...wd......wd......wd...開發行政管理制度受控文件不得外傳持有部門：持有人：文件編號：JLHT－XZZD-001發布日期：2012年5月30日實施日期：2012年5月30日編制人：郭宇審核人：批準人：目錄1說明2行政事務管理2.1工作環境管理規定 公司人員出入公司時間記錄表 來賓登記表 2.2考勤管理制度 員工考勤統計表 員工請假單 2.3低值易耗品與辦公用品管理方法 低值易耗品與辦公用品需求方案表低值易耗品與辦公用品采購申請單低值易耗品與辦公用品領用登記卡2.4車輛管理規定 車輛行駛記錄車輛使用記錄車輛報修單行駛事故處理報告書2.5檔案管理方法 附件一：文書檔案管理細則 附件二：人事檔案管理細則 附件三：經營檔案管理細則 附件四：會計檔案管理細則 附件五：工程技術檔案管理細則 附件六：影像檔案管理細則 附件七：實物檔案管理細則 文件移交歸檔登記表借用檔案登記表 2.6文件管理方法 外來文件登記表文件評審、會簽表2.7出差管理規定 出差申請單2.8計算機及附屬設備管理方法 2.9印章管理方法 公司及工程部印章保管清單用印申請表印章使用登記簿3信息管理3.1會議管理制度 會議簽到表會議通知會議提案書會議記錄3.2信息管理方法 工作聯絡單工作聯絡回復單1說明1、內容——公司行政事務管理體系的范圍；——公司關于行政事務管理體系要求的關鍵制度、規程文件。2、適用范圍本制度適用于公司行政事務管理。3、用語解釋〔本手冊出現的術語或簡稱〕公司、本公司——是指；各部門、各職能部門——是指公司本部所屬部門管理體系所覆蓋的各職能管理機構；高管層——是指公司總經理、副總經理和總工程師等高層管理人員；分管領導、分管副總經理——是指公司分管或主管某項工作、部門的高管人員；部門負責人——是指各部門部門經理；4、本制度管理本制度為公司受控文件，由總經理批準公布執行。制度管理的所有相關事宜由公司總經理辦公室統一負責，未經公司總經理批準，任何人不得將本制度提供給公司以外人員。本制度持有者調離工作崗位時，應將本制度交還總經理辦公室，辦理核收登記。本制度除持有人外，相關文件、規定應發放至有關執行人員，辦公室做好復印和發放登記。本制度持有者應妥善保管，不得損壞、喪失、隨意涂抹，嚴禁私自復印或轉借給其他公司或人員。在該制度使用期間，如有修改建議，各部門負責人應匯總意見，及時反響到辦公室。總經辦每半年一次對該制度的適應性、有效性進展評審，必要時對該制度予以修改。2行政事務管理2.1工作環境管理規定第一章總則第一條工作環境反映公司的內外部形象，表達公司的管理水平，也直接影響工作效率。為了加強對公司工作環境的管理，制定本規定。第二條工作環境是指公司辦公場所的工作秩序和環境，包括公共場所及辦公室。第三條公司工作環境由辦公室負責管理，并負責監視。第四條本規定適用于公司本部及所屬工作環境的管理。第二章接待管理第五條接待人員應嚴格遵守崗位職責，加強對進出人員和收發品的管理，嚴禁擅離工作崗位。第六條人員出入管理1、本公司人員出入管理〔1〕本公司員工出入公司，應按公司要求穿著服裝?！?〕公司人員因公外出時，應經直接上級批準。下班前不能返回公司的，應告知直接上級。直接上級應在考勤表上簽字確認。2、外來人員出入管理凡公司外人員來訪者，接待人員不認識的，應先要求來訪者填寫《來賓登記表》。如被訪者是公司高層領導的，應由被訪者核準前方可允許進入公司。第七條收發管理1、在接收報紙時接待人員應核準數量，在接收信件、物品時接待人員應核準后辦理簽收手續。2、接收的報紙、信件、物品應在當日分發給收件人。具體執行《文件管理方法》的有關規定。第三章公共場所環境管理第八條公司公共場所的環境衛生由公司指定專人負責維護，公司辦公室負責監視管理。第九條公司所有工作人員應自覺維護公共場所的環境衛生，嚴禁堆放雜物，嚴禁丟棄垃圾、廢品、碎屑，嚴禁隨地吐痰、傾倒污水和茶渣。第十條公司辦公室負責更換公共場所的花卉，并責成專人做好花卉保養工作。第十一條公共場所秩序〔1〕辦公區內走路要輕盈、快捷，見到領導要主動讓道或在領導左側或后面行走?！?〕盡量不要在公共場所大聲談話或討論問題，防止大聲呼喚、說笑，影響他人?！?〕不要與來訪人員在公共場所談話、更不要爭吵。第四章辦公室工作環境管理第十二條公司各辦公室工作人員應自覺維護本辦公室的環境衛生，各辦公室負責人對本辦公室的環境衛生負責。第十三條進出辦公室必須輕輕關門，不能產生很大聲響。第十四條辦公區、辦公室內務管理標準：〔1〕辦公桌上應素雅、整齊、清潔，各類文件存放應注意保密，不得隨意擺放；〔2〕桌面和室內辦公設備擺放整齊，保持外表干凈；〔3〕室內文件柜文件擺放科學有序，外觀整潔；〔4〕辦公室墻面制止張貼文件或圖表，并保證墻面清潔；〔5〕保證室內所有電氣開關安全、能夠正常使用；〔6〕辦公座椅不能隨意擺放，離座后要將座椅在桌前擺正；〔7〕要節約用電，在光線允許情況下不要開燈；〔8〕在溫度適宜情況下不要開啟空調，正常開啟空調時，人員長時間離開辦公室請關閉空調；〔9〕窗簾懸掛要整齊；〔10〕門、窗能夠正常使用，防止安全隱患；〔11〕辦公桌、沙發。茶幾上不允許擺放過期的雜志和報紙〔專業報刊除外〕；〔12〕辦公室內不允許存放與工作無關的私人物品。第十五條未經部門負責人同意，辦公室其他工作人員制止私自調換工作位置或挪開工作〔寫字〕臺、文件柜等辦公家具、辦公設備。第五章附則第十六條公司根據實際需要不定期對工作環境進展改造、裝修。改造、裝修的所有相關事宜，包括設計、施工單位的選擇及施工管理均由辦公室負責，其他有關部門和人員應積極配合、協助。第十七條公司下班時，最后離開的人確保辦公室和辦公區域大門閉鎖。第十八條公司各下屬工程部辦公室場所可參照本規定執行，或另行制定相應制度文件，并報公司辦公室備案。第十九條本規定由公司辦公室負責解釋。第二十條本規定自公布之日起施行，此前有關規定同時廢止。公司人員出入公司時間記錄表時間：年月日記錄人：日期外出人外出時間去向事由至注：1、工作時間內員工公出需經部門負責人批準，并向辦公室登記；2、員工因公出不能正常刷卡簽到的，必須通知考勤人員。來賓登記表記錄人：日期來賓姓名、單位來訪時間到訪部門來訪事由備注至注：1、外來人員到訪須做好登記，如有攜帶物品，在備注欄注明；2、外來人員到訪如有接待人，請在備注欄簽名。2.2考勤管理制度第一條考勤管理是工作日常管理的根本規章。員工出勤狀況反映該崗位的工作量、重要程度及崗位工作人員對工作的熱情和敬業精神。為了嚴肅勞動紀律，加強考勤管理，保障公司各項工作的有序開展，制定本制度。第二條公司考勤工作由辦公室負責，并負責監視。第三條本制度適用于公司本部的考勤管理。第四條工作時間〔一〕依據公司各部門工作性質分類規定，平均日出勤時間按7小時核算?！捕成舷掳鄷r間：上午8：30～11：30，下午13：00～17：00。公司根據具體情況季節因素可進展適當調整，將另行通知。〔三〕每周滿勤天數為6天，每月1日至月底為一個考勤周期。周日或節假日如因工作需要，各部門、各崗位可自行安排適當加班。〔四〕公司可根據工作需要在休息日開會或加班。第五條上班時間要求〔一〕員工上午上班應提前10分鐘到達。到達辦公室后要主動清掃衛生，準備好當日工作所需要的文件資料等，并提前準備完畢。上班時間前5分鐘所有員工必須準備開場工作，上班時間開場準時進入工作狀態。〔二〕需要直接到其它單位或工程現場的，應在上一工作日或當日上班時間前告知直接上級和考勤人員。