內(nèi)部掌握的十大漏洞內(nèi)部掌握的十大漏洞內(nèi)部掌握是企業(yè)為掌握經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)而制定的各項(xiàng)政策與程序。內(nèi)部掌握能夠幫助企業(yè)到達(dá)其目標(biāo)，同時(shí)將風(fēng)險(xiǎn)降低至合理范圍內(nèi)，保證企業(yè)資產(chǎn)安全，有效防范各種舞弊活動(dòng)。從我國(guó)的現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看，企業(yè)內(nèi)部掌握普遍比較薄弱，有關(guān)挪用、侵占或詐騙企業(yè)財(cái)產(chǎn)的聞亦屢見不鮮，企業(yè)資產(chǎn)和股東權(quán)利得不到應(yīng)有保護(hù)，甚至給企業(yè)造成災(zāi)難性損失導(dǎo)致經(jīng)營(yíng)陷入逆境。本文作者結(jié)合眾多內(nèi)控失敗案例和內(nèi)控咨詢工作的閱歷，歸納了我國(guó)企業(yè)內(nèi)部掌握常見的十大問(wèn)題。1、出納領(lǐng)取銀行對(duì)賬單并編制余額調(diào)整表：但圓滿的是，直到今日，仍有很多單位根本沒(méi)有意識(shí)到這一問(wèn)題，或雖然意識(shí)到了卻不以為然，低估了其可能造成的嚴(yán)峻后果。不相容職務(wù)分別是內(nèi)部掌握的一個(gè)根本原理，通常需要分別的不相容職務(wù)包括授權(quán)與執(zhí)行、執(zhí)行與審核、執(zhí)行與記錄、保管與記錄，所謂“管錢不管賬，管賬不管錢”就是不相容職務(wù)分別原理的一個(gè)典型運(yùn)用。貨幣資金是最簡(jiǎn)潔消滅舞弊的一項(xiàng)資產(chǎn)，假設(shè)由出納來(lái)負(fù)責(zé)領(lǐng)取銀行對(duì)賬單、編制銀行存款余額調(diào)整表，出納就有可能挪用或侵占公司貨幣資金，并通過(guò)偽造對(duì)賬單或在余額調(diào)整表上做手腳來(lái)掩蓋自己的舞弊行為。從筆者了解的狀況看，80%以上的企業(yè)存在出納領(lǐng)取銀行對(duì)賬單、編制余額調(diào)整表的現(xiàn)象，究其緣由，主要從工作便利角度動(dòng)身，由于出納常常跑銀行，辦理各種收付款，于是便“順理成章”地領(lǐng)取銀行對(duì)納常常跑銀行，辦理各種收付款，于是便“順理成章”地領(lǐng)取銀行對(duì)賬單、編制余額調(diào)整表。殊不知這種習(xí)慣做法存在巨大風(fēng)險(xiǎn)隱患，其實(shí)要防范這種風(fēng)險(xiǎn)并不難，只要改由出納以外的人來(lái)負(fù)責(zé)銀行對(duì)賬單領(lǐng)取和賬面銀行存款余額核實(shí)工作即可，關(guān)鍵是要從思想意識(shí)上重視起來(lái)。2、領(lǐng)導(dǎo)“一只筆”掌握反映了單位內(nèi)部掌握方式的落后。首先，事無(wú)巨細(xì)都由領(lǐng)導(dǎo)來(lái)審批，囿于時(shí)間和精力，領(lǐng)導(dǎo)最終可能疲于應(yīng)付，分不清主次，審批“一只筆”變成簽字“一只筆”而已，掌握流于形式。只筆”就會(huì)失去掌握作用，例如經(jīng)辦人員申請(qǐng)購(gòu)置某種設(shè)備，而領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有該設(shè)備經(jīng)濟(jì)可行性、價(jià)格合理性的相關(guān)數(shù)據(jù)，審批就會(huì)演化成一種過(guò)場(chǎng)。fu當(dāng)分層授權(quán)，逐級(jí)審批。3、過(guò)于依靠業(yè)務(wù)人員企業(yè)資源把握在個(gè)人手中，對(duì)業(yè)務(wù)開展失去控制：企業(yè)業(yè)務(wù)資源完全把握在業(yè)務(wù)員個(gè)人手中，對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)是一件格外危急原有的客戶和業(yè)務(wù)關(guān)系也被隨之帶走，形成企業(yè)對(duì)業(yè)務(wù)人員過(guò)于依靠的局面。