PAGE第8頁共8頁管理制度編寫規范目的建立規范的文件格式管理規程，以規范公司管理制度編寫的內容結構及版式。范圍本制度規定了公司管理制度的內容結構與版式編寫規則，給出了有關表述的一些示例，并對制度文本的格式和字體、字號進行了規范性的要求。適用于公司管理制度的編寫、修訂，其它制度的編制可參照本規定進行。職責公司各單位根據職能職責分工，負責按照本規定編制相應的管理制度，各單位文件編制人員對本規程實施負責，企管部負責對本規程的實施進行組織并監督。內容要求及結構內容與要求制度規定的條款應明確無歧義，并且：——在其范圍所規定的界限內按需要以求完整；——清楚、準確、相互協調；——能被未參加管理制度編寫的相關人員所理解在每項制度內——制度的結構、文體和術語應保持一致；——某給定概念應使用相同的術語，必要時可在制度中予以明確。制度內容應符合公司實際，便于實施和考核，并可被其它文件引用。內容結構公司各項制度的內容結構，一般應包括但不限于以下項目：目的：必備要素，指通過制度的實施應實現或達到的工作或管理目標。適用范圍：必備要素，指文件使用的范疇或條件。定義（術語）：可選要素，指對關鍵詞語進行解釋，主要說明不常用或在文件中有特別意義的用語。當管理制度中某些關鍵詞語尚未普遍使用，或有可能影響管理制度的理解時，應對這些詞語加以解釋說明。職責：必備要素，指制度所涉及的單位或人員的責、權分工，明確對本制度所擔負職責。內容與要求：必備要素，即制度的主要內容和工作要求，是制度的主體內容。主要明確制度規范的相關業務活動在時間、內容、方式、過程和結果等工作環節的要求或標準。考核：可選要素，指規定對制度實施效果的評價項目、周期、標準及獎懲辦法。如在上一級制度或其它相關制度中已進行明確，則不必重復。附則：可選要素，指制度的解釋單位和實施日期，以及與現行管理制度相沖突時，可采取處理原則，也可在制度內容中進行明確。附件：可選要素，指制度內容中所包含的記錄、表格和圖表、清單等。如該制度已有相對應的流程，則須在制度中說明相關的流程，并將流程作為制度附件；如尚未制定相關流程，則應按照統一的流程規范繪制流程，并作為制度附件，綱領類制度除外。附錄：可選要素，作為制度文件外的附加文件，指制度內容所需要引用或對制度規定起到支持性作用的、在需要時可能存在獲取不便或所獲取文件存在版本差異的其它支持性文件和規范。前言（概述）：可選要素，單獨的制度修訂版本、匯編性版本均應編有前言（概述），對修訂或匯編背景、目的、編審、批準以及與所代替或廢除制度的變化，相關依托或支持文件及關系等基本和特定信息，其它情況可選。其它內容結構：封面：可選要素，在各類制度匯編時應進行封面設計，封面的內容應有公司名稱和標識（LOGO），制度匯編名稱、文件編號、印發時間、印發單位等。單獨發布的制度一般不設封面。制度名稱：必備要素，置于制度正文頁眉及正文首頁，名稱力求簡練，應明確表示出制度的主題。目次：可選要素，如果需要，可設置目次。目次所列的內容包括：前言（概述）；章；節；帶有標題的條(需要時列出)；附則；附件，各附件應按序號單列(需要時列出)；圖(需要時列出)；表(需要時列出)；附錄，以單獨的附錄文件，按正文內容的需要編排順序(需要時列出)。編寫規范層次和編序章。是制度內容劃分的基本單元。在每項制度或每個部分中，應使用阿拉伯數字從“1”開始對章編序，編序應從“目的”一章開始，一直延續到附錄之前，如：123……。標題應置于序號之后，并與以后的條文分行。節。是章的細分，使用阿拉伯數字對條編序。如：1.11.21.3……。節可給出標題，標題應置于序號之后，并與其后的條文分行。條。是節的細分，使用阿拉伯數字對條編序。如：1.1.11.1.21.2.3……。同一條文中有兩個以上（含兩個）的條文時，才可細分序號。條一般不列標題，序號后為正文內容，但有無標題要求全文應進行統一?？?。是條的細分，同樣使用阿拉伯數字對款編序。如：1.1.1.11.1.1.2……。同一條文中有兩個以上（含兩個）的款項時，才可細分序號，款以下的條文不再進行細分序號。同一制度文件中，盡可能的避免采用款的細分序號，款不列標題。段。是款的細分，是制度正文內容自然的段落的設置，表示一個獨立的內容，或對前一內容的補充?？羁梢栽谡隆⒐?、條、款內獨立使用，但不設立序號。列項。一個句子中有不同并列的幾個分項時，由分行列舉的格式來表述，每一分項前應加破折號（——）或圓點（?）。如果需要識別時，則在每一項加上后帶半圓括號的小寫英文字母序號（a）、b）、c）……）。列項可以在章、節、條、款內獨立使用。附則。作為每項管理制度正文的最后一章，以段的形式表述，不設立序號。附件。是對制度內容具有解釋性、參考性、指示性的記錄、圖表、清單、文本，以及業務相關的標準、規范等。附件與制度正文具有同等效力。應按條文中提及附件的先后次序，對每一個附件編排序號，編制“附件清單”。附件序號由“附件”和隨后表明順序的大寫阿拉伯數字組成，從“1”開始，例如“附件1附錄。