河道保潔服務投標方案（檔案管理方案）目錄TOC\o"1-2"\h\u23392河道保潔服務投標方案（檔案管理方案） 131907第一節檔案管理人員及職責 23844一、人員配備 222228二、崗位職責 27738三、檔案資料管理的要點 522646第二節檔案管理流程 729098一、目的 78896二、適用范圍 723580三、術語和定義 716928四、職責 812796五、工作程序 913347六、相關記錄 1621038檔案借閱審批單 2132123第三節檔案管理制度 2321108一、檔案人員崗位責任制 2322875二、檔案保管制度 2521477三、檔案復制制度 265242四、檔案查借閱制度 2626702五、檔案庫房管理制度 2731110六、檔案立卷歸檔制度 2830583七、文書材料歸檔制度 298648八、檔案移交制度 3219353九、檔案保密制度 3221573十、檔案鑒定銷毀制度 3326258十一、檔案利用制度 3411948十二、檔案統計制度 36

第一節檔案管理人員及職責一、人員配備主要人員配備表職務姓名持何種資格證件已承擔項目情況證書名稱級別共計人數二、崗位職責（一）工作人員分工分管領導：辦公室主任：檔案管理員：兼職檔案員：（二）各成員職責1.分管檔案工作領導（1）領導本公司的檔案管理工作。（2）審定本公司案管理各項制度，并監督貫徹執行。（3）解決檔案工作中的實際問題。2.主管檔案工作辦公室主任（1）組織制定檔案管理制度，并認真執行。（2）抓好本公司檔案建設與管理工作。（3）定期組織檔案管理人員學習檔案工作的法律、法規和方針政策，不斷提高檔案管理人員的業務技能。3.檔案管理員崗位（1）對公司各個辦公室形成的各種文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作進行監督和指導。（2）負責集中統一管理本公司各種門類和載體的檔案以及有關資料。（3）為黨和國家積累檔案財富，按規定將具有長遠保存價值的檔案向縣檔案館移交。（4）貫徹執行檔案工作的法律、法規及各項方針政策，建立健全檔案室的各項規章制度。（5）對檔案實行科學管理，熟悉所藏檔案情況，積極提供利用，為全鄉各項工作服務。（6）辦理領導交辦的其他檔案業務工作。4.兼職檔案員責任制（1）協助檔案管理員做好本機關各種文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作。（2）負責檔案信息微機錄入及信息化管理工作。（3）辦理領導交辦的其他檔案業務工作。（三）檔案室工作職責1.貫徹執行上級關于檔案工作的方針、政策，自覺遵守檔案管理的各項規章制度，制定本單位檔案工作的相應制度，并組織實施。2.貫徹執行黨和國家關于保守黨和國家機密的規定，認真做好檔案的安全、保密和保護工作。3.制定檔案室工作計劃，做好檔案目標管理工作。4.按不同類別的歸檔范圍，做好各類檔案文件材料的收集、整理、鑒定工作，并按各自要求及時歸檔。5.對新接收的檔案進行分類入庫，積極做好檔案信息資源的開發工作；熟悉掌握檔案室各類檔案儲藏情況，做到準確迅速地提供利用。6.準確及時地搞好各類檔案的轉遞、銷毀和統計工作。7.嚴格執行檔案室有關查（借）閱制度，做好檔案的查閱、借閱工作，為有關部門提供檔案的有關情況。8.負責檔案室庫房的日常管理工作，嚴格按照八防的要求，保證檔案庫房的安全和衛生。9.加強業務學習，不斷總結經驗，提高服務質量，完成政府領導交辦的其他有關檔案業務工作。檔案銷毀提出申請——辦公室主任審核——主管領導簽字批準——檔案鑒定小組（由主管領導、辦公室主任、檔案管理人員及相關部門業務人員共同組成）進行鑒定——檔案管理人員及相關部門業務人員逐項照冊登記——辦公室主任簽字批準——主管領導裁簽字批準——一把手簽字批準——檔案室及相關部門到指定地點2人以上監銷——檔案室及相關部門辦理銷毀清冊——檔案室歸檔。三、檔案資料管理的要點1.重要的檔案資料的交接必須經過服務中心經理或其指定責任人驗收，完善交接手續后方能分卷立檔。2.檔案保管由專人負責，以達到文件管理要求，做到檔案標識清晰，分類明確，易查找；檔案出室由具備資格的人員經過登記后方可借出，文件借閱者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毀等，否則追究相關責任；檔案入室時經過檢查，如有輕微破損應立即修補，損壞嚴重需追究借閱人員的責任。檔案管理人員需按時檢查檔案借閱情況，以便及時收回在外文件。3.檔案資料實行嚴格的借閱登記制度，歸還入檔時，必須經過審核檢查，如有輕微破損應立即修補，損壞嚴重的須追究借閱人員的責任。檔案管理人員須定時檢查檔案借閱情況，以便及時收回在外文件，防止因管理疏忽導致文件流失。4.檔案資料管理實行嚴格的鑒定制度。檔案資料的鑒定必須由服務中心經理或其指定的責任人負責，對檔案是否有效、作廢以及保存數量等做出決定。當文件狀況有所變動時，應及時調整目錄的有關數據，以保證查閱者及時找到有效文件。5.檔案資料的管理必須做到“七防”即防火、防潮、防盜、防鼠、防蟲、防變質、防高溫。必須配置有效的滅火器材，潮濕天氣需放置生石灰等防潮物，檔案管理人員須定期檢查和清理，保證檔案資料環境條件符合要求。6.