藥品GSP計算機系統操作規程文件名稱計算機系統操作規程文件編號XX-XX-012-00執行日期編制人審核人批準人編制日期審核日期批準日期分發部門1.目的建立計算機系統操作規程，明確該系統質量控制功能的操作方法。2.適用范圍適用于公司各崗位人員在授權范圍內實施計算機系統的操作。3.職責各崗位人員：負責在授權范圍內實施計算機系統的操作4.內容4.1基礎數據維護操作流程4.1.1供貨單位資料新增或維護：4.1.1.1授權崗位：質管員。4.1.1.2新增路徑：信息管理à供商資料à供商資料瀏覽à點擊新增à在出現的資料卡片錄入供貨單位各項資料信息à點擊存盤。4.1.1.3修改已有供商的資料信息路徑：信息管理à供商資料à供商資料瀏覽à雙擊選中需修改資料的供商行à在出現的供商資料卡片修改供貨單位各項資料信息à點擊存盤。4.1.2商品資料維護：4.1.2.1授權崗位：質管員。4.1.2.2新增路徑：信息管理à商品資料à商品資料瀏覽à點擊新增à在出現的商品資料卡片中錄入商品資料信息à點擊存盤。4.1.2.3修改已有商品資料路徑：信息管理à商品資料à商品資料瀏覽à雙擊選中需要修改資料的商品行à在出現的商品資料卡片中修改商品資料信息à點擊存盤。4.1.3客戶資料維護：4.1.3.1授權崗位：質管員。4.1.3.2新增路徑：信息管理à客戶資料à客戶資料瀏覽à點擊新增à在出現的資料卡片錄入客戶各項資料信息à點擊存盤。4.1.3.3修改路徑：信息管理à客戶資料à客戶資料瀏覽à雙擊選中需要修改資料的客戶à在出現的資料卡片修改客戶各項資料信息à點擊存盤。4.2首營供商審核操作流程：4.2.1首營供商申請4.2.1.1授權崗位：采購員。4.2.1.2路徑：GSP管理à首營供商審批à首營供商申請à選擇要申請首營的供應商à點擊首營供商申請à輸入申請理由à點擊申請。4.2.2首營供商審核4.2.2.1授權崗位：業務部負責人。4.2.2.2路徑：GSP管理à首營供商審批à業務審核意見à選擇待審批的首營供商à點擊首營供商審批à輸入審批意見à點擊審批。4.2.3首營企業資料審核4.2.3.1授權崗位：質量管理部負責人；4.2.3.2路徑：GSP管理à首營供商審批à質管審核意見à選擇待審批的首營供商à點擊首營供商審批à輸入審批意見à點擊審批4.2.4首營企業資審核4.2.4.1授權崗位：質量負責人。4.2.4.2路徑：GSP管理à首營供商審批à質量副總審批à選擇待審批的首營供商à點擊首營供商審批à輸入審批意見à點擊審批。4.3首營商品審核操作流程：4.3.1首營品種申請4.3.1.1授權崗位：采購員。4.3.1.2路徑：GSP管理à首營品種審批à首營品種申請à選擇要申請首營的商品à點擊首營品種申請à輸入申請理由à點擊申請。4.3.2首營品種審批表4.3.2.1授權崗位：業務部負責人。4.3.2.2路徑：GSP管理à首營品種審批à業務審核意見à選擇待審批的首營品種à點擊首營品種審批à輸入審批意見à點擊審批。4.3.3首營品種審批表4.3.3.1授權崗位：質量管理部負責人。4.3.3.2路徑：GSP管理à首營品種審批à質管審核意見à選擇待審批的首營品種à點擊首營品種審批à輸入審批意見à點擊審批。4.3.4首營品種審批4.3.4.1授權崗位：質量負責人。4.3.4.2路徑：GSP管理à首營品種審批à質量副總審批à選擇待審批的首營品種à點擊首營品種審批à輸入審批意見à點擊審批。4.5首營客戶審核操作流程：4.5.1首營客戶申請4.5.1.1授權崗位：銷售員。4.5.1.2路徑：GSP管理中心à首營管理à首營客戶管理à首營客戶登記à在出現的首營客戶資料登記卡片填寫客戶資料信息à點擊“存盤”。