未提前告知而直接因公外出的，按遲到處理；謊報事實的，公司一經歷證屬實，按曠工一天處理。直接上級隱瞞、謊報或事后補簽考勤卡的，公司一經歷證屬實，給予經濟罰款。〔三〕中午有招待、宴會活動的，參加人員可延遲上班，但不得影響正常工作。因特殊情況需要推遲時間的，參加人員應及時告知各自的直接上級。除了公司高管人員外，任何部門必須有人留守值班。第六條工作間歇時間為了提高工作效率、科學利用工作時間，上、下午上班兩個小時后可休息15分鐘左右。各辦公室負責人應掌握工作間歇時間。第七條下班時間〔一〕下班時間前，任何人員嚴禁談論就餐、購物等與工作無關的話題，各部門負責人要切實監視。下班后，應整理好桌面，防止文件的損毀、遺失和泄露?！捕持形缇筒秃鬄槲缧輹r間。在午休時間內，任何人嚴禁有足以影響他人休息的言行。〔三〕因私事而不得不在正常下班時間前離開公司，視為早退。早退應告知直接上級，由直接上級在考勤卡上簽字確認?！菜摹诚挛缦掳嗲安荒芑毓镜模瑧嬷苯由霞?。經直接上級同意后，第二天應由直接上級在考勤卡〔表〕上簽字確認。第八條遲到、早退當月遲到或早退一次在2小時〔含〕以內的，扣半日崗位根本薪酬的20%；當月遲到或早退一次在2小時以上，4小時〔含〕以內的，扣半日崗位根本薪酬；當月遲到或早退一次在4小時以上的按曠工一天處理。第十一條曠工〔一〕除了本制度所規定的有關情形外，以下情況確認為曠工：1、員工未經批準擅自缺勤，事后無正當理由補假；2、員工謊報、偽造證明，以不正當手段騙取假期；3、員工不服從或違反工作安排，消極怠工；4、其它任何未經直接上級批準或直接上級不知道原因而沒有正常上班，均視為曠工?！捕硨绻ふ?，公司按以下規定予以處分：1、月曠工一天扣發月薪酬的30%；2、月曠工二天扣發月薪酬的60%；3、月曠工三天以上〔含三天〕扣發月薪酬的100%，并做自動離職處理。第十二條員工如因出差未按時進展考勤，應于出差歸來后三日內找直接上級辦理簽字確認手續，逾期將視作曠工處理。第十三條請假、休假規定〔一〕國家法定的節假日〔根據國家每年放假規定〕〔二〕病假1、員工因病需在工作時間內看病時，應事先向直接上級請假。2、員工因病需休息時，必須持有醫院就診的病休證明并按醫院建議病休時間休假。3、病假證明書，必須是區級以上醫務部門的證明，并經部門、單位負責人批準前方可按病假處理，病休證明一次最多只算三天〔住院和病重例外〕。4、員工因患病需要醫療或休息的，應辦理請假手續。5、三日內病假不扣工資，三日外按日扣除日薪酬的30%。6、凡以生病為由無端請假或弄虛作假者，其所請假無效，且請假時間一律按曠工處理。7、全年病假累計超過25天，如公司當年有年終獎則不發該年度年終獎金。8、全年病假累計超過30，公司有權按自動離職處理〔特殊情況可延60天〕〔三〕事假1、為了不影響公司工作，員工有事應盡可能安排在公休假日辦理，必須占用工作時間辦理的，必須按規定辦理請假手續。2、按日扣除日崗位根本薪酬30%。3、員工因個人私事而請假、事假當年累計不得超過15天，超過15天以上者，無獎金，超過天數按曠工計?！菜摹郴榧俾殕T到達結婚年齡且在公司服務滿一年以上可請此假。根據《婚姻法》以及《方案生育條例》的規定，員工結婚可享受以下待遇:1、執行國家規定的法定結婚假期3天；2、員工結婚請婚假，本人必須持有法定結婚證，經本部門直接上級批準，到公司辦公室辦理手續前方可休婚假；3、符合晚婚年齡(女23周歲，男25周歲)的初婚者，可享受晚婚假15天(含3天法定婚假)；婚假期間不計扣薪酬?！参濉硢始?、員工及職員親人(限配偶、父母<不包括岳父母>、子女、兄弟、姐妹)去世,且本人在公司服務半年以上,可申請此假,假期為3天,(時間缺乏者可以請事假)在假期內發本人全額其本工資?！擦钞a假1、在公司服務半年以上，到達法定婚齡，符合國家方案生育政策之已婚的女員工，執行國家法定假期。2、凡產假或護理假未足規定天數，經直接上級認可而提前上班者，依根本工資折算發給補貼。3、產假期間工資由社保所發放，并執行國家相關規定。4、凡工齡滿一年的男員工，均可享有五天帶薪產假護理假?！财摺巢溉榧俜补g滿兩年的女員工，產后嬰兒未滿周歲的，均可享有1小時/天帶薪哺乳假?！舶恕彻?、員工因工傷需休息時，須有醫療部門診斷和病休證明，經公司辦公室確認、總經理批準前方可按工傷假處理。需繼續休息時要按時交診斷書和病休證明。2、工傷醫療期內公司除了承當法律規定的醫療費外另發放月工資?！簿拧衬昙伲?、年假按國家規定給公司當前情況制定。2、休假方式：在不影響正常前提下，由辦公室初審，總經理批準生效。3、年假天數規定：一年以上兩年以下〔5天〕兩年以上三年以下〔7天〕三年以上〔10天〕。年休假原則年一次休完，不累計到二年如一年內事假超過15天，不享受年假凡入職時與公司有聘用協議，另行規定與休假方式高級職員可按：“聘用協議〞規定進展。第十四條員工申請各類假期〔事假、病假、婚假、喪假、產假、護理假、工傷假、年假〕均應填寫《員工請假單》，并附上有關證明，按相關審批權限審批和辦公室核實后才能休假。假設因突發事件或急病不能先行辦理請假手續者，應使用其它快捷、準確方式向其直接上級請假，并于假后上班兩天內補辦相應手續。第十五條請假手續的審批〔一〕員工的婚假、喪假、產假、護理假、哺乳假的申請由直接上級予以核準，辦公室審核?！捕硢T工病假、事假、工傷假的核準權限如下：1、員工請假一天〔含〕以內，由所在部門負責人核準即可；請假三天〔含〕以內，除須經部門負責人核準外，還需分管副總經理的核準；超過三天，除部門負責人、分管副總經理批準外，還需報總經理核準；沒有分管副總經理的，直接報總經理核準。2、部門負責人請假一天〔含〕以內，由公司分管副總經理批準；一天以上，由總經理核準。3、公司高層管理人員請假，由總經理批準。〔三〕員工請假理由不充分，或有礙工作時，上級可酌情不予準假，或縮短假期，或責令改期請假?！菜摹乘屑倨谏暾垎无k妥手續后交由辦公室審查備案，作為考勤核查的依據。〔五〕員工請假先事先選定職務代理人，但需經直接上級核準?！擦尺`反上述規定的處分：1、未按請假審批程序規定辦妥請假手續而擅自離開工作崗位，視為曠工處理。2、休假期間未委托工作代理人，視為工作責任心不強，給予警告處分。第十六條上班時間臨時外出〔一〕工作時間臨時外出的，應將工作委托他人，并告知直接上級。沒有委托和告知而影響工作的，給予警告。委托他人而受委托人對委托事宜未盡職責者，給予警告。〔二〕員工公出，經公司安排或部門負責人批準，須向部門考勤員處登記。第十七條加班各部門負責人或分管副總經理根據工作需要可適當安排加班。根本薪酬中已包括日常和正常公休日的加班工資，不再另行計發加班工資，公司采用帶薪假形式予以補償。法定節日公司確因工作需要加班時，其補貼另行規定。第十八條帶薪假期所有部門員工，全年帶薪病、事假累計五天。第十八條全年沒有缺勤〔無遲到、早退現象，全年病事假不超過5個工作日〕的，公司發放全勤獎。全勤獎發放標準為500元/年。第二十條本制度由公司辦公室負責解釋。第二十一條本制度自公布之日起施行。此前公布的相關規定同時廢止。員工考勤統計表月份：月部門姓名出勤天數遲到早退曠工請休假扣款說明：本表由辦公室負責核準、統計后交公司財務審計部，作為在當月薪資中扣款的依據。員工請假單姓名部門〔單位〕職務崗位編號假別〔劃√〕病假事假婚假喪假產假工傷假年假請假事由起止日期簽批部門負責人：分管領導：總經理：員工請假單姓名部門〔單位〕職務崗位編號假別〔劃√〕病假事假婚假喪假產假工傷假年假請假事由起止日期簽批部門負責人：分管領導：總經理：2.3低值易耗品與辦公用品管理方法第一條為標準公司低值易耗品與辦公用品管理工作，有效控制低值易耗品與辦公用品的采購、驗收、發放和使用，制訂本方法。