采用各種形式的文檔儲存方式，如電腦磁盤、錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、圖表等，并采用相適應的保管、儲存方法。7.盡可能把其它形式的檔案資料轉化為電腦儲存，便于查找和利用。8.電腦文件由專人按照規定設置子目錄進行分類管理，并定期清除過期失效文件。9.原始文件按照文件使用性質及重要性進行分類，并編制相應的文件目錄。當文件狀況有所變動時，應及時調整目錄的有關數據，以保證查閱者及時找到有效的文件。10.檔案的鑒定由管理處經理或其他指定人員負責，對檔案是否有效、作廢、復印份數以及保存期限、保存數量等做出決定，其他未經授權人士無權決定。11.檔案按不同業務性質分塊，以內容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，最好按不同業務部分分柜保存，為工作方便可設置部門開架檔案。第二節檔案管理流程一、目的加強文件檔案管理，規范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。二、適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。三、術語和定義1.檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。2.檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動。四、職責1.行政人事部：（1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；（2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；（3）收集、整理、分類、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；（4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；（5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；（6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。2.其他各部門相關人員：（1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，并及時通知行政人事部；（2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；（3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；（4）財務部負責按規定獨立建檔保管財務檔案資料；3.各部門檔案主管人員負責部門檔案的管理。4.各部門負責人負責對部門檔案管理監督檢查。五、工作程序1.檔案資料的收集（1）各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。（2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。1）歸檔范圍及移交時間：每季度結束后次月25日前。2）檔案資料的標識各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規則見后。3）檔案資料的日常管理：電子類合同或其他需要保管的電子文件，應當及時存放于指定電腦硬盤內。文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內，并加以標識，整齊排放在文件／檔案柜中。4）檔案借閱借閱檔案要履行借閱手續，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權限由相關領導批準；檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經總經理批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告直接上級；借閱檔案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續；借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞；5）檔案銷毀對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門總經理批準，批準后方可銷毀。執行銷毀任務時，必須由行政人事部人員監銷，監銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準手續文件，一并存檔永久保存。2.