PAGE第4頁共9頁信貸投資業(yè)務(wù)檔案管理制度第一章總則第一條為加強投資業(yè)務(wù)檔案管理，確保信貸項目資料的完整性，促進信貸投資業(yè)務(wù)經(jīng)營的合法性和信貸項目資產(chǎn)的安全性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法投資管理基本制度》、《中華人民共和國擔(dān)保法投資業(yè)務(wù)操作流程》、《商業(yè)銀行法》、《貸款通則》等有關(guān)法律法規(guī)和信貸管理的相關(guān)規(guī)定，特制定本制度。第二條信貸投資業(yè)務(wù)檔案是指在辦理信貸投資業(yè)務(wù)過程中形成的用以記錄和反映信貸投資業(yè)務(wù)全過程及與信貸客戶關(guān)系的重要文件、憑據(jù)和圖表、聲像等資料。主要由借款融資人的基本資料、信貸投資業(yè)務(wù)中的相關(guān)契約和信貸投資管理資料等組成。第三條信貸投資業(yè)務(wù)檔案管理是綜合檔案管理體系的一部分，各信貸公司部門應(yīng)配合綜合檔案部門人員，對信貸投資業(yè)務(wù)檔案按照“集中統(tǒng)一”原則進行規(guī)范化管理。信貸部門市場部門負責(zé)信貸投資業(yè)務(wù)檔案移交前的收集、整理、立卷、歸檔工作，并對移交前檔案資料的真實、完整、有效、保密等負責(zé)。綜合檔案部門人員負責(zé)信貸投資業(yè)務(wù)檔案移交后的整理、保管和日常維護工作，并對移交后的信貸投資業(yè)務(wù)檔案的安全管理、提供利用、銷毀整理、保密等負責(zé)。第四條各級管理單位要制定有關(guān)信貸投資業(yè)務(wù)檔案的移交、立卷、歸檔、調(diào)閱、提取、保管、銷毀、人員交接等制度，做到科學(xué)管理、有效利用，嚴防損毀散失，確保信貸投資業(yè)務(wù)檔案的完整和安全。第五條信貸投資業(yè)務(wù)檔案涉及國家、小額貸款本公司和企業(yè)客戶的秘密，檔案管理人員、調(diào)閱人員和其他相關(guān)人員均需嚴格執(zhí)行保密制度。第二章信貸投資業(yè)務(wù)檔案的歸檔方法第六條信貸投資業(yè)務(wù)檔案按照法人客戶建立，一戶一檔，自然人客戶也可按區(qū)域建檔。第七條投資信貸業(yè)務(wù)檔案分為五類：權(quán)證類：采用抵押、質(zhì)押擔(dān)保方式的信貸投資業(yè)務(wù)，能夠證明對抵押物、質(zhì)物享有所有權(quán)和處置權(quán)的要件；要件類：辦理信貸投資業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的能夠證明信貸投資業(yè)務(wù)的合法性、合規(guī)性的基本要件；管理類：借款融資人的基本資料；保全類：資產(chǎn)風(fēng)險管理的相關(guān)資料；綜合類：小額貸款本公司內(nèi)部管理資料等。每個客戶檔案分為三個區(qū)域即：立卷區(qū)、歸檔區(qū)、權(quán)證區(qū)。1、立卷區(qū)存放執(zhí)行中業(yè)務(wù)的權(quán)證類、要件類、管理類、保全類、綜合類檔案。2、歸檔區(qū)存放已經(jīng)執(zhí)行終了業(yè)務(wù)的權(quán)證類、要件類、管理類、保全類、綜合類檔案。3、權(quán)證區(qū)（立卷區(qū)和歸檔區(qū)的權(quán)證類主要是復(fù)印件等。專業(yè)擔(dān)保機構(gòu)為保證人的還應(yīng)包括一定數(shù)額的擔(dān)保基金已存入在設(shè)立的專門賬戶、實行專項儲存和專戶管理的證明文件，擔(dān)保責(zé)任余額表，同意提供該保證擔(dān)保的書面文件。自然人作為保證人的還應(yīng)包括保證人及配偶的有效身份證件、保證人的居住證明、保證人財產(chǎn)及收入狀況證明、保證人及配偶同意提供擔(dān)保的書面文件。第十一條保全類檔案包括：貸款項目訴訟全過程相關(guān)資料，全部相關(guān)貸款項目檔案，以物抵貸抵押資產(chǎn)清單、權(quán)屬證明、抵貸抵押協(xié)議、法院裁定書，投資資產(chǎn)的投資協(xié)議書、股權(quán)證明等法律文書的其他必要資料。企業(yè)兼并的有關(guān)批示文件，包括各類借款合同、擔(dān)保合同、借據(jù)等契約，社企三方或四方簽訂的借貸關(guān)系轉(zhuǎn)移協(xié)定，兼并方企業(yè)承接被兼并方企業(yè)積欠貸款本息協(xié)議以及分年還貸計劃。呆壞賬核銷申報材料，包括申請核銷報告及責(zé)任認定文件、債權(quán)證明材料、債權(quán)損失證明材料，上級部門批復(fù)文件，破產(chǎn)終結(jié)后需要繼續(xù)追償我公司債權(quán)的有關(guān)文件和材料，呆壞賬核銷后收回投資款的重要憑據(jù)、帳務(wù)處理憑據(jù)和相關(guān)材料。第十二條綜合類檔案包括：公司內(nèi)部有關(guān)信貸投資業(yè)務(wù)的各類報表、授權(quán)文件、行業(yè)分析資料、信貸投資分析報告、調(diào)查檢查報告、審計稽核報告等。第十三條權(quán)證類、要件類必須存放原件，其他各類檔案原則上存放原件，如有特殊情況，無法取得原件的，在不影響權(quán)益的前提下，可以存放復(fù)印件，信貸員市場人員將復(fù)印件與原件核實，在復(fù)印件上簽署“經(jīng)核對與原件一致”字樣，核對日期并簽名確認。