第三章會(huì)議的策劃與準(zhǔn)備教學(xué)提示：重點(diǎn)：會(huì)議項(xiàng)目策劃；難點(diǎn)：會(huì)場布置章節(jié)內(nèi)容會(huì)議策劃基本概念與作用

會(huì)議策劃的基本要素

會(huì)議相關(guān)文件證件準(zhǔn)備

會(huì)議設(shè)施與會(huì)場布置準(zhǔn)備

第一節(jié)會(huì)議策劃基本概念與作用

一、會(huì)議策劃的基本概念1、不同的策劃定義2、會(huì)議策劃，就是對(duì)會(huì)議產(chǎn)品進(jìn)行預(yù)測分析，使之發(fā)揮應(yīng)有的效能的理性行為。3、會(huì)議的策劃必須反映出會(huì)議目標(biāo)及與會(huì)者的特點(diǎn)。二、會(huì)議策劃的作用1、促使會(huì)議有序性2、促使會(huì)議創(chuàng)新3、讓與會(huì)者產(chǎn)生舒適感和安全感4、促使會(huì)議產(chǎn)生超值服務(wù)5、促進(jìn)會(huì)議商業(yè)化運(yùn)作6、促使會(huì)議規(guī)范化第二節(jié)策劃的基本原理

一、奇正原理二、系統(tǒng)原理三、博弈原理四、裂變?cè)砦濉⒄显砹⒑喴自砥摺⒍ㄎ辉戆恕㈥P(guān)聯(lián)理論

一、奇正原理

《孫子兵法》第五篇?jiǎng)萜唬簯?zhàn)勢不過奇正，奇正之變，不可勝窮也。奇正管理是策劃的第一大原理，它是思維創(chuàng)新的核心表現(xiàn)。策劃貴在用奇，奇在眾所不意，也就是在眾人所忽視或意料之外但是又在情理之中。我們策劃對(duì)手時(shí)，也正是對(duì)手在策劃我們的時(shí)候，奇于對(duì)方之外則勝；奇于對(duì)方之同則平；奇于對(duì)方之內(nèi)則敗。

二、系統(tǒng)原理

系統(tǒng)原理要求策劃人能夠高瞻遠(yuǎn)矚、深謀遠(yuǎn)慮，能夠從整體上把握、控制和駕馭全局。系統(tǒng)原理的是把策劃當(dāng)作一個(gè)完整的系統(tǒng)和過程，用控制論、信息論、系統(tǒng)論等方法中整體的、聯(lián)系的、結(jié)構(gòu)的、功能的、層次的、非線性的觀點(diǎn)，對(duì)某一策劃對(duì)象進(jìn)行分析、綜合、歸納、從而求得好的策劃方法，最終達(dá)成整體效益。三、博弈原理

管理學(xué)里關(guān)于決策的基本原則中，有一條叫做“滿意原則”，意思是不求最優(yōu)而求滿意。這也是博弈所追求的原則。博弈原理的核心與著名的博弈論有關(guān)，顧名思義，就是研究沖突對(duì)抗等競爭條件下最優(yōu)決策問題和不同決策之間的均衡問題。博弈制勝，真正的難點(diǎn)，往往還不是技巧的運(yùn)用，而是心態(tài)上對(duì)得失平衡的把握，是對(duì)代價(jià)、對(duì)損失的看法，對(duì)對(duì)手的正確分析判斷。世界永遠(yuǎn)是動(dòng)態(tài)的平衡，先舍后得，方為成就大事業(yè)的大智慧。四、裂變?cè)?/p>

裂變是現(xiàn)代物理學(xué)的概念，物理學(xué)家研究發(fā)現(xiàn)核能釋放基本上就是無休無止的核子碰撞與激發(fā)。原子核能夠發(fā)生裂變，其裂變?cè)碛袗垡蛩固沟馁|(zhì)能公式給出。如同原子核的裂變的道理一樣，人的創(chuàng)意、智慧也能發(fā)生裂變。而且只有發(fā)生裂變，才能實(shí)現(xiàn)策劃的一箭雙雕、一箭多雕的意外效果。當(dāng)策劃的能力發(fā)展到一定階段后，他所積累的聚集的各種主客觀資源及創(chuàng)新思維習(xí)慣、實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)就會(huì)發(fā)生核聚變，不斷衍生出新的創(chuàng)意，新的概念，新的模式。五、整合原理

