目的規范研究本院技術資料與檔案的管理，使之更加好地為產品開發、生產、營銷等服務。范疇本原則對研究本院技術資料與檔案管理的職責、內容、工作程序和工作規定做出規定。合用于研究本院技術資料與檔案的管理。職責技術中心負責技術資料與技術檔案的綜合管理工作；試制車間應做好本部門的技術資料和技術檔案管理工作。規定技術資料、技術檔案管理堅持統一策劃、分級負責的管理原則。規定技術中心資料室負責技術檔案、技術文獻的管理。各所的技術檔案與技術資料采用向技術中心資料室借閱的方式，使用完之后應償還技術中心。試制車間應根據技術資料和檔案管理工作量大小設立資料室或資料點，配備符合規定的裝具及有一定專業知識的資料管理員，并建立對應的管理制度。技術資料的管理凡列入研究院科研計劃、生產計劃中的產品或項目、通過技術審定、擬定歸檔保存的底圖及有關的技術文獻和資料均應歸檔。歸檔技術資料必須符合下列規定：產品圖紙、設計文獻、工藝文獻均應符合產品圖樣和設計文獻有關管理制度的規定；根據圖樣目錄、圖號、頁次的排列進行整頓，并符合完整、精確、成套性規定，但設計文獻可按規定分階段歸檔；圖紙標題欄及文獻的訂立欄內各項責任簽字齊全并有密級標記；文獻筆跡、圖紙線條應清晰，無破損、無水跡、無污跡、無皺褶、無折疊印。技術資料經檢查符合規定后應歸檔。在人員離司時，接交者及其主管領導應對本制度生效后期間內的入庫資料的齊全性負責。技術資料入庫后，資料管理員應予以登記，建立臺帳，以確保帳物相符?！凹夹g資料入庫記錄表”格式見表1。技術資料應按產品進行分類保管，寄存的器具上應有標簽，方便查找。底圖應平放，大幅面的底圖可卷放。不不大于1號幅面的底圖允許在避開尺寸標注的位置進行不不不大于二次對折寄存。對庫存的技術資料應定時檢查、清點。技術資料破損的應及時修補，玷污不能復印或破損無法修補的應重新復制，遺失的應查明因素，在辦理復制手續后方可復制。底圖、底稿普通不得外借，特殊狀況需借用時，須經部門主管領導同意后，按規定辦理借用手續。借閱底圖必須注明借出的張數，如不屬成套圖紙，必須標明圖號?！凹夹g資料借閱申請單”格式見表2。重新復制的底圖、底稿須經有關人員校核審簽后，方可入庫。原底圖、舊底稿的標題欄處應加蓋作廢印章，另行存檔備查或予以銷毀。資料室為寄存資料必須保持清潔、通風，應有防火、防盜、防蛀、防鼠、防塵、防潮等設施，并符合有關規定。技術資料的復制和分發復制的技術資料應完整、清晰，需裝訂成冊時應按GB10609.3的規定折疊。根據研究院生產計劃安排，技術資料由技術中心資料室統一發放，存檔一份，發放試制車間兩份，并嚴格執行ZJ-QGZ/YF03-《技術保密管理規定》中規定的加封、啟封程序。凡屬受控的技術資料復制件，下發時均需加蓋“受控”印章和發放日期章（成冊資料只在封面上蓋章，單頁的則應逐張蓋章）；未蓋“受控”印章的資料均為非受控文獻不能用于指導生產。因生產急需等特殊因素，允許使用復印的或計算機繪制的白圖，但下發時必須加蓋“受控”印章和發放日期章，同時資料室應予以登記，用完后立刻收回銷毀或做其它妥善解決，并銷賬。無“受控”印章和發放日期章標記的圖紙，試制車間可回絕接受和加工。技術資料復制件的使用管理試制車間生產和工作使用的技術資料，由其資料管理員到技術中心資料室統一領取，并辦理領取手續。如有特殊狀況，需其別人傳遞的，應在技術中心資料室登記，并在“技術資料下發試制車間統計單”（格式見表5）“傳遞人”處簽名，技術中心收到有車間資料管理員簽名的回單后予以銷賬。