檔案管理細則（1）檔案資料的歸檔范圍1）公司對外發出的公文，如給政府的請示報告類公文等；2）公司收到的公文，如政府職能部門發來的與本公司有關的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；3）本公司與其他單位來往的文書及權益文書等；4）公司領導的批示、指示等；5）重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；6）反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等；7）公司的各種工作計劃、計劃考核/總結、報告、統計報表及簡報；8）本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協議書等文件正本及過程材料；9）本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；10）本公司發布的各類廣告、宣傳材料；11）本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；12）外出公務活動（如學習、考察、調查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；13）財務檔案資料；14）各種實物檔案；15）其他具有利用和保存價值的文件資料。（2）檔案資料的歸檔要求1）歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。2）一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據需要，按二份原件存檔。經辦部門根據實際需要留存復印件或影印本。如因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經總經理批準后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。3）聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。4）子文件應有相應的紙質文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。5）各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。（4）檔案資料的歸檔時間1）即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得后即時歸檔：公司規定的密級文件；重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；合同、協議書等正本及過程資料；公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分、考核的文件材料；其他認為需要即時歸檔的資料。2）定期歸檔部門應在每月25日前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政人事部；部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；3）電子聲像檔案的歸檔重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集，行政人事部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。（5）歸檔文件的等級劃分及保管期限1）需歸檔的文字、音像及實物材料的分級、保管期限如下：文件等級文件類型保管期限一級秘密文件公司各項規章制度、簡介、執照、資質證書、榮譽、經營計劃、管理決策，單位往來發文，人事方面的各種文件，公司內部人員任免、獎勵、處分等文件材料，財務報表、賬冊、資產核算，合同及司法文書等永久二級重要文件會議記錄、重要談話、各種總結、報告、請示批復、企劃方面的宣傳方案、形象展示、涉及工程的文件等五年以上三級普通文件員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、電話記錄、維修登記、材料收發、倉庫管理方面的材料進出登記、核算、保管、檔案方面的管理指導、檔案保管、核算、借閱、銷毀，后勤方面的費用申請、辦公用品管理、采購、出車及維修三年（6）檔案交接1）部門內檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，行政人事部見證。2）檔案移交公司的流程經辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；行政人事部根據移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；（7）檔案保管1）檔案編號檔案按類別應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并且要有一定范疇，不能籠統含糊。檔案分類各級名稱經確定后，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增多時，隨時增補之用。檔案分類及編號的增補、修訂等由行政人事部結合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。