第四章信貸投資業(yè)務(wù)檔案的日常管理第十四條信貸項目檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔收集：各信貸員市場部人員應(yīng)根據(jù)每筆業(yè)務(wù)的類別收集要件歸檔，檔案中隨每筆業(yè)務(wù)發(fā)生和產(chǎn)生的信貸項目資料、審核權(quán)證類、管理類、綜合類等齊全和有效，已失效的資料要及時補充，第一筆業(yè)務(wù)的要收齊和審核各信貸項目檔案類別的相應(yīng)資料。整理：業(yè)務(wù)實際發(fā)生結(jié)束后，應(yīng)對信貸投資業(yè)務(wù)原始資料進行排序，編寫頁碼（附件一），從信貸項目資料的首頁到尾頁逐頁編號（凡有字跡即為一頁）填寫卷內(nèi)目錄。立卷：資料整理后，根據(jù)目錄和編號存放在本年信貸項目檔案立卷盒中，法人客戶一戶一盒，每盒按檔案類別分為五塊，分門別類，權(quán)證類中的抵押、質(zhì)押等權(quán)證類（他項權(quán)證等）應(yīng)填寫收樣憑證（附件二）一式兩份，雙方簽字移交會計部門按規(guī)定保管，另一聯(lián)收樣憑證，存放立卷盒中的權(quán)證類袋頁中，自然人以每一戶一檔，不分類別。歸檔：對已還清貸款投資款的隨筆和已失效或已處置完畢的信貸項目資料從本年信貸項目立卷盒中抽出，按結(jié)清日期排序，編寫頁碼，填寫卷內(nèi)目錄，案卷封面，分類裝訂后存放在檔案盒中，編制移交清單，最遲不得超過次年的3月31日前移交給綜合檔案管理員管理。綜合檔案管理人員應(yīng)根據(jù)移交清單逐一核實，并對卷內(nèi)資料進行審查，保證其齊全（附件八），對接收的檔案進行排序，放入固定位置，記載檔案歸檔登記簿，載明案卷號、檔案內(nèi)容、形成時間、頁數(shù)、是否原件、存放位置等要素，對權(quán)證類檔案，同時單獨建立權(quán)證類檔案并單獨建立權(quán)證類檔案登記簿進行登記（附件九）、管理、定期核對。第十五條信貸項目檔案的調(diào)閱、外借、保管、銷毀調(diào)閱：各級單位都應(yīng)建立信貸投資業(yè)務(wù)檔案調(diào)閱登記制度，本級相關(guān)人員調(diào)閱信貸項目檔案應(yīng)填寫調(diào)閱單，登記調(diào)閱人姓名、日期、內(nèi)容等需經(jīng)本級信貸主管負責(zé)人簽字同意（附件十）。外借：信貸投資業(yè)務(wù)檔案的調(diào)閱原則上只能現(xiàn)場調(diào)閱，不得外借，如遇特殊情況，需報縣聯(lián)社主任批準(zhǔn)才能外借風(fēng)控部門備案，必須填寫檔案外借單，登記外借人姓名、日期、內(nèi)容、原因和歸還日期等，存放在金庫保險庫的權(quán)證類檔案一律不得外借。保管：檔案管理人員要對信貸投資業(yè)務(wù)檔案妥善保管，嚴格遵守保密制度，定期檢查信貸項目檔案的保管情況，并作書面記錄。尚有信貸投資關(guān)系的信貸項目檔案作永久保管，清理全部信貸投資業(yè)務(wù)的檔案從客戶與本社本公司的最后一筆信貸投資業(yè)務(wù)結(jié)清后次年的1月1日起，保管期五年。綜合類信貸投資業(yè)務(wù)檔案為長期保管，保管期限十五年，其中各種報表的年度匯總表為永久保管。信貸投資業(yè)務(wù)檔案保管及核銷清冊為永久保管。銷毀：檔案管理部門人員提出銷毀意見，編制信貸項目檔案銷毀清冊（附件十四），到期銷毀的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號，應(yīng)保管期限，已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，經(jīng)檔案保管社的主任分管領(lǐng)導(dǎo)在銷毀清冊簽署意見，報社信貸管理風(fēng)控部門審核，主管主任總監(jiān)簽字同意。檔案管理部門人員和信貸管理部門市場部人員共同派員監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)按銷毀清冊上所列內(nèi)容清點核對，銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊上簽字蓋章，并書面將監(jiān)銷情況報告主管信貸風(fēng)控部的總監(jiān)主任。第五章責(zé)任第十六條對未按規(guī)定履行職責(zé)，造成檔案損壞、遺失及擅自銷毀，擅自對外提供、涂改、偽造和透露信貸投資業(yè)務(wù)信息的行為，視情節(jié)輕重對責(zé)任人給予行政處分，責(zé)令賠償損失，構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任。第六章附則第十七條信貸投資業(yè)務(wù)檔案管理所需檔案盒和清單均按規(guī)定格式統(tǒng)一印制。第十八條以錄音、錄像、掃描等方式保存的信貸投資業(yè)務(wù)檔案歸集在綜合檔案部門保管。第十九條本制度規(guī)定的信貸投資業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容是各信貸投資管理部門至少應(yīng)包括的基本