整合原理與系統(tǒng)原理在分析問題方面有某些相近的思想，他要求策劃人把策劃對(duì)象所在系統(tǒng)可能涉及到的各元素、各層次、各結(jié)構(gòu)、各功能等，按照創(chuàng)意目標(biāo)的主線整合起來，揚(yáng)長避短，避實(shí)擊虛，以實(shí)現(xiàn)1+1〉2的系統(tǒng)整體功能。整合有圍繞功能、目標(biāo)為主的整合，有以結(jié)構(gòu)層次元素為基點(diǎn)的整合。具體整合的方式有很多種。

整合是一個(gè)優(yōu)劣互補(bǔ)，智能匹配、功能放大的再造過程。整合出效益，整合出奇跡。有些看似不可能的事，一經(jīng)整合就會(huì)產(chǎn)生意想不到的效果，甚至完全改變了世界。策劃如能將市場各種要素巧妙地進(jìn)行整合，就會(huì)變不可能為可能，變?nèi)跣閺?qiáng)大。六、簡易原理

簡易原理即要求策劃方案簡便、易行。大道至簡，越是深刻的往往越是簡單的。一套策劃方案是否簡單明了，是否切實(shí)可行，最能反映策劃者的策劃水平。復(fù)雜而牽強(qiáng)的策劃方案不但難以操作，而且會(huì)大大增加實(shí)現(xiàn)的成本。高水平的策劃者，能夠從成千上萬的參變量、變化因素、限制因素中迅速抽象出具有創(chuàng)造性的簡單可行的決策方案。高水平的策劃案是至簡至易的，所以，策劃要盡量做到環(huán)節(jié)、工序少，人員、職責(zé)分工明確，文字表達(dá)通俗易懂，不反復(fù)勞工費(fèi)時(shí)。大策劃不一定都復(fù)雜。七、定位原理

定位就是企業(yè)找到自己最能贏得競爭優(yōu)勢的位置。企業(yè)策劃的設(shè)限定位就是通過對(duì)宏觀環(huán)境、外部市場條件、競爭對(duì)手、企業(yè)產(chǎn)品、企業(yè)發(fā)展趨勢進(jìn)行綜合性的分析，結(jié)合專家的意見，論證設(shè)計(jì)后，最終確定一條最能體現(xiàn)企業(yè)特色和核心能力的經(jīng)營策略。設(shè)限定位就是企業(yè)“創(chuàng)造別人無可取代的產(chǎn)品”。定位（Positioning），是由著名的美國營銷專家艾爾·列斯（AlRies）與杰克·特羅（JackTrout）于70年代早期提出來的。

具體的來說定位分為：品牌定位、產(chǎn)品定位、服務(wù)定位、形象定位、競爭市場定位、產(chǎn)品分銷定位、廣告定位、組織職能定位。八、關(guān)聯(lián)理論

策劃的精髓在于關(guān)聯(lián)。

策劃人在解決問題和實(shí)現(xiàn)目的的一切憑借都可以被稱之為資源，策劃人可以操作的事物單元我們稱之為要素，對(duì)要素和資源創(chuàng)意性的關(guān)聯(lián)就是創(chuàng)意性的策劃。一切策劃的技巧和謀略就在于關(guān)聯(lián)的技巧和謀略。任何孤立存在的事物是沒有任何意義的。事物的意義在于事物之間的關(guān)聯(lián)性，事物與事物之間存在著各種各樣的關(guān)聯(lián)方式，不同的關(guān)聯(lián)方式代表了不同的價(jià)值。第三節(jié)會(huì)議策劃的基本要素

一、會(huì)議產(chǎn)品要素會(huì)議主題與議題會(huì)議場地與會(huì)議室布置

會(huì)議發(fā)言人

會(huì)議通知事務(wù)安排

會(huì)議專業(yè)活動(dòng)

住宿安排

餐飲活動(dòng)

學(xué)術(shù)訪問安排

社會(huì)活動(dòng)安排

會(huì)議附設(shè)展覽

會(huì)議的可進(jìn)出性二、會(huì)議策劃要素

會(huì)議策劃有諸多要素：會(huì)議目標(biāo)、人選和會(huì)議的運(yùn)做。要使會(huì)議成功，就必須使這三個(gè)要素彼此一致。

（1）目標(biāo)：策劃委員會(huì)要有一個(gè)具體的目標(biāo)，對(duì)策劃委員會(huì)的要求是否有書面落實(shí)？策劃委員會(huì)的各個(gè)操作領(lǐng)域是否有具體的指派？策劃委員會(huì)與承辦者之見的關(guān)系是否明確？策劃委員會(huì)應(yīng)想誰負(fù)責(zé)？會(huì)議結(jié)束時(shí)委員會(huì)合時(shí)結(jié)束使命？