建立《檔案目錄》存于案卷盒內，便于查閱。六、相關記錄1.《文件（合同）管理記錄目錄》2.《文件檔案移交目錄》3.《檔案移交清單表》4.《檔案借閱審批單》5.《檔案分類編號表》6.《檔案管理流程》文件（合同）管理記錄目錄序號文件（合同）編號標題需抄送的相關部門接收部門原/復接收人備注123456789101112記錄編號：日期：移交目錄記錄編號：日期：年月日序號文件（合同）編號標題名稱頁數原/復備注移交單位移交人日期收件單位收件人日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執一份檔案移交清單表記錄編號：日期：移交性質□離職□調崗□歸檔檔案所屬年度檔案類別保管期限數量永久長期短期

合計

移交說明移交人：接收意見

接收人：移交人（部門）

經辦人：移交日期：年月日接收人（部門）

經辦人：接收日期：年月日見證人：日期：年月日注：本表一式貳份，移交人、收件人各執一份。檔案目錄卷宗號： 目錄號： 部門：日期：年月日案卷順序號立卷類目號案卷標題起止日期卷內張數保管期限備注檔案借閱審批單記錄編號：日期：年月日借閱部門借閱人借閱部門經理使用目的總經理主管副總行政部序號借閱內容復印借閱歸還日期經辦人1234備注檔案管理流程圖相關部門/部門負責人行政部分管副總/總經理配合完成監督檢查工作對不符合項進行整改立卷歸檔整理編目鑒定執行相關檔案管理制度收集資料配合完成監督檢查工作對不符合項進行整改立卷歸檔整理編目鑒定執行相關檔案管理制度收集資料審核驗收監督檢查完成檢查報告否是保管利用建立、完善檔案管理制度審核驗收監督檢查完成檢查報告否是保管利用建立、完善檔案管理制度審核驗收是否審核驗收是否第三節檔案管理制度一、檔案人員崗位責任制1.努力學習政治理論和專業知識，不斷提高業務技能和管理水平。忠于職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔案業務培訓，并經考核取得崗位資格證書。2.認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》，貫徹執行黨和國家及本系統（行業）有關檔案工作的法規和規章，認真履行本單位各項檔案管理規章制度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復制等瀆職行為的，要及時向領導報告，并根據《檔案法》及有關規定，追究當事人和直接領導人的行政責任或刑事責任。3.熟悉本單位和本系統業務工作，了解本單位各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。4.切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質量，力爭達到標準化、規范化的要求，逐步實現檔案管理的現代化。5.同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進行鑒定，對已到保管期限的檔案資料認真鑒定分析，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，造具銷毀清冊，寫出鑒定分析報告，經領導批準后，和有關人員一起進行認真負責地銷毀。6.保持庫房的整潔衛生，檔案案卷排列有序。認真做好檔案“八防”工作，堅持做好溫濕度記錄及濕度調控工作。定期檢查檔案保管情況，經常核對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。7.編制科學的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動地提供檔案資料，做好咨詢服務工作和檔案利用工作，嚴格執行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實例和檔案信息。8.積極開發檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料，以滿足各項業務工作的需要。9.積極參加本單位組織的科研課題鑒定會、單位工程驗收會、初步竣工驗收會、竣工驗收會等活動，認真接收上述活動形成的應該歸檔的文件材料，并整理歸檔。10.做好檔案的統計工作，建立統計臺帳，及時、準確地向檔案管理部門填報機關檔案工作統計年報及其他調查統計表。11.在做好單位內部檔案管理的同時，還要對單位內部各科室和所屬單位的檔案工作進行監督、檢查和指導。二、檔案保管制度1.收進、移出檔案和資料，必須認真清點，嚴格履行交接手續。2.保管檔案和資料，必須使用符合國家標準和規范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。3.檔案資料庫房必須堅固，必須裝備鐵門、鐵窗和其他防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防塵、防鼠、防太陽光直射、防有害氣體等“十防”設施。4.隨著氣候變化，做好庫房密閉、通風、溫濕度調節，并適時進行除濕或除塵工作，以防檔案霉變。5.