第二條低值易耗品與辦公用品的界定將單位價值為200元～1000元〔含〕的工具、器具、辦公用具、用品界定為低值易耗品與辦公用品。第三條低值易耗品與辦公用品的分類〔一〕屬于固定資產的低值易耗品與辦公用品，如：小型辦公設備、電器等，參見《固定資產管理方法》?！捕侈k公自動化設備耗材：如：硒鼓、色帶、墨盒、碳粉、光盤、磁盤、移動存儲設備、打印紙、復印紙等?！踩骋话阆钠?，如：簽字筆、白板筆、鉛筆、涂改液、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、曲別針、記事本、復寫紙、檔案袋、標簽、便條紙、信紙、橡皮、夾子、圓珠筆、書釘等。〔四〕耐用消耗品，如：剪刀、美工刀、裝訂機、打孔機、算盤、鋼筆、打碼機、姓名章、日期戳、計算器、印泥等。〔五〕專用低值易耗品與辦公用品，如：圈尺、靠尺、米尺、小鐵錘、電池等。第四條低值易耗品與辦公用品消耗定額〔一〕屬于固定資產的低值易耗品與辦公用品：執行《固定資產管理方法》的有關規定?！捕侈k公自動化設備耗材：由辦公室核實后統一購置。〔三〕一般消耗品：每人每年不超過100元?！菜摹衬陀孟钠罚阂耘f換新?！参濉硨Ｓ玫椭狄缀钠放c辦公用品：以舊換新。第五條低值易耗品與辦公用品年度預算公司對低值易耗品與辦公用品的消耗實行年度預算制度，年度預算為150－200元/人/年。具體預算根據各年度工作量進展調整，由辦公室提出、總經理批準后在年度預算會議討論通過。第六條低值易耗品與辦公用品的采購〔一〕低值易耗品與辦公用品原則上由辦公室統一采購。〔二〕采購方案的編制與審批1、每季度最后一個月的25～26日，公司各職能部門的負責人將填寫好的《低值易耗品與辦公用品需求方案表》簽字后交辦公室。2、辦公室匯總各職能部門的《低值易耗品與辦公用品需求方案表》后，于每季度最后一個月的28日填寫《低值易耗品與辦公用品采購申請單》，交分管副總經理審核后，報總經理審批。《辦公用品需求方案表》應有“年度總預算〞、“上季度累計〞、“本季度金額〞、“本季度累計及占總預算的比例〞等欄目。3、總經理審批后，由辦公室負責采購。〔三〕采購1、辦公室必須建設辦公用品《合格供方名冊》。采購時，必須在辦公用品《合格供方名冊》中選擇。2、局部新、特、進口辦公用品，辦公用品合格供方不能提供，必須在其他供給商處購置時，應將該家補充進辦公用品《合格供方名冊》。3、辦公用品《合格供方名冊》至少包括大型商場和個體文具專業批發商。4、采購前，必須填寫《低值易耗品與辦公用品采購申請單》，經總經理審批前方可采購。5、采購時，應在上要求送貨，由采購實施人員驗收。除特殊情況，一般不允許用車外出采購。6、必需品、不易采購或耗用量大者應酌量庫存。部門專用或特殊辦公用品，經辦公室主任同意后各部門自行采購，采購后到辦公室辦理入庫和出庫〔領用〕手續。7、采購人對采購質量負責。辦公用品采購后，由保管人核對品種、規格、數量與質量，確保沒有問題后再在發票反面簽字驗收、入庫。第七條低值易耗品與辦公用品的保管與發放〔一〕辦公室行政主管負責對采購的低值易耗品與辦公用品進展登記，并妥善保管?！捕车椭狄缀钠放c辦公用品分為個人領用與部門領用兩種?！皞€人領用〞系個人使用保管用品，如圓珠筆、橡皮；“部門領用〞系本部門共同使用用品如打孔機、裝訂機等專用辦公用具。“部門領用〞的專用辦公用具由部門負責人或其指定人員負責保管?！踩侈k公室負責建設“低值易耗品與辦公用品登記簿〞，對低值易耗品與辦公用品的發放進展動態管理。〔四〕公司全體員工應本著厲行節約的原則使用低值易耗品與辦公用品，能共同使用的盡可能共同使用，能重復利用的盡可能重復利用，嚴禁浪費、喪失、私用。〔五〕新入職人員由各部門負責人通報行政主管后，新入職人員到辦公室辦理領用手續。人員離職時，應將剩余辦公用品一并交部門內勤人員。第八條低值易耗品與辦公用品如有故障或損壞，應以舊換新，如遺失應由個人或部門賠償或自購。第九條低值易耗品與辦公用品嚴禁帶回家私用。第十條印刷品〔如信紙、信封、表格等〕除各部門特殊表單外，其印刷、保管均由辦公室統一印刷、保管。第十一條打印、復印耗材的使用〔一〕公司各部門要節約使用打印紙。復印時，要嚴格按照規程操作，并自覺登記。復印的作廢紙張，由文員留存。嚴禁打印、復印與工作無關的資料，嚴禁私用打印、復印紙，一經發現，公司按0.5元/頁計費?！捕吵藢ν鈭笏偷奈募Y料，公司內部的紙張必須正反面使用。第十二條低值易耗品與辦公用品的攤銷采用全額攤銷法。辦公室行政主管月末、年末要盤點清查庫存，在滿足日常工作的前提下，盡量減少庫存量，使庫存量構造合理化并做到帳實相符。第十三條辦公室行政主管每季度對上季度的低值易耗品與辦公用品的消耗情況進展匯總。如果實際消消耗用超出季度預算的，應分析原因，并進展動態控制。第十四條每年年底在編制年度預算前，辦公室行政主管匯總全年的辦公用品實際耗用量和金額，分析與方案預算的偏差情況，寫成總結報告，報辦公室主任留存，并作為編制下一預算年度的依據。第十五條未盡事宜，本方法由辦公室負責解釋。第十六條本方法自公布之日施行。低值易耗品與辦公用品管理流程圖需求方案需求方案匯總采購保管審核批準領用表1表2是否批準表3NoYes………各部門………行政采購員………行政采購員………至總經理………辦公室………各部門低值易耗品與辦公用品需求方案表部門：月份個人用品類業務使用類用品名稱單位單價數量用品名稱單位單價數量小計小計年度總預算上月累計本月金額本月累計占總預算的比例申請人部門負責人低值易耗品與辦公用品采購申請單年月日序號物品名稱用途數量單價金額備注合計金額辦公室意見年月日總經理意見年月日低值易耗品與辦公用品領用登記卡日期物品名稱單位數量所在部門領用人簽字年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日固定資產管理方法第一條固定資產的管理范圍本文詳細描述了固定資產以及低值易耗品的分類管理、采購、進出庫的工作流程，并明確了各部門在固定資產以及低值易耗品管理上的職責和范圍。第二條固定資產的管理規則固定資產：指單位價值在人民幣1,000元以上，或使用年限在一年以上的建筑物、機器設備、電子設備、交通運輸工具、家具及其他與經營活動有關的設備；低值易耗品：指單位價值在人民幣100元至1,000元，且使用年限在一年以下的與經營活動有關的家具、辦公用品及各類設備等。第三條固定資產的資產編號1〕固定資產由財務部編號后交辦公室。2〕編號方式：資產分類編號+地區代碼(兩位拼音字母)+購置年份(兩位數字)+流水號碼+部門代碼3〕資產編號中資產名稱代碼：DY－打印機BJB－筆記本電腦TS－臺式電腦FY－復印機TY－投影儀BX－冰箱TV－電視機KT－空調HYZ－會議桌BGZ－辦公桌CJ－茶幾YZ－椅子GZ－柜子TE－機CA－車EL－其他各類部門代碼：辦公室--BG財務部--CW工程部--GCEL－其他例：2012年5月辦公室購入筆記本電腦，編號：BJB1205001BG第四條固定資產管理的流程①固定資產購置方案登記1〕對于要求添置資產的部門或個人應填寫《固定資產購置申請單》，直屬部門經理批準，財務部審核〔依據預算或其他〕，最后總經理簽字批準。2〕固定資產的采購由辦公室執行。