（2）人選：策劃委員會(huì)的成員是否要從主辦組織內(nèi)部選取？策劃委員會(huì)成員是志愿者還是指派？

是否存在選擇策劃委員會(huì)成員的現(xiàn)成過程？

（3）運(yùn)作：策劃的預(yù)算，前期是否進(jìn)行會(huì)場實(shí)地考察？成員多久聚會(huì)一次？是否負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)評(píng)估？

是否要建立一定的人際關(guān)系？工作過程是否要被紀(jì)律下來以備將來會(huì)議參考。

以上等等因素共同決定了一個(gè)完整的會(huì)議的進(jìn)行！可見會(huì)議的策劃是何等的重要。

三、會(huì)議策劃內(nèi)容1、會(huì)議立項(xiàng)策劃2、會(huì)議項(xiàng)目品牌形成策劃3、會(huì)議項(xiàng)目實(shí)施方案策劃4、會(huì)議相關(guān)活動(dòng)策劃5、招商宣傳策劃第四節(jié):會(huì)議相關(guān)文件證件準(zhǔn)備

一、擬發(fā)會(huì)議通知

二、準(zhǔn)備會(huì)議文件、證件

三、制作會(huì)議簡報(bào)

四、制定會(huì)議規(guī)范

一、

會(huì)議通知

會(huì)議通知就是把所要召開的會(huì)議的各種信息以廣告、小冊(cè)子、通訊報(bào)道、網(wǎng)頁等形式公開告示潛在的會(huì)議參加者，以吸引其注意并爭取其參加的一種會(huì)議宣傳、促銷方法。（一）、第一輪通知（firstannouncement）

主要告示大家關(guān)于舉辦會(huì)議的基本信息，讓各地相關(guān)人士知道這個(gè)會(huì)議所舉辦的時(shí)間（when）地點(diǎn)(where)、內(nèi)容（what）,誰（who）何故（why）至少有如下內(nèi)容：會(huì)議的目的與主題（what）會(huì)議的日期（when）會(huì)議的地點(diǎn)（where）會(huì)議的聯(lián)絡(luò)途徑，如秘書處的通訊地址、電話、傳真等（二）、第二輪通知

主要內(nèi)容：1.

大會(huì)主席邀請(qǐng)函；2.

組織機(jī)構(gòu)3.

學(xué)術(shù)題目；4.

征文要求5.

會(huì)議初步日程；6.

初步旅游線路7.

會(huì)議秘書處聯(lián)系辦法：姓名、通訊地址、郵編、電話、傳真、網(wǎng)址、E-mail等8.

重要日期9.

論文摘要表（AbstractForm）10.

反饋表（replyform）(第六章)（三）、第三輪通知

如果會(huì)議只有兩輪，那么第二輪通知主要是關(guān)于會(huì)議的注冊(cè)（報(bào)名）的，要對(duì)潛在的會(huì)議參加者發(fā)出邀請(qǐng)，它必須包括非常詳細(xì)的信息、以供潛在會(huì)議參加者據(jù)此作出參加與否的決策，它還必須附有注冊(cè)（報(bào)名）表和注冊(cè)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。有第三輪通知，才是注冊(cè)通知注冊(cè)通知書的主要內(nèi)容：1.邀請(qǐng)信（invitationmassageorwelcomemessage）2.組織機(jī)構(gòu)、會(huì)議主題和專業(yè)議題3.特邀的大會(huì)報(bào)告人、發(fā)言人、會(huì)議主持人、嘉賓的身份和報(bào)告題目4.會(huì)議的詳細(xì)議程（conferenceagenda）5.

會(huì)議信息6.

會(huì)議注冊(cè)注冊(cè)表包括姓名、單位、頭銜、詳細(xì)地址、身份證（護(hù)照）號(hào)碼、參會(huì)人數(shù)（代表、陪同）、住宿賓館（標(biāo)準(zhǔn)房、單人房、商務(wù)房、房價(jià)）、會(huì)議注冊(cè)表

深圳中國生命科技高峰論壇2006年1月20日主辦單位：美國博樂集團(tuán)（Burrill&Company）

姓名:___________________________________________________職稱:___________________________________________________工作單位:_________________________________________________地址:_________________________________________________城市:_______________ 郵政編碼:___________________國家地區(qū):________________電子郵箱:______________________電話:_____________________傳真:______________________午餐特殊要求:_______________________________________注冊(cè)費(fèi):2006年1月10日以前：￥800人民幣匯款號(hào)碼