更有甚者，有的企業(yè)業(yè)務(wù)員明地里使用單位各項(xiàng)資源，暗地里為自己或親友開拓業(yè)務(wù)、謀取私利，嚴(yán)峻損害了企業(yè)利益。針對(duì)這種現(xiàn)象，企業(yè)應(yīng)通過(guò)完善制度設(shè)計(jì)，例照實(shí)行建立統(tǒng)一的客戶檔案和客戶關(guān)系治理系統(tǒng)、同一筆業(yè)務(wù)有兩人以上共同參與、適當(dāng)進(jìn)展工作輪換和加強(qiáng)財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)過(guò)程的掌握等措施，將業(yè)務(wù)員手中的樣企業(yè)的業(yè)務(wù)就不會(huì)依靠于某一兩個(gè)人，從而保持持續(xù)穩(wěn)定的進(jìn)展。2023但在經(jīng)受短暫的人事地震以后，花旗銀行在短短兩三個(gè)月內(nèi)就根本恢復(fù)了業(yè)務(wù)正常開展，當(dāng)年業(yè)績(jī)并未受到大的影響，盈利反而創(chuàng)下歷史高，靠的就是花旗銀行內(nèi)部已經(jīng)形成完整的制度和流程，用制度來(lái)保障業(yè)務(wù)開展，而不是依靠于某個(gè)業(yè)務(wù)人員或主管。4、內(nèi)部掌握制度文字描述性東西太多，缺乏清楚的流程圖和配套的表單：閱歷老到，工作起來(lái)游刃有余，而一旦這個(gè)員工因有事調(diào)離或辭職，后面接替的人員則需要花很長(zhǎng)時(shí)間來(lái)生疏狀況，重摸索工作方法。造成這種現(xiàn)象的緣由是企業(yè)制度主要是文字性東西，缺乏清楚的崗位做事，崗位手在開頭階段工作不知從何入手，通常需要很長(zhǎng)一段學(xué)習(xí)和生疏過(guò)程。因此，一套完整的企業(yè)制度應(yīng)包括三局部：〔1〕文字描述的支撐制度文件；〔2〕工作流程圖或流程的文字描述；〔3〕相關(guān)憑證、表單、文件的樣式匯總。程序、涉及的部門、人員和規(guī)章制度，而且能夠?qū)⒐ぷ餍纬傻暮瞄啔v固化下來(lái)，并且通過(guò)流程圖能比較簡(jiǎn)潔覺(jué)察內(nèi)部掌握中的缺乏之處和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，從而有助于企業(yè)內(nèi)部掌握的持續(xù)改進(jìn)。5、內(nèi)掌握度救火式太多，制度體系缺乏系統(tǒng)性和完整性，政出多門相互打架：理中消滅了某種問(wèn)題，于是相應(yīng)地出臺(tái)一個(gè)制度來(lái)標(biāo)準(zhǔn)。例如今日覺(jué)察費(fèi)高了，就制定一個(gè)通訊費(fèi)治理方法，明天覺(jué)察辦公用品鋪張嚴(yán)峻，就擬定出辦公用品選購(gòu)與使用方法。這種“救火式”的制度往往只能防范已發(fā)生過(guò)的風(fēng)險(xiǎn)，而對(duì)未發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)則考慮缺乏。此外，這樣的制度體系無(wú)論在內(nèi)容上還是形式上，都缺乏系統(tǒng)性和完整性，沒(méi)有科學(xué)合理的分類，甚至不同制度之間存在沖突或重疊的現(xiàn)象。有的單位還有不同部門依據(jù)自身需要制定制度現(xiàn)象，政出多門，相互打架。買，由于信息科負(fù)責(zé)整個(gè)單位的計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)；也可以通過(guò)行政辦公室，由于電腦屬于辦公用品，而辦公用品歸辦公室治理；還可以通過(guò)負(fù)責(zé)治理固定資產(chǎn)的設(shè)備科購(gòu)置，由于電腦是一種固定資產(chǎn)。為通過(guò)負(fù)責(zé)治理固定資產(chǎn)的設(shè)備科購(gòu)置，由于電腦是一種固定資產(chǎn)。為式、分類、內(nèi)容、審批程序、執(zhí)行及其他應(yīng)留意事項(xiàng)進(jìn)展統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化治理，并以書面形式予以約束。