邑等檔案室實行電子化管理實行方案數字檔案室指以電子檔案為對象，以電子計算機等數字設備為手段，基于網絡實現檔案搜集、整頓、保管、保護、共享運用的檔案管理模式。文檔一體化原則各單位應堅持文檔一體化原則，規劃建設本單位的數字檔案室，實現辦公信息的順暢交流。統籌規劃原則數字檔案室是單位信息化建設的基礎內容，是辦公自動化的重要構成。各單位應把數字檔案室納入單位信息化建設總體格局之中，與辦公自動化融為一體，統籌規劃建設。保證安全原則各位教師應健全多種設施，加強管理，保證檔案數據的安全。網絡建設1檔案數據網建設檔案室應配置可以滿足運行需要的計算機設備，采用高性能的符合保密規定的網絡設備和材料，建設獨立的檔案數據網，進行檔案數據整頓加工和存儲管理。檔案數據網為保密網，應根據國家有關涉密信息系統分級管理規定確定等級，明確安全域，按照BMB17的技術規定進行建設。應與單位辦公網和業務網實現物理隔離，嚴禁接入因特網。2接入單位辦公網和業務網檔案室應配置專門的計算機與單位辦公網、業務網連接，進行文獻搜集歸檔和檔案信息查詢運用。單位辦公網與當地政務網互聯、業務網系統內互聯的，應采用對應措施，保證檔案數據安全。3數據互換數據網與辦公網、業務網的數據互換采用移動硬盤等介質實現。軟件系統建設1應選擇技術成熟、前瞻性好、后期維護有保障的操作系統和數據庫管理系統，構建檔案室基礎管理平臺。2選擇合適的操作系統。采用與硬件選型相匹配的主流操作系統。3選擇合適的數據庫管理系統。目錄數據推薦采用關系型數據庫存儲管理，其他數據可根據需要選用對應的數據庫存儲管理。4應根據數字檔案室設計規定開發電子文獻歸檔管理系統、數字檔案室管理系統、檔案進館和報送管理系統、檔案查詢運用系統等，構建符合本單位實際、功能齊全、運行穩定、數據安全的檔案管理應用平臺。5電子文獻歸檔管理系統是單位辦公自動化系統的構成部分，應按照GB/T18894和有關電子文獻歸檔管理的規定設計開發，逐漸實現電子文獻實時歸檔，網上移交。重要包括歸檔鑒定、整頓編目、數據加工、數據報送等功能。歸檔管理過程中應保證電子文獻元數據和背景信息的完整性。6數字檔案室管理系統應建立以數字檔案信息搜集、管理和運用為關鍵，涵蓋整個檔案室業務工作的管理系統。重要應包括電子檔案接受、檔案資料著錄、整頓加工、檢索運用、檔案編研、檔案鑒定、數據記錄、庫房管理等功能。7檔案進館和報送管理系統按照網絡環境下館室一體化業務建設的模式，按照國家規定的檔案數據及其目錄數據格式規定，整頓應進館的檔案、資料及現行文獻，形成報送數據，通過網絡或載體移交等方式向同級國家綜合檔案館移交報送。8檔案查詢運用系統在單位辦公網上提供非涉密檔案信息資源的在線查詢運用。9電子文獻歸檔管理系統和檔案查詢運用系統是單位辦公自動化系統的子系統，應與辦公自動化系統實現無縫連接。10數字檔案室一般應基于中間件技術，將業務規則邏輯與后臺數據存儲處理和前臺展現程序進行分離，構架數據庫服務器處理數據，應用服務器處理詳細業務邏輯，客戶端負責和顧客交互的三層體系開發應用平臺。數據庫建設1數據庫種類檔案室應建立面向所有室藏檔案的檔案資料目錄數據庫和電子檔案數據庫，集中存儲管理數字檔案數據信息。2檔案資料目錄數據庫室藏檔案應按照DA/T18和DB37/T53的規定設計著錄項目，建立檔案案卷級、文獻級目錄數據庫。室藏資料應按照GB3792.1和GB3792.2的規定設計著錄項目，建立資料目錄數據庫。3電子檔案數據庫根據GB/T18894和國家及省制發的電子文獻管理規定組織建立電子檔案數據庫。檔案數據量大、種類豐富的單位可以辨別類型建立數據庫，分別存儲文本型、圖像型、圖形型、音頻型、視頻型等電子檔案數據。電子檔案數據應與其目錄數據進行有效掛接。4數據采集和加工4檔案資料目錄數據的采集按照DA/T18和DB37/T536的規定采集檔案目錄數據。按照GB3792.1和GB3792.2的規定采集圖書資料目錄數據。5電子檔案數據的采集6電子文獻搜集歸檔單位應按照國家及省有關電子文獻歸檔管理的規定，建立健全電子文獻歸檔管理體制和責任體系，采用對應的技術手段和管理措施，逐漸實現電子文獻形成、處理、積累、歸檔的一體化管理，保證多種類型電子文獻完整歸檔。歸檔文本型電子文獻推薦采用XML格式，可以搜集PDF、RTF、TXT格式文檔；圖像型電子文獻推薦采用TIFF或JPEG格式；音頻型電子文獻推薦采用MP3或WAV格式；視頻型電子文獻推薦采用MPEG2或AVI格式。