②固定資產入庫購置的資產到達公司后，由辦公室負責組織相關部門驗收。驗收合格后，進展資產編號，然后填寫“固定資產入庫單〞辦理入庫手續。③固定資產領用及登記1〕領用部門或人員憑批準的《固定資產領用單》，交辦公室，由行政部負責配發相關固定資產。2〕所有固定資產的領用，領用人在《固定資產卡片》和《固定資產標簽》上簽字。3〕所有資產經行政部入資產庫后，需進展登記工作，包括：記帳、建設卡片、標簽等。4〕卡片由辦公室制作，至少一式二份，由辦公室、財務各留一份存檔。④固定資產的維修1〕資產的維修、更換、升級、添加等均需交辦公室執行；2〕對于資產進展維修申請，由資產使用部門/人員填寫《固定資產維修申請單》后交予行政部，在獲得相關批準后，由行政部負責聯系維修。⑤固定資產的報廢固定資產由于正常使用而磨損，最后喪失其使用價值或由于自然侵蝕、意外事故造成固定資產無法修復的毀損或由于其他原因需對固定資產進展報廢，需辦理相關報廢手續。1〕固定資產使用部門或保管部門填寫“固定資產報廢審批單〞，列明固定資產報廢原因及固定資產的原值、凈值等，鑒定小組簽署意見后報分管副總經理、總經理批準后轉入固定資產清理程序。2〕在清理過程中，注意節約費用，實事求是對殘料進展作價。3〕報廢資產處理完畢，對固定資產及時登記，核銷賬簿記錄及固定資產卡片。保持賬、卡、物一致。⑥固定資產的盤點公司定于每月對資產進展一次實物的清點，清點工作由辦公室組織，各部門應給予積極的配2〕清點完成后，行政部及財務部需填寫《固定資產月盤點表》。固定資產統計表單位名稱：統計時間：序號編號資產名稱規格型號數量單位資產存放地責任人是否完好帳實相符〔√〕帳面原值購置時間簽字1234567891011121314151617181920212.4車輛管理制度第一章總則第一條為了加強對公司的車輛管理，控制管理費用支出，保障公司車輛的合理、高效使用，制訂本制度。第二條本制度適用于公司公務車輛及車輛駕駛員的管理。第三條在公司未實行車輛使用改革前，公司暫不發放相關補助。第四條公司辦公室是本制度的主控部門，負責公司車輛管理的所有相關適宜。公司各級人員應積極配合辦公室的工作。第二章車輛使用管理第五條公司為以下職位人員配備專用車輛：1、總經理；2、副總經理。第六條根據工作需要，公司可為局部部門配備部門專用車輛。第七條除了專用車輛外，公司的公共車輛統一由辦公室行政主管進展調度管理。如果公共車輛不能滿足使用要求，行政主管可與專用車輛使用人協調臨時使用事宜。第八條本公司人員因公用車須于事前向辦公室申請調派。辦公室依重要性、緊急程度調度車輛。不按規定辦理申請而直接與駕駛員協調者，駕駛員有權拒絕。駕駛員不得擅自出車。第九條每車設置“車輛行駛記錄〞，每日應記載使用人、行駛里程、時間、地點、用途等。行政主管每月不定期進展抽查。發現記載不實、不全或未記載者主管可提出批評，對不聽勸阻屢教屢犯者應給以處分，并停頓其使用權利。第十條每車設置“車輛使用記錄〞，駕駛員應及時填寫。行政主管檢查記錄情況并于每月初連同行駛記錄表一并轉辦公室主任審核。第三章駕駛員管理第十一條駕駛員必須具有駕照，并承受辦公室的管理。第十二條未經辦公室主任允許，駕駛員嚴禁外借公務車。擅自外借者，給予20元/次的罰款。第十三條駕駛員在駕駛車輛前應對車輛做根本檢查〔如水箱、油量、機油、剎車油、電瓶液、輪胎、外觀等〕，如發現故障、配件失竊或損壞等現象，應立即報告，否則最后駕駛員要對由此引發的后果負責。第十四條駕駛員必須嚴格遵守交通規則。因違犯交通規則而罰款的，由駕駛員承當。因違犯交通規則而承受培訓教育的，費用由駕駛員承當。第十五條未經辦公室允許，嚴禁駕駛員公車私用。無論是否允許，駕駛員或其他人員公車私用時違規、損毀、失竊的，在扣除理賠額后損失全部由使用人負擔。第十六條節假日及公休日因私用車的，需經公司主要領導批準。否則，私自出車如發生違規、損毀、失竊的，均由使用人負全部責任。第十七條駕駛員應保護車輛，保持車輛衛生、清潔。第四章維修保養第十八條辦公室應監視車輛駕駛員按規定的時間和行駛里程及時進展車輛的維護保養。第十九條車輛于行駛途中發生故障或其他耗損急需修復或更換零件時，可視實際情況需要進展修理，但無迫切需要或修理費超過500元的，應向辦公室主任請示。除了車輛必須就近維修或必須到特定單位維修外，駕駛員應到指定或特約修護單位對車輛進展維護保養。車輛維修前，辦公室應委托或指定其它駕駛員進展驗證，并填制《車輛保修申請》。自行修復者，可報銷零件購置費用。第二十條駕駛員應每半個月向辦公室匯報一次車況，由于駕駛員未按期保養、審驗車輛，或者因使用不當而致車輛損壞或機件故障，應依情節輕重，由駕駛員承當30％的維修費用。第五章車輛費用控制第二十一條維修及維護保養費用由辦公室主任核實“車輛使用記錄〞后憑發票實報實銷。第二十二條車輛憑用車審批加油，車輛使用人及司機在報銷聯上注明加油時里程數。第二十三條保險費〔一〕辦公室負責統一辦理公司的車輛保險手續。車輛險種、保險費、保險公司選擇等應報經總經理同意?！捕潮ｋU公司返還的禮品、禮金及任何有價物品、證券等均屬公司所有，辦公室必須如實報告。違反者將給予估價金額的1倍的罰款。第二十四條事故處理費發生交通事故后，駕駛員要及時告知公司辦公室主任，由公司負責辦理理賠和處理手續。如需向受害當事人賠償損失，經扣除保險金額后，辦公室可酌情要求駕駛員承當一局部差額費用。第六章附則第二十五條嚴禁無證人員駕駛各種車輛，駕駛員不得將車輛交給無證人員駕駛。無證人員駕駛車輛發生交通事故的，公司給予許可人200元/次的罰款，駕駛人承當全部責任。第二十六條未經辦公室同意，駕駛員不得擅自交換車輛。第二十七條對全年安全行車，完成任務，節約用油，車輛保養成績顯著的駕駛員，年終給予安全行車特別獎1000～2000元。具體數額由辦公室研究確定。第二十八條本制度由辦公室負責解釋。車輛行駛記錄車號：月/日事由地點起止時間行使〔KM〕使用人說明：本表由駕駛員負責記錄、隨車攜帶，每周末交辦公室留存。車輛使用記錄車號：星期洗車加油記錄車況紀錄修護紀錄汽油機油金額配件外觀操控維修保養內容金額加油換油輪胎音響冷氣里程數里程數星期一星期二星期三星期四星期五星期六星期日說明：本表由駕駛員負責記錄、隨車攜帶，每周末交辦公室留存。車輛報修單車號車型駕駛員累計行駛里程KM維修申請申請人〔駕駛員〕：日期：指定的其他駕駛員驗證意見辦公室主任意見簽字：日期：簽字：日期：行駛事故處理報告書駕駛人姓名車種登記號碼底盤號碼事故報告日期對事故的處理及解決方法損壞額〔A〕對人賠償額對物賠償額治療費自車修理費索賠保險金〔B〕自賠〔A〕—〔B〕=辦公室意見：總經理意見：駕駛員安全責任書為加強對本公司機動車及機動車駕駛員的管理,保障交通安全和公司車輛完好,根據公司具體情況,特制定本責任書。一、公司車輛由公司指定的駕駛員駕駛〔特殊情況須總經理批準，辦公室備案〕，并由辦公室統一管理調度，駕駛員必須服從管理。二、駕駛員必須保證所駕駛的車輛車況良好，發生交通違章及時報辦公室處理解決。三、駕駛員隨時承受公司車管人員對車輛的檢查、詢問，并對提出的問題做出解答。四、專職司機和非專職司機駕駛公司車輛，發生交通事故等，經交通管理部門鑒定，屬個人責任的，所發生的一切費用及責任均由本人承當，公司概不負責。五、公司按規定對車輛進展年審、定期保養及駕駛員考評工作。六、本責任書一式兩分，公司及負責人各執一份。