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文檔簡介
公司文控中心管理規定一、目的本規定旨在規范公司文控中心工作流程，提高文檔管理效率，保證文檔的安全性和完整性，確保公司各部門之間的信息共享與協調。二、職責1.文控管理員文控管理員是公司文控中心的管理者，其主要職責如下：負責文檔管理系統的日常維護與管理；制定與完善公司文檔管理制度；管理文檔的版本更新、清理和歸檔；確保文檔的安全性和完整性，防止丟失、泄密等事故發生。2.文控員文控員是文控中心的具體操作人員，其主要職責如下：執行文控管理員指派的各項文檔管理工作；維護文檔數據庫的完整性、準確性和更新性；負責文檔信息的分類、歸檔、備份等日常工作。三、流程文檔管理的流程如下：1.文檔的編制1.1文件的起草：文檔編制人員根據相關標準和要求進行規劃、撰寫、完善文檔，確定正式文控編號，把文檔提交給相應的審核人員。1.2文件的審核：審核人員對文檔進行審核，根據公司文件編寫規范、SGS標準、術語標準等進行審核，必要時會進行反饋，文檔編制人員對反饋進行修改并再次提交審核。1.3文件的批準：審核通過的文檔由特定人員進行批準，成功批準后，文件被視為正式文件，并由文控部門進行管理。2.文檔的發布2.1正式文檔通過總文控管理員發布到文檔管理系統并通知相關人員。2.2文檔變更通過總文控管理員發布到文檔管理系統并通知變更前后相關人員。3.文檔的變更3.1文檔變更的提出：因業務或政策的變化，文檔需要修改，需要提出變更申請。3.2文檔變更的審核：由相應的文控審核人員對變更申請進行審核，如果無須修改或者變更并不涉及重大內容，則可以直接批準申請。3.3文檔變更的批準：當變更申請經過評估后，需要由特定人員進行批準。3.4文檔變更的發布：變更批準后，變更后文檔通過總文控管理員發布到文檔管理系統并通知相關人員。4.文檔的廢除4.1需要廢除文檔時，需要提交廢除申請，由總文控管理員進行審核，批準后廢除文檔。4.2廢除文檔時需要歸檔廢除記錄和相關文件。四、備份和還原4.1文檔的備份：每日結算后，文檔管理員需要對數據庫進行備份，以保證文檔的安全性和可操作性。4.2數據庫恢復時需要記錄下操作人、時間和操作類型。五、文檔安全和保密5.1文檔管理人員需要保證文檔的安全性，防止丟失、泄密和篡改等事故的發生。5.2文檔管理人員需要對存儲文檔的存儲設施和計算機設備進行維護和管理。六、附則本規定自發布之日起生效，公司文控中心所有人員必須按照
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