4.5.2首營客戶審批4.5.2.1授權崗位：業務部負責人。4.5.2.2路徑：GSP管理à首營客戶審批à業務審核意見à選擇待審批的首營客戶à點擊首營客戶審批à輸入審批意見à審批。4.5.3首營客戶審批4.5.3.1授權崗位：質量管理部負責人。4.5.3.2路徑：GSP管理à首營客戶審批à質管審核意見à選擇待審批的首營客戶à點擊首營客戶審批à輸入審批意見à審批。4.5.4首營客戶審批4.5.4.1授權崗位：質量負責人。4.5.4.2路徑：GSP管理à首營客戶審批à質量副總審批à選擇待審批的首營客戶à點擊首營客戶審批à輸入審批意見à審批。4.6采購入庫業務操作流程：采購入庫流程：采購記錄à購進收貨à購進驗收à采購入庫。4.6.1采購記錄制定4.6.1.1授權崗位：采購員。4.6.1.2路徑：進貨管理à采購記錄錄入à進入操作界面，點擊新增à在表格錄入商品代碼（商品信息自動調出）à輸入采購數量à輸入供商代碼（供商信息自動調出）、倉號à選擇運輸方式和溫控方式à完成后點擊保存。4.6.2采購記錄審核4.6.2.1授權崗位：業務部負責人。4.6.2.2路徑：進貨管理à采購記錄à采購記錄審核à雙擊選中要審核的采購記錄à核對采購中的相關信息à點擊審核，完成采購記錄的審批。4.6.3采購記錄查詢4.6.3.1授權崗位：采購員、業務部負責人、質管員、倉管員、質量管理部負責人、質量負責人。4.6.3.2路徑：GSP管理à驗收管理à采購記錄。4.6.4采購收貨4.6.4.1授權崗位：倉管員。4.6.4.2路徑：進貨管理à收貨管理à進入操作界面后點擊“新增”à進入“藥品收貨單錄入”界面à點擊“輔助”à點擊“調采購記錄”à進入信息選取界面，選擇時間范圍，雙擊選擇此次進貨的采購訂單à收貨單中自動調出采購訂單相關信息à填寫完整收貨單中的其他相關信息à點擊保存、審核，完成藥品收貨。4.6.5采購收貨記錄查詢4.6.5.1授權崗位：采購員、驗收員、倉管員、質管員、儲運部負責人、質量管理部負責人、質量負責人。4.6.5.2路徑：GSP管理à驗收管理à收貨記錄。4.6.6入庫驗收4.6.6.1授權崗位：驗收員。4.6.6.2路徑：進貨管理à驗收管理à進入驗收操作界面后，點擊“新增”à進入采購驗收單錄入界面à點擊“輔助”à選擇“調采購收貨單”à進入信息選取界面，選擇時間段，雙擊選擇此次驗收的收貨單à驗收單中自動調出采購驗收單相關信息à選中要錄入批號信息的行，點擊更改批號數量à按照來貨情況錄入批號、生產日期和有效期、數量等信息，點擊確定à再次點擊輔助，選擇GSP驗收，根據實際驗收情況填寫驗收結論à點擊“整單驗收”à點擊“保存”、“審核”，完成驗收。4.6.7入庫驗收查詢4.6.7.1授權崗位：驗收員、質管員、倉管員、儲運部負責人、質量管理部負責人、質量負責人。4.6.7.2路徑：GSP管理à驗收管理à驗收記錄。4.6.8采購入庫4.6.8.1授權崗位：倉管員。4.6.8.2路徑：進貨管理à采購進貨à進貨單入賬à雙擊要入賬的進貨單à進入入賬操作界面后點擊入賬。4.7采購退出業務操作流程：采購退出流程：購進退出通知單à購進退出通知單審核à購進退出復核à購進退出出庫。4.7.1進貨退貨通知單錄入4.7.1.1授權崗位：采購員。4.7.1.2路徑：進貨管理à退貨通知à進貨退貨通知錄入à點擊新增，選擇部門和經手人à錄入品種，錄入退貨的批號、供應商、退貨原因à點擊“輔助”、“商品購進明細”，選擇要退貨的進貨單à點擊“選擇明細”，確認進貨記錄à按照實際填寫退貨數量à點擊“存盤”。4.7.2進貨退貨審核4.7.2.1授權崗位：業務部負責人。