責任人簽字：公司車管人簽字：2.5檔案管理方法第一章總則第一條為了加強對公司檔案的管理，促進對各類檔案的共享和有效利用，防止各類檔案的喪失、損壞，制定本方法。第二條本方法適用于公司本部及工程部對工程、文書、聲像、實物等各類檔案的管理，包括各類檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管等。第三條職責分工〔一〕辦公室負責對公司的各類檔案實行統一管理和公司文書檔案、影像檔案、實物檔案的直接收理；監視、檢查本方法的施行情況，對各部門的檔案工作及資料員進展業務指導和培訓?！捕池攧諏徲嫴吭谧裾毡局贫群拓攧諜n案管理的有關法規性文件的前提下，負責公司會計檔案的管理，并承受辦公室的監視、檢查。〔三〕各部門應指定本單位的檔案管理人員〔兼〕并報公司辦公室備案?！菜摹掣鞑块T負責人負責本部門檔案的收集、整理、立卷、歸檔和移交工作。第四條檔案的分類公司檔案分為七大類：文書檔案、人事檔案、會計檔案、工程檔案、影像檔案、實物檔案、經營檔案。各類檔案的具體管理見附件一至附件七。第二章檔案立卷、歸檔第五條辦公室及各職能部門的檔案〔資料〕管理員應定期〔每月一次〕進展檔案的收集。第六條立卷歸檔的時間〔一〕各類法規、政府文件等外來文件，各部門在收到或取回文件后，原件必須在7日內交辦公室，由辦公室負責外來文件的統一登記、傳閱、保管。各經辦部門或個人視實際需要，可留存復印件。除了工程技術性文件外，其他內部受控文件在成稿后，原稿由公司辦公室歸檔?！捕撤惨艳k理完畢的具有保存價值的各種文件資料、合同、協議等，均應在當月內立卷歸檔。每月底，各部門檔案管理員應把整理審定完畢的檔案資料移交辦公室保管?！踩吃讷@得證照后，除了“稅務登記證〞在財務審計部保存外，公司的其它各類證照〔營業執照、資質證書、企業代碼證等〕應在7日內交辦公室保存。工程的各類批文、證照原件，在辦理完畢后三日內移交辦公室保存。第七條立卷歸檔的要求〔一〕歸檔文件要齊全、完整，要按照文件材料形成的規律進展科學的分類、立卷，要保持文件之間的歷史聯系。〔二〕案卷要求1、歸檔案卷封面的各個工程均應填寫清楚。案卷標題要簡明確切，保管期限要準確，裝訂要整齊。2、歸檔文件要按規定的次序系統排列，編制案卷順序號，案卷目錄一式兩份。移交檔案時，雙方根據目錄清點核對，并履行簽字手續。3、卷內文件排列要有順序，案卷能夠反映公司業務的全貌，便于保管和利用。4、填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆，制止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。〔三〕各種實物檔案〔獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等〕歸檔必須有原件，并保持其完好無損?！菜摹秤跋駲n案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。第八條交接檔案的要求〔一〕交接的資料必須完整；〔二〕交接的資料必須準確，務必真實地記錄企業開展地全過程，做到文、圖、物相符，數據準確要靠，簽字手續完備；〔三〕歸檔資料必須為原件，用圓珠筆、復寫紙形成的資料和件一般不得作為歸檔資料，如遇特殊情況需總經理助理批準；〔四〕交接的資料如有缺卷、缺頁、破損或不符合歸檔要求的，由移交部門負責完善，無法完善的由移交部門形成書面說明材料報總經理助理審批方可歸檔；〔五〕檔案盒、檔案袋的標簽及目錄的格式和內容實行統一的制作標準〔六〕卷內資料均按有書寫內容的頁面編號，每卷單獨編號，頁號從“1〞開場。頁號編寫位置：單面書寫的資料在右下角，雙面書寫的資料，正面在右下角，反面在左下角，折疊后圖標一律在右下角；〔七〕交接資料時必須當面清點，核對確認無誤后，在材料交接清單上由雙方經手人和負責人簽字。移交清單一式二份，雙方各執一份〔如有需要可提供電子版〕?！舶恕硨こ藤Y料檔案的特殊要求：1、工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續要完備。文字材料尺寸規格應采用A4幅面〔297mm*210mm〕，圖紙應采用國家標準圖幅〔圖紙一般采用藍曬圖,竣工圖應是新藍圖〕；2、用計算機出圖必須清晰。并且不同幅面的工程圖紙應統一折疊成A4幅面，圖標欄要露在外面；3、所有竣工圖均應加蓋竣工圖章；4、文字材料應按事項、專業順序排列，既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。第三章檔案的保管第八條歸檔后的檔案由辦公室統一保管。各部門、工程部臨時保管的檔案應設專用檔案柜，并由?！布妗陈毠芾韱T負責保管。第九條檔案資料要按門類和載體進展科學的分類、排列和編號。檔案管理員要熟悉檔案情況，主動了解公司各項工作對利用檔案的需求，積極做好提供利用工作，為公司各項業務的開展提供依據性資料。第十條辦公室要嚴格按照“八防〞〔防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲蛀、防強光、防過度枯燥、防失密〕的要求做好檔案的技術保護并定期檢查檔案保管情況。第十一條檔案柜內不得存放與檔案無關的物品。第四章檔案的借閱和保密第十二條檔案資料一般不外借。需要外借的檔案，借閱人應辦理借閱審批和登記手續。借閱、復印一般檔案，應經辦公室主任批準；重要檔案〔機密文件、證照等〕，需經公司總經理批準。第十三條各部門工作人員可直接查閱屬本部門業務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經辦公室主任和原形成檔案的部門負責人批準，方可借閱。第十四條借閱人員在抄寫、查閱檔案時，檔案管理員應積極配合、協助，嚴禁擅離崗位。第十五條借閱人員要保護檔案，按期歸還。借閱人員不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證，不得轉借、涂改和私自復印。私自復印者，公司經查證屬實后給予“嚴重警告處分〞。預期歸還者，檔案管理人員應及時催收。如延長借閱時間，須辦理續借手續。第十六條檔案的保密〔一〕檔案管理人員必須有嚴格的保密觀念，保證公司檔案的絕對安全。〔二〕檔案室要穩固，保管設備要符合保密要求?！踩澈侠韯澐植⒄{整檔案密級，嚴格履行借閱手續，涉及公司重要信息的檔案必須由副總經理以上領導簽字前方可借閱，涉及本部業務的由部門負責人簽字前方可借閱，涉及其它部門的由本部門負責人及相關部門負責人簽字方可借閱?！菜摹辰洺T工進展保密教育，不斷增強保密觀念。檔案管理員喪失或擅自提供泄露機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任?！参濉称髽I在職工作人員調離本企業時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案。第五章檔案鑒定和移交第十七條公司辦公室檔案管理員、各部門、工程部專〔兼〕職檔案管理員應按照檔案保管期限的規定，定期對檔案進展鑒定，準確確定檔案的存毀。第十八條檔案的鑒定工作應在公司分管領導的指導下，由公司辦公室和有關業務人員共同鑒定。失去保存價值的檔案，須由鑒定人員提出意見并登記造冊，經公司總經理或總經理助理批準后，由專人進展監銷，并在銷毀清冊上簽字。第十八條檔案的移交工作需嚴格按照檔案館的規定，定期向檔案館移交。