]借閱管理：借閱的登記查詢與核銷。[4]報表生成和打印：把已存儲的檔案信息等生成報表并打印出來。[5]上報和發布把本單位檔案信息按檔案局的要求進行上報。并經過局域網或者Internet發布，不同用戶根據自己權限進行查看。檔案管理系統的性能需求為了保證系統能夠長期、安全、穩定、可靠、高效的運行，檔案管理系統應該滿足以下的性能需求：（1）用戶管理模塊1.用戶登錄在用戶進入系統前，首先要求用戶進行登錄，登錄時要驗證用戶名和密碼是否匹配，驗證經過后允許用戶進入本系統操作。用戶的密碼需要進行加密算法。用戶的登錄密碼要求加密保存在數據庫中。用戶登錄后需要記入到日志庫中。2.修改注冊信息用戶登錄以后，能夠修改自己的注冊信息，包括修改用戶密碼、每頁顯示行數等信息，不允許修改用戶名、姓名和部門等信息。3.權限設置本模塊只有系統管理員能夠操作。本模塊能夠增加系統用戶、刪除系統用戶、修改用戶的相關屬性、修改用戶的權限表。（2）系統參數設置本模塊需要具有“輔助庫設置”權限才能夠操作。本模塊設置系統的輔助參數表，這些參數表示輸入數據時作為輔助使用的。每個參數表需要有增加、刪除、修改和查看等操作。另外，需要設置本系統的使用單位名、數據文件路徑等系統運行參數。1.數據錄入本模塊處理用戶輸入新的檔案文件信息或者檔案案卷信息。輸入數據時要考慮用戶連續錄入的情況，能夠從以上條記錄復制數據到新的記錄中。不同的檔案有不同的輸入情況,比如科技檔案只有文件信息，沒有案卷信息。輸入案卷信息之后能夠接著輸入此案卷下的文件信息，案卷信息中相應的字段帶入文件信息輸入界面，而且不可更改。2.數據維護本模塊需要具有“數據維護”的權限的用戶能夠操作。數據維護模塊對已經“刪除”（只是做刪除標記）的檔案文件做最后判定，判斷該文件是否需要刪除。此模塊涉及兩種操作:恢復和徹底刪除。3.數據查詢按用戶輸入的條件查詢相應的檔案文件信息。查詢結果以列表目錄形式顯示，也能夠卡片形式顯示。具體檔案處理權限的用戶能夠對查詢的結果編輯并保存，也能夠“刪除”(做刪除標記)檔案文件記錄。4.數據修改本模塊主要實現批量修改數據的功能，能夠由用戶指定條件，將數據庫中所有符合條件的文件或案卷記錄按要求修改某個字段的值。例如能夠指定將所有文件年份為“”的文件記錄的保管期限改為“長期”。5.報表打印打印各種檔案的目錄表和統計表。能夠由用戶設計進行報表的自動生成。（3）檔案借閱管理模塊此模塊分為外借登記、歸還記錄和電子借閱申請處理兩部分，具有“借閱管理”權限的用戶能夠操作此模塊。外借模塊實現檔案文件的借出登記和歸還登記功能。電子借閱申請由具有“借閱管理”權限的用戶處理。一般用戶提出閱讀電子文檔的請求后，被同意閱讀后，文件將被發送給申請人。（4）數據管理模塊本模塊需要實現數據的備份和恢復機制。數據備份操作能夠按年度、檔案種類等條件做部分備份或完全備份。數據恢復就是將備份的數據恢復到數據庫中。能夠對數據進行備份和恢復，備份的路徑在系統參數設置中指定。備份生成一個XML文件，恢復的時候自動由此恢復。具有批量備份和恢復的功能。（5）案卷管理模塊和文件管理模塊本模塊對系統運行日志操作，具有“日志操作”權限的用戶能夠進入本模塊。能夠進行查看日志記錄等操作。檔案管理系統的數據需求檔案管理系統的數據需求包括如下幾點：數據錄入和處理的準確性和實時性數據的輸入是否準確是數據處理的前提，錯誤的輸入會導致系統輸出的不正確和不可用，從而使系統的工作失去意義。數據的輸入來源是手工輸入。手工輸入要經過系統界面上的安排系統具有容錯性，而且對操作人員要進行系統的培訓。 在系統中，數據的輸入往往是大量的，因此系統要有一定的處理能力，以保證迅速的處理數據。數據的一致性與完整性由于系統的數據是共享的，在不同的客戶端中，檔案文件是共享數據，因此如何保證這些數據的一致性，是系統必須解決的問題。要解決這一問題，要有一定的人員維護數據的一致性，在數據錄入處控制數據的去向，而且要求對數據庫的數據完整性進行嚴格的約束。對于輸入的數據，要為其定義完整性規則，如果不能符合完整性約束，系統應該拒絕該數據。