流動(dòng)人員人事檔案管理制度一、制度目的為保證企業(yè)對(duì)于流動(dòng)人員的人事檔案管理規(guī)范化、透明化，同時(shí)防范流動(dòng)人員隱私泄露、企業(yè)資料外泄等風(fēng)險(xiǎn)，制定本制度。二、適用對(duì)象本制度適用于企業(yè)內(nèi)流動(dòng)人員人事檔案的管理，包括但不限于內(nèi)部調(diào)動(dòng)、跨部門調(diào)動(dòng)、離職等。三、檔案建立（一）流動(dòng)人員人事檔案以電子檔案的形式建立，包括個(gè)人信息、評(píng)價(jià)記錄、培訓(xùn)記錄、考勤記錄等。（二）個(gè)人信息包括姓名、性別、民族、出生日期、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式、戶籍地址、現(xiàn)居住地址、入職時(shí)間、離職時(shí)間等。（三）評(píng)價(jià)記錄包括年度考評(píng)、績(jī)效考評(píng)等。（四）培訓(xùn)記錄包括企業(yè)內(nèi)培訓(xùn)、外部培訓(xùn)等。（五）考勤記錄包括請(qǐng)假記錄、加班記錄、打卡記錄等。四、檔案保管（一）流動(dòng)人員人事檔案由企業(yè)人力資源部門負(fù)責(zé)保管。（二）將電子檔案儲(chǔ)存至企業(yè)辦公網(wǎng)，設(shè)定嚴(yán)格的權(quán)限管理，僅授權(quán)人員可查閱和修改。（三）對(duì)于離職人員，將其檔案分類儲(chǔ)存，保管期限不少于10年。（四）凡更新檔案內(nèi)容需要說明的，需注明更新時(shí)間和更新原因。五、檔案查詢（一）企業(yè)職工可以通過人力資源部門咨詢相關(guān)流動(dòng)人員的人事檔案，需經(jīng)過授權(quán)。（二）流動(dòng)人員可以申請(qǐng)查閱自己的人事檔案，人力資源部門在3個(gè)工作日內(nèi)予以回復(fù)。（三）出于檔案安全保密的考慮，企業(yè)職工和流動(dòng)人員均需在前臺(tái)登記并出示有效的身份證件，方可查詢相關(guān)人事檔案。六、檔案銷毀（一）離職人員的電子檔案需保管期限內(nèi)全部保留，過期后方可按銷毀程序進(jìn)行銷毀。（二）對(duì)于流動(dòng)人員人事檔案中，包含敏感信息或重要數(shù)據(jù)的檔案，在銷毀前需進(jìn)行備份或歸檔。七、檔案?jìng)浞荩ㄒ唬┤耸虏块T定期對(duì)于人事檔案進(jìn)行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（二）備份數(shù)據(jù)可以存儲(chǔ)在企業(yè)內(nèi)部服務(wù)器以及云端存儲(chǔ)空間，需要設(shè)定嚴(yán)格權(quán)限。八、行為規(guī)范（一）不得私自查詢、修改他人檔案，涉及到檔案安全的問題應(yīng)及時(shí)向人力資源部門反映。（二）不得將檔案復(fù)制或者外傳，特別敏感的信息應(yīng)進(jìn)行加密或者使用加鎖的區(qū)域獨(dú)立存儲(chǔ)。（三）對(duì)于泄露或者外傳他人檔案的行為，將受到相應(yīng)的紀(jì)律處分、經(jīng)濟(jì)處罰甚至法律制裁。九、制度培訓(xùn)企業(yè)人力資源部門應(yīng)當(dāng)定期開展流動(dòng)人員人事檔案管理制度的培訓(xùn)，以確保所有人員都能夠全面理解、遵守本制度。新入職職工還應(yīng)當(dāng)接受制度培訓(xùn)，并在用人單位簽署確認(rèn)報(bào)告。十、違規(guī)處理對(duì)于違規(guī)查閱、修改、外傳、泄露流動(dòng)人員檔案的行為，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行相應(yīng)的紀(jì)律處分、經(jīng)濟(jì)處罰甚至法律制裁，同時(shí)要及時(shí)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和處置。十一、附則（一）使用其他職員的身份證件查詢?nèi)耸聶n案，將追究其行為的責(zé)任。（二）如涉及到流動(dòng)人員的隱私信息泄露或企業(yè)資料外泄的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向有關(guān)部門或機(jī)構(gòu)報(bào)告和處理，配合相關(guān)部