移交的檔案應保存一份復印件以備查考。第六章附則第十九條本公司人員調開工作時，必須在辦完檔案移交手續前方可離開崗位。第二十條檔案人員應積極開展檔案編研工作，積極配合公司相關部門編寫大事記、組織機構沿革等，為公司品牌建設服務。第二十一條公司所屬的各工程部的檔案管理工作遵照本方法執行。第二十二條本方法附七個附件，附件文件是本方法的組成局部。附件一：文書檔案管理細則附件二：人事檔案管理細則附件三：經營檔案管理細則附件四：會計檔案管理細則附件五：工程技術檔案管理細則附件六：影像檔案管理細則附件七：實物檔案管理細則第二十三條本方法有辦公室負責解釋。第二十四條本方法自公布之日起施行。附件一文書檔案管理細則第一條為了進一步加強對文書檔案的管理，特制定本細則。第二條本細則適用于公司在工作活動中形成的全部文書檔案的管理。第三條職責〔一〕辦公室負責公司文書檔案的管理?！捕掣髀毮懿块T、工程部負責本單位文書檔案的立卷、歸檔、移交工作，并指定專人〔秘書〕負責保管公司下發的文書檔案?！踩掣鞴こ滩控撠煴竟こ滩课臅鴻n案的管理工作，并指定專人〔秘書〕負責保管公司下發的文書檔案。第四條文件材料的歸檔范圍〔一〕外單位來的文件材料.：1、政府有關機構召開的重要會議的紀要、決議等。2、政府有關機構頒發的、針對本單位的或必須貫徹執行的決議、決定、通知、指示、命令等。3、政府有關機構對本公司及下屬工程部檢查工作形成的文件材料。〔二〕公司在工作中形成的文件、資料：1、公司重要會議的會議紀要、記錄、決議、公告、年報、重要事件公告、重要的匯報材料、審計報告等。2、公司總經理辦公會、各種專題會議的通知、報告、總結、總經理講話、紀要、重要的簡報及會議記錄等。3、公司頒發的決定、決議、制度、規定、通報、通知等文件材料。4、公司及各部門、工程部的年度工作總結、方案及報告、簡報。5、公司編制的各種方案、統計報表等。6、已經履行完成的公司對外簽訂的各種合同、協議書等。7、關于人事任免的文件材料。8、公司合作、考察、培訓活動中形成的請示、批復、報告、方案、總結、重要簡報等。〔三〕下屬工程部報來的專題報告、典型材料、請示等文件材料。第五條文件材料的歸檔時間公司各部門〔除拆遷部外〕形成的檔案應在文件處理完七日內向公司辦公室移交。第六條歸檔文件的系統性要求〔一〕應歸檔的文件材料一定要收集齊全，凡屬于歸檔范圍的各種形式的檔案以及和檔案有關的資料都要收集?！捕硽w檔要遵循文件的自然形成規律，按照文件之間的歷史聯系、依據發文機關、問題、時間、名稱等特征準確分類立卷，使案卷能正確反映企業活動的根本面貌。一個部門產生的文件應盡可能集中在一起組卷。上級和下級機關的文件除與本單位文件有密切聯系的外，一般不和本單位文件一起組卷。需要長久保管的文件和短期保管的文件應分開立卷。第七條歸檔文件在技術加工方面的要求〔一〕案卷封面的各個工程均應填寫清楚、準確，要根據“檔案材料保管期限規定〞注明案卷的保管期限?！捕尘韮任募匆欢ù涡蚺帕?，重要的排在前面，一般的排在后面；正文在前定稿在后；批復在前請示在后。〔三〕歸檔文件一般應按年度立卷。請示、報告、規定按簽發年；年度方案按開場年；多年總結按最后年；批轉、批復按批轉、批復時間立卷?！菜摹痴砗玫陌妇硪饛埦幪?，填寫“卷內文件目錄〞和“卷內備考表〞，以上需用打印機或鋼筆字跡填寫?！参濉硵M寫案卷標題要做到正確反映卷內文件內容，標題的三要素〔文件作者、內容、名稱〕要完整、準確。文字要簡練通順，概括準確，符合文法，標點要正確，防止文不對題、詞不達意，防止過于抽象籠統或單純堆砌文件標題，一般標題不要超過二、三十字，特殊情況最多不能超過五十字?！擦嘲妇淼难b訂要做到：裝訂前修整文件，對于破損文件材料要進展修補，裝訂線上有文字的要進展裱糊。修補文件用防蟲漿糊，以防蟲蛀。文件紙型大小不一時，要做必要的補貼或折疊。字跡不清楚的重要文件材料要設法復制清楚。文件分類要反復推敲，確保無疑時再裝訂，以防止因分類不準確造成返工。案卷裝訂要使用線繩或麻繩，去掉原有金屬釘，嚴防裝訂中有損文件字跡現象，裝訂后的案卷應整齊美觀。〔七〕向檔案室歸檔的所有案卷，都要根據案卷重要程度，按照一定次序進展系統的排列，編寫案卷順序號，填寫案卷目錄一式兩份，交接人雙方清點無誤后由有關人員在案卷目錄上簽字，雙方各存一份。第八條文書檔案的保管期限文書檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久為十年以上，長期為五年至十年，短期為五年以下?！惨弧车卜从彻局匾毮芑顒雍透練v史面貌的，需要經常利用，具有長遠查考利用價值的檔案，應列為永久保管?！捕车卜从彻竟ぷ骰顒拥模谙喈旈L時間內需要查考的檔案，應列為長期保管。〔三〕但凡在較短時間內公司需要查考的各種文件材料均應列為短期保管。歸檔范圍和保管期限詳見下表：文書檔案歸檔范圍和保管期限一覽表序號歸檔范圍保管期限1與本公司業務有關的政府主管單位頒發的指示、命令、條例、規定等重要的文件材料永久2公司重要會議的會議紀要、記錄、決議、公告、年報、重要事件公告、重要的匯報材料、審計報告等永久或長期3公司總經理辦公會、各種專業會議的通知、報告、總結、領導人講話、紀要、重要的簡報及會議記錄等永久或長期4公司頒發的決定、決議、制度、規定、通報、通知等文件永久或長期5政府有關的主管部門來我公司檢查工作形成的文件材料短期6公司對外簽訂的各種合同、協議書等長期7公司及各部門的年度工作總結、方案及報告、簡報短期8公司編制的各種方案、統計報表等短期9公司大事記及反映公司重要活動的簡報等文件材料長期10公司外事、合作、考察、培訓活動中形成的請示、批復、報告、方案、總結、重要簡報等長期11有關干部任免、人事獎懲的文件材料長期第九條未盡事宜，由公司辦公室負責解釋。第十條本細則與《檔案管理方法》一并公布施行。附件二人事檔案管理細則第一條為了進一步加強對人事檔案的管理，為考察了解和正確選拔使用管理人才提供重要依據，特制定本細則。第二條本細則適用于公司所有員工人事檔案及相關信息檔案的管理和備案管理。第三條職責〔一〕總經理辦公室負責公司人事檔案的統一管理?！捕掣髀毮懿块T負責向總經理辦公室提供本部門員工的信息。第四條人事檔案管理的范圍〔一〕政府人事管理部門規定的有關資料；〔二〕員工在公司工作期間的各項信息〔包括員工招聘信息、專業技術職稱聘任信息、員工績效管理信息、考勤管理信息、工資調整信息、合同管理信息、培訓管理信息、解聘信息、社會保險信息及其他有關信息〕的建設、分類、更新、維護、處理、調用、統計分析等方面的管理。第五條人事檔案的歸檔〔一〕重要的人事信息，包括任免文件、升降級文件、獎懲文件等，由人力資源部負責歸檔?！捕骋话阈畔⒌臍w檔1、每季度末，員工所在部門負責按要求把應錄入信息庫的材料送交總經理辦公室。2、人事主管要經常了解和掌握形成信息材料源的信息，溝通渠道，建設聯系制度并提供標準的信息統計報表文件，不定期或定期地向形成信息的部門收集應收集錄入的材料。3、人事主管對送交的需錄入信息庫的材料，核對信息，剔除無用信息和重復信息，并對不符合錄入信息庫要求的材料，要及時通知形成信息材料的部門、工程部，補送材料。形成信息材料的部門，要按規定認真、及時辦理。4、人事主管對各崗位的員工根本信息、崗位變動信息、績效考核信息、獎懲和晉升信息、薪資及其變動信息、福利費用信息、人力資源本錢信息、招聘信息、培訓信息、考勤和合同信息、辭職和辭退的變動信息進展相應的處理，并定期出臺人力資源統計報表和分析報告。