檔案資料庫房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室分開，但要相對集中，便于管理。6.庫房專管人員進出庫房，應隨手關門上鎖，非專管人員，不得隨意進入庫房。7.必須定期檢查、清點庫藏檔案和資料。發現檔案霉爛、褪變、破損或帳物不符時，必須及時追查、處理和修復。因失職而損毀、丟失檔案資料者，按檔案法規嚴肅處理。8.檔案管理人員工作變動時，必須將所保管的檔案和資料清點移交，否則不予辦理調離手續。三、檔案復制制度1.要遵循保密原則，凡涉及保密的檔案不得復制。2.復制檔案中的內容，須經處領導同意，由檔案管理人員進行復制。3.破損的檔案，檔案員要及時修改和復制。4.對利用較多的檔案，可復制數份，以利用使用，并保護原檔案，減少檔案的磨損。四、檔案查借閱制度1.本著方便工作、滿足利用的原則，檔案資料一般不予借出，須在檔案室、閱文室內查閱。2.本公司有關部門因工作需要須借閱檔案，原則上只能在閱文室內查閱，確實要借出的檔案，必須經分管部長簽批，方可辦理借閱手續，借閱時間一般不超過一周。3.外單位來查找利用檔案者，一律憑單位介紹信，經本處領導簽字同意，有關部門派人陪同，方可查閱。4.借閱者不準在檔案材料上劃杠、打圈、勾畫，不準涂改撕毀，不準將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準將檔案保密內容外泄。5.查閱檔案時，禁止吸煙、喝水、防止燒毀、水漬檔案。6.借閱者歸還檔案時，應填寫利用效果信息反饋，認真履行交接簽字手續，如發現有撕毀、涂改和損壞現象，按照檔案法規有關條款及追究責任。五、檔案庫房管理制度為了加強檔案庫房管理，做好檔案的保管和保護工作，確保檔案的完整與安全，特制定本制度。1.保持庫房內保潔衛生，整齊美觀，堅持不定期查庫，并認真做好記載。2.注意庫房安全。庫內嚴禁存放易燃、易爆物品及雜物。進出庫房隨時關門上鎖，不允許非庫房管理人員進入庫內。3.定時測量記錄庫內溫度。要求庫內溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45-60%范圍內，并注意做好空調機和去濕機的定時開關工作。4.搞好庫內防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、防蟲、防鼠、防有害氣體等“十防”工作。5.遇有特殊情況，及時向分管領導和職能部門報告，保護現場不受破壞。六、檔案立卷歸檔制度1.歸檔范圍凡是本單位在各項活動中直接形成的具有查考利用價值的各種門類、各種載體的文件材料、圖表、帳薄、聲像、照片、實物以及上級印發需要本單位長期執行和落實的各項規定、制度等均屬歸檔范圍。2.歸檔時間（1）各項管理工作形成的文件材料，各部門應在工作完成后及時向綜合檔案室移交。（2）化工產品項目在立項之初及供貨完成之間所形成的資料在第一時間移交給綜合檔案室。（3）財務會計檔案，由財務科按照歸檔要求整理裝訂成冊，保管一年后移交給綜合檔案室。3.歸檔要求（1）歸檔的文件材料一般一式一份，本單位發文、基建項目檔案一式一份，項目檔案按上級要求制定份數。（2）自己撰寫的歸檔文字材料，必須用碳素墨水和黑墨水書寫，禁止圓珠筆、復寫紙書寫，粘貼裝訂要符合檔案技術保護要求。（3）歸檔的文件材料必須整齊、保潔、字跡清楚，便于利用。（4）歸檔的文件材料必須層次分明，符合形成規律。（5）歸檔的文件材料必須完整、系統、準確的反映各職能部門在各項活動中真實內容的歷史過程。4.歸檔手續移交檔案時要認真履行交接手續，填寫檔案移交登記表，一式兩份，經清點無誤，雙方簽字后，各自保管一份，以備查找、負責。七、文書材料歸檔制度1.本單位形成的各種專業內容、各種載體（紙張、膠卷、磁帶）、各種形式（如文件、文字材料、圖紙、圖表、聲像——即照片、錄像、錄音等）各類檔案均須及時送本機關綜合檔案室歸檔。（1）文書檔案，應于檔案形成年度的次年第一季度末前歸檔完畢。（2）會計檔案，應于形成年度為單位，于決算批準后，繼續在財會部門保存一年期滿時，向綜合檔案室移交。（3）其他各種專業檔案，均必須按其形成規律，遵守上級檔案部門或專業部門的規定及時歸檔。2.凡屬本處職能工作所應當負責貫徹執行及憑借指導本機關職能工作的，凡記述本處實際工作或生產技術活動歷史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）電報、圖紙（含底圖）圖表、報表簿冊（即各種登記簿、帳簿、名冊）和錄音、錄像、照片等均須向綜合檔案室歸檔。3.歸檔工作，務須保證歸檔文件材料的種類、稿本、份數以及每件文件的頁數均須齊全完整。4.凡歸檔的文件材料，須在“保持文件之間的歷史聯”的同時按文件的保存價值（即永久、長期、短期）組成保管單位（案卷）編目歸檔。5.歸檔文件材料中的文件與電報應逐一分類立卷。正件與附件、印件與定稿、請示與批示、轉發文件的批文與原文、多種文字形成的同一文件不得分開立卷。6.按年度歸檔的檔案（如文書、會議……檔案等），跨年度的請示與批復一并歸入復文件，沒有復文的請示歸入請示年；跨年度的規劃歸入針對的第一年；跨年度的會議文件歸入會議開幕年；非訴訟案材料，歸入結案年。7.卷內文件必須排列有序。