4.7.2.2路徑：進貨管理à退貨通知à進貨退貨通知審核à雙擊選中要審核的記錄，填寫審核意見à點“審核確定”或“審核不通過”à點擊“存盤”。4.7.3購進退出復核4.7.3.1授權崗位：復核員。4.7.3.2路徑：進貨管理à退貨復核à雙擊打開待復核的單據à對退貨信息進行復核à復核完成后點擊“存盤”保存復核的相關信息à點擊“復核”à點擊“轉退貨”進入轉成退貨出庫單確認界面à點擊“轉單”à該退貨單自動生成退貨單號，記下單號à點擊“存盤”。4.7.4購進退出復核查詢4.7.4.1授權崗位：復核員、倉管員、質管員、儲運部負責人、質量管理部負責人、質量負責人。4.7.4.2路徑：GSP管理à退貨程序à購進退回復核記錄。4.7.5購進退出出庫單4.7.5.1授權崗位：倉管員。4.7.5.2路徑：進貨管理à采購進貨à進貨退貨入賬à雙擊打開需入賬的退貨單à點擊“打印”，打印退貨單à點擊“入賬”，確認庫存出倉。4.7.6采購退出出庫單查詢4.7.6.1授權崗位：采購員、倉管員、儲運部負責人、質管員、質量管理部負責人、質量負責人。4.7.6.2路徑：GSP管理à退貨程序à購進退貨出庫單。4.8銷售業務操作流程：藥品銷售流程：銷售訂單à銷售訂單審核à銷售出庫質量復核à銷售出庫單。4.8.1銷售訂單4.8.1.1授權崗位：銷售員。4.8.1.2路徑：銷售管理à出貨訂單à出貨訂單錄入à點擊“新增”，選擇出經手人、部門、業務員、客戶、商品信息à填寫數量、價格等信息（系統會自動進行負庫存攔截）à點擊“存盤”。4.8.2銷售訂單審核4.8.2.1授權崗位：業務部負責人。4.8.2.2路徑：銷售管理à出貨訂單à出貨訂單審核à雙擊選中要審核的記錄à填寫審核意見à點擊“審核確定”或“審核不通過”。4.8.3銷售訂單查詢4.8.3.1授權崗位：倉管員、質管員、業務部負責人、質量管理部負責人、質量負責人。4.8.3.2路徑：銷售管理à出貨訂單à出貨訂單查看。4.8.4銷售出庫4.8.4.1授權崗位：倉管員。4.8.4.2路徑：銷售管理à銷售出貨à出貨單錄入à點擊“新增”à點擊“輔助”，點擊“取出貨訂單未交貨款”à在彈出的界面中選擇要調出的銷售訂單，并勾選訂單品種明細，點擊確定à點擊保存，形成銷售出貨單。4.8.5銷售出庫單查詢4.8.5.1授權崗位：銷售員、倉管員、復核員、質管員、儲運部負責人、質量管理部負責人、質量負責人。4.8.5.2路徑：GSP管理à銷售業務數據à銷售出庫查詢。4.8.6銷售出庫復核4.8.6.1授權崗位：復核員。4.8.6.2路徑：銷售管理à出庫復核à雙擊打開要復核的出庫單à進入復核界面，點擊“輔助”，選擇“GSP復核”à在彈出的頁面點擊“確定”à點擊“復核”，完成出庫復核操作。4.8.7出庫GSP復核記錄查詢4.8.7.1授權崗位：復核員、倉管員、質管員、儲運部負責人、質量管理部負責人、質量負責人。4.8.7.2路徑：GSP管理à售后服務à出庫復核記錄。4.8.8銷售出庫入賬4.8.8.1授權崗位：倉管員。4.8.8.2路徑：銷售管理à銷售出貨à出貨單入賬à雙擊選擇要入賬的單據à確認無誤后點擊“入賬”，即更新庫存。4.9運輸記錄4.9.1出貨運輸登記4.9.1.1授權崗位：運輸員。4.9.1.2路徑：銷售管理à運輸管理à點擊“新增”，進入出貨運輸單錄入界面à點擊“輔助”，點擊“調出貨單”，選擇要調出的出貨單，確定à點擊“輔助”、“運輸情況”，錄入運輸相關信息à點擊“保存”、“審核”。4.9.2運輸登記單收貨確認4.9.1.1授權崗位：倉管員。4.9.1.2路徑：銷售管理à發貨管理à客戶到貨確認à選擇確認到貨的出貨單à點擊確認到貨。4.9.3運輸記錄單查詢4.9.3.1授權崗位：運輸員、倉管員、業務員、質管員、儲運部負責人、質量管理部負責人、質量負責人。