5、人事主管在收到外部信息材料后，一星期內須將材料錄入員工檔案。第六條人事檔案信息的鑒別和錄入制度〔一〕對收集的信息源，必須經過認真的鑒別，屬于錄入員工檔案的材料應真實、完整、對象明確，方能錄入信息庫?！捕硨儆阡浫胄畔旆秶牟牧喜坏蒙米凿浫?，應經過鑒別，分類予以處理。第七條人事檔案的保密〔一〕除了公司總經理、副總經理、部門負責人及員工的直接上級可以查閱員工的檔案外，其他人員應經總經理辦公室主任同意前方可查閱?！捕橙魏稳瞬坏迷谌耸聶n案資料中作任何涂改。〔三〕人事檔案資料不得外借。需要復印的，應經人力資源部經理同意；必須外借的，應經總經理同意。外借的人事檔案資料必須在一個星期內歸還。第八條未盡事宜，由公司總經理辦公室負責解釋。第九條本細則與《檔案管理方法》一并公布施行。附件三經營檔案管理細則第一條為了詳實記錄和反映公司經營管理活動的重要資料和證據，特制定本細則。第二條本細則適用于公司經營相關的銷售、租賃等活動中的經營檔案資料的管理，包括：〔一〕從工程前期調研到后期籌劃、宣傳推廣、銷售〔租賃〕的各類市場調研報告、活動方案、客戶資料、樓書及針對客戶的工作聯系單等；〔二〕各類方案、合同、協議和各類統計報表及其它有效證件等檔案的管理。本管理細則不適用于工程發包合同、采購合同的管理〔屬于合同管理的范圍〕，也不適用于制度、方法、報表等的管理〔屬于文書檔案管理的范圍〕。第三條職責〔一〕營銷部負責公司經營檔案的歸檔和移交?！捕彻巨k公室負責監視本細則的執行情況，負責接收營銷部移交的經營檔案?！踩碃I銷部和物業管理公司分別備存客戶資料。第四條歸檔時間工程經營檔案應在合同簽訂后的當月向公司辦公室移交。各部門可保存合同的復件或復印件。第五條檔案要求〔一〕經營檔案的裝具和裝訂方法與文書檔案一樣。一份合同為一個立檔單位〔一卷〕。卷內文件按文件的重要程度排序：重要的在前，附件及說明在后?！捕尘韮任募鸱菥幪枺么蛴』蜾摴P字跡填寫卷內文件目錄?！踩嘲妇矸饷娴母鱾€工程均應填寫清楚、準確，標題內容、名稱等要完整、準確，文字要簡練通順，標題不要超過三十個字。第六條經營檔案的編號開發以工程名稱為編號，一個樓房號為一個流水號。其他產品以產品名稱和型號為編號。第七條經營檔案在移交前，應按照《檔案管理方法》的有關規定做好保管工作。第八條經營檔案原則上不外借。需要查閱的，可以由檔案管理員協助查閱；必須外借的，需經公司分管領導同意。第九條未盡事宜，由公司辦公室負責解釋。第十條本細則與《檔案管理方法》一并公布施行。附件四會計檔案管理細則第一條會計檔案是公司經營管理的重要資料，為了保守公司的機密，維護會計檔案的安全與完整，特制訂本制度。第二條本細則適用于公司本部各類會計檔案的管理，包括：〔一〕會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。〔二〕會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿?！踩池攧請蟾骖悾涸聢蟆⒓緢?、年度財務報告，包括會計報表、附注及財務狀況說明書，其他財務報告。〔四〕其它類：銀行存款余額調節表、銀行對賬單、付款簽報及招待費申請單及其他應當保管的會計核算專業資料、會計檔案移交清單、會計檔案保管清單等。第三條職責〔一〕財務部負責會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱等管理，嚴防毀損、散失和泄密?！捕彻巨k公室負責監視本細則的執行情況。第四條會計憑證登記完畢后，必須按照分類和編號順序保管，不得散亂、喪失。第五條記賬憑證應當連同所附的原始憑證或者原始憑證匯總表，按照編號順序折疊整齊，按期裝訂成冊，并加具封面，注明單位名稱、年度、月份和起止日期、憑證起止號碼，由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。第六條會計檔案的保存〔一〕財務審計部應指定專人負責保管會計檔案，定期將財務審計部歸檔的會計資料按類別、按順序立卷登記有效?！捕硶嫏n案的保管期為永久保存和定期保存兩類，具體類別和保管年限詳見附表。第七條會計檔案的借用〔一〕財務人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規定借閱，及時歸復原處，假設要查閱入庫檔案必須履行查閱會計檔案登記手續。〔二〕公司內部其他人員假設因公需要查閱會計檔案時，必須經財務部經理同意后，方能由檔案管理人員接待查閱?！踩惩鈦韱挝蝗藛T因公需要查閱會計檔案時，應持有效證明，并經總經理批準后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細登記查閱會計檔案人的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱事由?！菜摹硶嫏n案一般不得帶出室外，如有特殊情況，需帶出室外復印時，應由檔案管理人員進展復印。第八條會計檔案需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，經總經理批準后執行。由會計檔案管理人員編制會計檔案銷毀清冊，銷毀時應由財務審計部經理共同參加，并在銷毀清冊上簽名，銷毀清冊永久保存。第九條由于公司會計人員的變動等需要轉交會計檔案時，應辦理轉交手續，并由監交人、移交人、承受人簽字。第十條未盡事宜，由公司辦公室負責解釋。第十一條本細則與《檔案管理方法》一并公布施行。附表會計檔案保管期限表序號檔案名稱保管期限〔年〕1記賬憑證及原始憑證152銀行存款余額調節表及對賬單53手工會計簿賬154計算機賬簿永久5輔助賬156各種報表37年度會計報表永久〔包括文字說明〕8會計移交清冊159會計檔案保管清冊永久10會計檔案銷毀清冊永久附件五工程檔案管理細則第一條工程檔案為工程質量驗收的重要組成局部，工程檔案管理是工程管理的重要內容之一，也是公司檔案管理的重點。為了加強工程檔案的標準化管理，提高工程管理水平，保證工程質量，制定本細則。第二條工程檔案資料的整理可另參閱《建筑工程施工技術資料歸檔范圍及要求》。第三條工程檔案范圍〔一〕工程開發前期檔案：1、土地投標“中標通知書〞；2、方案任務書及批復文件；3、建設用地釘樁成果通知單；4、規劃設計任務通知書；5、規劃設計條件通知書；6、審定規劃方案通知及總平面圖；7、人防規劃總平面圖；8、市政工程方案會議紀要；9、環境、消防、衛生及水、電、煤氣、熱力報裝協議；10、配套工程〔如文教、商業、綠化、交通等〕協議、合同；11、勘探、測繪、設計、招投標、監理文件；12、建設工程選址報告及土地、規劃部門批復；13、建設規劃許可證及批準用地范圍圖；14、建設用地批準許可證及用地圖；15、國有土地使用證；16、有關拆遷安置協議、拆遷實施方法等主要文件；17、拆遷許可證。18、單體工程工程文件19、建設工程規劃許可證；20、建設工程開工許可證；21、建設工程招投標文件、施工合同、工程結算；22、建設工程施工監理合同、監理方案及監理月報、23、工程監視委托書及工程質量核驗證書；24、初步設計報批文件及有關圖紙；25、工程勘察報告；26、工程技術交底會議紀要及工程洽商紀錄；27、工程隱檢記錄〔根基、主體構造〕；28、工程竣工備案書；29、人防工程竣工驗收單；30、消防工程竣工驗收單；31、電梯質量核驗單；32、工程竣工總結；33、工程質量事故處理；34、工程照片；35、沉降觀測記錄?！