一般按責任者——問題——時間排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的歷次稿件依次排在定稿之后；非訴論案件卷，結論、決定、判決性的文件材料在前依據材料在后。8.卷內文件，應安排列順序逐件逐頁編所在頁號或件號。即：裝訂的卷，在有文字的每頁文件的下面右上角，背面左上角編全卷文件統一的順序頁號；不裝訂的卷，應在每份文件首頁右上角加蓋檔號章，在章內填上順序件號；圖表和聲像材料，應在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。9.凡歸檔案卷，不論永久、長期和短期保存價值，均須按規定格式逐卷填寫內文件目錄和備考表。（1）填寫目錄時，不得隨便改變和簡化文件題名（即標題）；（2）對沒有題名或題名（如通知）不能反映文件實質內容的文件，應根據文件內容予以擬制；（3）對沒有責任者（即作者），年、月、日的文件，要考證清楚，補齊后填入有關項內；（4）會議記錄、應填寫每次會議的時間和主要內容；（5）填寫卷內文件目錄的字跡要工整；（6）填寫卷內文件的情況說明，應逐項填寫在備考表內。無需說明的卷，亦應將立卷人、檢查人的姓名和立卷的時間填上；（7）卷內文件目錄置于卷首，備考表置于卷尾。10.聲像材料應用文字標出所攝聲像的人、物名稱、身份（或職務）及其活動時間、地點、中心內容和攝錄者。11.凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭針等金屬物；如有破損者，應按裱糊技術要求托裱；如有字跡擴散褪變者，應復制，復制件與原件一并歸檔。12.凡歸檔的文件、材料，均須裝訂。凡裝訂的案卷，須按卷內文件目錄在其首、備考表在其尾，卷內文件依預先后排列的順序理齊，做到右、下側齊整；采直徑1-1.5毫米粗細的紗繩和用“三孔一線”裝訂法裝訂；凡不裝訂的案卷，應用細線和縫紉機裝卷內文件逐件裝訂。13.歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內文件目錄、備考表、案卷目錄等，必須符合檔案部門規定的標準和規范，并按規定格式和要求填寫清楚。14.歸檔案卷的標題要簡明、確切地反映卷內文件內容，一般應由卷內文件的負責者（即作者）、內容和名稱等部門組成，對責任者簡稱的使用，要通俗易懂，保持一致。八、檔案移交制度1.國家規定應向當地檔案館移交的永久和長期保管檔案，本處必須按規定時間辦理移交手續，并妥善保管交接憑證，還應在檢索工具上注明。2.檔案工作人員調離工作后，必須辦完移交手續后，方可離崗辦理調離手續。3.對檔案收進、移出、利用銷毀的情況要認真登記，為統計和移交工作作好準備。4.移交登記要本著實事求是的原則，既要有綜合性的報表，又要有詳細的明細表，要做到帳物相符、賬表相符。九、檔案保密制度1.檔案工作人員應嚴格貫徹執行國家保密法規，遵守保密紀律，明確保密職責，維護檔案的安全的完整。2.保密文件材料、檔案的密級劃分、變更和解密，必須按照國家有關制度和規定辦理。保密檔案及文件材料，要妥善保管，絕密檔案要單獨保管。3.檔案庫房設施應符合“八防”的要求，要安裝鐵門（防盜門）鐵窗，凡遇重大節日應提前對庫房的安全保密設施進行檢查，發現問題及時處理。4.不該說的國家秘密不說，不該知道的國家秘密不問，不該看的國家秘密不看，不該記錄的國家秘密不記錄。5.不準私自或在無保密保障的情況下復制、使用、存放、銷毀于國家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準將屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。6.不準借閱秘密檔案資料。查閱秘密檔案或文件，應履行審批手續，并限于保密室或檔案室內閱覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露秘密文件的內容。7.不準攜帶屬于國家秘密的文件、檔案、資料的物品外出開會、參觀、學習、游覽、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，須經保密部門審查批準，同時指定專人保管。8.不準向家屬、子女、親友及其他不應知悉者談論國家秘密。9.定期進行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，發現問題，及時報告。10.不準隱瞞泄密事件，對于造成失密、泄密的人員或事件要及時報告，并視其情節依法追究責任。十、檔案鑒定銷毀制度1.成立檔案鑒定小組，鑒定小組由分管領導任組長，成員由檔案人員及有關部門的人員組成。2.鑒定小組以專業主管部門確定的檔案價值鑒定原則和標準為準繩，以檔案的保管期限為依據，及時組織對到期檔案進行鑒定。3.鑒定工作結束后，要寫出鑒定報告，在保管單位備考表中注明鑒定意見，由鑒定小組負責人簽名并注明日期，對無保存價值需要銷毀的檔案及文件材料，要造出清冊，提出銷毀報告，經分管領導批準，并報送有關檔案部門備案，然后方可銷毀。4.對已超過保管期限的檔案或文件材料，重新鑒定后，確有保管利用價值需要延長保管期限的，應重新規定保管期限，其保管期限從第一次鑒定的年限算起。5.經過鑒定，對延長保管期限的檔案或文件材料要重新組卷，要達到劃定保