公司合同管理方法第一章

總

則第一條

為規范公司的合同管理工作、滿足合同管理工作需要，實現公司合同管理的制度化，防止和減少合同糾紛的發生，維護公司正當權益，根據《中華人民共和國合同法》和有關的法律、法規，結合公司實際狀況制訂本方法。第二條

本方法合用于公司及公司下屬單位的一切合同管理活動。勞動合同的管理按照上級勞動人事部門的有關規定執行，借款合同、財產保險合同按公司財務部門規定執行。第三條

本規定所稱合同，是指公司在經營管理活動中，與其它平等主體的自然人、法人、其它組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的合同。第四條

本方法所稱合同管理，是指公司制訂和修改有關合同管理制度以及對合同的訂立、審查同意、推行、變更與解除、糾紛解決等進行監督、檢查與考核等全過程的管理活動。第五條

合同經辦部門負責本部門合同的訂立和管理工作，實施“誰訂立，誰負責”和“誰主管，誰負責”。重要職責為：1、負責組織本部門職責分工范疇內的合同談判，擬定合同條款；2、全方面精確地填寫合同條款，必要時組織進行合同評審。辦理合同送審、報批、蓋章及送交存檔手續；3、負責合同推行跟蹤，追蹤合同標的的內外質量，收集使用單位意見；4、及時妥善辦理合同的變更或解除事宜，并報管理規劃部和有關領導審查、同意；5、及時向合同管理部門報送合同正本、招投標文獻以及合同有關的多個紀要、變更澄清等資料，及時反映合同推行中出現的法律問題；6、參加合同糾紛的調解、仲裁或訴訟，負責提供有關的一切資料；7、安排專人負責合同管理工作，及時做好本部門合同副本及有關文獻的歸檔工作，建立本部門合同臺賬；訂立合同，如涉及公司內部其它單位的，應事先在內部進行協商，統一意見，然后簽約。對于涉及多個部門或難以擬定由哪個部門作為合同經辦部門的，由與該項業務最相近的部門負責，或由與該項業務最相近的上級主管領導擬定哪個部門作為合同的經辦部門。第二章

合同管理部門第六條

管理規劃部為公司合同管理的主管部門，統一管理公司的合同工作。其重要職責是：1、負責擬定、修訂合同管理制度，并組織實施；2、組織宣傳貫徹《合同法》及有關法律法規，組織對各業務部門合同經辦人的培訓；3、參加公司對外訂立重大合同的談判；4、參加標書評審和合同評審；5、對合同訂立、變更及解除進行審查把關；6、負責公司本部及所屬各單位的各類合同執行狀況的監督檢查；7、負責公司合同專用章的管理；8、負責公司合同臺賬、合同檔案的建立和管理；9、協調單位內部和外部合同關系，對合同糾紛依法申請仲裁或訴訟；10、合同管理中需要解決的其它問題。第七條

公司財務部是合同財務監督部門，重要職責：1、負責從財務角度審查和監督合同的訂立和推行狀況，重視在價格、結算方式、票據等方面進行審查把關；2、負責發票的審查、簽收、簽發。核對發票金額和合同金額、發票內容與合同內容與否一致；合同同意程序與否符合規定，程序不完備的，回絕付款；3、負責按合同結算條款收、付款；第八條

其它有關單位的職責：1、申購單位負責向管理部門提供本單位所需物品的規格、型號、數量、質量、時間規定等；需要進行工程建筑施工的單位，負責向主管部門提供涉及維修、改造、新建、擴建工程建設的需求報告；2、質量驗收小組負責對購進機器設備、材料、燃料等進行驗收，并出具驗收報告；3、驗收單位負責對驗收合格的機器設備、材料、燃料等辦理入庫手續；4、配合管理規劃部進行重大合同審查或評審，并訂立審查或評審意見；第三章

合同的訂立第九條

訂立合同應嚴格按《中華人民共和國合同法》的規定及本方法的有關規定，必須遵照“平等、自愿、公平”的原則。第十條合同訂立的程序1、顧客提出要約邀請的合同訂立程序資信審查—→接受要約邀請—→合同填寫—→審查—→同意—→簽章。2、我方提出要約邀請的合同訂立程序對方資信狀況審核—→要約邀請—→要約信息反饋—→合同填寫—→審查—→同意—→簽章。3、通過招標訂立合同的程序市場調查—→標書制作、發放—→接受投標—→評審—→定標—→訂立合同—→審查—→同意—→簽章。4、設備、材料、物資買賣合同的訂立程序計劃準備—→考察小組對標的咨詢（質量、價格、售后服務等）—→資信審查—→技術或商務談判—→草擬合同文本—→審查—→同意—→簽章。第十一條合同訂立內容普通涉及下列條款：1、當事人名稱（或姓名）、住所、法人代表人姓名及職務、開戶銀行及賬號；2、標的或標的物（指貨品、勞務、工程項目等）名稱、型號、規格等；3、數量和質量，涉及合用規范、質量原則和檢測方式等；4、價款或酬金；5、推行的期限、地點和方式；6、違約責任；7、合同爭議的解決辦法；8、合同訂立的時間、地點；9、根據法律規定或合同性質應當含有的其它條款。對數量、質量、推行期限限和方式等有特殊規定的，應當在合同中予以特別明確。第十二條合同內容應符合下列規定：1、主體合格、標的明確、手續完備；2、條款齊全、意思表達真實；3、文字清晰、語言規范；4、無矛盾條款、無空白條款。5、數據電文合同信息能夠調取以備后來查用，有可靠的辦法確保信息自初次以最后形式生成并保持完整性，同時能夠將信息展示。6、訂立合同，如涉及公司內部其它單位的，應事先在內部進行協商，統一意見，然后簽約。對于涉及多個部門或難以擬定由哪個部門作為合同經辦部門的，由與該項業務最有關的部門或該項業務最有關的上級主管領導，擬定哪個部門作為合同的經辦部門。第四章

