病案復(fù)印流程再造在病案管理中的應(yīng)用

隨著健康保險(xiǎn)制度的完善和人們健康意識的不斷提高，醫(yī)院出院患者的數(shù)量迅速增加，患者對疾病數(shù)據(jù)的復(fù)制需求逐年增加。應(yīng)用原有流程及模式運(yùn)行的復(fù)印工作已不能滿足病案服務(wù)需求。針對復(fù)印病案工作過程中出現(xiàn)的矛盾和問題,加強(qiáng)病案管理,優(yōu)化病案復(fù)印流程勢在必行。如何在醫(yī)院信息化建設(shè)的快速發(fā)展和病案數(shù)字化的基礎(chǔ)上,對病案復(fù)印的一些重要流程環(huán)節(jié)進(jìn)行再造,為患者提供方便、快捷、優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)已成為病案管理人員應(yīng)盡的職責(zé)。青島市某三甲醫(yī)院自2012年1月1日起對病案復(fù)印的流程進(jìn)行再造,經(jīng)過2年的實(shí)踐,收到了較好的效果。1數(shù)據(jù)和方法1.1數(shù)據(jù)來源1.2方法2鼓勵三資企業(yè)以提高專業(yè)兩員技能為依托,增加相對豐富的專業(yè)知識知曉率2.1實(shí)施病案復(fù)印流程再造前后病案復(fù)印申請人的滿意度和復(fù)印知識知曉率比較:實(shí)施病案復(fù)印流程再造后病案復(fù)印申請人的滿意度由原來的81.2%提高到95.8%,差異具有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義(p<0.01);病案復(fù)印申請人復(fù)印知識知曉率由原來的的64.2%上升到92.3%,差異具有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義(p<0.01),見表1。2.2流程再造前后申請人等待時間和查找與復(fù)印病案時間比較:病案復(fù)印流程再造后高峰期申請人平均等待時間、每份病案查找時間查找、每份病案復(fù)印時間均較流程再造前明顯縮短,見表2。2.3流程重組前后病案復(fù)印工作量比較:病案復(fù)印流程再造后日接待復(fù)印申請人次、日復(fù)印病案份數(shù)和日復(fù)印病案頁數(shù)較流程再造前明顯增多,見表3。3應(yīng)用效果的分析,可通過推行病案以提高服務(wù)滿意度,從而探索開展病案復(fù)流程再造(flowreforger)是指“為了飛越性地改善質(zhì)量、服務(wù)、速度等重大運(yùn)營基準(zhǔn),對工作流程(businessflow)進(jìn)行根本性重新思考并徹底改革”,也就是說,“從頭改變,重新設(shè)計(jì)”。病案復(fù)印流程再造對提高工作效率和提升患者及家屬對醫(yī)院服務(wù)的滿意度有著重要意義。綜上所述,圍繞病案數(shù)字化的基礎(chǔ)上的病案復(fù)印流程再造,能夠與時俱進(jìn)地應(yīng)用現(xiàn)代科技為客戶提供方便快捷的服務(wù)工具,能發(fā)揮其改善服務(wù)質(zhì)量、提高工作效率,提高復(fù)印申請人的滿意度的作用。隨著衛(wèi)生體制改革、醫(yī)療保險(xiǎn)制度的完善、社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,需要我們更加注重病案的內(nèi)涵建設(shè)和病案管理的業(yè)務(wù)工作,認(rèn)真探討病案復(fù)印流程的優(yōu)化策略,充分體現(xiàn)病案的利用價(jià)值。因此,建議各醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)自身的特點(diǎn)加大力度推行病案復(fù)印流程再造,從而推進(jìn)病案管理向現(xiàn)代化、信息化管理模式大踏步邁進(jìn),使病案信息能夠更好的為醫(yī)院管理與國家的衛(wèi)生決策提供可靠的依據(jù)。選取實(shí)施病案復(fù)印流程再造前后各1年的出院病案101305份(2011年46048份;2012年55257份)復(fù)印的相關(guān)資料。1.2.1病案違法力量評價(jià)醫(yī)政職能部門召集病案室、臨床、財(cái)務(wù)部門主任及業(yè)務(wù)骨干召開多次論證會議,就前期病案復(fù)印記錄以及實(shí)際操作和運(yùn)行情況進(jìn)行評價(jià),發(fā)現(xiàn)其存在問題,依據(jù)《醫(yī)療機(jī)構(gòu)病歷管理規(guī)定》制定病案復(fù)印流程再造方案。1.2.2推行病案登記,加強(qiáng)病案管理為確定病案復(fù)印過程的聯(lián)結(jié)關(guān)系并加以控制,有效實(shí)施病案復(fù)印流程再造,設(shè)計(jì)方案如下:(1)將證件核對、審批申請表合并,改進(jìn)了原有的病案復(fù)印審批程序。(2)將申請病案復(fù)印所需提供的相關(guān)證件及程序納入入院宣教材料檔案,在患者入院時即實(shí)施有效溝通,告知所提供的服務(wù)流程。