作為制度外的引用或支持性文件，按制度條文在涉及的先后次序，對每一個附錄文件編排順序，其序號由“附錄”和隨后表明順序的大寫阿拉伯數字組成，從“1”開始，例如“附錄1”圖表。在制度正文、附錄、附件等內容中，需添加圖表時：同一個類別內容中若有多個表，則需要對表進行編排序號。表的序號采用從1開始的阿拉伯數字編序，如：表1、表2、……。若同一類別內容中只有一個表，則不再對表編序，直接書寫表的標題。同一個類別內容中若有多個圖，則需要對圖進行編序。圖的序號采用從1開始的阿拉伯數字序號，如：圖1、圖2、……。若同一類別內容中只有一個圖，則不再對圖編序，直接書寫圖的標題。附注（角注）。正文及附件或圖表內容需進行附加注釋文字說明時，應位于需附注說明內容段落結束后，添加附注說明。當只有一個附注時，在注釋說明文字前，標識“注：”后進行說明。當有多個附注時，在“注：”后按注釋順序，用數字加以區別。如：“注：1.”。每個附注單獨成段，并編定序號。頁面版式頁面設置為A4縱向，上邊距2.4cm，下邊距2.3cm，左邊距2.8cm，右邊距2.5cm，左邊裝訂，裝訂線0cm。制度正文及附加文件或文本，統一用MicrosoftWord文字編輯軟件編寫，流程圖采用MicrosoftWord/MicrosoftExcel編寫。頁眉上邊距1.5cm，為公司LOGO及中英文名稱，左對齊。頁眉式樣為：頁腳下邊距1cm，以小五號仿宋GB2312字體及西文Arial數字字體，“第X頁共Y頁”的式樣插入頁碼，居中。“第X頁”與“共Y頁”間空三字符。文本格式封面。匯編或獨立印發的制度可設立面。設立封面其內容應有：“鄂爾多斯市君正能源化工有限公司”字樣和LOGO、制度的中文名稱、文件編號、版次、發布日期、發布單位等信息。封面式樣見附件。名稱。正文首頁第一行為制度名稱，小二號宋體加粗居中，單倍行距，段前0.5行，斷后0行。與正文間空一行，行距：固定值10磅目次。采用自動生成方式，目次標題置于目次頁第一行居中，三號黑體加粗，與目次內容間空一行，2倍行距。目次內容為小四宋體加粗，兩端對齊。標題。正文各章、節、條、款序號及標題均為小四號黑體加粗，序號與標題間空二字符間距?？罴盁o標題的條的正文與序號間空二字符間距。正文、段落。正文、段落中的中文字體使用小四號宋體，數字及西文為小四號TimesNewRoman字體，英文詞組第一個字母需大寫。每段落兩端對齊，固定行距22磅，段前、段后0行，縮進左、右0數值。正文敘述中10以內的數值，按習慣使用中文書寫形式（一、二、三……）中文年份中數字零記為“〇”，帶有計量單位的數值，統一使用TimesNewRoman字體阿拉伯數字，計量單位采用法定計量單位。終結線。在制度條文結束后加一條粗實線“”，作為終結線，置于正文結束后、附件前，與正文間空一行。居中，粗細1.5磅，長度4cm。附加文件和文本格式附件。附件內容中文均使用小四號仿宋GB2312字體，西文使用小四號TimesNewRoman字體，固定行距22磅，標題行可加粗附錄。附錄部分使用中文小四號仿宋GB2312字體及西文小四號TimesNewRoman字體，其它內容采用與制度正文一致的頁面、版式規范。附注（腳注）。進行附注時，應位于需附注說明內容字段后，以下標的形式進行標識，標識采用中文宋體和阿拉伯數字TimesNewRoman三號加粗字體。對附注內容進行說明時，應在進行標識的段落結束后或圖表下方進行說明描述。當只有一個附注時，在注釋說明文字前，標識“注：”后進行說明。當有多個附注時，按注釋順序，以“注：+阿拉伯數字+全角圓點”：的格式編排序號，“注”與“1.”間空一字符。附注的說明描述統一采用中文小五號仿宋GB2312和西文采用小五號數字TimesNewRoman字體。每個附注單獨成段，并編定序號。圖表格式圖表的序號和標題置于圖表上方。序號與標題間空一字符。采用四號宋體及TimesNewRoman字體，加粗居中。圖表如帶有編號，則編號位于圖表與標題之間，五號仿宋GB2312及TimesNewRoman字體，左對齊。如同時需表述數值單位，則與編號同格式同行分列兩端（居中，以空格分移）。圖表內部文字為五號仿宋GB2312字體，數字采用TimesNewRoman字體居中，表頭文字加粗。當圖表需要轉頁接排是，設置格式為“允許跨頁斷行”“在各頁頂端以標題行形式重復出現”，表頭跨頁在隨后的各頁上重復表頭序號，在序號或空一字符標“續”，用以明確。版本及印次制度的版本和印次以“大寫英文字母+兩位阿拉伯數字”進行標識，其中版本標識以英文字母“A”開始代表第一版，順序推排，印次以“01”開始代表第一次印刷，順序推排。版本與印次代碼間空一字符。裝訂制度文件一般情況下采用豎版左邊裝訂，釘角距左邊1.2cm，書釘兩釘角中心與上下頁邊的距離為7cm。附則本規范為制度類文件的編制提供基礎性和指導性規范，編制時可在本規范的基本原則下，根據編制內容的具體情況進行局部的調整和變化，以保證公司制度類文件的協調性和統一性。