合同的審查第十三條合同訂立前，合同承接部門應當審核對方的資信狀況和履約能力，內容涉及：1、社會信譽（近三年與否有重大違約，與否涉及重大經濟糾紛或經濟犯罪案件等）和履約能力（如生產能力、支付能力、運輸能力等）；

2、審查營業執照與否真實、有效；3、核算對方的資產（資金）證明；4、審查合同對方的資質等級證書；5、審查法人證書及法人委托證書；6、根據合同性質需要審查的其它內容。合同對方當事人的資信、履約能力有瑕疵或其委托代理人無有效授權的，不得與其訂立合同。第十四條經辦部門組織對合同進行業務性審查，審查的內容為：1、對方當事人與否含有簽約主體資格；2、與否各方談判、協商的一致意見，與否符合決策部門的決策意見；3、與否違反公司的規章制度；4、與否超越業務權限；5、語言與否精確、通順。第十五條

合同管理部門對合同進行正當性審查，重要內容涉及：1、合同訂立主體與否符正當律規定；2、條款與否違反法律、法規和司法解釋的規定；3、條款與否有沖突；4、條款與否有歧義；5、條款與否有效維護我公司正當權益；6、條款與否完備。管理規劃部對合同嚴密性可進行監督審查。第十六條提交管理規劃部審查的合同應符合下列規定：1、經辦部門已經對合同進行了業務性審查，涉及財務事項的已經通過財務部門審查；2、合同當事人均未在合同合同上簽字蓋章；3、合同商定的內容尚未實際推行；4、需要同時附送的材料完備；第十七條合同管理部門審查的期限為在收到合同后的3個工作日內完畢，并視狀況提出法律意見或解決問題的方案，業務緊急的，因盡量滿足業務部門的時間規定，業務特別疑難的，應合理延長審查時間。第十八條合同管理部門審查后，出具書面法律意見書，對存在的問題進行分析，對風險做出判斷，并視狀況提出防備或減少風險的對策。該意見不是最后的決策意見，而是業務部門做出決策的重要參考。第十九條合同報送法人代表或授權代表同意時，必須將法律意見書做為附件一并報送，根據同意人的規定對采納部分和不采納部分進行闡明，經辦部門合同存檔時也應將法律意見書一并存檔。第二十條同一內容合同普通審查一次，由經辦部門對采納部分進行修改，特殊狀況需要再次報送審查的，最多進行兩次，審查人對合同文本和審查意見一并保存。第二十一條審查人對合同審查中涉及到的商業秘密負有保密義務。第五章合同的同意第二十二條公司總經理受董事會及董事長的委托，全權解決公司的各類業務，代表公司對外訂立合同。公司其別人員對外訂立合同，應得到公司總經理的授權并在授權范疇內對外訂立合同。第二十三條

以公司名義訂立的合同，合同承接部門應做好推行合同同意的程序：1、工程承包合同：公司本部土建工程、設備安裝工程的承包合同，由公司預算人員審核總造價后，經主管副總經理同意后（金額較大的遞交班子會討論通過）由公司總經理授權副總經理訂立合同。2、銷售合同：公司銷售合同，必須注明單價、供貨數量、供貨時間、回款時間、回款方式等，由公司總經理授權主管銷售副總經理訂立有關合同。如遇索賠、善后解決等有關事宜，必須經合同主管部門和其它合同監督部門討論后報班子會通過。3、采購合同：公司本部大宗物資、設備及其配件的采購經物資部負責招投標后，再報主管副總經理同意（金額較大的遞交班子會討論通過），最后由公司總經理授權副總經理訂立合同。4、其它各類合同同意程序：公司本部以公司名義訂立的其它各類合同，經合同業務部門擬定后，報主管副總經理同意后，有必要時遞交班子會討論通過，由公司總經理授權訂立有關合同。第二十四條