4.9.3.2路徑：GSP管理à售后服務à出貨運輸記錄。4.10銷售退回業務操作流程：銷售退回流程：銷售退回通知單à銷售退回通知單審核à銷售退回收貨單à銷售退回質量驗收à銷售退回入庫單。4.10.1銷售退回通知單4.10.1.1授權崗位：銷售員。4.10.1.2路徑：銷售管理à退回通知à銷售退貨通知單錄入à點擊“新增”à選擇經手人、部門，錄入退貨品種、退貨客戶及退貨原因à點擊“輔助”、“銷售記錄”à在彈出的界面中選擇要調出的品種銷售記錄單據à點擊“選擇明細”à填寫退貨數量，點擊“存盤”。4.10.2銷售退回通知單審核4.10.2.1授權崗位：業務部負責人。4.10.2.2路徑：銷售管理à退貨通知à銷售退貨通知審核à雙擊選中要審核的單據à填寫審核意見à點擊“審核確定”或“審核不通過”。4.10.3銷售退回收貨4.10.3.1授權崗位：倉管員。4.10.3.2路徑：銷售管理à退貨收貨à雙擊要收貨的退貨通知單à錄入退貨運輸的相關信息，點擊“存盤”、“審核”à點擊“轉退貨”，在彈出的界面點擊“轉單”，即轉成待入庫驗收的銷售退貨入庫單à自動生成退貨單號，記下單號，點擊“存盤”。4.10.4銷售退回入庫質量驗收4.10.4.1授權崗位：驗收員。4.10.4.2路徑：銷售管理à出退驗收à雙擊選擇需驗收的單據à在彈出的界面點擊“輔助”，選擇“GSP驗收”，根據實際情況填寫驗收結果，點擊“確定”à點擊“保存”，完成銷售退貨驗收。4.10.5銷售退回入庫4.10.5.1授權崗位：倉管員。4.10.5.2路徑：銷售管理à銷售出貨à出貨退回入賬à雙擊打開要入賬的單據à點擊“入賬”，確認貨物入賬，庫存增加。4.11養護操作流程4.11.1藥品在庫養護記錄4.11.1.1授權崗位：養護員。4.11.1.2路徑：庫存管理à庫存養護à養護單錄入à點擊“新增”à點擊“調庫存”，在彈出的界面選擇庫存資料，點擊“確定”à填寫養護記錄中的外觀質量、包裝質量、儲存條件檢查、數量檢查等相關信息à點擊“確定”，生成養護記錄。4.11.2藥品在庫養護記錄查詢4.11.2.1授權崗位：質管員、養護員、儲運部負責人、質量管理部負責人、質量負責人。4.11.2.2路徑：GSP管理à養護管理à養護記錄。4.12倉儲盤點操作流程4.12.1盤點表填制4.12.1.1授權崗位：倉管員。4.12.1.2路徑：庫存管理à庫存盤點à盤點單錄入à點擊“新增”à點擊“調庫存”，選擇調取方式，點擊“確定”，即可打印盤點表出來盤點à盤點結束后，按照實盤數量錄入盤點數量，點擊“確定”，完成盤點表的錄入。（若只有一張盤點表，需在摘要二寫上：可轉報損益，如有多張盤點表，可點盤點表匯總）。4.12.2存貨損溢單填制4.12.2.1授權崗位：倉管員。4.12.2.2路徑：庫存管理à庫存損益à報溢單/報損單錄入à點擊“新增”、“盤點數”，在彈出的界面輸入盤點單號，確定à點擊“確定”，完成報溢/報損單的錄入。4.12.3商品損溢單審核4.12.3.1授權崗位：財務部負責人。4.12.3.2路徑：庫存管理à庫存損益à報溢單/報損單審核à雙擊打開待審核的單據à點擊審核確定或審核不通過。4.12.4報損單/報溢單入賬4.12.4.1授權崗位：倉管員。4.12.4.2路徑：庫存管理à庫存損益à報溢單入賬或不合格品審批à選擇要入賬的單據à點擊“入賬”。4.13不合格藥品處理流程：4.13.1不合格品報告單錄入4.13.1.1授權崗位：倉管員、驗收員、養護員、質管員。4.13.1.2路徑：庫存管理à不合格報告à不合格品報告單錄入à填寫完整的商品信息、不合格數量以及發貨人、收貨人等信息à點擊“確定”。