數據的共享與獨立性整個檔案管理系統的數據是共享的。然而，從系統開發的角度上看，共享會給設計和調試帶來困難。因此，應該提供靈活的配置，使各個分系統能夠獨立運行，而經過人工干預的手段進行系統數據的交換。這樣，也能提供系統的強壯性。檔案管理系統的數據字典系統中的數據元素：名字：單位信息名字：單位信息別名：描述：單位的基本信息，是對外數據交換的接口定義：單位信息=單位編碼+單位名稱+全宗號+檔案業務主管部門+檔案業務主管部門編碼+負責人+登記員+地址+聯系電話+簡介位置：存儲到服務器數據庫名字：目錄分類信息名字：目錄分類信息別名：描述：本單位的目錄分類，能夠分為多級別定義：目錄分類信息=行業+目錄級別+上級目錄+目錄名稱位置：存儲到服務器數據庫名字：目錄分類信息名字：目錄分類信息別名：描述：本單位的目錄分類，能夠分為多級別定義：目錄分類信息=行業+目錄級別+上級目錄+目錄名稱位置：存儲到服務器數據庫名字：用戶信息名字：用戶信息別名：描述：本系統的使用用戶定義：用戶信息=用戶代碼+登錄名稱+密碼+權限位置：存儲到服務器數據庫名字：盒/卷信息名字：盒/卷信息別名：描述：用于裝文件的一個邏輯容器，將相同的文件裝在一個盒中或者一個卷中。定義：檔案文件信息=行業+目錄級別+上級目錄+ 目錄名稱+全宗號+盒卷號+目錄號+正題名+年度+責任者+ 起時間+止時間+文件密級+盒順序號+保管期限+文件頁數+卷順序號+提要備注+主題詞+分類號+檔號+案卷類別+所屬子類+本卷冊數+照片規格+張數+數量及單位+設計單位+建設單位+工程地點+ 建筑面積+結構類型+施工單位+地上層數+地下層數+總高+造價+工程基礎+工程主體+樓地面概況+工程裝飾+工程裝修+工程屋面+頁數+文字藍圖+底圖+圖號+副標題+規格+載體類型+叢編附件+頁號+ 其它責任者+ 件數+載體數量+載體單位+載體規格+附注帶(盤)編號+攝制者+攝制時間+制式+語別+件號+文件編號+成文時間+文件種類+承辦機構+卷內序號+照片號+底片好+參見號+攝影者+攝影時間+組內張數位置：存儲到服務器數據庫名字：檔案文件信息名字：檔案文件信息別名：描述：所有檔案的詳細信息定義：檔案文件信息=盒/卷號+=行業+目錄級別+上級目錄+ 目錄名稱+全宗號+盒卷號+目錄號+正題名+年度+責任者+ 起時間+止時間+文件密級+盒順序號+保管期限+文件頁數+卷順序號+提要備注+主題詞+分類號+檔號+案卷類別+所屬子類+本卷冊數+照片規格+張數+數量及單位+設計單位+建設單位+工程地點+ 建筑面積+結構類型+施工單位+地上層數+地下層數+總高+造價+工程基礎+工程主體+樓地面概況+工程裝飾+工程裝修+工程屋面+頁數+文字藍圖+底圖+圖號+副標題+規格+載體類型+叢編附件+頁號+ 其它責任者+ 件數+載體數量+載體單位+載體規格+附注帶(盤)編號+攝制者+攝制時間+制式+語別+件號+文件編號+成文時間+文件種類+承辦機構+卷內序號+照片號+底片好+參見號+攝影者+攝影時間+組內張數位置：存儲到服務器數據庫檔案管理系統的運行要求檔案管理系統中的各個子系統的硬件和軟件的配置如下：1．服務器端子系統的運行要求：系統軟件：WindowNT//Server數據庫管理系統：SQLServer硬件要求：PentiumIII800以上,256MRAM,40GHD2.客戶端子系統的運行要求：系統軟件：WindowNTWorkstation數據庫管理系統：SQLServer硬件要求：Pentium450以上,128MRAM,10GHD建立檔案管理系統的約束Client/Server結構總體設計方案對它的約束：檔案管理系統做為Client/Server結構的一個應用系統，不可避免的要受到Client/Server結構的約束。在其實施的各個階段都要服從它的一些規劃，包括功能設計、系統配置和計劃。同時，由于信息的共享，檔案管理系統還受到其它系統的信息約束。2．人力、資金、時間的約束檔案管理工程實施的目標就是要帶給各使用單位看得出見的效益，其開發過程中也要考慮到人