_____________

或100美元

匯款號(hào)碼

_____________2006年1月10日以后：￥1000人民幣匯款號(hào)碼

___________

或125美元

匯款號(hào)碼

___________付費(fèi)方式：銀行卡轉(zhuǎn)賬或銀行匯款，請(qǐng)?jiān)诳铐?xiàng)最后加上小數(shù)(比如800.03元),匯款時(shí)請(qǐng)注明”中國生命科技高峰論壇”,并將匯款（轉(zhuǎn)帳）憑條或號(hào)碼傳到（郵寄或電子郵件）注冊(cè)地址,以方便我們區(qū)分你的款項(xiàng)1．人民幣賬戶開戶行:中國銀行上地支行賬號(hào).:戶名:2．美元賬戶開戶行:中國銀行上地支行賬號(hào):戶名:注冊(cè)方式：請(qǐng)認(rèn)真填寫此表，然后以郵件或電子郵件的方式寄到以下地址：郵編:收件人:電話:電子郵箱：7.

賓館預(yù)定8.

會(huì)伴活動(dòng)9

會(huì)前和會(huì)后的旅游（pretour&posttour）10.

付款方式11

取消參會(huì)時(shí)的退款政策12

一般信息13

聯(lián)系方式14

地圖15

注冊(cè)表16.

賓館預(yù)定表17.

旅游預(yù)訂表二、準(zhǔn)備會(huì)議文件、證件

（1）會(huì)議文件的種類①

會(huì)議指導(dǎo)文書。包括上級(jí)會(huì)議文書、上級(jí)指示文書、本級(jí)開會(huì)起因文書等。②

會(huì)議主題文書。包括開幕講話報(bào)告專家發(fā)言、選舉結(jié)果、正式?jīng)Q議、閉幕講話等。③

會(huì)議程序文書。包括議程文書、日程安排、程序講話等。④

會(huì)議參考文書。包括各部門統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等。⑤

會(huì)議傳達(dá)文書。包括會(huì)議通知等。⑥

會(huì)議管理文書。包括開會(huì)須知、議事規(guī)則、證件要求、作息時(shí)間、生活管理等。（2）會(huì)議文件的管理

①檢查文件的準(zhǔn)確性時(shí)一定要認(rèn)真核對(duì)每一項(xiàng)細(xì)節(jié)，尤其是時(shí)間、地點(diǎn)、活動(dòng)內(nèi)容、與會(huì)人員名單、車輛、會(huì)議名稱、出席人數(shù)、主持人名字等，要確保每一項(xiàng)都與實(shí)際相符。②會(huì)議的日程要盡快檢查核對(duì)，印發(fā)給與會(huì)者，以便主辦單位人員同與會(huì)者能盡快熟悉，互相溝通。③制定會(huì)議生活管理的計(jì)劃，必須了解將要召開的會(huì)議的基本情況和要求，如會(huì)議日期、會(huì)議規(guī)模、會(huì)議日程（或議程）、會(huì)議通知、主席日程及報(bào)告等，根據(jù)掌握的總體情況制定出詳細(xì)的計(jì)劃和實(shí)施方案，然后報(bào)請(qǐng)會(huì)議主管領(lǐng)導(dǎo)審批，計(jì)劃一經(jīng)批準(zhǔn)就要立即著手實(shí)施。各項(xiàng)準(zhǔn)備工作基本完成后，應(yīng)對(duì)準(zhǔn)備工作進(jìn)行一次詳細(xì)的檢查，確認(rèn)沒有問題之后，把準(zhǔn)備情況向會(huì)議主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并將計(jì)劃印制成圖表分發(fā)大會(huì)使用。④印制講話稿、會(huì)議日程安排表、會(huì)場指示圖、賓館內(nèi)部示意圖，并將以上文件及附送的本市交通圖等裝訂成冊(cè)，注意不要缺頁，要便于與會(huì)者攜帶和查閱。印制這些文件要根據(jù)與會(huì)人員不同的單位、部門、級(jí)別整理好，以便分發(fā)。三、制作會(huì)議簡報(bào)

1、會(huì)議簡報(bào)

會(huì)議簡報(bào)是以書面形式寫出的關(guān)于會(huì)議的情況。簡明扼要的報(bào)告，它是黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位廣泛使用的一種比較特殊的文種。