研究院和總部之間的資料傳遞，由技術中心資料室執行密封程序、出具文獻清單，并在資料室建立賬目，收到總部接受人簽字的回單后才予以銷賬。試制車間資料管理員負責本部門圖紙資料的登記、分發、保管、借閱和作廢更換等工作。各所技術資料的使用實施到技術中心資料室借閱的辦法。設計人員借用圖紙資料應辦理借閱手續，借閱前必須通過技術中心負責人同意，普通借閱時間不得超出一種月，資料管理員應督促借閱人員如期償還。公差、探親、節假日之前，除加班時需要資料外，應將所借資料全部償還，償還圖紙資料時，資料管理員應檢查其完整與清潔狀況?！凹夹g資料借閱記錄表”格式見表4。圖紙資料借閱人負有保持資料完整和安全的責任。嚴禁在圖紙資料上任意涂寫、修改或加注標記符號，嚴禁私自折卷、描繪、拍照和擴散，違者要按有關規定進行解決。圖紙資料因玷污、破損等因素影響使用時，應由資料管理員歸口辦理復制更換手續。圖紙資料嚴禁各部門任何人私自復印，特殊狀況需復印時，必須征得部門領導同意并報資料室備案。因外協加工需要的圖紙，由試制車間資料室發放，由其全權負責對這類圖紙的登記管理。外協完畢要把圖紙追回，如圖紙無法追回要闡明理由，技術中心資料室要定時予以檢查。圖紙資料丟失，責任部門應追究負責人的責任，查明因素并視情節輕重予以10～1000元/張處分，然后寫出申請補發報告，經研究院院長審簽，補發的圖紙資料應加蓋“遺失補發”印章或用文字闡明，此后，若原圖紙資料找回，必須交回資料室清銷，若不交回又用于生產和工作而造成損失一律由責任部門自負。資料室應定時對試制車間的圖紙資料的完整性、統一性、精確清晰以及資料管理狀況進行檢查，以確保帳物相符，文實相符。發現問題應做好統計及時解決并向技術中心主管報告。設計過程中的出圖、入庫程序繪圖儀輸出用于校對的白圖原則上出一次，第一次由校對人員、工藝人員、原則化員審核提出修改意見進行修改，修改量或變動較大的允許第二次出白圖，全方面校核并填寫“圖紙打印申請單”（格式見表6）后方可出底圖。圖紙資料的鑒定和銷毀技術中心應定時組織對技術資料進行鑒定，對確認無保存價值的技術資料應當銷毀。鑒定與銷毀按本方法7.9和ZJ-QGZ/YF03-《技術保密管理規定》辦理。對于為積累知識或備查需保存的作廢技術資料，應在技術資料上蓋“作廢”章，并列好目錄妥為保存，嚴禁隨便使用或流傳到研究院外部。工程技術人員手繪白圖、方案草圖及有關設計文獻草圖等不得隨意亂丟，工程技術人員應按項目將其進行整頓保存在各所內勤人員處，作為ISO9001原則體系審查中設計根據的一部分，不得自行解決（保存或銷毀）。繪圖儀輸出用于校對的白圖，應由工程師償還技術中心由資料管理員銷賬后統一解決。技術檔案的管理凡按規定應當立卷歸檔的技術文獻材料，應根據歸檔范疇和歸檔規定準時移交檔案室集中統一管理，任何部門或個人都不得據為已有或回絕歸檔。技術中心資料室是研究院歸口管理技術檔案的職能部門，負責計劃、協調、組織和管理研究院的技術檔案。其重要職能是：負責集中統一管理和保管需長久保存的全部技術檔案和技術資料；負責做好技術檔案文獻材料的形成、積累、整頓、歸檔各環節的監督和質量把關；負責鑒定或定型后產品技術文獻的更改管理和督促檢查。參加對科研成果、產品試制、基建工程和其它技術項目的鑒定、定型、驗收工作，負責對應歸檔材料進行審查、驗收；參加對委托設計、引進項目科技文獻材料（涉及底圖、縮微品、光盤和音像制品）到研究院時的啟封、驗收，負責接受全部資料，再根據需要辦理分發或復制；負責對試制車間技術檔案管理工作的業務指導。