公司所屬法人單位以其公司名義訂立外協工程合同，應嚴格按公司“外協工程管理規定”有關內容訂立。第二十五條

以公司名義對外訂立合同應當使用合同專用章，以其它多個公章訂立合同對我司不發生效力，除非公司追認。違反規定訂立合同的追究有關人員責任。第六章

合同的推行第二十六條

合同依法成立，即含有法律約束力。一切與合同有關的部門、人員都必須本著“守合同、重信用”的原則，嚴格執行所規定的權利義務，確保合同實際、全方面地推行。第二十七條公司合同實施合同履約責任制，部門及單位一把手是合同履約的第一負責人，第一負責人對合同的全方面、對的推行負責。第二十八條各簽約單位、簽約人應隨時理解、掌握合同的推行狀況，發現問題及時解決或報告。應當主動妥善地行使抗辯權、代位權、撤銷權、留置權，否則致使合同不能推行或不能完全推行，給公司造成損失的，要追究有關人員的對應責任。第二十九條

根據合同性質，合同執行部門應按照合同商定的標的物的數量、質量等進行驗收，對不符合合同商定的，應在法定或商定的期限內向對方當事人提出書面異議，并督促合同對方繼續推行。第三十條

對于公司為付款方的合同，支付合同價款時，須經公司領導審批簽字。未經合同主管部門及公司領導簽字，財務部門應不予付款。第三十一條

對于公司為付款方的合同，支付最后一筆合同款項時，合同執行部門應填寫合同推行終止報告，送管理規劃部終止合同。第七章合同的變更與解除第三十二條

在合同推行過程中碰到困難，各單位應盡一切努力克服，極力保障合同的推行。如實際推行或適宜推行確有不可克服的困難而需要變更、解除合同時，應在法律規定或合理期限內與對方當事人進行協商。第三十三條對方當事人提出變更、解除合同的，應從維護本公司正當權益出發，從嚴控制。第三十四條合同需要變更、解除，合同執行部門應向合同主管部門提交經本部門負責人簽字的書面報告，經管理規劃部門審查出具意見后，報法人代表或授權代表簽字同意后方可變更、解除。經辦部門應及時采用補救方法，盡量減少由此造成的損失。第三十五條

合同變更、解除必須采用書面形式。第三十六條

合同執行部門應將變更、解除合同的多個文獻、紀要、信函等原件報送合同主管部門。第七章

合同糾紛的解決第三十七條發生合同糾紛時簽約單位應在24小時內到合同主管部門提交書面報告，并根據實際狀況，提出對應的解決以及應對方法；第三十八條合同糾紛原則上由簽約單位負責解決，簽約人對糾紛的解決必須具體負責終究。涉及公司內多個單位的，或簽約單位解決不了的，報主管領導協調解決。

第三十九條對經協商仍無法解決的合同糾紛，經總經理同意，可提交上級主管機關、仲裁部門或人民法院依法解決。第四十條合同糾紛的提出，及與對方當事人協商解決糾紛的時間，應注意不超出法律規定的時效，并考慮有仲裁或起訴的足夠時間。第四十一條合同管理部門解決經濟糾紛前，有關簽約單位必須提供下列證據材料(原件或復印件)；1、合同的文本(涉及變更、解除合同的合同)以及與合同有關的附件、文書、電報、圖表等；2、送貨、提貨、托運、驗收、發票等有關憑證；3、產品質量原則、樣品或鑒定報告；4、貨款的承付、托收憑證，有關財務帳目；5、有關違約的證據材料；6、其它與解決糾紛有關的材料。第四十二條

合同糾紛經雙方協商達成一致意見的，應訂立書面合同，由雙方代表簽字并加蓋合同專用章。第四十三條合同糾紛解決或執行完畢的，應及時告知有關單位，并將有關資料匯總，統一交合同主管部門歸檔，以備查考。第八章

合同的管理第四十四條

公司本部各職能部門訂立的合同，正本由合同主管部門保管，其副本由各職能部門保管。第四十五條

以公司名義鑒訂的一切合同，如采購合同、銷售合同、租賃合同、保險合同、工程承包合同及其招投標文獻的正本由合同主管部門保管，其副本由財務部及有關部門保管。第四十六條公司對對外訂立合同的人員，屬于職務代理的按本方法第五章授權權限執行，屬于總經理特別授權的，按一事一委托的原則，由總經理在辦公會上授權委托，統計人需將內容寫入統計。不經授權的人員一律無權對外訂立合同。第四十七條各授權委托人在被授權的范疇、期限內，代表公司對外訂立合同，不得將代理事項自行轉委托別人代理。第四十八條發生特殊狀況，須外帶合同專用章的，須經法定代表人同意，并按規定辦理登記手續。第四十九條合同專用章的使用應建立臺帳，合同專用章如遺失或被盜，除應立刻告知有關部門外，還應登報掛失。第五十條普通狀況下，公司不為其它單位和個人提供擔保，特殊狀況下，公司需為外單位提供擔保的，需經總經理辦公會議通過，總經理簽字同意，并