(3)加強(qiáng)病案管理,加快病案流通,縮短出院病案歸檔時間,將原有的7日縮短至3日,提高病案有效利用率。(4)將歷史病案進(jìn)行翻拍,實(shí)現(xiàn)所有存檔病案電子化存儲,節(jié)約查找、復(fù)印時間。(5)開展預(yù)約復(fù)印、快遞病案復(fù)印件業(yè)務(wù),避免工作忙閑不均的情況。(6)組織實(shí)施與持續(xù)改善:對相關(guān)工作人員進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn),考核上崗,工作中發(fā)現(xiàn)問題及時調(diào)整。1.2.3病例對照評估在人員結(jié)構(gòu)不變情況下對流程再造前和流程再造后1年的病案復(fù)印申請人滿意度、申請人病案復(fù)印知識知曉度、高峰期申請人等待時間、病案查找時間、病案復(fù)印時間,日接待人次、日復(fù)印份數(shù)、日復(fù)印頁數(shù)進(jìn)行比較分析,評估效果。1.2.4數(shù)據(jù)處理與統(tǒng)計(jì)分析原始資料由專業(yè)人員記錄,核準(zhǔn)無誤后輸入計(jì)算機(jī),使用SPSS17.0統(tǒng)計(jì)分析軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)處理和統(tǒng)計(jì)分析,計(jì)量資料用均數(shù)±標(biāo)準(zhǔn)差()表示,采用t檢驗(yàn)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。計(jì)數(shù)資料用率表示,采用χ2檢驗(yàn)進(jìn)行比較。P<0.05為差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義。3.1告知不到位以前的病案復(fù)印流程中存告知不到位的問題。部分患者認(rèn)為住院就應(yīng)該得到病案資料,無須提供任何證件,或是提供的證件不符合法律規(guī)定,尤其是死亡或兒童患者,需提供代理人的證件及其關(guān)系證明。常因告知不到位無法提供而引發(fā)不滿或投訴。在改進(jìn)后的病案復(fù)印流程中將申請病案復(fù)印所需提供的相關(guān)證件及程序納入入院宣教材料檔案,對住院患者進(jìn)行明確告知,減少因證件準(zhǔn)備不齊無法復(fù)印而引發(fā)的矛盾,同時也大大的提高了患者或家屬對病案復(fù)印知識的知曉率。改進(jìn)后的病案復(fù)印流程將證件核對、審批申請表合并,減少了患者審核的中間環(huán)節(jié),節(jié)約了患者或家屬的時間。預(yù)約復(fù)印、快遞病歷業(yè)務(wù)的開展,減輕了患者及家屬的奔波之苦,節(jié)約了費(fèi)用。病案復(fù)印流程再造的實(shí)施讓患者及家屬深深體會到了新流程的優(yōu)勢并從中受益。3.2病案反復(fù)解決了病案復(fù)印件業(yè)務(wù)。在協(xié)調(diào)的時間在流程再造之前歷史病案以紙質(zhì)方式分幾個庫房堆放保存,有時個別病案查找數(shù)天仍無法提供,患者對此十分不滿,給病案復(fù)印工作帶來了極大的困難。流程再造過程中將歷史紙質(zhì)病案利用掃描儀進(jìn)行電子存儲,改復(fù)印為打印實(shí)現(xiàn)了方便快捷。另外,病案歸檔時臨床科室常會出現(xiàn)個別病案歸檔不及時或經(jīng)審核后不完整,需返回科室進(jìn)行完善,就會出現(xiàn)不能按出院時間先后順序取得病案復(fù)印件的情況。新流程將原有的出院病案歸檔時間由7日縮短至3日,從而有效的避免上述現(xiàn)象,提高病案有效利用率。預(yù)約復(fù)印業(yè)務(wù)和快遞病案復(fù)印件業(yè)務(wù)的開展,有效的解決了工作忙閑不均的問題。新流程實(shí)施1年后,復(fù)印日接待人次由原先的126±6.89人次增長至156±7.26人次,差異具有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義(t=670.19,p<0.01);日復(fù)印份數(shù)由原先的151±10.12份增長至203±12.14份,差異具有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義(t=731.45,p<0.01);日復(fù)印頁數(shù)由原先的2573±61.37頁增長至3459±68.49頁,差異具有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義(t=2148.68,p<0.01)。高峰期申請人等待時間由原先的18.6±3.21分鐘縮短至4.2±0.26分鐘;每份病案查找時間由原先的3.18±0.45分鐘縮短至2.26±0.11分鐘;每份病案復(fù)印時間由原先的12.78±2.1分鐘分縮短至8.69±1.24分鐘,極大地提高了工作效率,使患者對醫(yī)院服務(wù)的滿意度大大提高。3.3發(fā)現(xiàn)問題及時