六、員工臨時(shí)休假或出差時(shí)，缺乏明確的工作交接制度實(shí)際操作中，在遇到員工臨時(shí)休假或出差時(shí)，便臨時(shí)指派一位相關(guān)人員來(lái)兼任，但事實(shí)上，這種急時(shí)抱佛腳的做法，稍有不當(dāng)，可能會(huì)給企業(yè)帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)正常的工作安排中通常會(huì)將不相容職務(wù)由兩個(gè)以上的人來(lái)?yè)?dān)當(dāng)，以便相互牽制，而臨時(shí)指派某人兼任做法，可能會(huì)導(dǎo)實(shí)際操作中，在遇到員工臨時(shí)休假或出差時(shí)，便臨時(shí)指派一位相關(guān)人員來(lái)兼任，但事實(shí)上，這種急時(shí)抱佛腳的做法，稍有不當(dāng)，可能會(huì)給企業(yè)帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)正常的工作安排中通常會(huì)將不相容職務(wù)由兩個(gè)以上的人來(lái)?yè)?dān)當(dāng)，以便相互牽制，而臨時(shí)指派某人兼任做法，可能會(huì)導(dǎo)致不相容職務(wù)由同一人擔(dān)當(dāng)。例如支票印鑒尋常一般都由兩人分別保管，假設(shè)因其中一人臨時(shí)有事而指派另一人臨時(shí)兼任，由一人把握所有空白支票和印鑒的話，盜用支票的風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)大大增加。因此，企業(yè)有必要明確規(guī)定一些重要崗位的工作交接制度，防止員工臨時(shí)休假或出差時(shí)留下內(nèi)部掌握“真空”的現(xiàn)象。七、人員聘請(qǐng)時(shí)留意筆試和面試的考察，無(wú)視背景調(diào)查。假設(shè)雇傭了不誠(chéng)懇的人，那么即使是最良好的掌握也無(wú)法防范舞弊不誠(chéng)懇的人，那么即使是最良好的掌握也無(wú)法防范舞弊假設(shè)企業(yè)不認(rèn)真地篩選應(yīng)聘者，并因此而雇傭了不誠(chéng)懇的員工，則但較多留意于筆試或面試的考察。“然而，誰(shuí)能知道在一份秀麗的簡(jiǎn)歷背后又隱蔽著什么？”，背景調(diào)查則能有效覺(jué)察應(yīng)聘者有無(wú)虛構(gòu)個(gè)人信息、是否存在不誠(chéng)信記錄、在以前雇主處工作狀況，從而能幫助企業(yè)甄別應(yīng)聘者，防止將不合格人員招進(jìn)來(lái)。而且背景調(diào)查本身并不需要簡(jiǎn)單的技術(shù)，只需要向應(yīng)聘者以前工作過(guò)單位打幾個(gè)或發(fā)封函件就能夠了解一些格外有用的信息，實(shí)施本錢也比較低。曾經(jīng)被稱為北京市醫(yī)療系統(tǒng)頭號(hào)女貪、案發(fā)前為北京腫瘤醫(yī)院住院部主任的石巧玲，四年時(shí)間貪污挪用1000自己在不同表格上填寫的誕生日期就有三個(gè)版本，而在填寫工作簡(jiǎn)歷時(shí)她又玩上了把戲：在1979年5月石巧玲親自填寫的《工作人員履歷表》中，前頁(yè)寫“售貨員”，后頁(yè)則寫在“工商局工作”；1995年12月25日填寫的腫瘤醫(yī)院《干部任免呈報(bào)表》中，石巧玲的工作簡(jiǎn)歷又變成了“1967——1978企業(yè)員工在某一崗位工作時(shí)間長(zhǎng)了，會(huì)比較生疏內(nèi)部掌握漏洞所在，實(shí)施舞弊的可能性更大。現(xiàn)實(shí)中，有不少挪用或貪污等舞弊現(xiàn)象都是在工作交接時(shí)被覺(jué)察的。2023企業(yè)員工在某一崗位工作時(shí)間長(zhǎng)了，會(huì)比較生疏內(nèi)部掌握漏洞所在，實(shí)施舞弊的可能性更大。現(xiàn)實(shí)中，有不少挪用或貪污等舞弊現(xiàn)象都是在工作交接時(shí)被覺(jué)察的。