2、簡報(bào)制作會(huì)議簡報(bào)通常由報(bào)頭、報(bào)身(正文)、報(bào)尾三部分構(gòu)成。

第一部分，報(bào)頭。報(bào)頭多有一套專門設(shè)計(jì)的固定版式，上面正中用醒目大字標(biāo)明簡報(bào)名稱，報(bào)名下面標(biāo)明編印機(jī)關(guān)、印發(fā)日期、編號(hào)。簡報(bào)名稱可由會(huì)議全稱和文種(簡報(bào))組成，也有的只標(biāo)“會(huì)議簡報(bào)”字樣。編號(hào)常用括號(hào)標(biāo)在標(biāo)題正下方靠近標(biāo)題的地方。

第二部分，報(bào)身。又稱正文，報(bào)身是會(huì)議簡報(bào)的主體。通常的寫法有三種：

①綜述法：即由編者采集各方面的言論、意見加以概括而成，相當(dāng)于會(huì)議的綜合報(bào)道，將會(huì)議的進(jìn)程、出席情況、會(huì)議的發(fā)言和議程一一加以反映。

②重點(diǎn)報(bào)道法：重點(diǎn)反映會(huì)議的某個(gè)重要報(bào)告的內(nèi)容，小組討論情況或一個(gè)與幾個(gè)人的發(fā)言等。

③摘要法：摘錄代表發(fā)言的概要，供與會(huì)者參閱。

第三部分，報(bào)尾。報(bào)尾寫在簡報(bào)最后一頁的下方，注明主送單位或個(gè)人姓名、抄送單位、增發(fā)單位和印發(fā)份數(shù)。

會(huì)議簡報(bào)的編寫，要求及時(shí)、簡明，要抓住有指導(dǎo)意義、能引導(dǎo)會(huì)議健康發(fā)展的內(nèi)容加以報(bào)送。涉及各級(jí)機(jī)密事項(xiàng)的內(nèi)容不應(yīng)報(bào)道。

四、制定會(huì)議規(guī)范1、會(huì)議規(guī)范定義2、會(huì)議制度規(guī)范,明確組織職責(zé)3、會(huì)議服務(wù)規(guī)范4、會(huì)議數(shù)據(jù)、紀(jì)要規(guī)范第五節(jié)會(huì)議設(shè)施與會(huì)場布置準(zhǔn)備一、會(huì)場

二、會(huì)議場地的設(shè)備布置

三、會(huì)議基本設(shè)施的布置

一、會(huì)議場地（一）大會(huì)議室與小會(huì)議室（二）休息室（三）廳堂（四）登記臺(tái)（五）辦公室（六）展覽場地（七）存儲(chǔ)區(qū)二、會(huì)議室的布置

（一）會(huì)議是布置的模式劇場一層會(huì)議室設(shè)備完備的大劇場-二層杏壇劇場

北青盈之寶劇場

中空形圓形中空-正方形中空——長方形.中空-橢圓形董事會(huì)長方形會(huì)議室

U形于馬蹄鐵形

疊層U形

E教室形

教室型討論會(huì)（宴會(huì)）形三、會(huì)議基本設(shè)施的布置

（1）講臺(tái)桌式、立架式或者其他配有音響系統(tǒng)的優(yōu)質(zhì)講臺(tái)。水杯、文具筆、紙張、鐳射筆。通道的照明問題，線纜隱密性。講臺(tái)中間掛會(huì)議名稱

①站立式講臺(tái)。

②有燈光的講臺(tái)。

（2）.話筒

無線話筒；微型話筒；固定立式話筒（3）.寫字板及水筆

配合投影儀，也要備有彩色水筆（4）.視聽設(shè)備（1）計(jì)算機(jī)投影儀(computerprojectionpanel“LCD”)：節(jié)約；動(dòng)感；存儲(chǔ)高低亮度的,租金的差別，利用計(jì)算機(jī)還是租用計(jì)算機(jī)投影儀？（2）膠片投影儀(overheadprojector)：(3)幻燈投影儀（standardprojectorfor35mmslides）產(chǎn)品名稱：EP-1系列電腦投影儀KT-9000數(shù)字展示臺(tái)采用專用芯片對(duì)所有的接入信號(hào)進(jìn)行處理，使圖像具有更高的清晰度，無噪聲，無閃爍，色彩還原好等特點(diǎn),更真實(shí)地把講稿和其它文件、圖表、實(shí)物、底片、透明片、幻燈片等轉(zhuǎn)成視頻和XGA信號(hào)，輸送到電視或投影機(jī)等設(shè)備。

3M2660便攜式膠片投影儀3M1720膠片投影儀幻燈投影儀（standardprojectorfor3