捕硢误w工程施工技術文件1、施工組織設計；2、工程設計交底會議紀要及工程洽商紀錄；3、工程定位放線驗收記錄；4、根基釬探驗收及根基處理記錄；5、隱檢記錄〔土建、設備、電器〕；6、材料及產品合格證〔土建、設備、電器〕；7、原材料復試報告〔磚、水泥、鋼材、砂石〕；8、試驗報告〔砼、砂漿試驗報告及配比單，鋼筋焊接試驗，灰土、素土試驗報告〕；9、單位工程質量保證資料核查表；10、單位工程質量綜合評定表；11、單位工程觀感質量評定表；12、全部工程竣工圖；13、電梯開箱驗收記錄、隱檢、試運行及驗收記錄；14、設備、電氣專業隱檢、閉水、測試、測壓試驗記錄或報告?！踩彻こ陶w竣工檔案1、竣工總平面圖；2、道路、綠化竣工總平面圖；3、綜合管線竣工圖；4、規劃建設總說明。第四條職責分工〔一〕辦公室負責監視、檢查本細則的執行情況，對工程的工程檔案管理工作進展指導和監視?！捕晨偣まk負責工程工程設計技術資料的收集、整理、立卷、歸檔工作?！踩彻こ滩控撠煿こ淌┕ぜ夹g資料的收集、整理、立卷、歸檔，負責向質檢站和公司辦公室的移交，標準要到達城建管理部門和公司的要求?！菜摹城捌陂_發部負責工程審批文件、證照的整理、立卷、歸檔工作。第五條工程檔案管理要求〔一〕在與施工企業在簽訂施工合同時，應對施工技術檔案資料的編制和移交期限做出明確規定。工程管理部門應在施工技術資料中按有關規定簽署意見，實行監理的工程應有監理單位簽認認可的資料?！捕彻こ炭⒐を炇涨?，總工辦、工程管理部門應組織、催促和協同施工單位檢查施工技術資料的質量，不符合要求的，應限期修改、補齊，直至重做。〔三〕工程竣工檔案必須真實地反映工程建設過程及竣工后的實際情況，具有永久和長期保存價值的文件必須完整、準確、齊全，各種程序責任者的簽字手續必須齊全，文件字跡清楚?！菜摹彻こ炭⒐n案要反映開發工程建設的全過程，要求歸檔的文件、圖紙必須是原件，保證文件的原始性?！参濉尘幹乒こ炭⒐n案必須采用不褪色的黑色、蘭黑色繪圖、書寫墨水，不得使用紅色墨水、復寫紙、鉛筆和圓珠筆等?！擦尘幹瓶⒐D時，要在新藍圖上修改。一張圖紙內容變更超過40%時，需重新繪制竣工圖?？⒐D必須整潔，字跡工整、清楚，不得涂改。第六條組卷的根本要求〔一〕工程竣工檔案組卷，要遵循工程文件材料的自然形成規律，保持案卷基建文件、施工技術文件和竣工圖之間的有機聯系，符合專業特點，便于保管利用。建設工程按單項工程組卷，單項工程按先文字、后圖紙；先工程管理性文件，后施工技術文件?！捕辰M卷前要詳細檢查文件及圖紙是否齊全。〔三〕卷內文件材料排列順序要依據卷內材料構成而定，順序為：封面、目錄、文件局部、備考、封底。〔四〕組成的案卷力求美觀、整齊。第七條檔案的裝訂〔一〕案卷裝訂厚度不超過20mm，裝訂時以案卷下邊為齊?！捕嘲妇韮炔荒苡袝啠韮软撘蓛粽R。一冊案卷紙張規格要統一，頁號編寫在右下角?！踩硤D紙折疊前均要按裁圖線裁齊，折疊方式采用圖面向內“手風琴風箱式〞?？⒐D章要蓋在圖號一側，竣工圖負責人簽章處不得漏簽?！菜摹彻こ炭⒐n案的案卷形式為：案卷封面、目錄文件或圖紙、備考表、封底，要求填寫的內容要填寫全，字跡工整。甲方卷的案卷目錄要求用打字機填寫?！参濉彻こ炭⒐n案要由工程負責人審核，并在案卷備考表簽審意見。第八條工程檔案編碼工程檔案檔號說明GXX—XX—XX—XXX工程檔案代號〔工程前兩位漢語拼音〕工程檔案代號〔工程前兩位漢語拼音〕工程類別碼〔見附表〕樓號或工程代號冊流水號第九條在工程工程取得備案書后公司辦公室要形成一套完整的工程檔案。第十條工程檔案保管、借閱等事宜遵照《檔案管理方法》及其它檔案管理細則執行。第十一條未盡事宜，由公司辦公室負責解釋。第十二條本細則與《檔案管理方法》一并公布施行。

附表工程工程分類代碼〔一〕工程類別代碼建設工程代碼工程類別代碼建設工程代碼住宅Z業務用房YE商業S商店SD郵局YJ蔬菜SC銀行YH糧店LD辦公室BG日雜RZ照相器材ZX附屬用房F服務業F鍋爐房GL理發LF變電室BD洗染XR煤調站MT修理XL熱力點RL綜合服務ZH泵房BF旅館LG開閉所KB文化教育W配套P學校XX廁所CC托兒所TU自行車棚ZX幼兒園TU居委會JW電影院DY管理用房GL體育用房TY房管所FG醫療Y醫院YY門診部MZ工程工程分類代碼〔二〕工程類別代碼建設工程代碼工程類別代碼建設工程代碼配套P其他Q街道辦事處JD拆遷賠償CQ派出所RZ汽車站QZ垃圾樓LJ花房HF綜合ZH電信管線DX電外線DW雨污水YW熱力管線RL上水管線SS市政道路SL小區道路QL綜合管網GW拆遷檔案CQ前期征地ZD戶口核銷HX附件六影像檔案管理細則第一條加強公司影像檔案的管理工作，更好地保護和利用影像檔案信息資源，制定本細則。第二條本細則適用于公司在生產、經營、管理等各項活動中形成的所有有保存價值的錄音、錄像、照片等特殊載體的檔案資料。第三條職責分工〔一〕公司辦公室負責定期將分散在公司各部門、各工程部、個人手中具有保存價值的聲像、影像材料收集，負責集中保管公司各方面的影像檔案資料。〔二〕各部門負責將聲像資料整理、歸檔，向辦公室移交。臨時需要時，再辦理借閱手續。第四條影像檔案的歸檔范圍〔一〕反映重要歷史面貌的影像檔案；〔二〕各級領導人和著名人物參與本公司重要公務活動形成的影像檔案；〔三〕本公司的各種重要會議的影像檔案；〔四〕開發工程的影像檔案；〔五〕本公司組織或參加的重要活動的影像檔案；〔六〕重大事故的影像檔案；〔七〕公司攝制的或反映本公司工作活動的專題VCD等。第五條影像檔案的歸檔要求〔一〕力求是原底片、原件，盡量防止復制件?！捕硽w檔材料要齊全完整，照片歸檔時，應同時有底片及文字說明。錄音、錄像磁帶歸檔時，也要有簡要的文字說明。文字說明包括：事由、時間、地點、人物、背景、拍攝人六要素?！踩硽w檔的照片假設為普通相機拍攝，應將照片和底片同時歸檔。假設為數碼機拍攝可移交復制文件。第六條影像檔案的整理、鑒定、編目〔一〕照片檔案的整理、鑒定、編目：照片檔案由底片、照片及文字說明構成。其整理方法要符合國標《照片檔案管理標準》的要求。照片的分類組卷一般按年度－專題分類組卷；照片的編號為案卷號－照片號?！捕充浺?、錄像檔案的整理、編目：以盤或盒為保管單位，編號按收集歸檔的時間順序結合內容分別編制案卷的流水號。格式如下：類別代號－順序號。〔三〕影像檔案的保管和保護檔案室要保持適宜的溫濕度。磁帶保存的適宜溫濕度為：溫度15—25C°，相對濕度45%—60%。保存照片的適宜溫濕度：溫度14—24C°，相對濕度40%—60%。磁帶應豎放，卷繞平整，并注意防光、防塵、防磁。第七條影像檔案的歸檔時間公司各部門在形成影像檔案后應在一周內向公司辦公室移交。第八條借閱影像檔案應經辦公室主任審批。第九條未經允許，借閱人員嚴禁損壞或私自刻錄、編輯影像資料。違反者，公司給予“嚴重警告〞處分；損壞檔案資料致使無法恢復的，公司酌情給予500元以上的罰款。第十條未盡事宜，由公司辦公室負責解釋。第十一條本細則與《檔案管理方法》一并公布施行。附件七實物檔案管理細則第一條為了確保對公司實物檔案進展有效管理，制定本細則。第二條本細則適用于對公司在生產、經營、管理等各項活動中獲得的獎杯、獎旗、證書、舊印章，公司與外界交往中承受的禮品以及上級領導的題字、書畫等。第三條實物檔案的分類〔一〕各類證書、證件；〔二〕獎杯、獎旗、獎章；〔三〕舊印章；〔四〕其它類〔承受的禮品、紀念品、書畫等〕。第四條職