7檔案數字化加工檔案室應有計劃地采用成熟的數字化技術對室藏非電子檔案進行數字化加工。紙質檔案按照DA/T31的規定進行數字化加工。照片檔案采用掃描方式進行數字化時，彩色照片宜采用“RGB”模式，黑白照片宜采用“灰度”模式；掃描儀光學辨別率應不低于600dpi；掃描后的照片應保留為TIFF格式，采用LZW格式壓縮；掃描圖像縮放比應為100%。錄音帶數字化時應選用44.1kHz，16bit來進行立體聲采樣。數字化后存儲格式應為WAV或MP3。錄像帶數字化時數據傳播率應不低于4Mb/s，采用MPEG2壓縮存儲原則。數據管理與維護1應指定專人負責檔案數據的維護與管理。2數據入庫電子檔案及其目錄數據應進行齊全性、精確性、完整性、安全性、有效性鑒定，確認到達對應技術規定后，經檔案部門負責人簽字同意后，才能入庫保管。3數據修改入庫后的檔案數據一般不能修改。入庫數據確有錯誤，應形成書面匯報，按有關制度的程序規定同意后方能修改。.4數據備份檔案及目錄數據至少應制作三套備份，脫機分開保管，一套異地保留。并定期進行更新備份。有條件的單位，宜采用雙機熱備加磁盤陣列柜存儲管理。5數據刪除入庫數據不能隨意刪除。經價值鑒定確無保留價值的檔案數據，按有關制度的程序規定審批同意后，按規定刪除數據。刪除數據應形成紙質記錄存檔。查詢運用1單位辦公自動化系統應設置非涉密檔案在線查詢運用的功能鏈接。2檔案室應運用本單位辦公網實現非涉密檔案在線查詢運用；運用電子郵件或其他通訊方式實現非在線查詢運用。3涉密檔案不能上網運用。4應建立完善的網上查詢運用記錄，對檔案查詢運用進行全程監督。5編制提供本單位基礎數字、重要工作和重大事件等信息資料，通過辦公網絡提供檔案信息服務。安全管理1物理安全檔案室應配置專用的電子文獻柜，規范寄存歸檔電子文獻；采用溫濕度自動控制系統，使庫房溫度保持在17—20℃之間，相對濕度保持在35%—45%之間；設置門控系統、監控報警系統，配置磁帶備份系統、光盤刻錄系統、斷電保護UPS系統等外圍輔助設備，健全環境安全和介質安全等功能，保證網絡設備、設施、介質和信息的物理安全。電子檔案庫房應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。有條件的單位應建造原則的電子檔案庫房。2數據安全檔案室應健全系統備份、容災恢復和電磁兼容等功能，配置防火墻、入侵檢測等對應技術設備，建立操作日志，通過身份認證、訪問控制、信息加密、信息完整性校驗、入侵檢測等技術手段和管理措施保證檔案數據得到有效保護，防止因偶爾或惡意的原因使網絡數據遭到破壞、更改、泄露，杜絕網絡系統上的信息丟失、篡改、失泄密、系統破壞等事故發生。3計算機病毒防治采用國家有關主管部門審驗通過的查毒、殺毒軟件，實時對服務器和客戶端查毒、殺毒，并健全多種防毒措施。4網絡入侵防護采用通過國家鑒定的防火墻設備構建網絡防護體系，并通過網絡入侵檢測設備，對網絡可疑訪問進行記錄、跟蹤，與防火墻及網絡互換機聯動，制止非法訪問，保護網絡系統和應用系統的安全。5系統漏洞掃描防護通過系統漏洞掃描系統，積極查找網絡中存在的多種漏洞，及時采用對應的補救措施，防止也許引起的破壞。6身份鑒別采用多種有效措施對通過網絡進行在線移交、信息檢索等活動進行身份鑒別，保證顧客身份的合法性。7訪問控制通過網絡硬件設備和軟件組合功能對顧客進行操作權的限制，包括功能權限制和數據權限制，重要防備顧客的越權訪問。8信息加密包括傳播加密和存儲加密。網絡設備應支持對應的加密協議。9安全審計運用數據庫、操作系統、安全保密產品和應用軟件的審計功能進行安全審計、評估。10保密管理應根據《中華人民共和國保守國家秘密法》和國家有關保密規定切實做好保密管理。制度建設1電子文獻歸檔制度明確電子文獻歸檔范圍、責任、格式、程序、措施、時限和質量規定等。2檔案數字化規程明確規定本單位多種門類、載體檔案進行數字化的詳細規定。3檔案安全保密制度明確規定電子檔案安全管理職責規定和措施措施，網上運用權限的劃分原則，以及檔案閱讀使用范圍。4檔案數據網上查詢運用制度明確規定網上查詢運用檔案的范圍，查詢運用的程序措施及安全規定。5檔案數據管理維護制度明確規定檔案數據入庫、修改、檢測、備份、刪除等操作的詳細程序和措施。6電子檔案鑒定銷毀制度明確規定電子檔案鑒定銷毀的基本原則、措施和技術規定。7檔案數據網和信息設備維護使用制度明確規定檔案數據網操作管理規定