20234資金5000多萬(wàn)元，該會(huì)計(jì)19***畢業(yè)后被安排至儀征化纖從事財(cái)務(wù)工作，十六年來(lái)他的崗位和職務(wù)始終都沒(méi)有變化，由于在這個(gè)崗位上的時(shí)間很長(zhǎng)，規(guī)律摸得格外透，他知道什么時(shí)候?qū)⒖铐?xiàng)交給單位，也清楚什么時(shí)候要進(jìn)展財(cái)務(wù)檢查或?qū)徲?jì)，總能找到的款項(xiàng)填補(bǔ)以前的漏洞，自19992023過(guò)去我們比較強(qiáng)調(diào)“螺絲釘”精神，殊不知，“螺絲釘”在一個(gè)地方時(shí)間擰長(zhǎng)了也會(huì)簡(jiǎn)潔生銹的。通過(guò)強(qiáng)制輪換，或者帶薪休假，在休假期間工作由別人臨時(shí)接替，由于員工離崗時(shí)的工作交接會(huì)受到他人監(jiān)視，那么他實(shí)施并掩蓋舞弊的時(shí)機(jī)將大大削減。美國(guó)貨幣治理局要求全美的銀行雇員每年休假一周，在雇員休假期間，安排其他接替人員做他的工作，就是為了防止員工長(zhǎng)期在同一崗位工作可能產(chǎn)生舞弊。對(duì)我國(guó)企業(yè)來(lái)說(shuō)，對(duì)一些關(guān)鍵崗位，例如財(cái)務(wù)、采購(gòu)中的局部崗位，通過(guò)建立強(qiáng)制輪換和帶薪休假制度，既可以提升員工的工作力量，同時(shí)是防范和覺(jué)察舞弊的一項(xiàng)有效措施。九、過(guò)分強(qiáng)調(diào)掌握本錢，常常將效率作為弱化或逾越內(nèi)部掌握的理由實(shí)施內(nèi)部掌握無(wú)疑需要本錢，并且在肯定程度上會(huì)影響到運(yùn)行效率。的推行。事實(shí)上，假設(shè)將各項(xiàng)職能都較給某一個(gè)部門或某一個(gè)人去執(zhí)行，沒(méi)有必要的授權(quán)批準(zhǔn)和審核，在效率上可能會(huì)很高，但由此產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)也急劇上升。因此，為了防止一些重大風(fēng)險(xiǎn)給企業(yè)帶來(lái)災(zāi)難性損失，犧牲肯定程度的效率是掌握風(fēng)險(xiǎn)所必需付出的本錢。現(xiàn)實(shí)中常常遇到的情形是，在企業(yè)推行的內(nèi)部掌握制度，往往會(huì)涉及到原有利益格局的打破和調(diào)整，這時(shí)一些治理人員便說(shuō)明上以影響效率為由來(lái)反對(duì)內(nèi)部掌握舉措推行，實(shí)際是由于個(gè)人或部門利益受到影響。由于內(nèi)部掌握制度不完善帶來(lái)的損失可能是關(guān)系到企業(yè)存亡問(wèn)題，而效率則是影響企業(yè)進(jìn)展的快慢，作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者，不能過(guò)分強(qiáng)調(diào)本錢因素而無(wú)視內(nèi)部掌握制度的建設(shè)，應(yīng)當(dāng)合理權(quán)衡內(nèi)部掌握的本錢和效率的關(guān)系。十、說(shuō)一套，做一套，制度放空炮談，很多出問(wèn)題的案例往往都不是由于制度缺乏規(guī)定，而恰恰是制度有明文規(guī)定卻未能遵照?qǐng)?zhí)行。以中航油〔加坡〕為例，盡管公司有完整的風(fēng)險(xiǎn)治理規(guī)章制度，是由國(guó)際“四大”之一的安永會(huì)計(jì)師事務(wù)所制定的，在風(fēng)險(xiǎn)治理委員會(huì)設(shè)置、風(fēng)險(xiǎn)掌握流程等各方面制度都比較完備依據(jù)規(guī)定，公司的風(fēng)險(xiǎn)治理根本構(gòu)造是從交易員，到風(fēng)險(xiǎn)治理委員會(huì)，到內(nèi)審部，到首席執(zhí)行官，再到董事會(huì)層層上報(bào)；每名交易員虧損20萬(wàn)美元時(shí)，要向風(fēng)37.550萬(wàn)美元時(shí)，必需斬倉(cāng)。但圓滿的公司這些制度并未得到有效執(zhí)行，公司內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)治理內(nèi)控系統(tǒng)形同虛設(shè)，最終給公司造成了超過(guò)5內(nèi)