技術檔案的歸檔范疇產品開發、工藝管理方面，涉及產品開發、設計、實驗、產品工藝、工裝以及技術質量問題攻關、產品檢查、包裝、商標等技術文獻；科研方面，涉及科研課題立項、預研、實驗、總結、鑒定、成果申報、技術轉讓及推廣應用全過程形成的技術文獻資料；質量管理工作中形成的有關質量管理、質量檢測的文獻材料；基本建設方面，涉及各整體或單項工程測繪、設計、審批、招標、施工、竣工驗收等各類圖樣和文獻材料；環保工作中形成的有關環境監測、控制及“三廢”解決等文獻材料，原則化管理、科技信息管理工作中形成的文獻材料等；歸檔時間普通是一年集中辦理一次移交歸檔手續。產品、工藝技術資料應隨時歸檔。設備儀器隨機文獻資料驗收時材料及時歸檔。文獻資料移交時要辦理交接手續，有資料清單（一式兩份），交接雙方簽字。檔案的接受。接受各類檔案時，要認真驗收。檔案材料的數量要清晰，質量符合規定。檔案的分類。要根據上級有關規定制訂分類、編號原則，并嚴格按原則分類。檔案的編目與檢索工具的編制技術檔案均應編制分類目錄和總目錄，為便于檢索還應編制查找卡片等，技術檔案均應擬定保密等級。檔案的保管檔案要分類保管在符合規定規定的庫房內。檔案庫房應符合《檔案庫房技術管理暫行規定》（國家檔案局國檔[1987]第19號）。檔案的鑒定與銷毀檔案保管期限分永久（50年以上）、長久（16～50年）和短期（及下列）三種，技術檔案的保管期限普通為長久和短期，對在科學研究中需要久遠運用的檔案應永久保存。檔案鑒定工作由研究院臨時構成的技術檔案鑒定小組組織進行，普通每五年進行一次。研究院技術檔案鑒定小組由研究院院長或其授權者任組長，組員由技術中心、研究所和有關業務人員構成。檔案鑒定內容普通有：與否有保存價值；檔案的完整、精確、系統性；調節檔案保管期限；調節檔案保密等級。經鑒定無保存價值的檔案的銷毀要嚴格掌握，謹慎從事。銷毀前要填寫“技術資料銷毀清單”（格式見表7），提出銷毀報告，經研究院院長或其授權者審批。銷毀時檔案部門要進行監督，嚴禁私自銷毀檔案。檔案管理要逐步采用電子計算機技術、縮微攝影技術和先進的監控設備，管理和保護檔案，不停提高檔案部門開發、運用和安全保管的能力。技術檔案的開發運用檔案資料部門要為檔案、資料的運用發明條件，簡化運用手續，熱情主動服務。要設立檔案、資料閱覽場合。對保密的檔案資料的運用，要嚴格按有關規定進行，各部門不得私自向外提供。享有專利權的檔案和未經鑒定的新產品圖樣和技術文獻只對有關人員提供運用，一律不得對外開放。有關文獻《中華人民共和國檔案法》GB10609.3-1993技術制圖自制圖的折疊ZJ-QGZ/YF03-《技術保密管理規定》工作統計下列工作統計在技術中心保存，保存年限為五年。底圖白圖發放單、技術資料（或檔案）入庫單、產品圖樣、工藝文獻入庫記錄表、技術資料（或檔案）銷毀目錄。附加闡明本制度由技術中心起草，并負責解釋和歸口管理。表1技術資料入庫記錄表序號名稱份數提交者日期備注表2技術資料借閱申請單序號名稱式樣份數備注申請人：審批人：日期：表3技術資料領用記錄表序號名稱份數領用人日期備注表4技術資料借閱記錄表序號名稱借用人借用日期償還人償還日期備注表5-1技術資料發放試制車間統計單序號名稱件數頁數備注日期：資料保管：監督：傳遞人：表5-2文獻資料收發紀錄單序號名稱件數頁數備注簽發：傳遞：簽收：